リモートワークスケジュールを作成する方法（テンプレートを使用）
公開: 2022-05-07この文章を書いている瞬間、正午ごろ、私はすでに仕事の真っ最中です。 私は自宅で仕事をしていますが、毎日ほぼ同じ仕事をしている傾向があります。 つまり、私の就業日は午前8時または午前9時頃に始まり、午後4時または午後5時頃に終わります。 そして、このブログ投稿を書くなど、これらの深い作業タスクに関しては、朝の時間帯と昼休みの前にこれらの割り当てを処理することを好みます。
さて、あなたがリモートワーカーでもあるなら、あなたの仕事日に構造を追加することが大いに役立つことを確認してください。 ニーズに合った適切なリモートワークスケジュールを使用すると、すべてのタスクを時間どおりに完了する可能性が高くなります。 この記事では、以下について説明します。
- スケジュールを立てる際に留意すべき要素、
- 効果的なリモートスケジュールを作成する方法に関する貴重なヒント、および
- 柔軟な従業員と固定されたスケジュールを持つ従業員向けのテンプレート。
スケジュールを立てる前に考慮すべきこと
在宅勤務の計画を立てると、日常のタスクに必要な時間と、最も重要なタスクに優先順位を付ける方法について、より明確なアイデアが得られます。 したがって、1日を通して何を完了できるかについてより現実的になります。 さらに、家族や友人のために時間を取っておくことができるので、仕事と生活のバランスが良くなります。
リモートワークスケジュールの作成を開始する前に、次のことを自問してください。
何時に一番働きますか？
朝の時間帯に繁栄する人もいれば、夕方に繁栄する人もいます。 私たち全員が同じではないので、それは完全に問題ありません。 私たちの体内時計の動作は異なるため、昼食後に生産性が低下する人もいれば、朝に生産性が低下する人もいます。
タスクを好きなように再配置できる場合は、常にこの要素を考慮に入れてください。 たとえば、朝起きやすく、リフレッシュして仕事の準備ができていると感じた場合は、この時間を使用して最も重要なタスクを実行します。 エネルギーレベルが午後2時または午後3時頃に低下し始めたら、それほど重要ではないタスクに対処します。 同じルールは、少し遅れて寝て仕事を始めるのを楽しむ人にも当てはまります。 あなたが朝型でないなら、成功したビジネスマンがそうすることを提案するという理由だけで、極端に早く目を覚ます義務を感じないでください。 あなた自身のリズムに従ってください、そしてあなたはより良い結果を得るでしょう。
どこで一番働きますか？
自宅で仕事をしているときに仕事に集中しやすいと感じた場合は、そこでも生産性が向上します。 その場合、ホームオフィスをどこで行うかを決めてください。 この目的のために部屋全体を用意するのが理想的です。 ただし、これが不可能な場合は、部屋の静かなコーナーを選択してください。 ホームオフィスの設備についてさらに詳しく知りたい場合は、自宅で仕事をするときに必要なものについてのブログを用意しています。
一方、社交的なバタフライで一人で仕事をするのが苦手な場合は、いつでもコワーキングスペースに行くことができます。 これは、仕事をしながら他のリモートの従業員に会うのに最適な場所です。 または、ホームオフィスと近くのコーヒーショップの間を移動することもできます。 このような騒がしい環境は、電話がかかってくるときや締め切りに間に合わなければならないときには適していない可能性があることに注意してください。
世話をする必要のある家族やペットはいますか？
考慮すべきもう一つのポイントは、あなたがあなたの子供、年配の家族、またはあなたのペットの世話をする必要があるかどうかです。 たとえば、午前8時に子供を学校に通わせる必要がある場合は、午前9時から勤務時間をスケジュールします。 または、勤務時間が厳しい場合は、少し早く起きて、仕事の前にこれを行ってください。
これらすべての答えが得られたら、リモートワークスケジュールの作成がはるかに簡単になります。 したがって、コワーキングスペースで仕事をすることを選択した場合は、通勤にも時間がかかることを覚えておいてください。 または、自宅で仕事をすることにした場合は、家族やパートナーに勤務時間を忘れずに知らせてください。 さらに、犬の散歩や子供たちの学校への運転などの義務は、仕事の前後に発生します。
このスケジュールをより便利にする方法に関するいくつかの便利なヒントを見てみましょう。
効果的なリモートワークスケジュールを作成する方法
一部のリモートワーカーは柔軟な勤務時間を持っていますが、他のリモートワーカーは厳格なスケジュールに従う必要があります。 したがって、勤務時間をどのように構成するかは、勤務時間が固定されているかどうかによって異なります。
いずれにせよ、私たちはあなたの勤務時間に関係なく、リモートワークルーチンを作成するための貴重なヒントを持っています。
個人的な活動と勤務時間外の時間ブロックを設定します
勤務時間を柔軟に選択できる場合は、仕事の割り当てを数時間の休憩を挟んで複数の勤務期間に解析できます。 さて、これらの休憩の間に、あなたは犬を散歩させる、学校で子供たちを降ろす、または運動するなどのあなたの個人的な活動の世話をすることができます。 スケジュールが決まっている場合は、仕事の前後にこれらの用事を実行することができます。
