提案書提出用のメール: サンプル付きの 4 つの方法

提案書提出メールが重要な理由

提案書を書いた経験がある場合は、エグゼクティブ サマリーが重要であることをご存知でしょう。 提案の残りの部分のトーンを設定し、見込み客が時間をかけて詳細に読む必要がある理由を明確にします。

しかし、ここに問題があります。送信メールが最初に来ます。 🤫私たちがそう言ったカバーレターには言わないでください。しかし、メールは本当の第一印象です。

見込み顧客が提出メールを受信すると、提案全体を確認するよう促されます。

有効にするには、電子メールは次のようにする必要があります。

• ブランドについて- このメールを含め、クライアント エクスペリエンスのすべての部分がブランドについて説明する必要があります。 さまざまな企業にとって、それはフォーマルな言葉遣い、ポイントを絞ったメッセージ、または大量の絵文字を使用することを意味する場合があります。 メールがあなたのブランドスタイルに忠実であることを確認してください.

• プロフェッショナル- 潜在的なクライアントは、あなたのメールの文法、フォーマット、外観、および言語を判断して、あなたとビジネスを行うのに十分なほどあなたを信頼しているかどうかを判断します。 常にメールを校正してください。

• 意図的- このメールに不必要な情報や要求を詰め込まないでください。 すべての行が目的を果たしていることを確認してください。 切らなければ。 メールが長すぎたり複雑すぎたりすると、大きなターンオフになります。

以下のどの書き方を最終的に選択するかに関係なく、メールを作成するときは、これらのヒントを念頭に置いてください。

提案書提出メールの4つの書き方【サンプル付】

では、提案を伝えるメールをどのように書きますか?

次の 4 つのユニークなメール作成方法のいずれかを試してください。

1. 短くて甘い

2. 完全なエグゼクティブ サマリー

3. ミニエグゼクティブサマリー

4. 販売を想定

あなたの会社や業界に最も適したものを使用してください。 次に、独自のブランド スタイルと見込み客の詳細を追加して、送信ボタンを押してください。

方法 1: 短くて甘い

まず、すべてのメール作成方法の中で最も単純なものに飛び込みましょう。

このメールは、見込み客がおそらくあなたの提案を読みたいだけであり、長くてふわふわしたメールではないという事実を認めています. というわけで、このメールは短くてわかりやすいものにしています。 これは、読者の注意を喚起するための通知および迅速な要求として機能します。 それ以上でもそれ以下でもありません。

メールのサンプル

この書き込み方法を使用したメールの例を次に示します。

件名: パートナーシップ マーケティングの提案

こんにちは名前、

会話を楽しみました。業界の適切な企業、団体、インフルエンサーとの戦略的で連携したパートナーシップを通じて、ビジネスの成長を支援できることを楽しみにしています。

お客様のニーズと当社のソリューションに基づいて提案を作成しました: {link}

来週の早い時期に、疑問点を確認し、次のステップに進めるようにスケジュールを立てましょう。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

{あなたのサイン}

方法 2: 完全なエグゼクティブ サマリー

次の方法は、より堅牢です。 Inc. の寄稿編集者である Geoffrey James は、すべての営業担当者が提案書提出メールをマスターする必要があると述べています。

彼は、あなたの文章を導くために、この 7 ポイントのテンプレートを推奨しています。

1. 感謝の気持ち (1 文)

2. 問題の定義と経済的影響 (1 ～ 2 文)

3. 望ましい結果 (1 ～ 2 文)

4. 提案された解決策 (2 ～ 5 文)

5. 提案価格 (1 文)

6. リスクの軽減 (1 ～ 2 文)

7. 次のステップ (1 文)

この方法では、送信メールのカバー レターを本質的に再利用しています。

メールのサンプル

Geoffrey の方法を使用した電子メールの例を次に示します。

件名: ソフトウェア開発提案

こんにちは名前、

新しいスタートアップの提案を提出する機会を与えていただき、ありがとうございます。

学校のスポーツ クラブ管理ニッチはまだデジタル化されておらず、この分野で最初の SaaS プレーヤーになるチャンスがあります。 すぐに市場に出ないと、この先行者利益を失う可能性があります。

