ソフトウェアの実装を成功させるためにすべき3つのこと

チェックポイント、カスタマイズ、および絶え間ないコミュニケーションは、実装の成功につながります。

新しいソフトウェアを立ち上げて実行することは重要なステップですが、特定の目標、重要なマイルストーン、明確なコミュニケーションがなければ崩壊する可能性があります。

最良の結果を得るには、各ソフトウェアと各企業に独自の計画が必要ですが、実装を成功させるために共通する3つのことがわかりました。 これらは単にチェックするリストの項目ではなく、実装のプロセス全体を実行するためのテーマです。

3つのことをカバーします：

1. 絶えず通信する
2. ソフトウェアをカスタマイズまたはパーソナライズする
3. チェックポイントを作成する

1.絶えず通信する

おそらく、成功するすべての実装の最も重要な特徴は、プロセス全体にわたる明確なコミュニケーションです。 作成するすべての計画が、絶え間ないコミュニケーションを使用して実行されることを確認してください。

実装を開始する前に完了する必要のあるコミュニケーションタスクは次のとおりです。

Wiss andCompanyのソフトウェアプロジェクトマネージャーであるDavidSingletaryは、25年以上にわたる広範な実装経験があり、定期的なコミュニケーションが重要であると述べています。 これには、従業員が新しいソフトウェアの使用中に発生した問題を提起するためのチャネルを利用できるようにすることも含まれる必要があります。

「毎日または毎週のタッチポイントを使用して、システムのパフォーマンスについて話し合い、ベストプラクティスについて話し合い、必要に応じてシステムまたは運用上の調整を行うことができます」と彼は言います。 「苦労している人は手を挙げられないかもしれません。 これにより、そうするためのフォーラムが提供されます。」

また、RACIチャートを作成して、実装プロセスに関与する各担当者が、プロジェクトを継続するために誰に連絡すればよいかを正確に把握できるようにすることもできます。 人々は、次の1つ以上に分類されます。

• R：責任者—目標を達成するための作業に責任を持つ人。
• A：責任がある—「所有者」またはプロジェクトの完了について最終的に回答する人。
• C：相談済み—意見や意見を提供する人。
• I：情報提供—進捗状況を常に通知されている人。

RACIチャートは次の例のようになります。

ビジネスリーダー、ベンダー、および従業員の間での実装前、実装中、および実装後の明確なコミュニケーションと情報の共有は非常に重要です。

2.ソフトウェアをカスタマイズまたはパーソナライズします

今日の典型的なソフトウェアはクラウドベースであり、あらゆるデバイスで提供され、詳細なカスタマイズが可能なため、従業員は最も効率的な方法で作業して生産性を向上させることができます。

ベンダーと協力して、変更したいもののリストを作成し、ベンダーが要求するカスタマイズの調整を確認するための実装チェックポイントを確立します。 たとえば、プロジェクト管理ソフトウェアのユーザーは、特定のワークフローをシステムに追加することを望んでいることが多く、営業チームは、データ入力をよりスムーズにするためにフィールドをカスタマイズすることを好みます。

業界と必要なワークフローのタイプは、カスタマイズする必要があるものに影響しますが、リストには次のものが含まれる場合があります。

• 
  フィールドの追加または削除
• 
  カスタムワークフローの確立
• 
  役割ごとに機能へのアクセスを設定する
• 
  ユーザーインターフェイスをブランドの色やロゴに合わせる
• 
  特定の要件との統合

パーソナライズとは、個々のユーザーがソフトウェアの独自のビューでナビゲーション、ダッシュボードレイアウト、または機能を微調整する方法を指します。 ベンダーの担当者に、稼働開始日の前に個々のユーザーがシステムをパーソナライズする方法をデモンストレーションしてもらいます。

カスタマイズとパーソナライズを事前に管理することで、ユーザーは最初からソフトウェアから最大の価値を得ることができます。

3.チェックポイントを作成します

ほとんどのベンダーには実装プロセスのテンプレートがあり、ベンダーと協力してニーズを確実に満たすことができます。 しかし、このような重要なタスクでは、チェックポイントとマイルストーンを正式に追跡して、すべてが計画どおりに進んでいることを確認することが重要です。

「プロジェクト計画にチェックポイントを組み込むことで、目標と期待が満たされ、質問にタイムリーかつ迅速に回答できるようになります」と、ラップトップとタブレットのニュースとレビューのリソースであるNetBookNewsの創設者であるKennyTrinhは述べています。

作成するチェックポイントは、独自の計画によって異なりますが、既存のソフトウェアの接続、重要なデータの転送、定期的なトレーニングワークショップの開始、および最終的な運用開始日に関する主要なマイルストーンを含める必要があります。

NetBookNewsを設立する前に教育テクノロジー企業のCEOを務めていたTrinh氏は、一般的な問題は、履歴データなしで新しいソフトウェアが稼働することですが、チェックポイントがあれば、すべての利害関係者は、実装プロセスで各決定が行われた方法と理由を知ることができます。

「ここでの目的は、誤解を排除し、契約のすべての当事者がその成果物に対して責任を負うようにすることです」とTrinh氏は言います。

ソフトウェアの実装を釘付けにする準備はできましたか？

カスタマイズを計画し、一貫したコミュニケーションのために定期的なチェックインを確立することにより、ニーズに合わせて特別に調整された効率的な新しいシステムを実装する可能性がはるかに高くなります。

賢いビジネスリーダーは前もって計画しているので、おそらくあなたはこのトピックで有利なスタートを切っているでしょう。 その場合は、他のソフトウェア購入のマイルストーンに関するレポートを確認してください。

• まだデモを行っているかもしれません。デモを最大限に活用する方法は次のとおりです。
• 契約を結ぶ前に、残念なソフトウェア投資を避けるために、これらの4つの側面を考慮してください。

2019スモールビジネスソフトウェア購入傾向調査方法

提示された結果は、過去12か月間の中小企業の所有者のソフトウェア購入行動を理解するためのGartnerの調査に基づいています。

一次調査は、2019年9月から10月にかけて、米国、カナダ、ドイツ、フランス、スペインの488人の回答者を対象にオンラインで実施されました。

中小企業に到達するために、2018年度に企業の従業員数と収益を選別しました。 また、過去12か月間に少なくとも1つのソフトウェアシステムを5,000ドル以上で購入する必要がありました。

回答者は、組織内のソフトウェア購入の決定に影響を与える、少なくともオフィスマネージャーである必要がありました。

この調査は、GartnerのアナリストとDigitalMarketsをフォローしている主要な調査チームが共同で開発したものです。

免責事項：結果は「グローバル」な調査結果や市場全体を表すものではなく、調査対象の回答者や企業の感情を反映しています。

注：この記事で選択したアプリケーションは、コンテキストで機能を示すための例であり、推奨または推奨を目的としたものではありません。 それらは、発行時点で信頼できると思われる情報源から入手したものです。