効果的なプロジェクトリスク管理プロセスを構築するための4つのステップ

公開: 2022-05-07

リスクを最小限に抑え、リスク管理プロセスでプロジェクトを順調に進めます。

プロジェクトマネージャーとしての経験やプロジェクトタスクの計画がどれほど優れていても、問題が発生する可能性があります。完全に回避または管理できないリスクがいくつかあります。そしてこれは、目標を達成するためにプロジェクトを軌道に乗せるというあなたのコアな仕事に追加されます。

では、予期しないプロジェクトのリスクにどのように対処しますか？リスク計画が解決策です。

リスクの計画は、プロジェクトの成功の鍵です。すべての問題を止めることはできませんが、プロジェクトのスケジュールに支障をきたさないように、事前に準備することができます。

プロジェクトのリスク管理をどこから始めればよいかわからない場合は、適切な場所にいます。このブログでは、プロジェクトが時間どおりに最大限の効率で完了することを保証するのに役立つ効果的なリスク管理プロセスを設定するための4つのステップをリストします。しかし、最初に、基本を学びましょう！

リスク管理プロセスとは何ですか？なぜそれが必要なのですか？

リスク管理プロセスは、プロジェクト管理の重要なステップです。これは、潜在的なリスクを特定し、重大な問題や最終的なプロジェクトの失敗を引き起こす前にそれらに対処するための計画を立てるのに役立ちます。

このプロセスには通常、リスクの特定、評価、対応、監視、および報告が含まれます。ほとんどのプロジェクトでは、リスク管理プロセスは、技術的、組織的、および外部の3種類のリスクに取り組むのに役立ちます。

技術的リスク：これらは、プロジェクトに関連する技術に関連するリスクです。それらには、設計または構築の失敗、ソフトウェアまたはハードウェアの問題、またはデータセキュリティの問題が含まれる場合があります。
組織のリスク：これらのリスクは社内から発生します。たとえば、プロジェクトチームのメンバーが辞めたときや、ビジネスに十分な資金がないときです。
外部リスク：これらのリスクは組織の外部から発生します。いくつかの例は、自然災害、市場の変動、経済の不安定さ、およびパンデミックです。

プロジェクトが適切に機能し、目標を達成できるようにするには、リスク管理戦略を実施することが重要です。リスクによる悪影響を回避または軽減するのに役立ちます。

リスクを理解して特定する

すべてのプロジェクトにはいくつかのリスクが伴います。プロジェクトに影響を与える可能性のあるリスクを理解して特定し、リスクが大きくなりすぎて処理できなくなる前に、リスクを管理および削減するための措置を講じることが重要です。リスクを特定するにはさまざまな方法がありますが、プロジェクトに適した手法を使用するのが最善です。

プロジェクトの潜在的なリスクを判断および評価するためのリスク識別手法は次のとおりです。

ブレーンストーミングセッションを行います。 プロジェクトチームおよび関連する利害関係者と協力して、リスクシナリオをブレインストーミングします。このようにして、全員が同じページにいて、プロジェクトで何がうまくいかないかを理解します。潜在的なリスクが顕在化した場合、ほとんどの場合、あなたはすでにそれを修正する計画を考えています。
リスクマトリックスを使用します。 これは、各リスクの確率（低、中、高）と影響（低、中、高）を評価するツールであり、最も可能性の高い問題に焦点を当て、リスク軽減の手順を計画するのに役立ちます。
リスクレジスターを維持します。 リスクレジスタは、各リスクに関する情報（説明、潜在的な影響、可能性など）を記録することにより、特定された脅威と、それらを軽減するために実行されたアクションを追跡するのに役立ちます。
SWOT分析を実行します。プロジェクトの長所、短所、機会、および脅威を評価することにより、発生する可能性のあるすべてのリスクを検討し、それらを防止または軽減するための手順を計画できます。
原因と結果の図を活用します。 それぞれの考えられるリスクの原因と影響を評価することにより、他の方法では考慮しなかった可能性のある潜在的なプロジェクトの問題を特定できます。

特定されたリスクを評価する

考えられるすべてのリスクを特定したら、それらがプロジェクトにどのように影響するかを評価します。このステップはリスク分析と呼ばれ、どのプロジェクトの脅威に優先順位を付け、どのようなアクションを実行する必要があるかを判断するのに役立ちます。これには、潜在的な各リスクイベントの結果を理解することが含まれます。

