タスクに（再）優先順位を付ける方法

やることリストが長くなるだけで、すべてのタスクをやりくりすることが極端なスポーツのように感じられる忙しい世界では、ストレスを感じるのは簡単です。

良いことは、すべてのタスクが等しいわけではないということです。一部のタスクは他のタスクよりも同等です。 あなたはあなたの優先事項が何であるかについて考えましたか？ あなたのどのタスクが他のタスクよりも平等ですか？ 圧倒されないようにするための良い方法は、単に優先順位を付けることです。 仕事、健康、個人的な生活など、優先順位を分類することもお勧めします。

この記事では、作業の優先順位とタスクの優先順位付け方法に焦点を当てます。 また、優先順位を付け直す必要があるかもしれない兆候とその方法についても説明します。

優先順位と目標の違い

（再）優先順位付けの断片に入る前に、目標と優先順位の区別を明確にする必要があります。これらはしばしば交換可能に使用されるためです。 それらは密接に関連していますが、2つの異なるものです。

目標はあなたが達成したい具体的なことですが、優先順位はあなたにとって重要なことであり、あなたがあなたの時間の大部分を捧げていることです。

たとえば、あなたの目標が厳しい試験に合格することである場合、あなたの優先順位はおそらく勉強です。 あなたの目標が仕事で昇進を得ることであるならば、あなたの優先順位はすべての要件を満たすために一生懸命働くでしょう。 目標が売上の増加である場合、優先順位は新製品の発売または営業チームとの新しい戦略の考案である可能性があります。

101の優先順位付け方法

特に両方のタスクが重要である場合、あるタスクを別のタスクよりも優先することは必ずしも容易ではありません。 また、複数のタスクが関係する場合、それは非常に圧倒される可能性があります。
ここでは、ストレスを減らして優先順位をまっすぐに設定するのに役立つヒントをいくつか紹介します。

マスターのやることリストを作成する

一枚の紙をつかむ/空白のドキュメントを開き、大小を問わず、すべてのタスクのリストを作成します。 ランダムな紙に走り書きしたり、電話のメモアプリで書いたり、スクリーンショットを作成したり、プランナーにメモしたりして、すべての小さなやることを集めます。 1つのマスターToDoリストにすべてのタスクがあると、より簡単になります。

すべてを書き留めたら、やることリストを見て、ゆっくりと慎重に作業を開始します。 月次、週次、および日次の目標に分割します。 その月の最も重要なタスクをいくつか選択し、毎週および毎日のタスクのためにそれらを小さなチャンクに分割します。 また、プロセスをより速く、より簡単にしたい場合は、さまざまな種類のToDoリストテンプレートがあります。

リストをどこかに表示しておく

リストを作成したら、それらを目に見える場所に配置します。できれば目の前のどこかに配置して、頻繁に確認できるようにします。 ビジョンボードのより退屈ないとこのように、ラップトップや机の前の壁に貼り付けることができます。

自分の視野にやることリストがあると、集中力を維持し、できるだけ早く物事をやり遂げる意欲を維持できます。

一度に1つのことだけを行う

魅力的かもしれませんが、マルチタスクはしないでください。 より短い時間でより多くのことを成し遂げることはできません-あなたはただいくつかの半分完了したタスクで終わるでしょう。 一度に1つのタスクに取り組み、それを完全に終了してから、次のタスクに進む方がはるかに効率的です。

あなたにとって本当に重要なことを考えてください

どのタスクを優先すべきかは必ずしも明らかではありません。 優先順位付けの技術を習得するには、内省を行う必要があります。 物事を展望するために、それはしばしばあなた自身に尋ねることを助けます：明日をより良くするであろう今日私がすることができる最も重要なことは何ですか？

何が私を私の目標に最も早く到達させるのでしょうか？

これを優先する（しない）ことの可能性のある結果は何ですか？

時間に敏感なタスクは何ですか？

私は何ができますか、そして私だけが、違いを生むことができますか？

私の最も価値のある活動は何ですか？

あなたの自然なリズムを知る

あなたの自然なリズムとあなたの焦点がそのピークにあるときを注意してください。 いつ最高の気分になりますか？ 1日の特定の時間に特に生産的であることに気づきましたか？ 朝、午後、または夜間に最も効率的に仕事をしますか？

あなたの答えが何であれ、それはあなたがその日の最も重要な仕事をするべき時です。

戦略的にタスクをクロスオフする

あなたは、あなたの努力にもかかわらず、あなたが何もしていないように見える当時を知っていますか？ リストが多すぎる場合は、いくつかのすばやく簡単なタスクを完了して、達成感と後部の風を与えて続行します。

