プロジェクトを正しい方法で開始する方法

公開: 2022-03-21

プロジェクトの立ち上げをサッカーの試合の開始に例えるなら、キックオフミーティングを実施しないことは、戦術戦略を持たないようなものです。計画がなければ、即興で行うしかありません。それは楽しいこともありますが、多くの場合、時間の無駄、金銭の損失、信頼の失墜につながります。災害のレシピのようですね。

#hackyourkickoff – 完璧な離陸手順

各プロジェクトは異なりますが、通常、起動手順は非常に似ており、同じ原則に基づいています。作業を最適化するには、すべての「必須事項」を含むテンプレート化されたチェックリストを作成し、プロジェクトのニーズに応じてオプションのポイントを省略または充実させることをお勧めします。こうすることで、新しいプロジェクトに飛び込むたびに車輪を発明する必要がなくなり、さまざまなプロジェクト間でのプロセスの一貫性が向上します。

カバーしたいトピックをいくつかの領域に分割すると、順序を保つのに役立ちます。内訳は、プロジェクトが連続して進行するフェーズ (プリプロダクション、設計、プロダクションなど) に基づくか、たとえば、プロジェクト管理の鉄の三角形 (範囲、時間、コスト (およびその間のすべて)) に基づくことができます。）。どちらが優れているかに関係なく、すべての領域、特に最も議論の余地のある領域を正確にカバーするようにしてください。

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では、どのようにプロセスを実行しますか？詳しく見てみましょう。

簡単な紹介

状況を設定する:プロジェクトの背景と目的を確認します。過度に野心的な目標ではなく、明確で測定可能で刺激的な目標が必要です。
期待を設定し、作業明細書について話し合い、フレームワークとテクノロジーを要約します。
セキュリティルールを準備し、アクセスと資格情報ストレージを決定し、適切なツールを選択して、プロジェクトドキュメントを 1 つの中央の共同作業場所に保管します。
チーム内の役割と割り当てを発表します。チームの変更の可能性と、チームメンバーがどの程度関与するかをクライアントに知らせます。
すべての責任と依存関係を含むRACI マトリックスに同意し、承認プロセスについても決定します。
特にタイムゾーンが異なる場合は、都合のよい勤務時間を設定してください。
コミュニケーションチャネル(例: 臨時の連絡にはグループチャット、正式なやり取りには電子メール) と頻度について話し合います。
周期的な会議のマトリックスを配置し、各関係者が会議に参加するために必要な招待状を確実に受け取るようにします (チーム全体がすべての会議に参加する必要はありません)。
行動規範を確立します。つまり、誰でもルールを提案でき、尊重された協力を維持するためにチーム全体が従う一般的なチームコーデックスを確立します。

プロのヒント: すべての情報は、プロジェクトポスターを保管していれば簡単に見つけることができます。

プロジェクト範囲

成果物と要件のリストをバックログドラフトの形式で準備します。
プロジェクトの重要な優先順位を強調します。MoSCoW 分析を実行すると役立つ場合があります。
範囲のコンセンサスに達するための厳格な予算やタイムラインなどの制約に焦点を当てます (削減の可能性を率直に提案します)。
ready の定義と done の定義を書き留めます。
誤解や混乱を防ぐためのプロジェクト関連の用語集である分類法を忘れないでください。

プロジェクトタイムライン

クライアントに会社のプロセスを紹介し、プロジェクトのニーズに合わせて調整し、チームでワークフローを指定します。
明確な締め切りでロードマップを準備し、考えられるエラーマージンについて合意します。
プロジェクトのライフサイクル (リリース、リグレッション、スプリント期間など) によって決定されるマイルストーンとタイムフレームを設定します。
協力が関係するすべてのプロジェクト段階 (開始、計画、実行、監視、および/または終了) に焦点を当てることを忘れないでください。

プロジェクト予算

予算を確認し、可能な逸脱について合意します。
あなたとあなたのクライアントが、承認された請求方法についてまったく同じように理解していることを確認してください。 T&M と固定価格モデルの違いが明確かどうかを再確認します。
バグ、変更要求、およびコードレビューに対処する方法を理解します。
障害物とリスクを特定し、緩和戦略を準備し、全員を巻き込んで定期的に更新される変更ログを作成します。
進捗状況を追跡し、プロジェクトステータスレポートをタイムリーに配信する責任を負います。

ヒューズに点火する時間

あなたの露出の日が来ました！さて、すべてが整ったので、会議自体は単なる楽しい形式のはずです. これらのいくつかの手順で、間違いなく最大限に活用できます。

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すべての出席者が参加できるように、事前に会議の議題を提供します必要なプロジェクトの詳細をすべて確認し、会議の準備をします。誰かに特別な対応が必要な主なトピックに下線を引いてください。
メモを取って、後で会議の概要をチームと共有します。これは、会議中に合意されたすべてのことを正式なステータスにするための非公式な方法です。さらに、全員が参加している場合は、セッションを記録して、後で戻ってくる可能性を得ることができます。
チーム全体に同様に強い関与と関心を構築することにより、後で適切な実行が可能になるようにします。これが、会議が放送ではなく、対話の形をとるべき理由です。たとえば、誰もが自分自身を紹介します (名前、役割、プロジェクトでどのように働きたいか)。短い砕氷船と Q&A に時間を割り当てると、ボーナスポイントが得られます。
次のステップについて話し合います。それはおそらくあなたが日常的に会議を終了する方法であり、この場合はまさにそうあるべきです. 次のステップもキックオフミーティングの概要に含まれているとよいでしょう。

この会議は、自分にとって快適でありながら、整理整頓を怠らない方法で実施してください。

覚えておいてください：Captain Obviousをプレイしてください

過去のプロジェクトで特定の方法で行っていたために、いくつかのことが明白に思えたとしても、クライアントやチームの他のメンバーにとってはそれほど明確である必要はありません。芝生は緑だと説明するのは冗長に思えますか? 色弱者と一緒に仕事をするまでは、そうかもしれません。

明白なことを声に出して書き留めることで、解釈の不一致のリスクが軽減され、全員がまったく同じ方向に進んでいることを確認できます。

プロジェクトに影響を与える可能性のあるものについても同じことが言えます。 透明性は、誠実なコラボレーションを成功させるための最も重要な要素の 1 つです。チームの円滑な運営には相互の信頼が不可欠です。構築するのは非常に難しく、失うのは非常に簡単です。

何か言及する価値があるかどうかわからない場合は、それが意味します。口に出さない問題は、予想外の瞬間にエスカレートする可能性があるため、ここでは当て推量は許されません。プロジェクトマネージャーとして、おそらくマーフィーの法則については既によく知っているでしょう…

概要

キックオフミーティングは、プロジェクトを成功に導く方法について意見を交換する機会です。適切な準備をすることで、驚きを抑え、後で挫折するのを防ぐことができます。幸運を！

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