マーケターのためのプロジェクト管理へのターゲットインターネットのガイド

公開: 2021-10-05

プロジェクト管理は、広告キャンペーンやSEOからソーシャルメディアコンテンツやプロモーションに至るまで、マーケティング作業を行うための非常に効果的なツールです。

このガイドでは、大きなプロジェクトを完了する方法として、またはソーシャルメディアの投稿やブログ記事などの日常業務を計画するためのツールとして、マーケティングのコンテキストでプロジェクト管理を行う方法について説明します。

私たちの目的は、プロジェクト管理とは何か、そして私たちのようなマーケターがそれをどのように使用できるかについて、あなたがよりよく理解して去ることです。

プロジェクト管理とは何ですか？

最も基本的なレベルでは、プロジェクト管理は作業を行うための管理されたアプローチです。タスクを完了するだけではありません。計画され、監視できるプロセス内でそれらに取り組んでいます。

プロジェクト管理にアプローチする方法はたくさんありますが、ほとんどの場合、いくつかの一般的なコンポーネントが関係しています。

成果物：これらは、プロジェクトが提供する具体的な結果です。 Webサイト開発プロジェクトでは、新しいWebデザインが主要な成果物になる可能性があります。ソーシャルメディアマーケティングプロジェクトでは、成果物はInstagramの投稿である可能性があります。一部のプロジェクトには、キャンペーンデータなどの二次成果物もあります。
タスク：各プロジェクトは複数のタスクで構成されており、各タスクは責任のあるチームメンバーまたはサブチームに割り当てられています。
利害関係者：プロジェクトに関係するすべての人が利害関係者です。これには、プロジェクトチームのすべての人だけでなく、クライアント、Cレベルのインサイダー、およびプロジェクトを通じて提供されるマーケティング資産の最終的なターゲットとなる顧客などの他の人も含まれます。
方法論：プロジェクトの管理方法に関する一連のルール。

一言で言えば、プロジェクトは特定の結果を提供する必要があり、それはタスクに分割することができます。タスクはプロジェクトチームのメンバーに割り当てられ、プロジェクトチームは管理されたプロセス内で作業を完了する必要があります。

マーケティングプロジェクト管理の実践

プロジェクト管理は、次のようなあらゆる種類のマーケティングプロジェクトを提供するために使用されます。

ウェブサイトの開発
コンテンツマーケティング
ソーシャルメディアマーケティング
SEO
PPC
ビデオ広告
アプリ開発
メールマーケティング
PRキャンペーン

提供される特定の作業に関係なく、プロジェクト管理は通常、プロジェクト管理ソフトウェアを中心に行われます。これは、利害関係者がタスクを完了するまで管理でき、上級の利害関係者がプロジェクト全体の進捗状況を監視できるデジタルプラットフォームです。

すべてのチームメンバーは、自分のログイン資格情報を使用してソフトウェアにアクセスできる必要があります。ログインすると、割り当てられているタスクを確認できます。ファイルやコメントをタスクにアップロードしたり、タスクのステータスを変更して、タスクが何らかの「ブロッカー」によって開始、完了、または保留されたかどうかを反映できる場合があります。

上級の利害関係者は、チームメンバーにタスクを割り当て、完了の期限を設定することもできます。（一部のチームでは、すべての利害関係者にこれを行う許可が与えられています。）

どのプロジェクトでも、チームメンバーがプロジェクトマネージャーとして機能することが役立ちます。この担当者は、チーム全体がプロジェクト管理プロセスとソフトウェアを正常に使用できるように支援する責任があります。一部のプロジェクト管理方法では、プロジェクトマネージャーが定期的なチーム会議（「スクラム」と呼ばれることもあります）を主導したり、他の利害関係者がブロッカーの解決策を見つけるのを支援したりするなど、追加の職務を遂行する必要があります。

プロジェクトフェーズ

マーケティングプロジェクトは通常、直感的な一連のフェーズを通過します。

キックオフ
計画
配達
サインオフ
分析

キックオフ

キックオフと呼んでいるフェーズは、プロジェクトの開始です。この時点で、マーケティングチームは、プロジェクトの詳細について話し合うために作業を委託している利害関係者と集まります。両当事者は、以下を含むプロジェクトのいくつかの基本的な詳細について合意に達するでしょう。

プロジェクトの成果物は何ですか？
プロジェクトのベースライン時間とコストの予算はどのくらいですか？
プロジェクトがベースラインの時間とコストの予算を超える可能性がある最大額はいくらですか？

プロジェクトの主要な利害関係者全員が条件に満足したら、プロジェクトを開始するための契約または非公式の合意を結ぶことができます。

計画

プロジェクトの計画中に、戦略的な役割を持つすべてのチームメンバーが集まり、プロジェクトの成果物をどのように達成するかを決定します。計画プロセスはプロジェクトごとに異なりますが、通常、次の要素が関係しています。

