パフォーマンス管理：組織に効果的なフレームワークを作成するためのヒント

公開: 2022-05-07

パフォーマンス管理は、過去10年間で大幅に変化しました。そして、現代の職場の顔は今日でも変化し続けているため、従業員のパフォーマンスに対する私たちの見方もそれに伴って変化しています。多くの企業は、毎年の業績評価を捨て、継続的な業績管理を選択しています。彼らは会社での個人の幸福と成長にもっと焦点を合わせており、離職率を低く保つために最善を尽くしたいマネージャーにとって有益です。

パフォーマンス管理システムの活性化を検討している場合は、もう探す必要はありません。以下に、効果的で従業員中心の業績管理システムの基礎を築く手順のリストをまとめました。

パフォーマンス管理プロセスを変更する必要がある理由

ゼネラルエレクトリックは、70年代から00年代にかけて、同じパフォーマンス管理とレビュー方法を採用してきました。彼らの人事部長であるスーザン・ピータースはインタビューで、これらの慣行は会社を前進させるためのツールというよりはむしろ儀式になっていると述べました。彼女は、ワークスペースがより「ミレニアル」になりつつあると彼女自身が言ったので、システムの再構築を見て喜んでいました。

数十年前のパフォーマンス管理は、もはや機能しません。

おそらくビジネスの世界で最も共鳴する例である、完全に異なるパフォーマンス管理システムへのMicrosoftの180シフトにより、かなりの数の企業がそれに追随するようになりました。アドビ、シスコ、IBMなどは、いくつか例を挙げると、より柔軟で現代の労働力を反映した悪名高い「ベルカーブ」方式を廃止しました。

また、画期的な変化は見られませんでしたが、従業員の意欲が高まり、離職率が低下し、結果が改善されたと彼らは指摘しました。

対照的に、年次レビューは、不十分に構造化された業績管理方法とともに、従業員を互いに対立させ、摩擦、ストレス、および高い離職率を引き起こす傾向がありました。

効果的な管理システムの構成要素

調査の結果、CEOのインタビュー、HRのウェビナーとレポート、ビジネスジャーナルを通じて、4つの注目すべき要素が何度も繰り返されていることがわかりました。

現在のプロセスを失敗させる原因を学ぶ
パフォーマンス管理フレームワークの作成
時間管理を常に把握し、
レビューを通じて有意義なフィードバックを提供する

1.現在の慣行を分析します

新しいパフォーマンス管理プラクティスを実装する場合は、まず、これまでに行ったプラクティスをよく確認する必要があります。 Terra InformationGroupのCarrieHerzogは、パフォーマンス管理に関するウェビナーを開催し、これを企業の最初のステップとして説明しました。

Herzogが自身の経験に基づいてアドバイスしているように、HRは、現在実施されているパフォーマンス管理プロセスと、それが機能しない理由を客観的に調べる必要があります。分析する必要があります：

従業員がパフォーマンスレビューをどのように見るか。
それらのレビューをどのくらいの頻度で行いますか。
それらがアーカイブされ、忘れられた場合、またはさらなる文書化と改善のために使用された場合。
レビューが従業員間の摩擦を引き起こし、コラボレーションではなく競争力の温床を形成する場合。
レポートはどの程度詳細です。
従業員の仕事の最終結果だけでなく、プロセスにどれだけ注意を払うか。
あなたのパフォーマンス評価は、チェックボックスまたは1-5の評価システムに依存していますか？

2.パフォーマンス管理フレームワークを作成します

プロセスの次のステップは、年間を通じて実行する確固たる計画を立てることです。以下は、効果的なパフォーマンス管理のために注意を払うべき重要な事柄のリストです。

年間目標を設定する

何よりもまず、前向きな姿勢をとる必要があります。

来年の会社の目標について自問してみてください。各部門、チーム、個人がこの順序で、全体像にどのように貢献できるでしょうか。次に、各チーム（およびその後の個人）の目標と目的を、会社全体の目標と目的に合わせる必要があります。

なぜなら、個人の業績は会社を前進させるのに役立つ波及効果をもたらすはずだからです。

単一の年次業績評価を使用した企業は、従業員の仕事が包括的な目標からどのように逸脱しているかを見つけるには遅すぎる可能性があります。そして、ほとんどの場合、それは彼らの進歩を追跡し、時間内に彼らの個々の目標を再調整することを怠ったために起こります。多くの場合、従業員は会社の目標と目的が何であるかを認識していません。

小さな目標を立てる

年間計画は、より大きな改善領域に焦点を当てていますが、パフォーマンス管理を安定したペースで維持できるようにするには、より「消化しやすい」時間のチャンクが必要になります。

会社の目標と方向性にもよりますが、追跡期間は6か月以内にする必要があります。理想的には、1年を3つまたは4つの重要な期間に分割し、各期間の終わりに従業員の業績評価を行います。

