組織でパフォーマンス基準を作成する理由と方法（および例）

すべての仕事には、そのポジションで働くときに何をする必要があるかについての独自の説明があります。 さらに、パフォーマンス基準があります。 彼らは仕事をうまく行うためにこれらのタスクを実行する方法を証明します。

したがって、従業員を評価するときは、従業員のパフォーマンスを事前に決定された基準、つまりパフォーマンス基準と比較します。 これらの基準は、個人ではなく、特定の立場に基づいていることを確認してください。

この記事では、次のようなパフォーマンス標準に関するすべての詳細について説明します。

• パフォーマンス基準の目的、
• パフォーマンスの3つのレベル、
• パフォーマンス基準を確立する際に考慮すべきこと、
• パフォーマンス標準を作成する方法、および
• パフォーマンス基準の例。

パフォーマンス基準の目的は何ですか？

パフォーマンス標準の目的を検討する前に、一歩下がってパフォーマンス管理を定義しましょう。

業績管理は、雇用主と従業員の間のコミュニケーションプロセスです。

このプロセスには、労働者へのフィードバックも含まれます。 仕事を成功させる方法を知るために、従業員はまずそのポジションのパフォーマンス基準を確認する必要があります。

パフォーマンス基準の目標は、雇用主と従業員の両方が仕事の期待に関して同じページにいることを保証することです。 そのため、マネージャーは、雇用の最初の1か月間に新入社員にパフォーマンス基準を提供する必要があります。

パフォーマンス基準はまた、すべてのスキルの特定のパフォーマンス見通しを従業員に提供します。

さらに、パフォーマンス基準は、マネージャー/雇用者と労働者の間のコミュニケーションを促進します。

評価に関しては、マネージャーはパフォーマンス基準をガイドラインとして使用します。 次に、従業員のパフォーマンスをこの固定パターンと比較します。 このように、同じ立場にあるすべての従業員に対して平等な評価があります。

パフォーマンス基準に関しては、すべての労働者は平等であり、同じように扱われるべきです。 米国の平等雇用機会委員会によると、障害のある従業員と障害のない従業員の両方が、「量的であろうと質的であろうと、同じ生産基準を満たさなければなりません」。

パフォーマンス基準は次のとおりです。

• 明確、
• 達成可能、
• わかりやすい、
• ポジションに関連し、
• 測定が簡単です。

雇用主またはマネージャーが従業員を評価すると、彼らの期待は次のようになります。

1. 会った–従業員が十分なパフォーマンスを示した場合、
2. 超過–パフォーマンスが十分に超えている場合、および
3. 満たされていない–パフォーマンスがパフォーマンス基準レベルを下回っている場合。

したがって、パフォーマンスが不十分な場合、雇用主または監督者はパフォーマンス改善計画（PIP）を発行する必要があります。 このドキュメントの目的は、従業員のパフォーマンスの向上を支援することです。

PIPは、パフォーマンス管理サイクルの最後のフェーズであるレビューフェーズで発生します。 簡単に言えば、これはマネージャーが評価を行うことによって従業員のパフォーマンスを追跡するフェーズです。 このサイクルは、パフォーマンス基準の設定から始まることを前述しました。

現在、パフォーマンス管理には組織内の3つのレベルが含まれています。

パフォーマンスの3つのレベルは何ですか？

パフォーマンス管理は、組織全体またはその部門に焦点を当てることができます。 その上、それは個々の従業員のパフォーマンスを強調することができます。 したがって、パフォーマンス管理には3つのレベルがあります。

1. 戦略的パフォーマンス管理、
2. 運用パフォーマンス管理、および
3. 個々のパフォーマンス管理。

戦略的なパフォーマンス管理

このレベルの目的は、全体的な組織の目標を達成することです。 したがって、これは組織内でパフォーマンス管理標準を使用する最高ランクです。

これらの目的を達成するために、会社の経営陣はこれらの質問に答えようと努めています。

• この会社には、その目標を達成するための戦略がありますか？ もしそうなら、会社はこの戦略を実行しますか？
• 組織は期待される結果をもたらしていますか？

運用パフォーマンス管理

ここでの目的は、運用上の目標を達成することです。 このレベルは、プロジェクトや活動など、組織内のプロセスに焦点を当てています。 したがって、目的は、これらの特定のプロジェクト/アクティビティが機能しているかどうかを確認することです。