マイルストーンの設定。 マイルストーンは、プロジェクトの完了に向けた重要な中間地点です。たとえば、ビデオ広告キャンペーンプロジェクトでは、「ストーリーボードの完了」と「撮影の完了」がマイルストーンになる可能性があります。プロジェクトを順調に進めるために、各マイルストーンには期限が与えられています。
プロジェクトのリスクを特定する。 プロジェクト管理では、「リスク」は、プロジェクトの結果にプラスまたはマイナスの影響を与える可能性のある外部イベントです。プロジェクト計画中に主要なプロジェクトリスクを特定することで、チームはプロジェクト中に機会を利用したり、脅威に対応したりする準備が整います。
プロジェクトをタスクに分割します。 これらは、プロジェクトの成果物を達成するために必要な個々の作業です。この段階では、依存関係を特定することも重要です。依存関係では、あるタスクの完了が、事前に完了している別のタスクに依存します。
タスクと所有権の割り当て。 各タスクは、その完了を担当するチームメンバー（またはサブチーム）に割り当てる必要があります。場合によっては、上級の利害関係者にもプロジェクトの成果物の所有権が与えられることがあります。

配達

プロジェクトが計画されると、チームはプロジェクトの提供作業に取り掛かることができます。各チームメンバーは、プロジェクト管理プラットフォームを使用して、このフェーズ全体でタスクを管理する必要があります。

プロジェクト管理は、配信フェーズ中に次のようないくつかの方法でチームをサポートします。

タスク管理。 プロジェクト全体を通して、各チームメンバーは、プロジェクト管理プラットフォーム内で自分のタスクを更新する責任があります。これには通常、ファイルのアップロード、タスクステータスの変更、およびタスクの実行を妨げているブロッカーのプロジェクトマネージャーへの通知が含まれます。配信フェーズで新しい要件が特定されると、新しいタスクが作成され、チームメンバーに割り当てられます。
進捗状況の追跡。 ほとんどのプロジェクト管理プラットフォームには、ガントチャートやアジャイルチャートなど、プロジェクトの進行状況を追跡するためのビジュアルツールが含まれています。これらのリソースは、プロジェクトの時間予算と比較して、チームがタスクをどの程度進めているかを利害関係者が評価するのに役立ちます。特に上級の利害関係者は、プロジェクトの計画された時間とコストの予算が達成可能であるかどうかを判断するために、納品フェーズ全体を通してプロジェクトの進捗状況を注意深く監視します。
ファイルストレージ。 チームの作業の性質に応じて、プロジェクト管理プラットフォームを使用してプロジェクト作業を保存できます。たとえば、コンテンツマーケティングで使用するためのコピーを含むドキュメントなどです。プロジェクトチーム全体がプロジェクト管理プラットフォームに簡単にアクセスできるため、重要な作業が失われるのを防ぐことができます。

納品段階でのプロジェクト管理は、すべてのチームメンバーがプロセスに参加し、タスクのステータスの更新などの職務を遂行した場合にのみ成功します。これをチームメンバーに明確にすることが重要です。チームには、プロジェクト管理プロセスやソフトウェアで苦労している人を支援するための知識のある人もいる必要があります。

サインオフ

すべてのプロジェクト作業が完了すると、クライアントまたは内部顧客を含む上級の利害関係者が集まり、プロジェクトの結果を確認できます。プロジェクトの成果物が計画どおりに達成されたことをすべての関係者が納得した場合、プロジェクトは完了したと見なすことができ、利害関係者はサインオフを提供できます。

このフェーズの前に、一部のプロジェクトチームは、プロジェクト管理ソフトウェアに組み込まれているツールを使用して、レポートとドキュメントを作成します。これは、クライアントに実行された作業を説明するための効率的な方法になります。

分析

一部のマーケティングプロジェクトは、サインオフで終了します。

他の人は分析段階で終わります。これは、サイトの再設計プロジェクトに続くWebサイトのデータの分析から、テレビ広告キャンペーンに続く顧客の感情の分析まで、何でもかまいません。

分析は、現在のプロジェクトと将来のプロジェクトの間の架け橋として理解できます。このフェーズの結果は、将来の互換性のあるプロジェクトの計画に反映され、チームがより効率的に計画し、プロセスを最適化するのに役立ちます。

一部のプロジェクトチームは、プロジェクト中にプロジェクト管理プロセスの経験を分析します。これは、次のプロジェクトの前に修正できるプロジェクト管理アプローチで人々が遭遇した問題を特定するのに役立ちます。

プロジェクト管理を使用して日常的なマーケティング作業を提供する方法

今説明したプロジェクト管理への段階的なアプローチは、中程度から高レベルの複雑さを持つ期間限定のマーケティングプロジェクトを提供するのに最適です。

あなたの仕事がより日常的な性質のものである場合（たとえば、毎週一定数のソーシャルメディアの投稿を配信する必要がある場合）、これはプロジェクト管理を通じて達成することもできます。少し異なるアプローチを使用する必要があります。

