リモートワークを成功させる秘訣：戦略的で心のこもったコミュニケーション

公開: 2022-06-12

コロナウイルスの大流行により、企業と従業員はリモートワークを採用せざるを得なくなったため、マネージャーとそのチームの両方が、フルタイムの遠隔通勤の変化がいかに劇的であるかを認識し始めています。

多くの企業は、従業員が何年にもわたってリモートで作業することを許可しており、多くの従業員は、週に1〜2回の頻度で自宅で作業することに慣れています。残念ながら、これらの慣行は、在宅勤務のフルタイムの全社的な仕事をエミュレートすることに近づいていません。

フルタイムのリモートワークに慣れていないほとんどの人は、組織とコミュニケーションを中心的な課題と見なす傾向があります。自宅で仕事をしている間、整理されてやる気を維持するためのアドバイスを提供するコンテンツをオンラインでたくさん見つけることができ、Zoom、Slack、およびその他の職場のコミュニケーションツールの効果的な使用について説明する記事の数が急増しています。

これらの問題は大きく迫っており、考慮に入れる必要がありますが、人々は、自宅で効果的に仕事をするために行う必要のある、あまり目立たない、多くの場合、より根本的な変更を見落としがちです。

日常業務や会議のビデオ会議への移行の問題を超えて、多くの人々は、リモートで作業する場合、機能的には役割があまり変わらないと考えています。チームがコンピューターで作業の大部分を行い、カレンダーで同じ毎週の会議を行う場合、なぜ既存の戦略が効果的でなくなると期待するのでしょうか。

役割ごとに異なりますが、この仮定は通常正しくありません。成功した効率的なリモートワークには、意欲的なチームと通常のビジネス会議からビデオ会議への移行以上のものが必要です。

マーケティングやデザインなどの分野では、成果物はより抽象的で主観的なものであるため、リモートワークでは、チームメンバーが日常のコミュニケーションと構造をどのように行うかについてより根本的な再考が必要になることがよくあります。

リモートワークに伴うより深い問題

人々がリモートワークに移行するにつれて、多くの調整が必要になりました。ただし、これらは、対処しないと長期的なワークフローの問題を引き起こす永続的な問題の一部です。

生産性のボトルネック

オープンエンドおよびアドホック通信の利点は、通常、リモートで作業するまで当然のことと見なされます。

不在の最初の週に、多くの人が仕事で発生する小さなボトルネックに気づき始めます。これは通常は簡単な会話で解決されますが、今ではSlackメッセージ交換または短い通話のスケジュールさえ必要です。

時間の経過とともに、これらのボトルネックにより、作業日数が細分化され、生産性が低下する可能性があります。しかし、より大きな懸念は、それらが必然的に行われる仮定の増加につながるということです。

労働者は明確化を図り、グループのコンセンサスを確立する機会が少ないため、コミュニケーションを正当化するほど重要ではないあいまいなタスクに関しては、より多くの仮定を行う必要があります。したがって、複数の人が関与する成果物のまとまりがわずかに損なわれ始める可能性があり、それが次の問題につながります。

より長い時間枠にまたがるイニシアチブまたはプロジェクトに関しては、スケジュールされた会議の外でインターフェースを取り、平準化する能力がない場合、チームメンバー間で期待を調整することがはるかに困難になります。

期待を一致させることの難しさ

部門の枠を超えたプロジェクトを管理する場合、さまざまなチーム間で期待を一致させることは、常に最も困難なことの1つです。 リモートで作業する場合、部門の枠を超えたプロジェクトに固有の問題は、自分のチームにまで及ぶ可能性があります。

たとえば、UXライターとUXデザイナーは通常、完全に調和して作業しますが、リモートで作業すると、UXライターの製図マイクロコピーが、通常の製品設計とは一致しない場合があります。

未解決の質問が1つ、または1つの仮定が行われると、成果物が狂い、すべてのパズルのピースが以前ほどうまく合わない場合、チーム内で混乱やフラストレーションが生じる可能性があります。

モチベーションと努力のレベルが同じか増加しても、これらの問題は解消されません。個人やチームが日常業務を伝達および構築する方法を大きく変える必要があります。

明らかに、これらの問題は、役割と業界の性質に基づいた範囲で存在します。ただし、他の企業が苦労しているスペースで活動している場合でも、全社的なリモートワークの任務中に繁栄できる多くのチームや組織全体（Zapierなど）があります。

これらの組織とその文化から何を学ぶことができますか？これらの企業は、リモートワークの課題をどのように克服していますか？

心のこもった戦略的なコミュニケーションを中心に作業を行う

長年にわたって全社的なリモートワークの採用に成功しているZapierのような企業を見ると、コミュニケーションが企業文化の中核に組み込まれていることがわかります。彼らは、ほぼ100％の遠隔地の労働力としてコミュニケーションを管理する方法についての電子ブック全体を公開しました。これは、読む価値があります。

在宅勤務に効果的に移行する企業やチームは、通常、文化の中心的な要素としてコミュニケーションを持っています。ひいては、彼らはコミュニケーションの際に戦略的で注意深く、コミュニケーションを中心にプロセスとワークフローを集中させます。どうすれば同じことができますか？

タスクの整理と優先順位付け

リモートで作業するということは、仕事の構成方法にもっと注意を払う必要があることを意味します。重要な質問をしたり、生産的な会話をしたりできるように、対応するチームメンバーとの会議の前に、あいまいで可動部分のあるタスクに取り組む必要があります。

これはまた、ボトルネックを回避できるように、重要なコミュニケーションを中心に日常を構築することが重要であるため、他の人への配慮をどのように整理して作業に優先順位を付けるかを考慮する必要があることを意味します。

会議の開催と優先順位付け

会議中は注意深く戦略的に行動し、問題やあいまいな点を事前に予測して、想定を最小限に抑えるために必要な説明を得ることが重要です。誰もが、あなたが行っていたよりも多くの質問で会議を離れる感覚に精通しています。これらの会議は、特に全員がリモートで作業している場合、プロジェクトを狂わせる可能性があります。

定期的なタスクと毎週の同期については、最初は誤解や一時的な中断が予想されます。複数の人が関与するプロセスの中には、完全にリモートワークに移行するものもあれば、そうでないものもあります。

物事が期待どおりに進まない場合は、問題やあいまいさの原因となった領域を特定し、変更を加えて、最終的に、全員が実行できる完璧なリズム、長さ、コミュニケーションの構造を見つけられるようにします。

テイクアウェイ

結局、自宅で仕事をしている個人は、構造化されていない方法で明確にするために手を差し伸べる必要があることはほぼ避けられません。 Slackやその他の職場の生産性向上ツールで送信されるメッセージの量は急増しますが、人々がリモートワークに慣れるにつれて徐々に減少します。

非効率的で面倒に思えるかもしれませんが、何かを明確にする必要がある場合に誰かにインスタントメッセージを送信することは決して間違いではありません。あなたがそれが尋ねる価値があるかどうかを量っているなら、それはおそらくそうです！

どこで仮定を立てることができ、どこでできないかについての判断は、チームがリモートで作業するときにはるかに速く開発されるものです。パンデミックの後でオフィスに戻る前に、全社的なリモートワークの強制的な実験に銀色の裏打ちがあるとすれば、それは私たち全員がより良く、より注意深いコミュニケーターになる方法を学ぶことを余儀なくされるということです。