生産性を最大化するための 8 つのリモート コラボレーションのヒント

従業員にとって、リモート コラボレーションは新しい標準です。 しかし、多くの組織は、リモート化前のレベルの生産性に到達するのに苦労しています。

期待されています。 従業員が対面での会議に慣れている場合や、別のデスクに立ち寄って問題を話し合うことに慣れている場合、リモート コラボレーションが必要なときに、小さなタスクでさえ、長いメール チェーン、締め切りの遅れ、忘れられた IM に膨れ上がる可能性があります。

しかし、このようにする必要はありません。 ここでは、リモート コラボレーションを改善するための 8 つのヒントを紹介します。

8 つのリモート コラボレーションのヒント

1. 親和距離を縮める

誰にとっても、距離は孤立する可能性がありますが、リモート チーム メンバーには特に当てはまります。 物理的な距離だけでなく、チームが効率的に作業するために克服しなければならない 2 つのタイプがあります。

• 運用上の距離 (チームのサイズ、帯域幅、スキル レベル)
• 親和距離（価値観、信頼、相互依存）

Erica Dhawan と Tomas Chamorro-Premuzic による HBR の記事によると、リモート チームはアフィニティ ディスタンスの影響を最も受けます。 信頼を築くための一貫した対面式の対話とチームワークがなければ、リモートの従業員はチームの一員ではなく、電子メールのアバターと対話する人々のように感じる可能性があります。 ボディー ランゲージの欠如、あいまいなテキスト、職場と家庭の境界の縮小はすべて、リモート コラボレーションに対する脅威となっています。

しかし、親和距離をなくすことはできなくても、Dhawan と Chamorro-Premuzic はそれを減らす簡単な方法があることを示唆しています。

ほとんどの遠隔コミュニケーションを通常のビデオ通話に切り替えてみてください。これは、電子メールや音声通話よりも信頼関係を築き、共感を生み出すためのはるかに優れた手段です。 また、人々が定期的に交流し、コラボレーション スキルを実際に体験できるようにする、仮想的なチーム ビルディングの儀式を設計します。

ビデオ チャットは、コミュニケーション チャネルに簡単に組み込むことができます。 チームビルディングに関しては、テーマのある日や楽しいエクササイズを中心とした仮想集まりのアイデアがたくさんあります.

リモートワークに内在する孤立に対処すればするほど、アフィニティ ディスタンスがチームに悪影響を与えることはなくなります。

2. 境界を設定し、それを順守する

リモートチームの場合、かつてはオフィスで仕事をしていたとしても、仕事が午前 9 時に始まったり、午後 5 時に終わったりすることはめったにありません。 生活空間がワークスペースと同じ場合、境界は明らかではありませんが、境界を設定することは非常に重要です。 Dhawan と Chamorro-Premuzic は、その理由を示す 2 つのシナリオを提示しています。

午後 10 時に、ある企業弁護士が同僚からテキスト メッセージを受け取り、特定の時間以降の仕事関連のテキスト メッセージに関するプロトコルがあるかどうかを (初めてではありませんが) 疑問に思いました。

長く流動的な顧客との夕食会の後、広告会社の重役は上司からのメールを開き、時間通りに経費を提出するように促します。 このマイクロマネジメントに悩まされ、彼はすぐに無修正の考えで対応します。

これらのやり取りの両方が、リモートの従業員を動揺させる可能性がある理由は簡単にわかります。 また、広告会社の重役の上司が自分が夕食を食べていることを知る方法がないことも容易に理解できます。また、企業弁護士の上司は、時間を忘れたり、同僚全員が仕事中毒であると思い込んだりする可能性があります。

そのため、リモート チームにとって境界線は非常に重要です。 チームの関係を壊す可能性のある思い込みや誤解の可能性を減らします。 当然のことながら、FYI の調査によると、リモート ワーカーが直面する最大の問題の 2 つは、コミュニケーションと境界の設定に関連しています。

境界を設定する方法

これらの境界を設定する 2 つの重要な方法は、通信の時間と種類です。

• 時間: オフィスでの勤務時間が 9 時から 5 時である場合、5 時以降の連絡には翌日の午前 9 時まで応答しない可能性があることを、リモート チームが把握していることを確認してください。 これがオフィスにいたときのポリシーではなかったとしても、リモートの従業員が常に仕事をしていると感じている場合は、同様のポリシーを設定することが重要です。 また、上記のようなシナリオが発生しないようにします。
• タイプ: 同僚がメールを送ってきても、すぐに返信しなくてもいい。 一方、相手が Slack メッセージを送信した場合、あなたはもう少し早く応答する可能性があります。 私たちがそれを認識しているかどうかにかかわらず、コミュニケーションの種類には緊急性のレベルがあります。