定性的リスク分析と定量的リスク分析

定性的リスク分析は、プロジェクトの危機を可能性と影響の尺度で評価するのに役立つ主観的なプロセスです。これは、プロジェクトのリスクに優先順位を付けるために使用され、利用できるリスクデータがほとんどない場合や、脅威を定量化するのが難しい場合によく使用されます。

定量的リスク分析はデータに大きく依存しており、リスクの定量化が容易な場合によく使用されます。これは通常、プロジェクトのリスクへの対応について決定を下すために専門家によって実施されます。このリスク分析アプローチでは、可能性と影響に数値を割り当て、数学モデルを使用してプロジェクトの総リスクを計算します。

リスクを正確に評価する4つの方法は次のとおりです。

リスクの確率と影響のマトリックス：このマトリックスは、リスクが発生する可能性と、プロジェクトに与える可能性のある損害の程度を評価することにより、リスクの優先順位付けに役立ちます。
リスクのランク付け：この方法では、重大度に応じてリスクをランク付けするため、プロジェクトの最も重要な問題に最初に集中できます。
リスクヒートマップ：このマップは、プロジェクトに悪影響を与える可能性が最も高いリスクを視覚化します。
リスクの内訳構造：これは、リスクをカテゴリとサブカテゴリに分類するのに役立ち、リスクをよりよく理解して評価できるようになります。

対応計画を作成する

リスクを特定して評価した後、次のステップは、リスクを軽減するための対応計画を作成することです。明確で詳細な対応計画は、潜在的なリスクを特定し、それぞれがどのように処理されるかを定義します。また、応答プロセスの各ステップの責任者を特定します。このようにして、関係者全員が自分の役割を理解し、迅速に行動を起こすことができます。

以下の画像は、対応計画を使用してリスクイベントを効率的に管理するためのヒントを示しています。

リスク対応計画を作成する際の留意点

計画が達成可能で現実的であることを確認してください。不可能なことや過度に野心的なことではなく、実際に実行できる計画を立てることが重要です。
計画が包括的であることを確認してください。計画では、可能な限り多くの潜在的なリスクに対処する必要があります。
計画がタイムリーであることを確認してください。プロジェクトのリスク管理計画を実行に移すのが早ければ早いほどよいでしょう。
計画が順応性があることを確認してください。計画は、変更や予期しないイベントに対応するのに十分な柔軟性を備えている必要があります。
チームが関与していることを確認してください。チームは計画に精通し、計画の実装におけるチームの役割を知っている必要があります。
定期的に計画を更新してください。新しい情報が利用可能になったら、リスク対応計画を更新する必要があります。

リスクの監視と管理

リスク管理プロセスは「設定して忘れる」タスクではないため、定期的に追跡する必要があります。このプロセスの最後のステップは、特定されたすべてのプロジェクトの脆弱性を認識し、管理していることを確認することです。これには、リスク軽減策の実装、リスクステータスの追跡と報告、およびさらなる脅威の防止が含まれます。

定期的なリスクの監視と管理は、計画どおりに対応計画を実行するのに役立ちます。また、新しいリスクが考慮され、既存のリスクが管理されていることを確認します。

リスクを監視および制御するためのいくつかの対策について説明しましょう。

傾向分析を実行します。 リスクデータのパターンまたは傾向を特定し、見逃された可能性のある潜在的な危険を特定します。
リスク監査を実施します。 リスク管理プロセスの全体的な有効性を評価し、改善領域を特定します。
リスクシミュレーションを使用します。 さまざまなプロジェクトリスクシナリオ（たとえば、サプライヤが重要なコンポーネントの提供に失敗した場合にどうなるか）をテストし、それらがプロジェクトの結果にどのように影響するかを確認します。
リスク管理計画を実施します。 発生する可能性のあるプロジェクトの不確実性を軽減します。
リスク管理を調整します。 プロジェクトが進行するにつれて、プロジェクトのリスク状況の変化に基づいて監視頻度を増減するなどのリスク管理手段を調整します。

すべてをまとめて、プロジェクトをリスクフリーにします

プロジェクトのリスクが実際の問題に変わるのを防ぐ最善の方法は、適切に実行されたリスク管理プロセスを用意することです。ここで説明した手順は、プロジェクトロードマップでの厄介な驚きの可能性を減らすのに役立ちます。また、プロジェクトが順調に進み、意図した結果が得られるようにすることもできます。さあ、リスク管理プロセスを実行に移し、プロジェクトの成功を祝いましょう！