あなたのビジネスが概説されたソーシャルメディアポリシーを必要とする理由

公開: 2022-06-12

ソーシャルメディアでのブランドの露出は、両刃の剣である可能性があります。良い面として、企業はソーシャルチャネルを使用してブランド認知度を高め、ターゲットオーディエンスとつながり、新しい顧客を獲得します。ただし、チャネルの誤用は、会社のイメージと評判を著しく損ない、それによってビジネスの可能性に影響を与える可能性があります。

したがって、明確に定義されたガイドラインとベストプラクティスを備えた包括的なソーシャルメディアポリシーは、企業がブランドエクイティを保護および構築するのに役立ちます。明確なポリシーがないと、ブランドへのわずかな損害から、アウトオブタッチコンテンツの投稿から名誉毀損の訴訟に見舞われるまで、さまざまなリスクが発生します。

優れたソーシャルメディアポリシーの6つの要素

ソーシャルメディアポリシーは、ソーシャルメディアに投稿してやり取りするための、ビジネスとその内部の利害関係者（従業員）の行動規範です。社会環境の変化に対応した、わかりやすいガイドラインを備えたダイナミックなドキュメントです。

このポリシーは、ブランドイメージを保護し、ソーシャルメディアマーケティングの取り組みの中断を防ぎます。堅牢で包括的なソーシャルメディアポリシーの7つの要素を見てみましょう。

1.ソーシャルメディアプロファイルは、専門的および個人的な境界を設定します

ソーシャルメディアの個人的な使用と専門的な使用の境界を明確にするソーシャルメディアガバナンスポリシーは、会社に代わって投稿するときに明確なすべきこととすべきでないことで、無数の問題があなたのブランドを傷つけるのを防ぐことができます。

シアトルを拠点とする弁護士と医師向けのオンラインディレクトリであるAvvoCorpを例にとってみましょう。多数のデジタルに精通したマーケターを採用した後、ソーシャルチャネルでのAvvoのプレゼンスは向上しましたが、投稿されたコンテンツの一部は専門的ではなく、会社にあまり反映されていませんでした。

ブランドが大量の露出を獲得している間、露出を促進するイメージングとメッセージングは、露出がブランドと一致していないと述べました。これが、Avvoが従業員向けに明確に定義されたソーシャルメディアポリシーを作成するきっかけとなり、コンテンツに加えてトーンと音声に関する明確なガイドラインが作成されました。

2.ブランドエクイティを保護する

ブランドエクイティは、顧客があなたのブランドをどのように見て評価するかです。ブランドにとって、その公平性は最も貴重な資産であり、ブランドは評判を守るためにあらゆる長さを尽くします。つまり、会社やブランドを代表してソーシャルチャネルに投稿する場合は、従業員に厳格なガイドラインを定義する必要があります。

ブランドエクイティを保護するためにソーシャルメディアポリシーに含めるべきいくつかのポイントは次のとおりです。

何が許容され、何が許容されないかについて明確な線を引きます。ルールは、個人的な投稿と専門的な投稿の両方に適用されます。
会社のソーシャルメディアアカウントから投稿できる従業員の数を制限します。
これらの従業員を、ブランドアイデンティティに沿った許容可能な言語でトレーニングします。
スケジューリングソフトウェアを使用して、ソーシャルメディアチャネルが自動化されていることを確認します。これにより、編集と承認のワークフローを明確かつ簡単に実施できます。
オンラインのエチケットとコア企業の価値観に関しては、ポリシーを組み立て、従業員をトレーニングします。

これの多くは常識のように聞こえるかもしれませんが、時には単に物事を綴るのが最善です。

3.公式スポークスパーソンを指名する

堅牢なソーシャルメディアポリシーは、会社のアカウントを使用している間、誰がソーシャルチャネルに投稿して対話できるかを定義します。ただし、スポークスパーソンとは、組織を代表して話すことを承認された人物です。つまり、報道機関からの質問に答えたり、現場で質問したりします。この区別は重要です。ソーシャルメディアポリシーは、ソーシャルチャネルに投稿できるユーザーを定義しますが、ソーシャルメディアコンテンツを投稿する人々が会社に代わってステートメントを発行することを許可しません。

RightInboxのマーケティング責任者であるDanielLarssonは、混乱や矛盾する指示を減らすために、ブランドが公式のスポークスパーソンを指名することを推奨しています。優れたソーシャルメディアポリシーでは、ソーシャルマネージャーが指定されたスポークスパーソンまたはコミュニケーションチームに連絡して許可または指示を得る必要がある状況とコンテンツの種類を概説する必要があります。

このスポークスパーソンは、投稿するのに適切なものとそうでないものについて最終決定権を持つ必要があります。

4.法的な問題の概要

潜在的な法的な問題からの可能性のあるブローバックについて従業員を敏感にし、教育することが重要です。ニューヨークを拠点とするソーシャルメディアコンサルティング会社ConverseonのシニアバイスプレジデントであるChrisBoudreauxは、この点を検証するためにニュージャージーのレストランの例を挙げています。

プライベートソーシャルページにレストランについての蔑称的な発言を投稿した従業員をマネージャーが解雇したとき、レストランはつまずきました。マネージャーは、許可なく、密かに従業員のプライベートページにアクセスしていました。従業員はレストランを訴え、5桁の和解金を受け取りました。