私たちが日常的に使用するものの中で、電子メールの優先度は最も低く、インスタント メッセージングは​​それより少し高く、テキスト メッセージはそれより少し高く、電話は最も高くなります。 それぞれに応じて使用する必要があります。 緊急でないことについては電話しないでください。同様に、重要なことについてメールしないでください。

あなたが複数のプラットフォームで手を差し伸べるタイプなら、このコミュニケーションの階層はあなたにぴったりです。 メールや電話は緊急の問題のために予約し、悪用しないようにします。 メールや電話が必要なほど重要な場合を除き、すべてのビジネス コミュニケーションは営業時間内に行うように努めてください。

多くの場合、職場と自宅が同じ場所にある場合、リモート ワーカーは、一人でソファーに座っているときでも、友人とレストランにいるときでも、電源を切って充電するための時間とスペースを必要とします。 明確な境界がなければ、離れた場所にいるチームはいつ仕事が終わったのかわかりませんし、マネージャーはいつ一線を越えたのかわかりません。

3.グリッチに間に合うように構築する

Microsoft Teams が故障し、ハングアウトが画面共有をサポートしなくなり、Zoom ミーティングが悪党に襲われます…

私たちは皆、リモート コラボレーション ツールで技術的な問題を経験したことがあります。 それでも、一部のリモート チームはそうではありません。 そして、それらを解決するには、多くの場合、プラットフォームをいじったり、別のプラットフォームに切り替えたり、他のスケジュールされたイベントを延期したり、後日まで一時停止したりする必要があります.

では、それらをどのように計画しますか? 組織行動の専門家である Bob Sutton によると、内容が類似している場合、仮想プレゼンテーションは対面でのプレゼンテーションよりも 25% 長く続くと予想されます。 つまり、会議が続くと予想される 1 時間ごとに、実行時間に 15 分を追加します。 30 分を予定している場合は、約 40 分を見込んでください。 その場で問題を修正するために混乱したりパニックになったりする可能性は低くなります。

4. 組織がデータにアクセスできるようにする

リモートでのコラボレーションに関する最大の問題の 1 つは、距離が本質的にサイロを生み出すことです。 全員が 1 つの場所にいない場合、人々から情報を取得するのはそれほど簡単ではありません。

たとえば、デザイナーがメールや Slack に反応せず、ハード ドライブにある画像ファイルが必要な場合、廊下を歩いてオフィスに行くことはできません。 あなたは待つことを余儀なくされています。

ライターが見出しを書くために画像を必要とし、開発者がページを機能させるためにワイヤーフレームを必要とし、クライアントがマネージャーが最終製品を承認するのを待っている場合、たった 1 つの障害がプロジェクト全体を遅らせる可能性があることは簡単にわかります。大幅。

これが起こらないようにするために、情報は組織内を自由に流れる必要があります。

• すべての人がアクセスできる中央の場所にデータをオンラインで保存します。
• 関連するファイルとフォルダーへのアクセス権を部門に付与します。
• 従業員間でスケジュールを共有して、空き状況を把握します。

多くの組織はすでにこれらの変更を行っていますが、一部の従来型の組織は古い方法での運用を回避できています。 しかし、情報へのアクセスが優先されない場合、ほとんどの人がリモートで作業しているため、リモート コラボレーションは確実に影響を受けます。

5. プロジェクト管理をケチらない

リモートワークの管理は、対面でのワークの管理とは異なります。 チームがオフィスにいるときは、プロジェクト管理ツールがなくても操作できるかもしれませんが、リモートではできないことがすぐに明らかになります。

同じ理由で、リモート ビジネスはデータをアクセスできるように整理する必要があります。 プロジェクト管理ソフトウェアをケチってはいけません。 Trello や Asana などのツールは、メンバーに責任を負わせ、マネージャーがプロジェクトをより小さな個々のタスクに編成できるようにすることで、チームが締め切りを守るのに役立ちます。 これらのタスクは詳細に記述され、特定のチーム メンバーに割り当てられます。

