4 つの簡単なステップでプロジェクトの透明性計画を作成して実施する方法

プロジェクト管理のコミュニケーション計画には、プロジェクトが計画どおりに進むように、すべての利害関係者に対する透明性が含まれている必要があります。 これにより、利害関係者はタスク、時間、およびつま先で維持されます。 プロジェクトの透明性計画を使用すると、中小企業の経営者またはプロジェクト マネージャーとして、プロジェクトを進めることができるように全員に期限の責任を負わせることができます。

実際、スタッフやプロジェクト マネージャーは、プロジェクト管理ツールと一緒にある種のコラボレーション ソフトウェアを使用することを好みます。 プロジェクトの透明性を後付けするのではなく、プロジェクト管理計画における透明性の優先順位付けに関するシリーズのパート 1 で、プロジェクトの透明性を確保するこの理由とその他の理由を概説しました。

パート 2 では、プロジェクト マネジメント コミュニケーション プランを効果的にするための重要な要素、効果的なコミュニケーション プランを作成するための 4 つのステップ、成功への準備に役立つツールについて詳しく説明します。

プロジェクト管理のコミュニケーションにおける重要な要素は何ですか?

PM (プロジェクト管理) 戦略のより広い範囲内で、プロジェクト管理のコミュニケーション計画は、効果的なコミュニケーションの 4 つの重要な要素に焦点を当てる必要があります。 明確なコミュニケーションは、社内チームがタスクを時間どおりに進めるのに役立ち、プロジェクトを成功裏に完了することにつながります。

チャンネル

誰もがプロジェクトについて議論するために同じ通信チャネルを使用する必要がありますが、それらには平等にアクセスできます。 便宜上、メッセージング システム内にグループを設定し、プロジェクト カテゴリ、利害関係者のレベル (マネージャー、ディレクター、チーム リーダー)、タスクの種類 (研究開発、プロトタイピング、エンジニアリング)、またはチーム名 (tiger、ライオン、カモノハシ）。

たとえば、チームの各メンバーにディスカッションのためにメッセージを送信する電子メール グループをシステム内に設定できます。 コミュニケーションを容易にするために、多数のライブ チャット ソフトウェア オプションを使用すると、グループで同時に話すことができます。

結果

どのような結果または目標を達成しようとしていますか? プロジェクトを前進させ続けるために関係者が実行する必要がある各タスクの最終目標は何ですか? 利害関係者間のコミュニケーションでは、特定のタスクを参照する必要があります。これにより、タスクの目的を達成し、結果を得るために参照されているものを全員が理解できるようになります。

観客

メッセージを見た聴衆は、メッセージの意味をできるだけシンプルに伝えなければなりません。 これは重要です。なぜなら、内部の利害関係者と外部の利害関係者はプロジェクトに同じレベルで関与していない可能性があるからです。 プロジェクト管理のコミュニケーション計画の概要を説明するときに、誰が誰に連絡するかを指定できます。

プロジェクト マネージャーがクライアントの取締役会と月に 1 回会うとします。 マネージャーは、その時点で配布された書面によるレポートについて話すことができる一方で、あまり詳細に入ることなく、簡単に理解できるメッセージを提供する必要があります。

メッセージ

利害関係者へのメッセージは、摩擦を最小限に抑え、できるだけ明確でシンプルな意味で意味を伝える必要があります。 なんで？ したがって、メッセージを受信した人は、必要に応じて適切なアクションを実行できます。

PM コミュニケーション計画を作成するための 4 つの実践的な手順を確認する

透過的なプロジェクト管理コミュニケーション計画を作成する準備はできましたか?

アジャイル手法と統合プロジェクト管理手法の使用を検討してください。 すべてのプロジェクト マネージャーは、プロジェクト ライフサイクルを管理するためのさまざまなアプローチを持っています。 私たちの調査^[*]では、マネージャーの 17% のみがアジャイル手法のみに依存しているのに対し、51% は統合プロジェクト管理手法を信じていることがわかりました。 両方を組み合わせると、より良い結果が得られます。

プロジェクト管理ソフトウェアの選択肢はたくさんあります。 1,350 を超える選択肢があるため、まだお持ちでない場合でもニーズに合ったものをお選びいただけます。 適切なソフトウェアを使用すると、簡単な通信チャネルとアラート システムを使用して、コラボレーションが容易になります。

包括的なプラットフォームを備えた PM ソフトウェアは、タスクやプロジェクトの時間を追跡しながら、タスクが完了するとタイムラインを自動的に進めることができる自動化機能を備えています。 使いやすく、レポート機能を備えたものを選択してください。

プロジェクト内の全員が、プロジェクト管理システム内での各チーム メンバーの役割を理解する必要があります。 プロジェクトを開始するための利害関係者全体の会議中に全員がレビューする計画文書で、これを概説することができます。 ミーティングの目的は、「X が発生した場合、誰に報告すればよいですか?」などの質問をすることです。 誰が聞く必要があるか分からないため、最初のキックオフの後に定期的な会議を開催して、質疑応答を行います。

ドワイト・アイゼンハワー^[1]はかつて、「計画は役に立たないが、計画は不可欠である」と言いました。

どれだけ計画を立てても、何かがうまくいかなかったり、少なくとも別の行動方針を提案したりします。 そのため、プロジェクトのフレームワーク内で変数と柔軟性を計画する必要があります。 締め切りは可能な限り順守する必要がありますが、会社を辞める人やクライアント/顧客からの反発など、不測の事態が発生した場合に備えて、プロジェクト全体である程度の余裕を持たせてください。

定期的な会議に加えて、チームが特定のマイルストーンを達成したときに更新会議を開催します。 これらはすべての利害関係者に伝えて、次のステップが何であるか、次に何が必要かを全員が確実に把握できるようにすることが重要です。

透明性とコミュニケーションを促進するために適切なプロジェクト管理ツールを選択する

デジタル ツールは、リモート チームを含む人々がチャット、ドキュメントの提出、改訂、締め切りの設定、成果物の送信を行うための実用的なフレームワークを提供することで、プロジェクト管理のコミュニケーション プランを有効にします。

誰もが見ることができる共有カレンダー、チーム ディスカッション用のチャット ポータル、ビデオ会議機能、ファイル共有、およびタスク完了の自動アラートを備えた、完全に統合されたプロジェクト管理プラットフォームを探してください。

透明性は、全員が同じプロジェクトに参加し、同じページにいるときに報われます。 可能な選択肢の 1 つとして、プロジェクトを視覚化するための上位 5 つのプロジェクト管理ソリューションをご覧ください。

上記の適切なツールと 4 つの実践的な手順を活用することで、最初から最後まで関係者間の透明性を実現できます。 あなたのチームは、期待に応え、期待を上回りながらプロジェクトを予定どおりに完了させます。顧客満足度のレベルが高くなれば、あなたとあなたの会社はより大きな成功を収め、成長し続けるでしょう。

調査方法

* Capterra の Project Management User Survey は、2021 年 3 月に米国を拠点とする 422 人のプロジェクト マネージャーを対象に実施されました。 適格な回答者は、意思決定者であるか、組織の日常的なプロジェクト管理に大きく関与しています。 各回答者が意味と目前のトピックを完全に理解できるように、質問の言葉遣いを工夫しました。

ソース

1. ドワイト・アイゼンハワーの引用、Goodreads