法定責任から組織を保護することは複雑で機能横断的なプロセスであり、ブランドページに投稿されたコンテンツは常に企業に潜在的な責任をもたらすため、間違いなくソーシャルチームが関与します。したがって、優れたソーシャルメディアポリシーには、最低限、法務チームの許可が必要ですが、理想的には、法務チームの意見を念頭に置いて作成する必要があります。

5.ソーシャルチャネルで意見を表明するためのガイドラインを作成する

法律は、企業関連の活動にソーシャルメディアを使用する人は誰でも自分の身元を開示しなければならないことを義務付けています。ソーシャルメディアポリシーのガイドラインでは、ブランドスタイルを明確に定義して、音声、テキスト、ビジュアルを問わず、すべてのコミュニケーションがコンテンツとスタイルの両方の点で「ブランドに合っている」ようにする必要があります。

ただし、目前のトピックでは、従業員が意見を共有する必要がある場合があります。そのような場合はすべて、従業員はコメントの前に「これは私の個人的な意見です」という宣言を付ける必要があります。ブランドの意見と従業員の意見との間に矛盾がある場合、従業員はブランドの意見に同意するか、コメントを控える必要があります。

6.従業員をトレーニングします

適切なトレーニングとツールを利用できる従業員は、会社のマーケティング活動に付加価値を与えることができます。従業員は、情報を伝達する手段としてだけでなく、効果的なマーケティングおよびブランド認知戦略の中核部分としてソーシャルチャネルを使用できます。

次のベストプラクティスは、従業員をトレーニングするときに役立ちます。

ソーシャルメディアをあなたの文化に織り込みます。ポリシーについて透明性を保ち、成功事例を共有し、参加を促します。
終わりを念頭に置いて開始します。目的を定義します。ブランドアンバサダーを作成したいとお考えですか？それとも、ブランド認知度を高め、視聴者とのエンゲージメントを高めたいですか？明確な目標は、関連するトレーニングプログラムの設計に役立ちます。
従業員の役割を定義します。 これが「誰が何をするのか」です。誰が意識を高めることに焦点を合わせ、責任を負いますか？誰が変換を処理しますか？そして、誰がカスタマーエクスペリエンスを処理しますか？役割を明確に定義することで、重複を防ぎ、説明責任を向上させることができます。
従業員がポリシーを明確にしていることを確認します。 ポリシーが動的であり、従業員に明確に理解されていることを確認してください。

すべての新入社員は、オンボーディングプロセスの一環としてソーシャルメディアトレーニングを受ける必要があります。

ソーシャルメディアポリシーの例

優れたソーシャルメディアポリシーの範囲がどうあるべきか、そしてなぜそれを実施することが非常に重要であるかを理解したので、主要なブランドからのいくつかの実際の例を見てみましょう。

1.インテル

インテルのソーシャルメディアポリシードキュメントは、ソーシャルチャネルに投稿する際に従うべき従業員の3つの明確なルールを即座に強調しています。

Intelとの関係を開示する
インテルを保護する
投稿するときは常識を働かせてください

これらの3つのプラクティスは、ほとんどのブランドのソーシャルメディアガイドラインに含まれている可能性があります。ドキュメントの残りの部分では、より主観的な状況で従業員が正しい判断を下せるように、より具体的な例を確認します。

2.ベストバイ

数千人の従業員を抱える主要な小売ブランドとして、Best Buyのソーシャルメディアポリシーは、小売店での存在感が高く、したがって従業員が所有する個人のソーシャルメディアアカウントの数が多い消費者向けブランドを探す良い例です。すぐに強調表示されるルールは次のとおりです。

あなたの所属を開示する
それはあなたの意見だと述べてください
責任を持って倫理的に行動する
私たちの違いを尊重する

最後のポイントは注目に値します。具体的には、差別と平等に関するBestBuyの価値観との整合性が欠如していることを示すコンテンツを投稿した従業員は解雇される可能性があることを述べます。

3.コカコーラ

コカ・コーラには、ブランドについて見つけることができる、より長いソーシャルメディアガバナンス文書の1つがあります。文書の範囲と完全性は間違いなく不足していませんが、文書の長さとその内容の簡潔な最初の要約の欠如は、従業員または代表者がポリシーによって確立されたルールを読んだり処理したりしないことを意味する可能性があります。 Intelのソーシャルメディアポリシーと比較すると、Cokeのソーシャルガバナンスドキュメントははるかに整理されている可能性があり、ガイドラインの最初の要約がどうしても必要です。

テイクアウェイ

ソーシャルメディアポリシーは、従業員に過度の制限を課すことではなく、ソーシャルメディアスペースでブランドを成功させることを目的としています。

重要なのは、ソーシャルメディアポリシーをシンプルで理解しやすいものに保つことです。ポリシーとその実装により、従業員はオンラインでブランドを適切に表現できます。
適切なガイダンスとトレーニング、および時間とともに進化する動的なポリシーにより、従業員が責任を持って、ブランドに最大の価値と一貫性を追加する方法でソーシャルメディアを使用できるようになります。