変化を受け入れる

柔軟でオープンになり、新しい情報が発生した場合に優先順位を付け直します。 時間の経過とともに優先順位が変わることも問題ありません。 あなたがあなたの計画を止めて再考する必要があるかもしれないことをあなたに知らせる特定の兆候があります-それらが何であるかを知るために読み続けてください。

再優先順位を付ける必要がある兆候

「物事がうまくいかないときは、一緒に行かないでください。」 - エルヴィス・プレスリー

時々、知恵はいつあきらめてピボットするかを知っています。 時間、労力、お金を費やしたものを放棄するのは簡単ではありません。 しかし、間違ったことにさらに多くの時間、労力、お金を費やすことはさらに悪いことです。 これらは、優先順位を付け直す必要がある兆候の一部です。

• あなたはよく働きますが、何もしていないように感じます。
• あなたはまとまりがなく、集中力がないと感じます。
• あなたの毎日の仕事はあなたにストレスを与えたり、否定的な感情だけを引き起こしたりします。
• あなたは長い間何かに取り組んでいましたが、結果の兆候はありません。
• あなたは仕事をやめるのが難しく、楽しいことは雑用のように感じます。

（再）優先順位付け手法

優先順位付けに初めて取り組む場合でも、タスクの優先順位を付け直すことにした場合でも、役立つ特定の手法があります。 最も簡単で人気のあるものをいくつか紹介します。

ABCDEメソッド

このブログ投稿の最初からマスターのやることリストを入手してください。 各タスクの横に、次のいずれかの文字を記入します。

A –最も優先度の高いタスク。 それらは最も重要であり、あなたがそれらを達成しなかった場合に最大の結果をもたらすか、あなたがそれらを達成した場合に最大の賞をもたらすでしょう。
最大3つのAタスクを持つことができ、それらにも優先順位を付ける必要があります– A1、A2、およびA3としてマークします。

B –重要ですが、Aほどではないタスク。 報酬と負の結果はより小さくなります。 Bタスクは、すべてのAタスクが完了したときに実行する必要があります。

C –やりがいのあるタスク。 あなたがそれらを成し遂げなければ、結果はありません。 Cタスクを完了しても世界を変えることはできませんが、AタスクとBタスクの後にまだ時間とエネルギーが残っている場合は変更できます。

D –DはDelegateの略です。 これらは他の誰かが実行できるタスクなので、Aタスクに集中できます。

E –EはEliminateのようです。 Eタスクは重要ではなく、やることリストのスペースをとるべきではないタスクです。

アイビーリー法

1918年、ベスレヘムスチールコーポレーションの社長であるチャールズM.シュワブは、信じられないほど成功した実業家でした。彼は世界で最も裕福な男性の1人でした。

彼はチームの効率を高め、物事をより良く、より速く行うことを決心したので、有名な生産性コンサルタントであるIvyLeeを雇いました。 李承燁は、会社の幹部に次の方法を説明したところ、15分間尋ねた。

1. 毎日の仕事の終わりに、明日達成する必要のある6つのタスクを書き留めます。 タスクは6つ未満にすることもできますが、それ以上にすることはできません。
2. 真に重要な順に整理します。 財務価値などの追加のメトリックを使用して、それらの順序を決定できます。
3. 仕事に着いたら、最初のタスクに集中します。 タスクが完了するまで作業してから、2番目のタスクに移動します。
4. 同じ方法でリストの残りの部分を処理します。 すべてを完了できない場合は、未完了のタスクを明日のリストに移動してください。
5. 繰り返す。

結果は非常に満足のいくものだったので、リーは6桁（今日のお金で）を支払われました。

この方法の主な利点は、開始が容易になることです（これは多くの場合最も難しい部分です）。 それは決断疲労を軽減します-それはあなたがあなたの皿にあまりにも多くのものを持っていてあなた自身を酷使するのを防ぎます。 それはまたあなたにあなたの時間とエネルギーを意図的にさせることを強制します、それはおそらくそれがとても単純でありながら効果的である理由です。