製品を 6 か月以内に市場に投入する必要があり、私たちはその期限に間に合うことを期待しています。

私は、上級レベルのエンジニア 2 名、プロダクト マネージャー 1 名、DevOps エンジニア 1 名、QA テスター 1 名からなる小さなプロダクト チームを提案します。 私のビジネス チームは、この製品チームが高いレベルで機能し、製品ロードマップを順調に進められるように、戦略的な方向性を示します。

コストは月額 30,000 ドルで、MVP を開発して市場に投入するための合計予想投資額は 180,000 ドル (6 か月) です。 この初期開発の後、高度な機能をどれだけ積極的に追加したいかに応じて、継続的な月額料金は低くなります。

MVP がユーザーのニーズを確実に満たすように、まずプロトタイプを開発し、10 人のターゲット ユーザーでユーザー テストを実施します。 製品検証後、開発を開始します。

提案全体をお読みください。 ここで見つけることができます: {link}

来月プロトタイピングを開始したい場合は、署名済みの提案書と 3 月 15 日までに $30,000 の保証金が必要です。

今週後半に、あなたが持つ可能性のある質問を検討し、次のステップに進みましょう。 招待状を送ります。

{あなたのサイン}

方法 3: ミニ エグゼクティブ サマリー

この方法は、上記の Geoffrey の 7 ポイント テンプレートに触発されていますが、要約されたバージョンです。

彼の 7 つのポイントすべてについて 1 つまたは複数の文章を書く代わりに、それらのポイントの 3 つまたは 4 つだけをカバーします。

この電子メールによる方法の利点は、不必要に長くすることなく、文脈と明確さを提供できることです。

結局、あなたの提案を含む非常に長いメールを送信する必要はないでしょう。 見込み客に読んでもらうように促すだけです。

提案を提出できたことへの感謝の気持ちを伝え、問題点や望ましい結果を説明し、提案されたソリューションの詳細を説明することをお勧めします。 ただし、方法 2 の 7 つのポイントのいずれかを組み合わせて、状況に応じた簡潔なメールを作成することができます。

メールのサンプル

この例の電子メールには、感謝、望ましい結果、提案された解決策、次のステップなどのポイントが含まれています。

件名: 審査待ちの提案

こんにちは名前、

Acme Architects のチームは、夢のキャビンの提案を提出する機会を与えてくださったことを光栄に思います。

このキャビンがあなたの家族が何十年も楽しめる思い出を提供することがいかに重要であるかを私たちは知っています.

お客様の目標を達成するために、当社は標準パッケージを提案しています。これには、測量、建築レンダリング、設計改訂、エンジニアおよび建築チームとの合理化されたコラボレーションが含まれます。

ここで提案を確認してください: {link}

提案が署名されると、私たちのチームはすぐに土地調査に取り掛かります。

それまでの間、カレンダーで一緒に提案を確認する時間を取りましょう。質問があればお答えします。

{あなたのサイン}

方法 4: 販売を想定する

この方法では、サービスを売り込もうとするのではなく、オンボーディング中の新しいクライアントに手紙を書いているふりをします。

ほとんどの売り手は、「販売を想定する」トリックを知っています。 これがどのように機能するかです: 見込み客がすでにイエスと言ったかのように話します (または書きます)。 取引を勝ち取るというあなたの簡単な自信は、あなたがその仕事に適していることを彼らに納得させるのに役立ちます.

この手法は、セールス コールでよく使用されます。 営業担当者は次のように言うかもしれません。 私たちの教育責任者であるサマンサは本当に素晴らしいです。 あなたのチームは彼女を気に入るはずです。 それを何月に予定しますか？」 売り手は、見込み顧客に、すでに取引に同意したという考え方を持たせています。

このちょっとした販売トリックは、提案書提出メールでも使用できます。 特に次のステップに集中し、それ以外はあまり言及しないかもしれません。 または、プロジェクトの最初のいくつかのフェーズに関する詳細を含めることもできます。

このトリックは中小企業には効果的ですが、見込み顧客が大企業の場合、意思決定者がすでに参加していると仮定すると、無知に見える可能性があることに注意してください. したがって、この方法は慎重に使用してください。 オンボーディングとサービスの詳細について、過度におこがましくならないようにする方法を見つけてください。

メールのサンプル

この方法を使用したメールの例を次に示します。

件名: 始めましょう!

