リモートワークの課題を解決する: データに裏付けられた 10 の方法

過去 10 年間、リモートワークの人気が高まっており、多くの従業員、特に若い従業員が、少なくともハイブリッド スケジュールを提供するポジションを探しています。

2023 年には、アメリカ人の 68% がリモートで働くことを希望しており、23% はそのために減給を受けると考えています。 調査によると、米国の全従業員の少なくとも半数が、少なくともパートタイムでリモートで働いています。

リモートワークのオプションを提供している企業も、別の一連の課題に直面しています。 幸いなことに、リモート対応のツールと戦略はこれらの障害を軽減するのに役立ちます。そのため、この投稿ではリモートワークの主な課題と、企業がそれらを克服する方法について説明します。

リモートワークの課題トップ 10 は何ですか?

リモートワーカーは、紛れもないメリットを日々実感しています。 ワークライフバランスを改善し、通勤コストと時間を削減し、燃え尽き症候群を防ぐこともできます。

しかし、結局のところ、考慮すべき重大な課題があります。

これらは、リモートワークが検討されているときに企業と従業員が取り組む必要がある 10 の最大の課題です。

1. チームから孤立していると感じる

リモートワークでは、従来のオフィス環境では日常的に発生していたカジュアルで自発的なやり取りが排除されます。 会議の前に世間話をしたり、ウォータークーラーで近況を報告したり、あるいは懸念を解決するためにお互いのデスクに立ち寄ったりすることはありません。

対面での接触がなければ、多くのリモートチームは強い個人的なつながりやチームの仲間意識を築くのが難しいと感じています。 これにより、従業員がチームとして協力することがより困難になる可能性があります。

多くの大人にとって、仕事は社交活動の中核です。 在宅勤務は孤立感が長くなり、孤独感につながる可能性があります。

完全にリモートで働く労働者は、統計的にハイブリッドまたはオフィスで働く労働者よりも不安やうつ病を経験する可能性が高いため、時間の経過とともに、これはメンタルヘルスにも直接影響を与える可能性があります。

解決策

リモートワークではオフィス内での対面でのやり取りが不要になりますが、それでもチームメンバー間の同僚関係を促進する努力はできます。 次の戦略を使用してください。

• オンラインのチームビルディングアクティビティ、バーチャルコーヒーブレイク、ハッピーアワーを主催する:これらのイベントは任意ですが、推奨されます。 これらは、チーム メンバーがより強力な関係を構築し、チームワークの向上を促進するのに役立ちますが、必要とする人々に社会的なはけ口も提供します。
• カジュアル チャットには Slack や Teams などのプラットフォームの使用を奨励します。多くの企業では、#smalltalk、#gamingfans、#sportschat などのタグを付けて、特定のトピックに特化したチャットを用意しています。
• 全社的なコミュニケーション チャネルでリモートワークの貢献を評価する:リモートで行われた場合でも、チーム メンバーの勤勉を評価する必要があります。 電子メールや Slack などのコミュニケーション プラットフォームを通じて獲得した場合は、感謝の気持ちを伝えましょう。
• 必要に応じて対面イベントを主催し、リモート チームを招待する:特に地理的な場所を考慮せずに採用した場合、対面イベントは難しい場合があります。 そうは言っても、時折の対面イベント（たとえ年に 1 回だけであっても）は、チームの孤立感に大きな影響を与える可能性があります。

2. ワークライフバランスの維持

理論的には、リモートワークは健全なワークライフバランスの促進に役立ちます。 従業員は通勤時間が短縮され、自宅で過ごす時間が増える可能性があります。

しかし、リモートワーカーの中には、オフィスのように明確な「その日の退勤」がないため、在宅勤務ではワークライフバランスを維持するのに苦労する人もいます。 そして、自宅で仕事を始めると、仕事と私生活を区別するのが難しくなることがあります。

多くの場合、リモートワークでは労働時間が長くなる可能性があります。 また、変則的な時間帯や、（場合によっては）従業員が病気や休暇中であっても、従業員がいつでも対応できることを期待する結果になる可能性もあります。