MIT（最も重要なタスク）

誰もがIvyLeeに同意するわけではありません。毎日6つのタスクが多すぎるため、毎日3つ以上の優先順位を選択するべきではないと考える人もいます。

MITの戦略は、私たち全員が1日の時間とエネルギーに限りがあるという前提に基づいているため、1日を捧げるMIT（最も重要なタスク）を最大3つ選択する必要があります。 MITは、最大の違いを生み出し、目標を達成するために最も遠くまで到達できる重要なタスクです。 疑問がある場合は、どのタスクがあなたを最も不快で不安にさせるかを考えてください。あなたが最も恐れているのは、おそらく最初にすべきことです。

あなたの心がまだ新鮮で集中しているとき、あなたはあなたの仕事の初めにあなたの2-3MITをするべきです。 早く終了することが疑われる場合は、いくつかの便利な操作を追加できます。これは、終了するのは良いことですが、それほど重要ではありません。

単一タスクの優先順位付け

事態が厳しくなった場合は、やることリストをさらに冷酷に短縮する必要があるかもしれません。 これは、実行している作業の種類によっては、一部の人にとっては短期的な解決策であり、他の人にとっては良い日常の選択肢となる可能性があります。

基本的に、1つの大きなタスクまたは複数のタスクに関連するテーマを選択し、1日中それに集中します。 たとえば、勤務中の私の優先事項はブログ投稿を書くことです。 私が焦点を当てているのはそれだけですが、調査、実際の執筆（皮肉なことに最短の時間）、編集など、いくつかの関連タスクが含まれています。

アイゼンハワー行列

アイゼンハワーマトリックスは、ドワイトDアイゼンハワーにちなんで名付けられました。 彼は第二次世界大戦で5つ星の将軍であり、米国の第34代大統領であり、DARPAとNASAの創設者でもありました。

アイゼンハワーマトリックスを使用すると、タスクを重要性と緊急性に基づいて分割できます。

• 重要かつ緊急–最初に実行する必要のあるタスク。
• 重要ですが緊急ではありません–後で実行するようにスケジュールする必要があるタスク。 長期的なビジネス戦略の実行や作成などは、このカテゴリに分類できます。
• 緊急ではあるが重要ではない–最も重要なタスクに集中できるように委任する必要のあるタスク。 この文脈では、「重要ではない」とは、必ずしもあなたが行う必要はなく、他の誰かが行うこともできることを意味します。 これらのタスクの例としては、特定の電子メールへの返信、ブログ投稿のアップロード、会議のスケジュールなどがあります。
• 重要ではなく、緊急ではありません–やることリストから削除する必要のあるタスク。

緊急性と重要性を判断するのが難しい場合があります。 緊急のタスクは時間に敏感ですが、重要なタスクは私たちの長期的な目標と使命に貢献します。

パレートの法則

ある日、彼の庭を散歩していると、イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートは、彼のエンドウ豆の植物の20％がエンドウ豆の80％を生産していることに気づきました。 それはより多くの結論につながりました–多くの産業や企業では、最も生産的な部分の20％が生産の80％を占めています。 人口の20％が富の80％を保有しています。 顧客の20％が収益の80％を占めています。

これは後にパレートの法則として知られるようになりました。 それが述べているように、私たちの行動の20％は私たちの結果の80％をもたらします。 つまり、タスクの20％が結果の80％をもたらすものを見つけて、それらに焦点を当てることは、優れた優先順位付け手法です。 どれがあなたの20％であるかわからない場合は、あなたのどのタスクが最大の違いを生み、あなたの目標を最も達成しやすくするかを考えてみてください。

MoSCoWメソッド

あなたが尋ねる前に–いいえ、それはロシアの首都とは関係ありません。 これは頭​​字語のMSCW（must、should、could、would）で、発音を簡単にするために2つの「o」が追加されています。

これは、要件を管理するための一般的な手法です。 それはそれらを4つのカテゴリーに分けます：

• M（必須） –プロジェクトがなければ交渉不可能な要件は失敗します。
• S（あるべき） –必須ではないが、多くの価値を付加する重要なもの。
• C（持つことができる） –望ましいが、必須ではない要件。 省略した場合、影響は小さいかまったくありません。
• W（ありません） –優先順位ではありません。 将来的に含めるとよいかもしれません。

結論

（再）優先順位付けの技術を習得することは、ビジネスと個人の生活の境界があいまいになり、ストレスによって引き起こされる病気が毎日悪化する今日の世界では重要です。 どうしても強調する必要がある場合は、すべてのタスクを強調する価値があるわけではないことに注意することが重要です。これが優先順位付けの目的です。 あなたのマスターのやることリストをつかんで、あなたにとって本当に重要なことについて考え始めてください。