こんにちは名前、

一緒に働けることを楽しみにしています。 ここでの会話に基づく提案を見つけることができます: {link}

来週は、90 分間の戦略セッションから始めます。 チーフ ブランド ストラテジストにお会いできるのを楽しみにしています。 彼女は宝石であり、このプロジェクトに非常に興奮しています! その後、顧客と市場の調査にすぐに飛び込み、5 月 1 日までに新しいブランドの準備が整います。

待てません！

{あなたのサイン}

提案を送信する際に必須の電子メール テンプレート

プロのメールを書くときは、ゼロから始めない方が賢明です。 提案書の提出は販売プロセスの重要な部分であり、あなたはそれを正しく行いたいと考えています。

販売提案を送信する前に、これらの優れたメール テンプレートの使用を検討してください。 それらは、提案の送信、追跡、およびクロージングのために設計された当社のプラットフォームである Proposify 内で利用できます。

提案を送信するための電子メール テンプレート

私たちは、多くの企業や業界において、営業メールはシンプルに保つべきだと強く信じています。

この提案メールには、問題点や価値提案は含まれていません。 見込み顧客に提案を見て、質問があるかどうかを送信者に知らせるだけです。

このテンプレートを思い出させてください。複雑な電子メールで提案をドレスアップする必要はありません。 代わりに、提案を輝かせることを選択できます（そして、華やかさと状況を写真から取り除きます）。

取引を成立させるための自動フォローアップ メール テンプレート

提案を送信する前に、少なくとも 1 つの自動フォローアップ メールを設定する必要があります。 これにより時間を節約できるだけでなく、フォローアップ メールの自動化により、提案の成約率が平均 50% 向上します。

例として、当社のリマインダー メール テンプレートを使用してください。 シンプルな冒頭のパラグラフで物事が始まります。 お客様のニーズに合わせて条件を調整させていただきます。」

自動化されたお礼メール テンプレート

お礼メールは、クライアント エクスペリエンスの最初の要素の 1 つとして機能します。

クライアントがあなたと仕事をするという決定について気分を良くしたいので、自動化を使用してお礼メールを送信する必要があります. あなたがデスクから離れている間に彼らが提案に署名した場合、自動化により、遅滞なく彼らの決定に対応できるようになります。

このメールを使用して、アンケートへの記入やキックオフ ミーティングの予約など、重要なオンボーディング手順をカバーできます。 または、署名済みの提案書のコピーを送付し、オンボーディング プロセスを開始するためにできるだけ早く連絡することをクライアントに知らせることもできます。

Proposify は、プラットフォーム内で自動化されたお礼メールを提供します。 このテンプレートでは、「提案を受け入れていただきありがとうございます。 開始することに興奮しており、次のステップについてできるだけ早く連絡します。」

Proposify を使用すると、当社のメール テンプレートを編集したり、さまざまなユース ケースに合わせて独自のテンプレートを作成したりできます。

Proposify で提案テンプレートと自動メールを取得する

美しい提案書と提出メールを一瞬で送信するには、提案ソフトウェアが必要です。

Proposify には、提案テンプレートと電子メール テンプレートの両方が含まれており、時間を節約し、営業チームに一貫性を持たせることができます。 当社のソフトウェアは分析機能も備えているため、どの見込み顧客があなたの提案をどのくらいの頻度で閲覧したかを確認できます。 このデータは、各クライアントの関心のレベル (または関心の欠如) に基づいてカスタム フォローアップ メールを作成するのに役立ちます。 平均視聴率と成約率を追跡して、販売統計を改善するための目標を設定することもできます.

さらに、Proposify で送信されたメールの平均開封率は 90.5% であるため、メールが確実に見込み客に届いていることを確認できます。