コンピューターから離れているときに同僚やクライアントが邪魔にならないように、これらの時間をスケジュールに追加し、個人的な活動/非就業時間として記録します。 そうすれば、あなたはあなたの自由な時間を楽しんで、用事の世話をすることができます。 さらに、電話や会議に参加できないときは、同僚やクライアントに知らせます。 さらに、これらの活動はあなたがリラックスして仕事でより生産的になるのを助けます。
さらに、この便利なトリックにより、適切なワークライフバランスを維持できます。 そういえば、リモートワーカーでHyperniaの創設者であるMatthew Paxtonが、仕事と生活のバランスを取ることの重要性をどのように説明したかを次に示します。
fitting work in our lives, not fitting our lives with work 「私たちは、私たちの生活を仕事に合わせるのではなく、私たちの生活に仕事を合わせるそのため、仕事に関連するすべてのものをホームオフィスに限定することを習慣にしました。 朝一番にメールをチェックしたり、ラップトップを持ってダイニングテーブルに持って行ったりする必要はもうありません。 私たちの趣味、情熱、人間関係、そして私たちが自分自身の世話をするために費やす時間はすべて、私たちが自分自身の最も生産的なバージョンであることを確認するために不可欠です。 」
最初に優先タスクに取り組む
リモートワークデイを開始するときは、優先タスクのために最初の1時間を確保するのが論理的です。 したがって、個人的な活動を終了し、緊急事態がないか電子メールを確認した後、少なくとも2時間はすべての重要な割り当てを処理するようにしてください。
さらに良いことに、毎日の終わりに、明日の優先タスクを書き留めます。 GetVoIPの創設者であるReubenYonatanが重要なことを決定する方法は次のとおりです。
「私はA、B、Cのリストの優先順位で優先順位を付けます。 Aリストのタスクは「完了する必要があります」。それらの期限と、それらを完了するための時間を設定します。 Bリストは重要ですが、必要に応じてプッシュできるアイテムなので、もう少し柔軟性があります。 Cアイテムは、ある時点で完了する必要がありますが、可能な場合はスロットインされます。 私はこの方法でカレンダーを作成し、何が適合するかを確認します。 カットする必要がある場合もありますが、優先順位付けが重要です。 」
したがって、午前中は、最初にAタスクに取り組み、次にB割り当てに取り組む必要があります。
午前中にスタンドアップミーティングを毎日開催している場合は、ミーティングが終了したらすぐに優先タスクを開始できます。
より良い優先順位を付ける方法を学ぶもう1つの実用的な方法は、アイゼンハワー行列です。 この方法は、何が重要であるかを認識する方法を教え、時間管理を改善します。
後で重要性の低いタスクに取り組む
優先タスクを完了しました。今度は、定期的にプレートにある他の割り当てに取り組み始めます。 何をするかに応じて、これらは毎日または週に1回行う定期的なタスクになる可能性があります。
深い仕事のために少し時間を残してください
テクノロジーと文化に関する多くの本の著者であるCalNewportは、知識労働に関しては2つのタイプのタスクがあると述べています。 だから、私たちは持っています：
- コアタスク：これらの割り当てのおかげで、自分が何をしているかを示すことができます。 例：クライアントがあなたに支払うタスク。
- 周辺タスク：あなたがしなければならないタスクですが、彼らはあなたが仕事でどれほど成功しているかについての感覚を提供しません。 例：メールへの返信。
周辺のタスクは重要ですが、コアタスクはあなたの仕事の核心です。 そして、これらのコアタスクを完了するための最良の方法は何ですか？ さて、あなたはいくつかの深い仕事、別名あなたの認知スキルを使用することを含む活動を実行する必要があります。 深い仕事をしている間、気を散らさないことが重要です。 したがって、ノイズキャンセリングヘッドホンは、この期間中のあなたの親友です。
深い作業タスクのために、1日を通して数時間をスケジュールする必要があります。 理想的には、1日の中で最も生産的な時間帯に深い仕事をしたいと思うでしょう。 午後の仕事に集中する方が簡単な場合は、たとえば午後4時から午後6時までの深い仕事のための時間を取っておきます。
1〜2日以内に会議を予約する
Flexjobsによると、すべての会議と電話を1週間のうち1〜2日以内にスケジュールすることで、中断のない作業時間が促進され、従業員の生産性が向上します。 この方法で会議を予約すると、残りの週は他のタスクに使用できます。 さらに、非会議の日があるので、気を散らすことなく仕事をすることができ、深い仕事にも集中することができます。
計画外の活動のスケジュールにギャップを残す
週の毎秒を事前に計画することはできません。 場合によっては、予期しないタスクや緊急の処理が必要になることがあります。 または、歯科医に行くか、犬を獣医に連れて行く必要があるかもしれません。