明確な境界線がないと、従業員は過労やストレスによって簡単に燃え尽きてしまう可能性があります。

解決策

これらのソリューションは、従業員のワークライフ バランスの改善に役立ちます。

• 特定の労働時間を設定し、物理的な作業スペースを確保することについて従業員を教育します。労働時間を設定すると、燃え尽き症候群や過労を防ぐことができます。 家の主要部分から離れた物理的な作業スペースで作業するようチームに奨励することも効果的です (ソファではなく隅の机で作業する場合でも)。
• 時間外のコミュニケーションを妨げるポリシーを導入します。設定された勤務時間外にメッセージを返信したり、電話に応答したりすることは誰も期待されていないことを強調します。 緊急事態以外の勤務時間外には会話を始めないようチームに注意してください。
• 燃え尽き症候群を避けるために、定期的に短い休憩を取ることを奨励します。休憩は燃え尽き症候群の予防に役立ち、生産性にも優れています。 チームメンバーに、勤務時間中に 10 ～ 15 分の休憩を取るよう奨励します。
• 従業員が最も生産性の高い時間帯に働けるようにする:決められた時間も素晴らしいですが、柔軟な決められた時間の方がさらに優れています。 可能な限り、チームにとって最適な時間帯に働けるようにしましょう。 彼らはより多くのことを成し遂げることができ、コンピューターの前で過ごす時間が減ります。

3. 自宅で気を散らすものを克服する

在宅勤務の場合、気を散らすものは常に存在する現実的な問題です。

家に小さな子供がいる親や、都合の悪いときに犬や猫を飼っている飼い主もいるかもしれません。 急いで洗濯物を干したり、ちょっとした仮眠をしたりしたいという誘惑さえ、生産性の高い午後の時間をすぐに台無しにしてしまう可能性があります。

誰もが自宅で集中して仕事をするための理想的な環境を持っているわけではありません。家族やその他の個人的な責任とバランスをとっている場合、気を散らすのは難しい場合があります。

このため、自己規律が必要ですが、適切な設定を行うことも役立ちます。

解決策

従業員が勤務時間中に気が散るのを最小限に抑えられるよう支援したいと考えていますか? これらのヒントは次の場合に役立ちます。

• 効果的なホーム オフィス環境を構築するためのヒントを提供する:従業員の在宅勤務環境がどのようなものであるかを希望する提案を提供します。 密室で作業するように依頼し、静かで気を散らすことのない場所で作業するよう奨励することができます。
• 個人的な責任に合わせて勤務スケジュールを調整する:従業員は、ペットに朝食を食べさせたり、子供を学校に送り届けたりする時間を除いたときに、最もよく働くことができます。 チームメンバーに静かで生産的な時間を選んで仕事をしてもらうことができれば、さらに良いでしょう。
• 時間を効果的に管理するためのワークショップを提供する:時間管理と在宅勤務のヒントに関する社内トレーニングをまとめます。これには、休憩の取り方や個人的な責任と仕事上の責任のバランスを取るための一日の組み立て方の提案も含まれます。
• 必要に応じて、育児のためのリソースや支援を提供する:育児は、多くの場合、チーム メンバーにとって最も大きな気晴らしの 1 つです。 育児のためのリソースや経済的援助を提供することで、こうした気が散ることを減らすことができます。

4. コミュニケーションの壁を克服する

対面で仕事をしているときは、同僚と議論するときにニュアンスを理解したり、明確な質問をしたり、非言語的な手がかりを読み取るのが簡単です。

リモートコミュニケーションには、こうした非言語的な手がかりが欠けていることがよくあります。 従業員は、急いで入力された短いメッセージを受け取り、送信者が厳しいと感じるかもしれません。 ただし、送信者はバックグラウンドで鳴っているドアホンに気を取られながら、テキストを素早く入力しただけかもしれません。

定期的かつ明確なコミュニケーションがなければ、誤解が発生しやすくなり、職場に緊張が生じる可能性があります。 また、プロジェクトやワークフローで間違いが発生する可能性もあります。

