受注とは何ですか？ そして、なぜあなたは気にする必要がありますか？

ビジネス、特にB2B（企業間）では、おそらく皆さんは販売注文について聞いたことがあるでしょう。 しかし、あなたは実際にそれについて理解していますか？ そうですね、確かに「はい」と言える人は多くありません。

多くの人は、いくつかの側面で販売注文を理解しているかもしれませんが、発注書（PO）や請求書などの他の同様のドキュメントと間違えることがあります。 その根本は、彼らが受注を深く理解していないということです。

では、受注とは正確には何ですか？ 他のドキュメントと区別する方法は？ そして、それはビジネスプロセスで必要ですか？ この記事ではすべてを明確に説明します！

受注とは何ですか？

受注、またはSOは、ビジネスの世界で一般的な用語です。 卸売業者、小売業者、製造業者、供給業者など、多くの関係者によって広く使用されています。

受注は、買い手が注文した取引を再確認するために売り手が作成する文書です。 後で購入者に送信されるこの販売注文には、通常、商品またはサービスの数、品質、および価格に関する情報が含まれています。

一方、受注は、販売者（ベンダーと呼ばれることもあります）自身が作成し、会社の記録として保存する内部文書として理解することもできます。 受注では、商品の配送日時、お支払い方法など、各取引の規制やロジスティクスに関連する多くの情報が提供されます。 したがって、それは店が彼らが満たす注文の最新の数字に追いつくための効果的なツールです。

受注、発注書、請求書：違いは何ですか？

ビジネスには、受注だけでなく、発注書や請求書もあります。 それらのうちの3つは、いくつかの面で非常に類似しており、複数の人々、特に新入生がそれらを互いに間違えます。

それでは、このセクションを見て、それらの違いを見つけ、簡単に認識してみましょう。

販売注文

前述のように、販売注文は、販売者と購入者の両方が製品の品質から配送方法まで、トランザクションのすべてを確認し、販売者が注文を追跡できるようにするために作成されたドキュメントです。

製品またはサービスを購入すると、両方の販売者があなたの要望を正しく理解していることを確認するために、販売注文が送信されます。 その結果、すべてが正確な方向に起こります。

注文書

注文書（PO）は、購入者の商品またはサービスのリストであり、販売者に送信されます。 それは彼らが売り手から購入したいアイテムやサービスについての詳細で構成されています。

この種の注文は、購入プロセスの開始時に、購入者が販売者と何を取得したいかについて会話を開始したいときに使用されます。

請求書

請求書は、売り手によって生成されるドキュメントです。 すでに商品やサービスを購入し、いっぱい受け取ったバイヤーに送られます。 請求書では、購入者は受け取ったものに対して支払う必要のある金額が提供され、請求書の提出を要求します。

その目的のため、売り手はすべての製品またはサービスがすでに顧客に届いたときにのみ請求書を送信します。

発注書と発注書

類似点

• トランザクションの製品またはサービスのリストを含める
• 強制売り手と買い手は、受信者によって受け入れられたときに、そこでの情報に従います。
• B2B（企業間）トランザクションのトランザクションで一般的に使用されます

違い

受注と請求書

類似点

• 売り手によって送信されます
• 注文の詳細情報が含まれています
• 購入者が製品を受け取ったときに配信されます

違い

注文書と請求書

類似点

• アイテムまたはサービスの名前、数量、価格など、トランザクションの詳細情報を含めます
• 記録を保持するために正確に購入と販売を計算するために会計士または経理部門によって使用されます
• 売り手と買い手の住所が含まれています

違い

受注の重要性

在庫を追跡する

売り手、ベンダー、サプライヤーなどの販売者にとって、受注は、在庫の追跡を容易にする上で重要な役割を果たします。 各受注において、商品の数、種類、名前、品質が透過的に表示されるため、販売者は、在庫のある商品、前のトランザクションの商品、および購入する必要のある商品の詳細を認識します。数分でもっと。

すべての当事者が取引に従うようにする

売り手が発注書を受け入れる場合、それは売り手と買い手の間の取引が法的拘束力を持つようになることを意味します。 その結果、発注書の一部の条件について混乱したり曖昧になったりした場合は、弁護士に相談する必要があります。 彼らはあなたが署名するかどうかを決める前にあなたが光を当てるのを助けます。 署名するときは、契約どおりにトランザクションを完了できることを確認するための効率的なツールになるため、販売注文を記録しておく必要があります。