これらの状況に備えるために、1日あたり少なくとも1時間の営業時間をブロックしてください。 もちろん、あなたの一日が計画通りに進んでいて、緊急事態がなければ、この期間を使って深い仕事をしたり、次の週の計画を立てたりすることができます。
仕事の終わりの儀式を行うことを検討してください
遠隔地の従業員は、仕事の後にプラグを抜くのが難しい場合があります。 彼らはオフィスで仕事をしていないので、仕事と私生活の境界がぼやけることがあります。 これは、自宅で仕事をしている人に特に当てはまります。
燃え尽き症候群を防ぐには、仕事を休んでいるときにくつろいだり、仕事について考えたりしないことが重要なステップであることに注意する必要があります。 では、どうやって心を仕事モードから外してリラックスし始めるのですか？ そのための1つの方法は、仕事の終わりの儀式を組み込むことです。
この儀式にはどのような活動が含まれていますか？ さて、あなたはあなたの最後の労働時間をあなたの電子メールをチェックして、どんな質問にでも答えるために使うことができます。 さらに、リモートの同僚に、他に何かが必要になった場合に備えて、すぐに出勤することを知らせることができます。 さらに、明日のやることリストを書いてください。
フレックスタイム制のリモートワークスケジュールテンプレート
リモートワークスケジュールに何を組み込むかを確認したので、柔軟な勤務時間がある場合の作業計画がどのようになるかを示します。
柔軟なリモート作業スケジュールをダウンロードする
上のスクリーンショットでは、毎日のジョブタスクがいくつかのセクションに解析されていることがわかります。 これらの作業セッションの前後には、個人的な活動/非作業時間と呼ばれる期間があります。 したがって、必要に応じて勤務時間を調整するオプションがある場合は、犬の散歩、食料品の買い物、運動、夕食の作成など、プライベートな用事にこれらの自由な時間枠を使用できます。 スケジュールを他の同僚やクライアントと共有したい場合は、これらのフィールドをリモートプランに追加することが重要です。 したがって、彼らはこれらの時間帯にあなたとの会議を予約しないことを知っています。
会議と言えば、このプランでは、会議と電話は月曜日と火曜日にのみスケジュールされていることに気付くでしょう。 週の残りの3日間は会議が行われないため、ディープワークの余地があります。 さらに、毎日、優先タスクや電子メール、通常のタスクなどのセッションが含まれます。
先に述べたように、予期しないタスクや個人的な緊急事態に備えて、常に時間を空けておく必要があります。 したがって、これは、オープン時間フィールドとして、テンプレートでもカバーされています。
最後に、ここにも閉会の儀式があるブロックを組み込みました。 このようにして、時間を計る時間になると通知されます。
このテンプレートは好きなように使用できることを忘れないでください。 たとえば、優先タスクという名前の代わりに、毎日の最も重要なタスクの名前を入力できます。 さらに良いことに、このテンプレートをパーソナライズして、毎週の計画を作成します。
固定勤務時間のリモート勤務スケジュールテンプレート
リモートワークが固定時間で構成されている場合、非常に多様なスケジュールがあります。 一日中あなたの個人的な活動を扱う代わりに、あなたは仕事の前か後にそれらをします。 しかし、仕事が終わったら、リラックスして午後を過ごすことができます。
固定リモートワークスケジュールをダウンロード
この場合、午前9時から午後5時まで働く従業員用のテンプレートを作成しました。 ご覧のとおり、ここでは勤務時間がグループ化されており、個人的な活動は午前、午後、夕方に行われます。
最初のテンプレートとこのテンプレートの違いは、固定リモート作業スケジュールには、営業時間と昼休みという名前のフィールドが含まれていることです。 これは、休憩を取り、予定外の1時間に昼食をとることを忘れないでください。
他の時間ブロックも同じであるため、優先タスク、電子メールと通常のタスクの処理、月曜日と火曜日の会議と電話があります。 水曜日から金曜日までは、会議を避け、ディープワークに集中する必要があります。 営業時間が決まっているので、毎日同じ時間に閉会の儀式が行われます。 これにより、1日の作業を時間どおりに適切に終了してから、オフモードに入ることができます。
フレキシブルリモートワークスケジュールと同様に、このテンプレートを自由にカスタマイズしてください。
結論
在宅勤務は、多くの柔軟性を提供します。 ホームオフィス、公園、またはコワーキングスペースからタスクを実行できます。 一部の従業員にとって、リモートで作業することは、作業時間を選択できることも意味しますが、他の従業員にとっては、時間は固定されています。 どちらの場合も、ある種の週次構造を持つことは、生産性に驚異的です。 リモートワークスケジュールに従うことで、時間通りに仕事の割り当てを完了し、毎日の個人的な用事を処理します。 さらに、家族や友人と時間を過ごすことができ、仕事と生活のバランスを保つ上で重要な役割を果たします。
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