提案ソフトウェアが時間の節約と効率の向上にどのように役立つか

公開: 2022-05-06

プロポーザルソフトウェアとは？

提案（管理）ソフトウェアは、ユーザーがビジネス提案を作成、管理、送信、および追跡できるようにするアプリケーションです。提案書の作成、設計、送信、追跡のすべてのツールを1つのプラットフォームにまとめて、合理化された提案書作成プロセスを完了します。

提案ソフトウェアがどのように役立つか

プロポーザルソフトウェア（プロポーザル自動化ソフトウェアとも呼ばれます）は、営業チームがプロポーザルプロセスをスピードアップし、成約率を向上させるのに役立ちます。実際、Proposifyで作成および送信されたプロポーザルは、業界平均と比較して111％高い成約率を持っています。すべてのProposifyプロポーザルの64％以上が作成され、1時間以内に送信され、25％が5分以内に送信されるため、古い販売格言「Timekillsalldeals」はプロポーザルソフトウェアとは異なります。

何千人もの営業担当者を調査して、提案ソフトウェアが決算プロセスにどのように影響するかを調べました。その結果は次のようになりました。

予測可能性。 プロポーザルソフトウェアを使用する営業チームは、そうでないチームと比較して、クロージングプロセスが予測可能であることに同意または強く同意する可能性が36.4％高くなります。
一貫性。 プロポーザルソフトウェアを使用する営業チームは、そうでないチームと比較して、クロージングプロセスが一貫していることに同意または強く同意する可能性が50％高くなります。
スケーラビリティ。 プロポーザルソフトウェアを使用する営業チームは、そうでないチームと比較して、クロージングプロセスがスケーラブルであることに同意または強く同意する可能性が46.9％高くなります。

これらの回答は、提案ソフトウェアが成約プロセスを改善し、営業担当者が取引を成立させるのを容易にすることを十分に明らかにしています。

これがすべて可能である方法は次のとおりです。

提案テンプレート

成功する提案を作成することは、特にゼロから始めている場合は特に、時間がかかる可能性があります。プロポーザルテンプレート（ほとんどのプロポーザルソフトウェアに見られる機能）を使用すると、確立された開始点から開始することで、プロセスからレッグワークを取り除くことができます。プロポーザルテンプレートを有利に使用するには、次の2つの方法があります。

独自のテンプレートを作成する

チームごとに提案の作成方法が異なるため、カスタマイズが重要です。プロポーザルソフトウェアを使用すると、さまざまな製品やサービス用に独自のマスターテンプレートまたは個別のテンプレートを作成できます。新しい提案はそれぞれ、作成した関連テンプレートから開始でき、その後、見込み客ごとに情報をカスタマイズできます。これにより、営業チームは、必要なすべてのセクションとコンポーネントが各提案に含まれるようにすることで、プロセスの管理を維持できます。

既製のテンプレートを選択してください

提案プロセスにそれほど柔軟性が必要ない場合は、事前に作成された提案テンプレートが最適です。さまざまな業界向けに特別に設計されたさまざまな種類の提案テンプレートがあるため、どのビジネスを行っていても、提案をより迅速に送信できます。オプションのライブラリからテンプレートを選択し、情報を入力するだけです。あなたが行くように。セクション、要素、情報などを追加または削除することで提案をカスタマイズすることはできますが、独自のカスタムデザインではなく、より一般的なテンプレートから始めます。

いずれの場合も、テンプレートは完全にカスタマイズ可能であるため、営業チームは各機会に合わせて提案を調整できます。プロポーザルテンプレートは、将来のプロポーザルで再利用および再利用できるため、空白のプロポーザルドキュメントから始めて時間を無駄にする必要はありません。さらに、提案テンプレートを決定したら、会社情報、ロゴ、およびその他の詳細を追加してそれをパーソナライズし、ブランドを紹介し、ドキュメント間の一貫性を確保できます。

コンテンツライブラリ

優れた提案ソフトウェアには、承認された最新の情報を後で使用するために保存および保存できるコンテンツライブラリがあります。スプレッドシート、電子メール、古い提案、付箋から情報を丹念に引き出して確認する代わりに、ライブラリからコンテンツを取得して、数秒以内にビジネス提案に組み込むことができます。しかし、時間を節約するだけでなく、承認されたコンテンツのライブラリにより、営業担当は必要な情報を簡単に見つけることができ、常に正しい情報を使用しているという安心感が得られます。

そして、これは大きなものにも当てはまります。コンテンツライブラリは、チームの経歴、価格表、社会的証明、および頻繁に使用するその他の主要な情報を探すのに時間を無駄にするのを防ぐのに役立ちます。セクションのコレクションを作成してライブラリに保存したら、それらをプロポーザルにドラッグアンドドロップして、必要に応じて微調整できます。

コラボレーションの改善

プロポーザルソフトウェアがないと、営業チームが同じプロポーザルドキュメントの6つのバージョンを浮かび上がらせ、どちらを使用するか、誰が何をする必要があるかについて明確な方向性がない可能性があります。この透明性の欠如と非効率的なドキュメント管理は、営業チームのメンバーが入力またはフィードバックを待つ間、提案を進めることを妨げるボトルネックにつながります。

プロポーザルソフトウェアを使用すると、プロポーザルはオンラインでリアルタイムに更新されるため、販売パイプラインを通過する際の遅延や障害はありません。プロポーザルを表示、編集、コメント、および承認できるユーザーを決定する役割と権限を設定できるようにすることで、プロポーザルのコラボレーションを強化します。これにより、事前に承認された人だけが調整を行うことができ、未完成の提案が準備が整う前に送信されたり、価格などの誤った情報が送信されたりすることはありません。

統合

データ入力と最新のリソースの無限の検索は、非効率的なクローズプロセスの最大の原因の2つです。これらの面倒な作業は、営業担当の販売時間を食いつぶすだけでなく、古い価格情報や取引のT＆Cを複製することによって生じるエラーは、収益に深刻な影響を与える可能性があります（良い種類ではありません）。

提案ソフトウェアの統合により、販売技術スタック全体が1つの効率的なシステムとして機能することが保証されます。つまり、接続すると、1つのシステムを更新することですべてが最新の状態に保たれるため、担当者は常に必要なものの正しいバージョンを目の前に置くことができます。クライアント情報と価格設定の詳細をCRMからプロポーザルに直接取り込み、1つの場所から取引の進捗状況を監視し、クライアントがプロポーザルを承認するとすぐにクライアントに支払いを要求（および受信）できます。

HubSpot、Salesforce、Stripe、Zapierなど、Proposifyには30以上の統合があり、すでに使用しているツールを活用して、クロージングプロセスをより効率的にすることができます。

結論

オンライン提案ソフトウェアは、提案プロセスの効率を大幅に向上させるために行うことができる唯一の最大の変更です。ワークフロー全体が合理化され、コラボレーションがシームレスになるため、チームは取引の成立に集中できます。無料の提案ソフトウェアを試して、自分の目で確かめてください。