適時性も考慮すべきコミュニケーションの障壁です。

リモートワークでは対応が遅れる可能性があり、意思決定や進捗に影響を与える可能性があります。 これは、従業員が時差シフトで勤務している場合や、異なるタイムゾーンで勤務している場合に特に当てはまります。

解決策

以下の戦略でコミュニケーションの壁を克服してください。

• Nextiva、Slack、Teams などのプラットフォームを通信に使用する: Nextiva は、ビデオ会議、SMS メッセージング、 VoIP 電話回線を含むオールインワンの通信プラットフォームです。 これらの機能を活用して、それぞれの会話に最適なコミュニケーション方法を選択してください。
• 電子メール、インスタント メッセージング、または通話をいつ使用するかに関するチームのコミュニケーション ガイドラインを確立します。ビデオ通話が必要な場合、またはテキストだけで十分な場合を説明するプロセスを文書化します。 これにより、全員が同じ認識を保つことができます。 非同期通信に過度に依存しないでください。
• 更新情報を得るために毎日または毎週のチーム ミーティングをスケジュールします。これらのミーティングは、Zoom または音声会議のいずれか、チームにとって最適な方法で行う必要があります。 定期的なチェックインにより、誤解を早期に発見し、チーム構築を促進できます。
• フィードバックを授受する手段を確保する:いつでもフィードバックを受け入れる用意があることをチームに伝えます。 匿名のフィードバック オプションも設定する必要があります。

5. 協力的な環境の維持

リモートでプロジェクトで共同作業するには、より多くの労力と調整が必要です。 お互いに数フィート離れて座っているだけではないため、リモート チームはテクノロジーに大きく依存していますが、これは確実ではありません。

対面で自然に行われる自発的なブレインストーミングや問題解決は、リモートで再現するのが難しいため、チームは生産性とコラボレーションを高く保つために適応する新しい方法を見つける必要があります。

解決策

チームのコラボレーションを促進するには、次の戦略を使用します。

• Nextiva、Asana、Trello、その他のプロジェクト管理ツールなどのプラットフォームを利用する:チームの計画を順調に進めるのに役立つ、あらゆるプロジェクト管理およびコミュニケーション アプリを使用します。 グループでの会話やプロジェクトの追跡が可能な、コラボレーションに適したプラットフォームを探してください。
• 一貫した会議を開催してプロジェクトや進捗状況について話し合う:毎週社内で行うかビデオ会議で定期的に行うかにかかわらず、一貫した会議を開催することで、チーム メンバーに共同作業のスペースを提供します。
• チーム全体の明確な目標を設定して、一体感を醸成します。チーム全体が同じ認識を持っていれば、その単一の最終目標に向かって取り組みやすくなります。 ビジネス目標と、チームが取り組んでいる各プロジェクトで何を達成したいかを説明します。
• 部門間の交流を促進する:企業がリモートワークに移行すると、部門を越えた会話やコラボレーションが減少することが多いため、部門を超えた会話やコラボレーションを促進することが不可欠です。 各チームのマネージャーに、共通の目標について話し合うための半定期的なミーティングなど、これを推進してもらいます。

6. 分散した従業員の管理

複数のタイムゾーンにまたがる会議の調整やコラボレーションは難しい場合があります。 それでも、多くのブランドが地理的な場所ではなく企業文化の適合性を重視して採用を行っているため、それはますます現実になりつつあります。

ニューヨークにいる人とオーストラリアにいる人とのライブ通話で社会的交流を促進しようとすることは、ほとんど不可能な場合があります。 チーム メンバーの 1 人は 1 日を終え、もう 1 人はその日が始まります。

タイムゾーンの違いは、通話スケジュールの問題以外でも、コミュニケーションやプロジェクトの進行に遅れをもたらす可能性があります。 場合によっては、奇数勤務時間帯の従業員は、通常とは異なる時間または望ましくない時間で働かなければならず、ワークライフバランスや全体的な仕事の満足度に影響を与える可能性があります。