これは、進行状況を少しずつ追跡するための優れた方法です。あなたは段階的に大きな目標に取り組み、従業員やチームに学び、適応するのに十分な時間を与えます。

パフォーマンス（改善）計画を作成する

すべてのパフォーマンス管理プロセスの核心はその計画です。

HR部門と協力して、以下のより詳細な四半期または月次計画を作成できます。

追跡する領域（生産性、効率、コミュニケーション、時間厳守、創意工夫など）。
あなたがそれらに提供できる追加の学習;
パフォーマンス管理レビューの日付。
その期間の目標が達成されなかった場合の緊急時対応計画。

個人およびチームのパフォーマンス計画ガイドに関する2つの詳細な記事で、これらの点やその他の点に対処しました。あなたはここでそれらを見ることができます：

パフォーマンスプランに関するすべて
4つのステップでチームのパフォーマンス計画を作成します

パフォーマンス計画を作成した後、従業員の進捗状況を監視することがはるかに簡単になります。

進捗状況を追跡する

従業員がレポを追跡する時間によってどのように行動しているかを追跡したり、期限に基づいて効率を判断したりすることはできますが、従業員のパフォーマンスを構成する他の方法があります。

DelphiGroupのThomasKolopoulosは、彼の会社が使用している手法、つまりリアルタイム360評価について書いています。 これは、従業員の信頼性、同僚とのコミュニケーション、相互作用、一貫性などにも応じて、従業員のパフォーマンスの進捗状況を評価することに依存しています。

このようにして、統計だけでなく、従業員がどのように行動しているかをはるかに大規模に把握できます。匿名のフォームを通じて、従業員は時々、特定の同僚との仕事上の関係（コミュニケーション、ダイナミクス、問題解決など）について説明するように求められます。次に、収集されたデータはHRまたはマネージャーによってレビューおよび評価され、パフォーマンス管理レポートで使用されます。

指定されたチェックイン時間に固執する

3か月ごとに従業員との会議を開くのは大変だと思うかもしれませんが、別の方法を検討してください。

毎年のレビューでは、過去11か月間のデータを収集するために何時間も費やし、人の労働倫理について一般的なコメントをする必要があります。それに加えて、おそらく1日に複数のパフォーマンスレビューを行う必要があるという事実に加えて、同じことを何度も繰り返す会議により多くの時間を費やすことになります。

継続的なパフォーマンス管理を使用すると、準備に費やす時間が大幅に短縮され、会議自体の期間が短くなります。すべてのパフォーマンスレビューをはるかに迅速に、より短い準備時間で完了することができます（データを定期的に追跡しているため）。

毎年レビューを行う

継続的なパフォーマンス管理の場合、毎年のレビューの方がはるかに理にかなっています。ここで提供した例では、年末までに、従業員（またはチーム）との3回の大きなチェックインがあります。これにより、彼らが成し遂げた全体的な進歩のより詳細な概要がわかります。

さらに、従業員は、あなたが彼らの進歩を追跡しているときに、マネージャーとしてあなたが何に焦点を合わせているかについて、はるかに明確な考えを持っています。そのため、途中で問題やギャップにタイムリーに対処する十分な機会がありました。

3.スケジュールを厳しくします

時間管理は、すべての優れたパフォーマンス管理システムの重要な部分です。これは、部門レベルで質の高い時間管理を確立するために取り組む必要のある要素の例です。

個人：

自分のタスクの時間を追跡します。
どのタスクに予想よりも時間がかかるかどうかに注意してください。

（これらは貴重な洞察であるため、後のパフォーマンスレビューと分析に使用されます）

同僚と明確に、そして何の障壁もなくコミュニケーションを取りましょう。

（内気、内向性、実行中の議論など）

気を散らすものに対処し、単独で、またはマネージャーの助けを借りてそれらに取り組みます。
締め切りが迫っていることに注意してください。

従業員は、1日、1週間、または1か月以内に実行する独自のワークロードを持つ単一のユニットとして扱われます。個々の時間管理のテクニックと改善は、マネージャーからの助けと指導を受けて、彼らの好みに任されています。

チーム：

個々の期限とタスクに加えて、チームには包括的な期限（マイルストーン）と満たすべき基準があります。これらは、すべての個々のタスクの合計である必要があります。

（例：マーケティングチームは、1か月に10件の新しいブログ投稿をヒットする必要があります。これは、執筆スタッフの間で個々の割り当てに分割されます）

通信コードに同意します。

（チャット、電子メール、テキストメッセージや電話、または誰かの机に来て直接話し合うとき）

会議には、最も効率を保証する独自のルールセットがあります。

（会議の継続時間、1週間の数、1日の時間帯、および誰が会議に出席してスケジュールを維持する必要があるかについてのタイムキャップ）。

集合的な結果を確認して、時間管理に関する問題と成功を特定し、グッドプラクティスを改善または繰り返す方法を見つけます。

チームは複数の従業員で構成されていますが、チームでは、時間管理に大規模に対処する必要があります。特定の時間管理慣行は、個人の好みに関係なく、チーム全体で一般化され、使用されます。同様に、チームは一緒に、コミュニケーション、残業のエチケット、およびワークロードの透明性に関する共通の基盤を選択します。あなたは一人一人のパフォーマンスを見ることはありませんが、チームメンバーがどれだけうまく協力しているかに依存する集合的な結果を見ます。

