ハイブリッド ワークに臆することなく、企業はより大きく、よりスマートで、環境に優しいオフィスを選択しています

企業がパンデミック後の作業計画に落ち着くにつれて、オフィススペースをどうするかについての疑問が大きくなります。 パンデミック前のオフィスは、今日の人材ニーズに対応できているでしょうか? リモートワークが当たり前になった世界にオフィスを持つことは理にかなっていますか?

ビジネス リーダーがオフィスをどうするかを決定するのを支援するために、Capterra は^[*]米国企業の 300 人を超えるオフィス スペースの意思決定者を調査しました。 私たちが学んだことは、オフィスがすぐに無くなることはないということです (あなたが特定のタイプの会社でない限り、それについては後で詳しく説明します)。 実際、COVID-19 のパンデミックは、雇用主がオフィスを再考して、オフィスをより近代的で機敏に、より未来の仕事に合わせたものにする絶好の機会を提供しました。

ハイブリッドな世界では、オフィスは重要です

企業が今後オフィスをどうするかを左右する最大の要因は、従業員がオフィスで実際に仕事をする頻度です。 この点に関して、1 つ確かなことは、従業員がオフィスと自宅で勤務時間を分割するハイブリッド モデルが標準になったことです。

COVID-19 の前にハイブリッドを採用した組織は 20% に過ぎませんでしたが、調査データによると、64% が長期的にハイブリッドを計画していることが示されています。 これらの計画は、企業規模全体で一貫しています。

COVID-19 パンデミックの初期のある時点で、オフィスは自重でした。 2020 年 5 月までに、米国の全従業員の半数近くが在宅勤務^[1]になり、コストを削減する必要がある企業は、機会があれば使用されていないオフィスを廃止したいと強く思っていました。

パンデミックが沈静化するにつれ、オフィスに対する企業理念は変化してきました。 ハイブリッド形式であるため、従業員はずっとオフィスにいるわけではありませんが、私たちの調査ではオフィス DM の 80% が、会社の運営にはオフィスが必要だと答えています。 別の 18% は、オフィスは技術的に必要ではないが、オフィスを持つことの利点はコストを上回ると述べています。

オフィスはますます大きくなっています (大きな例外が 1 つあります)

たとえあなたのオフィスが重要であったとしても、コストを節約するためにハイブリッド モデルに長期的に移行する場合、ほとんどの企業はオフィスの設置面積を縮小することが予想されます (一度にオフィスにいる従業員が少ないということは、全体的に必要なスペースが少なくなることを意味します)。 . 代わりに、反対を見つけます。

COVID-19 パンデミック中にオフィスのサイズにどのような変更が加えられたかを尋ねたところ、調査対象のオフィス DM の 76% が、雇用主がより大きなオフィスに移転したか、移転する予定であると答えています。 小規模なオフィスへの移転について同じことを言ったのはわずか 23% でした。

一見すると直感に反するように見えることも、次の 2 つの重要な要素を考慮すると理にかなっています。

1. 平均的なビジネスは成長しています: 2021 年の初め以来、米国企業による雇用数は着実に増加していますが、大辞職によって離職率が上昇しています。 ^[2]ハイブリッド形式であっても、企業は人数の増加に対応するためにより大きなオフィスを必要とします。
2. 企業はより柔軟なワークスペースを求めています:雇用主が今後オフィスを設計する際に考慮している最も重要な要素をランク付けするように求められたとき、オフィスの DM は柔軟性 (56%) を生産性 (63%) の次に挙げました。 労働者を画一的なコンセプトに詰め込む代わりに、企業はより柔軟な作業環境を可能にするために、より広いスペースを選択しています (これについては後で詳しく説明します)。

ただし、すべての従業員が長期にわたって在宅勤務を行う企業にとって、オフィスは不必要な出費になります。 その結果、そのような企業のオフィス DM の 69% が、オフィスをすでに持っているか、完全に廃止する予定であると述べています。