解決策

• 非同期通信には電子メールやプロジェクト管理ソフトウェアなどのコラボレーション ツールを使用します。チーム メンバーがいつメッセージを閲覧したかに関係なく、プロジェクトごとに会話を促進できるソフトウェアは非常に貴重です。
• 出席できない人が会議の録画を利用できるようにする: 勤務時間外に誰かに会議への出席を求める代わりに、会議の録画を提供します。 会社が重要な会議を記録できなかった場合に備えて、誰かにメモを取ってもらうのが理想的です。
• 各タイムゾーンの通常の勤務時間外に会議をスケジュールすることは避けてください。チームメンバーが働いているタイムゾーンと標準勤務時間のリストを用意してください。 スケジュールされた会議は、全員が参加できる時間枠内でのみ、少なくとも可能な限り頻繁に行うようにしてください。

7. 生産性とパフォーマンスのモニタリング

朝起きて一番最初にやるべきことリストを片付けられるのはリモートワークの大きな利点ですが、それが常に現実であるとは限りません。 一部の従業員は、リモートで作業しているときに生産性が低下します。

チームがリモートで作業していると、マネージャーが仕事の習慣を観察して評価し、それが生産性にどのような影響を与えるかを確認することが難しくなります。 これは、マネージャーが仕事を直接監督することに慣れている場合、特に変更にあまり興奮していない場合に信頼の問題を引き起こす可能性があります。

リモート作業に合わせてパフォーマンス指標を適応させることも困難な場合があります。

そうは言っても、複数の調査によると、従業員がリモートで柔軟なスケジュールで働くことができれば、生産性が大幅に向上することが一般的に示されています。 多くの場合、信頼を拡張することが良い選択となり、パフォーマンスが低下した場合でも解決策を見つけることができます。

解決策

これらの戦略は、生産性を優先し、マネージャーが結果を評価するのに役立ちます。

• 労働時間に対する成果を重視する:膨大な労働時間ではなく、プロジェクトのマイルストーンや完了したタスクに焦点を当てると、従業員の生産性が変化する可能性があります。
• ソフトウェアを使用して進捗状況を追跡し、タスクを管理する:ここでは To Do リスト ソフトウェアが救世主となり、チーム メンバーとそのマネージャーが何をどれくらい早く実行しているかを確認するのに役立ちます。
• 一貫した評価とフィードバックを実施する:マネージャーと従業員の間のオープンなコミュニケーションが不可欠です。 パフォーマンスに関する継続的なフィードバックを提供し、生産性を評価し、必要に応じてサポートとトレーニングを提供します。
• 仕事の役割、責任、目標を明確に定義する:従業員が自分の仕事の責任と優先事項を理解することが重要です。

8. データのセキュリティとプライバシーの確保

リモートワークで最も一般的な課題の 1 つは、データのセキュリティです。

従業員がリモートで (場合によっては自宅の Wi-Fi やパーソナル コンピュータを使用して) 作業する場合、セキュリティが問題になる可能性があります。

リモートワーク環境は、管理されたオフィスに比べて安全性が劣ります。 チーム メンバーがコーヒー ショップ、空港、さらにはインターネット接続が共有されているか安全でないコワーキング スペースで作業している場合、リスクは高まります。

データ保護規制は確実に遵守する必要がありますが、規制は複雑で、（場合によっては）監視が困難な場合があります。

解決策

• 強力な暗号化、VPN、ファイアウォールを実装する:サイバーセキュリティ ソフトウェアとベスト プラクティスを使用して、会社の情報を保護します。
• サイバーセキュリティの意識向上とベスト プラクティスのトレーニングを実施する:複雑なパスワードや 2 要素認証の使用など、遵守することが期待されるセキュリティのベスト プラクティスについてチームを教育します。
• 強力で定期的に更新されるパスワードに関するポリシーを適用する:従業員がパスワードを更新する必要がある頻度など、パスワードに関する具体的な文書化された要件を作成します。 年間を通じてパスワードを変更する時期になると、通知とリマインダーを送信します。
• 機密情報へのアクセスを、知る必要がある場合に限定する:すべてのチーム メンバーがすべての企業秘密を知る必要があるわけではありません。 知る必要がある情報へのアクセスは最小限に抑える必要があります。
• クラス最高の通信セキュリティ機能を備えたプラットフォームを使用する: Nextiva は、エンドツーエンドの暗号化、シングル サインオン、業界標準と規制を遵守するツールを提供します。