これらの目標を達成するために、会社の経営陣は次の質問に答える必要があります。

• 各部門またはプロジェクトはその目標を達成していますか？
• 運用活動は組織戦略と一致していますか？ もしそうなら、これらの活動はどのように組織戦略を促進しますか？
• プロジェクトや活動は十分に効率的ですか、それとも変更する必要がありますか？

個別のパフォーマンス管理

最後に、このレベルでは、会社の各従業員のパフォーマンスが強調されます。 このプロセスは、作業の目標と基準を設定し、従業員のパフォーマンスを確認し、各従業員の学習スキルを向上させることから始まります。

これらの目標を実行するために、会社の経営陣はこれらの質問に対する答えを得る必要があります。

• 個人はどのように働いていますか？
• どうすればパフォーマンスを向上させることができますか？

従業員の仕事をレビューするとき、パフォーマンス基準はあなたの参照点です。 これらの標準は、パフォーマンスのさまざまな領域を分析するため、非常に重要です。 パフォーマンス基準を適切に決定する方法と、その際に考慮すべきことを見てみましょう。

パフォーマンス基準を確立する際に考慮すべきことは何ですか？

標準が特定のポジションに適していることを確認するために、考慮すべき4つのポイントがあります。

1. 基準はやる気を起こさせる必要があります。
2. 基準は、達成するのが簡単すぎたり、難しすぎたりしてはなりません。
3. パフォーマンスを分析していることを従業員に知らせます。
4. 試用期間を設定します。

基準はやる気を起こさせる必要があります

やる気を起こさせるパフォーマンス基準を持つことで、労働者は仕事をより良くするためのインスピレーションを得ることができます。 また、プロジェクトの進捗状況を確認できれば、それが原動力にもなります。 したがって、彼らは並外れたレベルのパフォーマンスを達成する可能性が高くなります。

リーダーとして、あなたはあなたの労働者に彼らの労働時間を追跡するように勧めることができます。 従業員の時間追跡は、プロジェクトの進捗状況を確認できるため、従業員にとっても有益です。 それで、彼らは彼らがプロジェクトのどの部分を終えたか、そしてまだ何をする必要があるかを発見するでしょう。 さらに、労働者は可能な限り最善の方法でタスクを完了し続けます。

誰がどのタスクにどのくらいの時間取り組んでいたかを監視する必要がある場合は、Clockifyを無料の従業員出席トラッカーとして使用できます。

基準は、達成するのが簡単すぎたり、難しすぎたりしてはなりません

パフォーマンス基準に単純すぎるタスクが含まれている場合、それらを達成するのは簡単すぎます。 したがって、従業員は特定のタスクを完了するように求められないため、意欲を失うことはありません。

一方、パフォーマンス基準はそれほど複雑であってはなりません。 もしそうなら、労働者はほとんどすべての任務を完了するのに苦労するでしょう。 したがって、パフォーマンスレベルが低下する可能性があります。

しかし、これら2つの間の適切なバランスをどのように見つけますか？ パフォーマンス基準が十分に大胆であることを確認してください。 そうすれば、労働者は自分の仕事を完了するための理想的な戦略を探さなければなりません。 彼らが成功するときはいつでも、従業員は彼らが彼らの目標を達成することに向かって努力していると感じるでしょう。 したがって、彼らは自分の仕事にもっと熱心になります。

パフォーマンスを分析していることを従業員に知らせます

新しい従業員がいる場合、上司は従業員に自分の立場を規制する業績基準について通知する必要があります。 同様に、他のすべての労働者は、会社が彼らの業績を評価していることを知る必要があります。

したがって、マネージャーはパフォーマンス基準について透明性を保つ必要があります。 年間を通じて、リーダーはこれらの措置について従業員に思い出させる必要があります。 労働者が基準の一部について説明を必要とする場合、管理者は彼らに説明を提供する必要があります。

試用期間を設定する

マネージャーは、自分でパフォーマンス基準を設定する必要はありません。 HRスタッフに、これらの対策を書き留めるのを手伝ってもらいましょう。

HRチームの他に、チームメンバーも含めることができます。 従業員が現在の対策について懸念を抱いている可能性があるため、この手順は非常に重要です。 その場合は、パフォーマンス標準のこれらの部分を調整します。