従業員が全国に分散している遠隔地の新興企業や小規模企業にとって、オフィスをまったく持たないことは、コストを削減する一般的な方法になりつつあります。

COVID-19 により、非接触技術とビデオ会議室の採用が加速

オフィスデザインをさらに掘り下げてみると、COVID-19 パンデミックの間に 2 つのデザイントレンドが始まったことがわかりました。 1 つ目は、従業員が物理的に触れることなく、キーカード、スマートフォン、またはその他のデバイスを使用して、オフィス アクセス ポイントのロックを解除または開く非接触型テクノロジです。

私たちの調査では、オフィスの DM の 44% が、COVID-19 のパンデミック時に組織が非接触型テクノロジを導入したと述べています。

COVID-19 パンデミックの最盛期に労働者の健康と安全が最優先事項となったとき、ウイルスの拡散を緩和するために非接触型技術がオフィスのアップグレードに欠かせないものになりました。

非接触技術は、細菌を拡散しやすくする共有表面 (ドアノブなど) を排除するだけでなく、雇用主がより厳しいアクセス制御を維持して、より低い容量制限を実施できるようにします。 従業員が特定の日または時間にオフィスにいることになっていない場合、テクノロジーは単純にアクセスを許可しません。

しかし、ワントリック パンデミック ポニーとはほど遠く、非接触型技術はセキュリティなどの分野で価値を提供し続けるでしょう。 たとえば、非接触スマート ロックは、キーカードまたは電話アプリからの一意の識別子を使用して、オフィス内の各アクセス ポイントに誰がいつ入室したかの詳細なログを取得します。

パンデミック中に始まったもう 1 つのオフィスのトレンドは、ビデオ会議エクスペリエンス用に最適化された強化されたオーディオおよびビデオ機器を備えた専用のビデオ会議室です。 ビデオ会議が仕事の世界を席巻したため、オフィスの DM の 43% が、自社のオフィスに専用のビデオ会議室を導入したと回答しています。

電話、ラップトップ、またはその他のシングル ユーザー デバイスと比較して、専用のビデオ会議室は、より大きな画面、より優れたカメラ、より大きなスピーカー、およびより効果的なマイクを使用することにより、グループに優れた Web 会議エクスペリエンスを提供します。 専用のビデオ会議室を従業員に提供するだけでなく、会議に使用するハードウェアとアプリを標準化し、セキュリティの脆弱性を軽減することもできます。

次の大規模オフィスのトレンドは? 活動ベースのワーキングとバイオフィリック デザイン

私たちのデータは、パンデミックの最中に、企業がすでにオフィスに大きな変更を加えていることを示しています。 しかし、今後どのようなオフィスデザインの変化が予想されるでしょうか? 1 つ目は、活動ベースの作業、または略して「ABW」と呼ばれます。

ABWは、従業員が一日中机に座っているという考えを取り除くデザインコンセプトです. 代わりに、従業員は必要に応じて、さまざまな種類の作業活動に最適化されたオフィスのさまざまなエリアに移動します。

従業員は人里離れたアルコーブに行って頭を下げて一人で仕事をしたり、同僚と一緒に机の「近所」に行ってグループプロジェクトに追いついたり、最後に分解作業台のあるエリアに行って簡単に作業したりできます。マネージャーとのミーティング - すべて同じ日に。

従業員を古い習慣から脱却させることは困難な場合があります (早期に ABW を採用した人は、従業員が予定外のときに定期的に自分のデスクに戻ることに気付きました)、目新しさがなくなった後も ABW が長期にわたってメリットを保持しているかどうかは、時が経てばわかります。しかし、初期の研究は有望であることを示しています。 2018 年の調査によると、ABW が設計したオフィスの従業員は座りがちでなく、物理的な作業環境全体に満足していることがわかりました。 ^[5]

