中小企業の給与計算を設定する方法

給与計算では、ヒューマン エラーが発生する余地は (あるとしても) ごくわずかです。 無給の従業員は不満を持つ従業員であり、無給の内国歳入庁 (IRS) は実に恐ろしいものです。

大企業では、給与計算サービス専用の部門全体を持っているか、給与計算の責任を第三者にアウトソーシングしている場合がありますが、中小企業の所有者は通常、リソースが少なくなっています。

中小企業を所有していて、給与計算サービス プロバイダーにアウトソーシングする予算がない場合、それはあなただけではありません。 National Federation of Independent Business の 2021 Tax Survey ^[1]によると、中小企業の 54% はサードパーティの給与計算サービス プロバイダーを使用していません。

給与計算プロセスを社内で管理することは可能ですが、かなりの課題が伴います。 この記事では、中小企業の給与計算を設定する際に実行する必要がある手順、一般的な課題を軽減する方法、および中小企業の給与計算ソフトウェアが給与処理の最も面倒な側面を軽減する方法について説明します.

中小企業で給与計算をスムーズに行うための 3 つのステップ

給与の設定は、最終的には人事管理と税務フォームのナビゲーションの組み合わせです。 給与計算^[2]の設定には、明白に思える部分もあれば、それほど直感的ではない部分もあります。 ここでは、給与管理の基礎を築くための 3 つの基本的な手順を説明します。

1. 従業員から適切な書類を入手する

スムーズな給与計算システムは、従業員から税務準備のために適切な事務処理を取得することにかかっています。事務処理と給与計算は密接に関連しています。 従業員から適切な書類を取得するには、まず従業員がどのような種類の従業員であるかを知る必要があります。

これは、物事がトリッキーになる可能性がある場所です。

↛ 課題: 誤分類を避けるために、従業員を正しく識別します。

従業員をオンボーディングするときは、彼らがどのような従業員になるかを知ることが重要です。 正社員か契約社員か？ これは、それらの支払い方法と給与税の支払い方法を決定するため、重要です。

場合によっては、従業員の誤分類が意図的に行われることがあります。これにより、会社は残業代や労災の支払いを避けることができます。 これにより、ビジネスに罰金が科される可能性があります。

ただし、多くの場合、従業員の誤分類は事故です。

それを回避する方法：

IRS は、「ビジネスとして労働者をどの程度コントロールできるか」を自問することを提案しています。 一般的な経験則として、労働者をよりコントロールできるということは、彼らが請負業者というより正社員であることを意味します。

その人にどこでどのように仕事をするかを伝えたり、特定の仕事が終わった後も彼らを引き留めたり、福利厚生を与えたりするなら、おそらく請負業者ではなく従業員と取引していることになります。

その人が仕事に基づいて行き来し、自分が適切だと思う方法で仕事をすることができ、自分の利益に責任がある場合、彼らはおそらく請負業者です. それでも不明な場合は、弁護士に相談するか、フォーム SS-8 を IRS に提出して判断を仰いでください。

2. 支払いポリシーを文書化する

弁護士に相談するか、法律のウェブサイトの助けを借りて、支払い契約とポリシーを文書化することを検討してください。

中小企業の経営者として、あなたが雇うすべての人は、支払われている金額、いつ支払われているのか、どのように支払われているのか (例: 口座振替、現金、または小切手) を明確に理解している必要があります。仕事に付随する福利厚生。 ほとんどの法的文書と同様に、支払いポリシーを文書化して必要としない方が、必要であり、持たないよりも優れています。

雇用条件、ポリシー、およびその他の人事問題に関する詳細とともに、これのコピーを署名して安全な場所に保管する必要があります。

↛ 課題: ドキュメントを保護し、データ プライバシー法を遵守する

従業員、請負業者、および複数の州からの従業員が混在している場合、追跡および保存する必要のあるドキュメントとフォームが多数存在します。

これらのドキュメントには機密データや個人データ (社会保障番号など) が含まれているため、物理的なドキュメントは施錠されたファイリング キャビネットに保管し、デジタル ドキュメントはセキュリティで保護されたソフトウェア システムに保管して、安全に保管する必要があります。