次に、6〜8週間続く試用期間を設定して、これらの新しい対策のテストを開始する必要があります。 このようにして、従業員から直接的なフィードバックを得ることができます。 試用期間が終了したら、これらの基準が彼らに適しているかどうかを労働者に尋ねてください。 繰り返しになりますが、現在問題がある場合は、対策を少し変更してください。

パフォーマンス基準の作成に従業員を含めることで、あなたと彼らの間の信頼が高まります。 さらに、労働者がそのようなプロセスに参加するとき、彼らは会社の大切なメンバーのように感じるでしょう。 さらに、これにより従業員の生産性も向上します。

パフォーマンス標準を作成するための一般的な考慮事項について説明しました。 それでは、これらのメジャーを作成するためのいくつかの実用的なルールを見てみましょう。

パフォーマンス基準をどのように作成しますか？

あなたとあなたのチームが、チーム内のいくつかのポジションに新しいパフォーマンス基準を作成したいとします。 開始方法とカバーする必要のある要件がまだわからない場合は、このプロセスを簡単にするためのいくつかの簡単な手順を次に示します。

個人ではなく、ポジションに焦点を当てる

あなたが書いている測定値は、個人ではなく、ポジションに関するものでなければならないことを忘れないでください。 したがって、同じポジションに4人の従業員がいる場合、それらのパフォーマンス基準は同じである必要があります。

複数の従業員が同じタスクを実行する場合、この特定のタスクを実行するための基準は同一である必要があります。 この規則は、これらの労働者が社内でさまざまな立場にある場合でも適用されます。

標準に含めるタスクを決定します

すべての割り当てをパフォーマンス測定に組み込むべきではありません。 各ポジションで最も重要なタスクを決定します。 次に、これらのタスクのみのパフォーマンス標準を作成します。

最も重要なものを選択することにより、簡単な基​​準が得られます。

パフォーマンスを成功させるパラメータを選択してください

仕事を成功させるには、従業員は特定の基準を満たさなければなりません。 効果的なパフォーマンスのいくつかの指標は次のとおりです。

• 精度、
• 時間通りに職務を遂行し、
• 顧客満足、
• リーダーシップの兆しを見せ、
• 生産的であること、
• イニシアチブを示し、
• 創造性を示し、そして
• 仕事の質。

しかし、それだけではありません。 期待を超えるパフォーマンスを発揮する従業員は、次のような資質を発揮します。

• プロフェッショナリズム、
• 常に専門的なプロトコルに従い、
• 彼らのパフォーマンスは絶えず向上しています、
• 常にベストを尽くし、
• 細心の注意を払って、
• 先見の明のあるアイデアと解決策を持ち、
• 自分の意見を表明する。

エラー率について考える

パフォーマンス基準は常に明確かつ具体的である必要があるため、従業員はこれらの基準に沿って簡単に作業できます。 個人またはチームのパフォーマンスを評価する場合は、主要業績評価指標（KPI）を使用してこれを行うこともできます。

一般的に、KPIは、会社の業績と、目標の達成に向けて進んでいるかどうかを確認するのに役立ちます。 ご想像のとおり、すべての労働者は自分の業績を会社の目標に合わせる必要があります。 さらに、彼らはパフォーマンス基準に従って仕事をする必要があります。

しかし、従業員が許容基準を下回るパフォーマンスの低下を示した場合はどうなりますか？ 上記のパフォーマンス改善計画はその解決策の1つです。

この計画を開始する前に、まず、エラーが多すぎるかどうかを判断する必要があります。 たとえば、従業員は適切なレベルを2回下回るパフォーマンスを行うことができます。 ただし、これが再び発生した場合は、「改善が必要」と評価することができます。

エラー率を設定するための別の計画がある場合があります。 何を選んでも、その計画に固執してください。

最初に堅実なパフォーマンスの基準を作成し、次に他の基準を作成します

パフォーマンス基準を作成するときは、最初にポジティブな側面から始めます。 したがって、堅実なパフォーマンスの品質を書き留めることから始めることができます。 次に、上記のパフォーマンスの品質を継続します。