9. 専門能力開発とキャリア成長の機会の提供

残念ながら、リモートワーカーは、自分たちの成果が経営陣にあまり見えていない、と感じていることがよくあります。 そして、場合によっては、それらは正しいかもしれません。 経営者がその大変な仕事を直接見ていない場合、有望な特性を持つ従業員を見落とす可能性があります。

非公式な人脈づくりや指導の機会も減っています。

これらすべての障害により、リモートワーカーが昇進やその他のキャリアアップの機会を検討されることがさらに困難になる可能性があります。

解決策

リモートワーカーのキャリア成長と専門能力開発を促進するには、次のソリューションを試してください。

• スキルアップのためのオンライン コースやワークショップを提供する:スキル開発を提供する簡単にアクセスできる無料のリソースは、どの従業員がキャリアの成長を望んでいるかを追跡し、その機会を与えるのに役立ちます。
• リモート従業員とメンターをペアにして指導を受ける:メンター プログラムは社内での成長を望む従業員の間で人気があり、メンターからの指導により仕事の質を向上させることができます。
• 建設的なフィードバックとキャリア開発のアドバイスを提供する:マネージャーは各従業員のキャリア開発において積極的な役割を果たす必要があります。 現在の役割だけでなく、社内での全体的な立場についての励ましやフィードバックを提供することは、非常に貴重です。
• リモート ワーカーが昇進の対象として考慮されていることを確認する:ポジションによってリモート ワーカーがより頻繁にオフィスに出勤する必要がある場合でも、興味がある場合は面接の機会を確保してください。

10. 新しいテクノロジーを学ぶ

リモートワークは多くの場合、コラボレーションやプロジェクト管理を促進するために新しいテクノロジーに大きく依存することを意味し、それはテクノロジーの使用方法を学ぶことを意味します。

新しいテクノロジーの導入に関して、チーム メンバーの安心感やスキルのレベルは異なります。 すべての従業員が安定した高速インターネットにアクセスできるわけではないことも考慮する価値があります。

新しいテクノロジーの導入はリモートワークでは避けられない部分ですが、ニーズを満たし、誰もが操作方法を学べる直観的なテクノロジーを選択することが重要です。

解決策

新しいテクノロジーの導入を促進するには、次のソリューションを使用します。

• 必要な機器に対して財政援助を提供する:従業員の高速インターネットやアップグレードされたコンピューターの費用を負担することは、従業員がリモートで作業できるかどうかに影響を与える可能性があります。
• アクセスしやすく応答性の高い IT ヘルプ デスクを用意する: IT の問題が発生したときにスタッフをサポートする専任のチーム メンバーを配置すると、チームの生産性を維持できます。 IT ヘルプ デスク チームのメンバーは、チームが使用しているコンピューター ハードウェアやテクノロジなどの問題のトラブルシューティングができる必要があります。
• 従業員の技術セットアップ (ハードウェアとソフトウェアの両方) が最新で機能していることを確認します。必要に応じてハードウェアとソフトウェアを配布したり、従業員が機器をアップグレードする必要がある場合に手当や償還を提供したりできます。
• すべてのツールに関する包括的なトレーニングとオンボーディングを提供する:新しいツールを採用するときは常に、チーム全体がソフトウェアの操作方法と活用方法を理解していることを確認してください。 理想的には、いつでもアクセスできるトレーニング ビデオを提供します。

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インスタント メッセージング、チャット、ファイル共有機能により、コラボレーションが容易になり、チームのコミュニケーションにおける誤解や遅延が軽減されます。

カスタマイズ可能なステータスとボイスメールから電子メールへの機能により、個人の時間が尊重され、常にオンラインである必要性が軽減され、チームはいつでも作業することを選択して最新情報を入手できるようになります。

Nextiva のすべての通信機能は業界標準を満たし、それを上回っており、安全でプライベートなデータの処理が保証されています。 チームが安全かつ効果的にコミュニケーションできると信頼できます。

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