4.レビューを意味のあるものにする

レビューにも独自のエチケットがあります。最新の業績管理プロセスでは、従業員との頻繁な1対1の会議で、目標を再評価し、進捗状況について話し合い、さらにステップを進めるようアドバイスしています。当然のことながら、これらの会議でのフィードバックは、可能な限り有益で有用なものでなければなりません。

ちょっとした助けとして、これらの会議中に覚えておくことができることのリストと、書面によるフィードバックをまとめました。

1.失敗と成功の両方を分析する

ネガとネガから学ぶ方法だけに焦点を当てたくなるかもしれませんが、それはひどく意欲をそそる可能性があります。成功を分析することも重要です。

特定の結果がこれほど成功した理由を調べ、優れたプラクティスを特定します。たぶん、一部の従業員は優れたコミュニケーターであることが証明されたので、彼らの方法は他の人に役立つ可能性があります。

これらはすべて、私たちが自分の事故を見て、どうすればもっとうまくやれるかを見るのと同じように、成功から学ぶ絶好の機会です。優れた結果を繰り返すことができるように、グッドプラクティスの分析に取り組みます。

2.一般的なフィードバックは控えてください

従業員の努力を認めることは常にプラスです。次のようなフレーズは避けてください。

「最近、あなたが一生懸命働いていることに気づきました」、
「あなたの労働倫理は良い/素晴らしい/立派です」、

または、実際にあなたがそれらに注意を払っていないことを明らかにする他の包括的な声明。あなたが誰かのパフォーマンスを綿密に追跡しているなら、彼らが潜在的に優れている1つか2つのインスタンスを見つけることはそれほど難しいことではないはずです。特定の状況に対処することは、より価値のある正確なフィードバックです。

3.批判をまとめる

批判はそれが沈むために適切に表現される必要があります。あなたがそれをうまく届けないならば、それが行くことができる2つの方法だけがあります：

従業員は防御的になり、言い訳を見つけ、さらに深く掘り下げ始め、不安を感じ始めます。
批判を攻撃として感知し、新しいアドバイスや提案を適用せずに、批判を一掃する可能性が高いです。

HR担当者と協力して、各従業員またはチーム全体にアプローチするための最良の方法を見つけます。あなたが直接的かつ的確になりたいと思う間、問題を文脈化し、それについて彼らの意見を求め、そして彼らが後知恵で異なって何をするかを尋ねてください。判断するのではなく、助けるためにそこにいることを彼らに示してください。

4.ソリューションと提案を提供する

これらの1対1の会議の目的は、従業員のパフォーマンス、目標や目的を変更する必要があるかどうか、および将来どのように改善できるかについて話し合うことです。

キーワードはディスカッションです。双方向通信である必要があります。

他のマネージャーや同僚からの統計、データ、レビューをすべてダンプしてから、その人に質問があるかどうかを尋ねるのは避けてください。時間をかけて情報を確認し、時々一時停止して、彼らにも話させてください。また、彼らにも彼らが欲しいものは何でもあなたに尋ねさせてください。

5.「エグゼクティブ」にならないようにしてください

お互いをできるだけ平等に扱ってください。それは学習プロセスになる可能性がありますが、試してみるほど簡単になります。あなたの長年の経験を共有し、あなたの管理職から複数のアドバイスを提供することは魅力的かもしれません。

これはあなたと従業員の間に隔たりを作り、彼らに話しかけられていると感じさせるだけです。それらとそれらのパフォーマンスに焦点を合わせ、あなたの立場と影響力を脇に置いてください。

6.質問をして従事する

前に述べたように、会議は双方向の方法で行ってください。

あまり長く話さないでください。できる限り意見を求め、時間の経過とともに従業員がどのようにオープンになるかを確認してください。信頼とオープンなコミュニケーションに基づいた専門的な関係を築きたい。

そうして初めて、彼らはフィードバックを完全に受け入れ、改善する傾向が強くなり、パフォーマンスレビューを楽しみにしています。これらの会議は、情報のダンプではなく、会話を続けてください。

結論は

パフォーマンス管理は複数のステップからなるプロセスです。多くの企業は、毎年のレビューを、提供する継続的なパフォーマンス管理と交換しています。大変な作業のように聞こえるかもしれませんが、しっかりしたパフォーマンス管理システムを導入すれば、取り扱いと習得が容易になります。必要なのは、現在の管理で修正する必要があるものの概要、新しいパフォーマンス管理フレームワークまたは計画、固執するための堅実なスケジュール、および優れたパフォーマンスレビューのエチケットです。