重要な虚偽表示のリスクを減らす

重要な虚偽表示は、財務諸表の実施における不正確さによって引き起こされる誤りであり、主要な情報源と見なされることが多いため、財務上の決定により大きな影響を及ぼします。 したがって、財務報告に重大な虚偽表示があると、会社に悪影響を与える可能性があります。

たとえば、最終在庫の明細書に誤りがあると、この間違いのために利益が誤って計算されます。 あなたのビジネスが監査されているとき、このケースはさらに深刻になります。 あなたは詐欺で起訴される可能性があります。

このため、受注はあらゆる取引に不可欠な部分です。 各販売中に必要なすべての情報が記録されるため、重要な虚偽表示の可能性が大幅に減少します。

受注プロセスはどのように見えるか

実際、ビジネスプロセスは、多くの場合、購入者、つまり顧客が見積もり要求（RFQ）を作成し、それを販売者またはベンダーに送信することから始まります。 ベンダーは、顧客からRFQを受け取った後、見積もりを送信します。

見積もりを介して、バイヤーは製品またはサービスの価格を検討し、手頃な価格の場合は、発注書がベンダーに返送されます。 その後、ベンダーは発注書を注意深く読みます。 彼らが発注書を受け入れる場合、発注書の情報に基づいて販売注文が作成されます。 この販売注文は、購入者と販売者の両方が取引に関係する内容を確認するのに役立ちます。

次に、売り手は、販売注文の場合と同様に、必要なすべての製品とサービスを製造または収集し、注文をパッケージ化して、顧客の住所に送信します。 顧客が商品を受け取ったとき、多くの場合、商品がいっぱい入った状態で出荷されると、請求書が購入者に送信され、支払いが求められます。

問題がなければ、お客様は請求書に記載されている内容に従って請求書を提出し、取引は正常に終了します。

上記のビジネスプロセスからわかるように、受注は、トランザクションに関与するすべての利害関係者が明確に理解することを保証する責任がある中心的なコンポーネントです。 その結果、詳細な情報が不足しているために販売で発生する可能性のある間違いの割合が減少します。

販売注文の例

ジェームズは大企業のマネージャーです。 彼は製品の配布を担当しています。これは、顧客に出荷される製品が倉庫にあったものと同じように完璧になるようにするための重要な使命です。 これはまた、彼の利点を研ぎ澄ますのに役立ちます：句読点と集中力。これは毎日使用されます。

彼の仕事では、彼の小さな間違いが会社に大きな問題を引き起こす可能性があるため、すべてを慎重に完了する必要があることを常に念頭に置いて、多くの大きな注文を処理する必要があります。

最近、彼の会社は高額で大きな注文を達成したばかりなので、これまで以上に注意する必要があります。 ジェームズは、顧客の要件をすべて含む販売注文を販売チームから受け取ると、チームパートナーと共有します。

その後、販売注文は倉庫チームに配信されます。 そこで、人々はジェームズが彼らに送った文書に従って製品を組み立てます。 アイテムを十分に集めると、人々はこれらの製品をすべてパレットに入れて、パッケージングチームに移動します。

包装部門の主な唯一のタスクは、製品が出荷プロセスで慎重に保護されることを保証することです。 そのために、製品は通常、衝撃に耐えるために密封された箱に入れられます。 その上、それはアイテムを出荷する手段として使われます。 パッケージにマーケティング資料を追加することは完全に可能であるため、マーケティング目的で利用することもできます。

もちろん、これらすべての手順が完了すると、これらの製品は積み込みドックの近くのパレットに返送されます。 そして翌日、お客様の住所にお届けします。

ただし、計画どおりに物事が発生することはありません。購入者は何かを変更して、購入に修正を送信したいと考えています。 幸い、彼の会社は電子文書を使用しているので、彼はこの修正をすぐに同僚に送信します。 また、書類を受け取った直後にケースに対応し、注文をタイムリーに発送できます。

結論

つまり、受注がビジネスプロセスの重要な要素であることは否定できます。 簡単に言えば、すでに合意した情報を確認することを使命とする文書です。

受注の助けを借りて、在庫を効果的に管理し、他の人が契約に違反しないようにし、重要な虚偽表示のケースを防ぐことができます。