これらの2つのカテゴリができたら、堅実なレベルを下回っている指標に注目してください。 次のようなフレーズを使用できます。

1. 従業員は次の場合に堅実な業績を証明します…
2. 従業員は、次の場合に期待以上のパフォーマンスを証明します…
3. 従業員は、次の場合に適切以下のパフォーマンスを証明します…

各文の詳細な説明は、従業員の立場によって異なります。

これらのパフォーマンス基準が実際にどのように見えるかを知りたい場合は、読み続けてください。

パフォーマンス基準の例は何ですか？

パフォーマンス基準は、職位と職務内容によって異なります。 すべてのパフォーマンス基準に共通する唯一のことは、自分の仕事がどのようにうまく行われるべきかを示しているということです。

教師のパフォーマンス基準

教師にとってパフォーマンス基準がどのようになるかを調べてみましょう。

上の表からわかるように、各メジャーには詳細な説明があります。 したがって、すべての新しい教師は、雇用の最初の月にこれらの基準を確認する必要があります。

これらの対策の目的は、学生にカリキュラムを提示する適切な方法を見つけることです。 そうすることで、教師は利用可能なすべてのリソースを使用できるため、生徒はすべてを簡単に理解できます。 その上、教師は生徒の両親や保護者との前向きな関係を維持しなければなりません。

管理アシスタントのパフォーマンス基準

管理アシスタントのパフォーマンス基準の例を次に示します。

管理アシスタントに関しては、パフォーマンス基準には、サポート機能の監視、通信の調整、およびすべてのファイルとデータベースが適切に編成および更新されていることの確認が含まれます。 さらに、管理アシスタントは、旅行の手配が予算内にあり、旅行書類に正確な情報が含まれていることを確認する必要があります。

テクニカルサポートプロバイダーのパフォーマンス基準

それでは、テクニカルサポートプロバイダーのパフォーマンス基準の例を見てみましょう。

この表からわかるように、この職​​業のパフォーマンス基準は、技術サポートを維持し、ユーザーに推奨を行い、この分野の最新のトレンドを常に最新の状態に保っています。 これらの対策の目的は、テクニカルサポートプロバイダーがユーザーに正確な情報のみを提供することを保証することです。 さらに、テクニカルサポートプロバイダーは、友好的に行動し、可能な限り対応する必要があります。

会社の目標に関連するパフォーマンス基準

現在、ペンシルベニア州立大学の実践教授であるレニー・ポラックによれば、パフォーマンス基準を責任と会社の目標に関連付けることもできます。

したがって、たとえば、会社の目的の1つは、顧客サービスを改善することです。 この会社の例としてホテルを取り上げましょう。 あなたが入るときにあなたが最初に見る人は受付係です。 当然、受付係の責任は訪問者に挨拶することです。

しかし、受付担当者が訪問者にどのように挨拶するかが重要です。 顧客サービスを強化するために、受付係は友好的で、笑顔で訪問者を歓迎しなければなりません。 さらに、受付係は、ホテルに関する必要な情報をできるだけ多く提供する必要があります。 さらに、訪問者が懸念を抱いている場合、受付担当者はこれらの問題を解決する方法を見つける必要があります。

これらのパフォーマンス基準に従うことにより、受付担当者は優れたパフォーマンスを発揮し、会社の目標を達成します。

結論

従業員にとって、パフォーマンス基準は、適切に仕事をするためのガイドラインです。 管理者にとって、これらの測定値は、従業員のパフォーマンスを確認する際の比較ポイントです。

パフォーマンス基準は、具体的で、理解しやすく、達成可能である必要があります。 このようにして、従業員は自分のパフォーマンスを設定された測定値に合わせるように動機付けられます。

過去の期間における従業員の業績に応じて、リーダーは自分の仕事を堅実、期待以上、または適切以下の業績としてマークすることができます。 不十分なパフォーマンスに関しては、制限を決定するのはマネージャーの責任です。

この記事では、パフォーマンス基準の最も重要な側面を強調しました。 また、これらの対策のいくつかの例を取り上げました。 パフォーマンス標準を作成するのに苦労するときはいつでも、もう一度それを通過することができます。