これは、従業員に自分の情報を信頼してもらいたいため、重要であり、法律でもあります。 米国の公正かつ正確な信用取引法 (FACT Act) ^[3]および公正信用報告法 (FCRA) ^[4]または欧州連合の GDPR に違反すると、重大な罰則が科される可能性があります。

それを回避する方法：

デジタル ファイル、ポリシー、および従業員の個人データを安全に保つために、ドキュメントを安全に保ち、従業員に関連するデータ プライバシー法を確実に遵守できるように設計された機能を備えたドキュメント管理ソフトウェアへの投資を検討してください。

これらの機能には、すべての部門がデータを保存するための一元化された場所、部門間のサイロの削減、反復タスクの自動化、ドキュメントのスキャン、保管、検索、およびアーカイブ プロセスの簡素化が含まれます。

3. 給与計算プロセスの管理に役立つソフトウェアに投資する

給与の支払いが 1、2 回遅れるほど従業員の士気を低下させるものはありません。 給与計算ソフトウェアは、給与計算プロセスを合理化し、エラーの可能性を最小限に抑え、給与記録を安全に保存し、給与税の支払いをより簡単にするのに役立ちます。

正社員、請負業者、および複数の州の従業員の組み合わせがある場合、給与計算ソフトウェアは、記録を整理して安全に保ち、計算と預金を自動化することで、ストレスの一部を軽減するのに役立ちます. もちろん、これは、ビジネス ニーズに最適な給与計算ソフトウェアを選択するかどうかによって異なります。

↛ 課題: 給与計算ソフトウェアの選択

合理化された給与計算プロセスを持つことで、ビジネスの成長の余地も生まれます。 スタートアップ企業である VYRL は、給与計算のケース スタディで、給与計算システムに投資することで、従業員や請負業者への支払いを迅速化し、文書を整理し、より競争力のある従業員福利厚生パッケージを提供できるようになったと報告しました。 これは最終的に、彼らがビジネスの成長を開始するのに役立ちました。

しかし、非常に多くのオプションがあるため、給与システムを購入するのは難しい場合があります。 さまざまなシステムや機能を比較すると、圧倒されてしまうことがあります。 「私は正しい決断をしているだろうか？」と思うかもしれません。 選択を間違えたのではないかと心配します。

それを回避する方法：

給与計算ソフトウェア (または実際にはあらゆる種類のソフトウェア) を購入するときは、元の問題を常に念頭に置いて、重要な機能を優先するようにしてください。

覚えておくべき給与計算ソフトウェアの重要な機能には、次のようなものがあります。

• 直接預け入れ
• 納税申告（給与税、メディケア税など）
• コンプライアンス管理
• 従業員セルフサービス (ESS)
• 会計と時間追跡の統合

給与計算ソフトウェアは、基本的な給与計算機能からより複雑な機能まで、さまざまな機能を提供することに注意してください。 試用版のオファーを利用して、ソフトウェアが会社に適していることを確認し、正式に発売する前にシステムの予行演習を行うことで、ソフトウェアを「試用」することは決して悪いことではありません。

給与計算のストレスを解消

給与計算は、そのすべての可動部分と高い賭け金で簡単に圧倒される可能性があります。 しかし、最初から適切な文書を用意し、給与記録用の安全で整理された文書保管システムを用意し、ビジネスに適したソフトウェアを使用することで、プロセスがはるかに簡単になります。

どこから始めればよいかわからない場合は、Capterra のショートリスト クイズに答えて、いくつかのオプションを絞り込むことを検討してください。

ソース

1. 全国個人事業主連合会 2021 年税制調査、NFIB 研究センター
2. 従業員の雇用と管理、米国中小企業庁
3. 公正かつ正確な信用取引法、連邦取引委員会
4. 公正信用報告法に基づく権利の概要、連邦官報