日常的なマーケティング作業では、かんばんスタイルのシステムを備えたプロジェクト管理ソリューションを使用して、コンテンツを管理することをお勧めします（例：Trello）。かんばんシステムでは、各タスクはカードで表されます。カードは、ある列から別の列に移動して、そのステータスを表すことができます。ソーシャルコンテンツワークフローでは、「アイデア」、「テキスト」、「テキストと写真」、「テキストと写真のサインオフ」、「スケジュール済み/公開済み」というタイトルの列がある場合があります。投稿のドラフトに新しいコンポーネントが追加されると、投稿が公開されるまで、そのカードを移動できます。このアプローチにより、チームはソーシャルコンテンツを計画し、コンテンツに取り組み、ミニプロジェクトとして各投稿の進行を管理することができます。

これは、プロジェクト管理ツールを日常のマーケティング作業に使用する方法を示すビデオチュートリアルです。

どのプロジェクト管理ツールを使用する必要がありますか？

ほとんどすべてのプロジェクト管理は、プロジェクト管理ソフトウェアを使用してデジタルで行われます。これらのソフトウェアは、チームが選択したアプローチのインフラストラクチャを提供します。

コミットする前に、いくつかの人気のあるプロジェクト管理プラットフォームを検討することをお勧めします。ターゲットインターネットチームは、次のオプションで優れた経験を積んでいます。

アサナ

Asanaは、タスクとプロジェクトを管理するための素晴らしいツールであり、タスクの作業とチームメイトへの割り当てを簡単にする、美しくアクセス可能なユーザーインターフェイスを備えています。また、この記事での作業を含め、コンテンツマーケティングを管理するために使用するプロジェクト管理ツールでもあります。

Asanaは特に手頃なプロジェクト管理ソリューションであり、手頃な価格のプレミアムパッケージとかなり包括的な無料バージョンの両方を提供します。

Trello

この独創的なツールを使用すると、カード、ボード、リストのシステムを使用して作業を管理できます。

Trelloは、ワークフローを通じてブログ記事やソーシャル投稿などのコンテンツアイテムを管理するのに特に適しています。

チームワーク

チームワークは、チャット、CRM、オフィス機能などのオプションのアドオンスイートを備えた、機能が豊富なプロジェクト管理ソリューションです。チームワークのインターフェースは、間違いなくAsanaやTrelloよりも近づきにくいですが、その手ごわい機能でこれを補って余りあります。

JIRA

あらゆる場所の開発者に愛されているJIRAは、アジャイル作業手法を使用するチームにとって理想的なプロジェクト管理ツールです。

その他の人気のあるプロジェクト管理ソフトウェアには、Basecamp、Nifty、Monday.comなどがあります。

プロジェクト管理を使用してマーケティング作業を行うことの利点は何ですか？

プロジェクト管理を使用すると、マーケティングチームや専門家に多くの利点をもたらすことができます。主な利点は次のとおりです。

コラボレーション。 ほとんどのマーケティングプロジェクトでは、SEO、PPC入札者、ソーシャルメディアエグゼクティブなどの専門家、またはプロジェクトの進捗状況を監視してサインオフを提供する必要があるクライアントなど、複数の利害関係者からの入力が必要です。プロジェクト管理ソフトウェアは、コラボレーションが行われ、記録される共有ワークスペースになることができます。
複雑なプロジェクトの追跡。 さまざまなコンポーネントを含むマーケティングプロジェクトに取り組んでいる場合、重要な詳細をすべて追跡するのは難しい場合があります。プロジェクト管理は、プロジェクトタスクが時間どおりに完了したかどうかなど、プロジェクトタスクの包括的な概要を提供できます。
生産性。 一部のチームメンバーは、プロジェクト管理プロセスで作業するときに、より確実かつ生産的に実行します。プロジェクト管理が生産性を向上させることができる理由はいくつか考えられます。たとえば、タスク情報と期限への効率的なアクセス、全員の未解決のタスクと完了したタスクをチームビューに表示する効果などです。
再現性。 プロジェクト管理の開始には少し時間がかかりますが、一度設定すると、多くのプロジェクトに同様のプロジェクト管理プロセスが含まれていることがわかります。長期的には、ほとんどのプロジェクトで前のプロジェクトと同じソフトウェア設定とプロセスを使用できるようになり、時間と労力を節約できます。

プロジェクト管理には間違いなくいくつかの欠点もあります。このプロセスを採用することは、一部のチームメンバーにとって、苛立たしい、あるいは疎外されることさえあります。プロジェクト管理の細部に焦点を合わせすぎると、生産的なプロジェクト作業の焦点が損なわれる可能性があるというリスクもあります。

重要なのは、プロジェクト管理の紛れもない利点を最大限に活用することと、チームに十分な余裕を持って作業することとの間で、適切なバランスを見つけることです。あなたがそのバランスをとる行為を釘付けにすることができれば、あなたのプロジェクトは利益を享受するでしょう。