上記の例のチームが Trello を使用していた場合、マネージャーは、デザイナーが自分のファイルをソフトウェアまたは Dropbox などのファイル共有プラットフォームに特定の日付までにアップロードするように指定できます。 このようにして、設計が完了すると、デザイナーは、ファイルを共有フォルダーにアップロードするまで、自分のタスクが完了していないことを知ることができます。 デザイナーはタスクが完了したことを示すことができ、ソフトウェアはコピーライターにページの見出しを書き始めるよう通知します。 このプロセスにより、インスタント メッセージングや長時間のビデオ通話によるチェックインが最小限に抑えられ、プロジェクトに集中する時間が解放されます。

簡単に聞こえるかもしれませんが、締め切りに間に合わないという障害には、複雑な解決策は必要ありません。 彼らは組織的な解決策を必要としています。 すべてのリモート ワーカーが独自のツールとワークフロー、異なるタイム ゾーンを持っている場合、リモート チームを順調に進めるにはタスク管理ソリューションが不可欠です。

6. リモート コラボレーション ツールへの投資

在宅勤務を開始して以来、ナレッジ ワーカーのほぼ 3 分の 2 がコラボレーション ツールの使用を増やしています。 しかし、仕事に適したコラボレーション ソフトウェアを見つけるのは、必ずしも簡単ではありません。

例

詳細な対面会議が必要な部門では、Zoom のような強力なビデオ会議ソリューションに投資することは理にかなっています。 コンテンツにもっと依存している場合は、コメントやグループ編集が可能な Google ドキュメントに似たツールが便利です。

しかし、プロジェクトを完了するためにライター、デザイナー、開発者、ストラテジスト、さらにはマネージャーからの情報が必要とされる、デザインに焦点を当てた広告部門はどうでしょうか?

通常、ページ デザインでのチーム コラボレーションは、煩雑な電子メール チェーンとマークアップされたスクリーンショットを意味します。 インスタではありません。

チームでクリック後のランディング ページを作成する必要がある場合、Instapage コラボレーション ソリューションを使用すると、すべてのメンバーがリアルタイムで同じページで作業できます。 ページ要素をデザインし、コピーを書き、コードを編集し、コメントを残し、承認のためにマネージャーに提出します。 Instapage コラボレーション ソリューションが生産性をすぐに向上させる方法について詳しくは、こちらをご覧ください。

7. 生産性の基準を再評価する

現在のリモート作業環境は、誰も準備していなかった特定の現象の結果です。 チームはリモート作業のトレーニングを受けておらず、システムも導入されていませんでした。 このため、リモート チームの生産性が移行前のレベルに達すると考えるのは現実的ではありません。 少なくとも短期的には。

チームを過労させて生産性のこのギャップを埋めようとすると、意図した逆の効果が生じます。 起こりやすいのは、彼らを焼き尽くすか、敵対的な労働環境を作り出すことです. 現在の生産性レベルを改善するのは必ずしも容易ではありません。 マネージャーは、現在の生産性の尺度を再評価し、リモートの従業員が仕事をするために必要なものをサポートするように努めたほうがよいでしょう。

8. 従業員に何を求めているか尋ねる

リモート従業員のマネージャーが期待することは、平均的なオフィス マネージャーとは大きく異なります。 マネージャーは、人間中心のポジションであるため、コミュニケーションが容易ではなく、ほとんど顔を合わせない孤立した環境に移行するのに苦労する場合があります。

新しいリモートチームを指揮していて、彼らをサポートする方法がわからない場合、最悪のことは、自分が何をしているかを知っているふりをしたり、従業員が何を望んでいるかを知っていると思い込んだりすることです. すべてのビジネスは異なります。

新しいソフトウェアの恩恵を受ける人もいれば、仕事が終わったら再充電するために、より厳しい境界が必要になる人もいます。 チームが何を必要としているかを正確に把握していなくても問題はありません。 彼らに尋ねることは、より良いリモート コラボレーションに向けて針を動かさないソリューションにリソースを浪費するよりはましです。

Instapage からエンタープライズ デモを入手する

リモート チームをサポートする最も効果的な方法の 1 つは、適切なリモート コラボレーション ツールを用意することです。 Instapage には、3 種類の距離すべてによって生じるサイロを打破するためのコラボレーション ソリューションが組み込まれています。 無料のエンタープライズ デモを利用して、ポスト クリック ランディング ページをかつてないほど迅速に作成し、チーム全体を同じページに誘導する方法をご確認ください。