パンデミック前にオフィスで ABW の概念を使用していた企業は 3 分の 1 未満 (31%) でしたが、大多数 (55%) がパンデミック中に ABW を実装したか、将来的に ABW を実装する予定であることがわかりました。

波を起こしているもう1つのオフィスデザイントレンドは、バイオフィリックデザインと呼ばれています。 従業員の燃え尽き症候群を軽減することを目的として、バイオフィリック デザインはオフィスに自然の要素を取り入れることを中心にしています。 シアトルにある Amazon の有名な「Spheres」オフィスは、この好例です。より多くの日光を取り入れるための大きな窓、たくさんの植物と自然のデザイン要素、自然の音を再生するスピーカーなど、すべてが職場をもう少し落ち着いた禅の雰囲気にしています。

これらの自然の要素が労働者の気分に及ぼす累積的な影響は、かなりの量になる可能性があります。 2020 年の研究では、バイオフィリック環境の参加者は、非バイオフィリック環境の参加者と比較して、ストレスを経験した後の回復反応が一貫して優れていました。 ^[7]

ABWと同様に、私たちの調査では、COVID-19の前にバイオフィリックデザインの要素をオフィスに実装していた企業は4社中1社に過ぎませんでした。 しかし、半数以上 (51%) がパンデミック中にバイオフィリック デザインを実装したか、近い将来にバイオフィリック デザインを実装する計画を立てていることがわかりました。

不況により、オフィスの変更が大幅に停止する可能性があります

私たちのデータは、企業がオフィスを放棄するのではなく、将来の仕事のためにオフィスをより実行可能にするだけでなく、ホームオフィスに慣れてきた従業員にとって魅力的な目的地にするために懸命に取り組んでいることを示しています. ただ 1 つ問題があります。不況の可能性があれば、すべてが覆される可能性があります。

実際、私たちの調査では、オフィス DM の 65% が、不況の可能性が組織のオフィス計画をすでに変更していると述べています。 大規模な不況による経済的利益が理解されるまで、大きなオフィスの変更を先延ばしにしている可能性があります。

改装するのが今であるか後であるかにかかわらず、ハイブリッド ワークのニーズに合わせてオフィスを改装することは、ほとんどの雇用主にとって重要な優先事項です。 オフィスを最新の状態にするにはどこから始めればよいかわからない場合、Gartner の調査によると、組織の 70% が、統合された職場管理システムまたはリソース スケジューリング アプリケーションを導入して、スマート オフィスへの移行を開始しています。 ^[8]

方法論

*Capterra の 2022 オフィス スペース調査は、2022 年 8 月に米国企業の 301 人のオフィス スペース意思決定者を対象に実施されました。 回答者は、次の 3 つの基準で選別されました。1) 雇用主のディレクター レベル以上であること、2) 雇用主のワークスペースと不動産計画について幅広い知識を持っていること、3) 回答者の職場の従業員であること。 COVID-19 パンデミック以前は、雇用主は主にオフィスの外で仕事をしなければなりませんでした。 この調査の目的は、COVID-19 やその他の働き方への大きな変化を受けて、企業が行った、または行う予定のオフィスのフットプリントとデザインの選択を理解することでした。

ソース

1. 私たちの働き方を変えるための 2 年間、5000 万人を対象とした実験、ニューヨーク タイムズ
2. 季節調整済みの求人、雇用、および離職レベル、労働統計局
3. ビジネスにモバイル アクセスを使用する方法、Kisi
4. RAWデザインコンサルタントのFacebookページ、Facebook
5. The Impact of Activity Based Working (ABW) on Workplace Activity, Eating Behaviours, Productivity, and Satisfaction, International Journal of Environmental Research and Public Health
6. アマゾン・スフィアの中に入る。 シアトル・タイムズ紙
7. バイオフィリックな屋内環境がストレスと不安の回復に及ぼす影響: 仮想現実における被験者間実験、Environment International
8. 従業員のエクスペリエンス、安全性、福利を最適化するスマート オフィスの作成、Gartner