正確な作業時間を見積もる方法

正確な時間見積もりは、作業の計画と分析に役立ちます。その結果、時間と用事を適切に管理できます。

しかし、プロジェクトを完了するための推定時間を間違えるのは比較的簡単です。その主な理由は、何かを完了するのにかかる時間を推測するのが苦手な人が多いためです。

この誤算は非常に一般的であり、次のいずれかで発生する可能性があります。

• 彼らがより早く終わるだろうという楽観主義、または
• 本当に必要以上の時間を自分に与えたいという衝動。

したがって、次の 2 つのシナリオが発生する可能性が最も高くなります。

• 改訂や必要な微調整に数時間余分に費やす代わりに、時間を短縮して最終的にプロジェクトを急ぐことができます。
• この余分な時間を別のプロジェクトに割り当てるのではなく、より多くの時間を見積もり、より早く終了し、締め切りまでの残りの時間を先延ばしにすることができます。

このブログ投稿は、作業時間の見積もりの​​精度を向上させるのに役立ち、便利な時間見積もり計算用の無料のテンプレートを提供します。

不十分な時間の見積もりを行った場合の結果 (およびそれを回避する方法)

不十分な時間の見積もりは、スケジュールを混乱させ、現実的な締め切りを遅らせることさえあります.

その結果、プロジェクトの納期が遅れると、一緒に仕事をしているクライアントが定期的なクライアントから遠ざかる可能性があります。

一部のクライアントは、見積もり期限に違反した場合、プロジェクトの結果を失敗と見なすことさえあります。

以上のことから、ビジネスを成功させるためには、正確な時間の見積もりを設定することがいかに重要であるかが分かります。

そのため、すべてのプロジェクトは時間の見積もりに依存しており、関係者全員のスケジュールに影響を与えることに常に留意してください。

では、時間の見積もりはどのように行うのでしょうか。

プロジェクト タスクの正確な時間を見積もるには、そのタスクをより小さな割り当てに分割することが重要です。

タスクをより小さな割り当てに分割する活動は、「マイクロプロダクティビティ」の追求と呼ばれます。

マイクロプロダクティビティは、次のプロセスで構成されています。

• 主なタスクを特定し、
• そのタスクをサブタスクに分割し、
• すべてのサブタスクをリストすると、
• 各サブタスクを完了するのに必要な時間を見積もる
• サブタスク間の休憩に割り当てる時間を見積もる。

このスキルをうまく身につければ、すべてのタスクを管理しやすく、実行可能にする正しい方法を学ぶことができます。

たとえば、「ブログ投稿を書く」ことは、実際には次のようないくつかの異なるタスクを必要とするため、単一のタスクではありません。

• 研究を行い、
• 関連する参考文献を探して、
• コンテンツを改善するための関連キーワードを探し、
• 整理されたアウトラインを書き、
• 実際の内容を書いて、
• 校正、スペルチェック、文法チェック、
• 効果的な見出しを書き、
• メタディスクリプションを書く、
• ビジュアルの作成と、
• WordPress への投稿のアップロード。

上記の例では、マイクロプロダクティビティを追求するということは、1 つの主要なタスクを 10 個の小さな割り当てに分割し、さらにそれぞれに別の時間枠を割り当てることを意味します。

このアプローチの心理的効果は次のとおりです。

• 私たちがより目標志向になるように助けてください。
• ポジティブなセルフイメージを高め、
• 先延ばしに費やす時間を減らし、最終的には
• 時間の見積もりを改善するためにご協力ください。

正確な作業見積もりを作成するための 7 つの究極のヒント

時間見積もりの​​エキスパートになるために、最も重要な効率的な見積もりの​​公式、ヒント、コツをまとめました。

実用的なヒントに飛び込み、正確な作業見積もりを作成するプロセスをより詳細に説明しましょう.

ヒント #1: 完了する必要があるタスクのリストを作成する

そこにたどり着くために何をする必要があるかを知らなければ、遠くへ行くことはできません。

そのため、時間を見積もる前に、期間内に完了する必要があるタスクのリストを定義してください。

ベスト プラクティスは、その日の用事と割り当てをレイアウトする簡単な To Do リストを作成することです。

☐ ヘンリー B に電話します。

☐ マーケティングチームとのミーティング

☐ プロジェクトの提案書を書く

☐ ベッキーのパーティーについてElinorにメールする

☐ クライアントとのビジネス ブランチに参加する

☐ ルーク S との出会い

☐ タイムシートに記入する

用事と割り当てをこのようにレイアウトすると、それらを完了するのにかかる時間を簡単に見積もることができます.

各課題に一定の時間を割り当てることができるようになり、その結果、その時間枠から外れる可能性が低くなります。

そのため、明確な目標を設定することがデフォルトで最も重要であり、個人的な時間管理が物事を把握するのに役立つ理由でもあります.

それでは、そのような見積もりの​​例を示して、その日の合計を示しましょう。

• ヘンリー B に電話する — 10 分
• マーケティング チームとのミーティング — 25 分
• プロジェクトの提案書を書く — 4.5 時間
• ベッキーのパーティーについて Elinor にメールする — 10 分
• クライアントとのビジネス ブランチへの参加 — 1.5 時間
• ルーク S. とのミーティング — 25 分
• タイムシートに記入 — 5 分

最後に、これらの推定時間 (例: 7 時間 15 分) を合計することで、1 日の合計推定時間を簡単に計算できます。

ヒント #2: 優先事項の時間見積もりに特別な努力を払う

適切な時間見積もりの​​もう 1 つの重要な側面は、優先順位です。

経験則により、常に優先度の高い用事や割り当てにほとんどの時間を割り当てる必要があります。

そして、それを正しく行い、時間の浪費を最小限に抑えるには、優先度の高いタスクとその他の割り当ての両方の時間の見積もりを定義することに余分な労力を費やす必要があります.

したがって、優先順位は最も重要で最も緊急のタスクです。これらは、達成する必要がある正確な締め切りがあるタスク、またはその日の達成したい目標にとって重要なタスクです。

たとえば、明日のプロジェクト提案書を 1,000 語まで書かなければなりません。このタスクの時間を見積もる能力は、それを完了するかどうかに影響を与える可能性があります。

最初に行う必要があるのは、提案の概要を作成し、小見出しを定義することです。 これらは個別のタスクとして機能するため、次の方法で個別の時間見積もりを設定する必要があります。

• 各小見出しに書く単語数を見積もります。
  • (例: 「概要: 100 ～ 150 語」、「目標: 200 ～ 300 語」など)
• 単語数に関連して、各小見出しの作成と編集に必要な時間を見積もります。
  • (例: 「 100～150 語 - 30 分」、「 200～300 語 - 1 時間」など)

小見出しの時間を見積もったら、これらの数値を合計します。これが優先タスクの合計見積時間です。

特にあなたにとって最良の結果を得るには、生物学的なプライムタイムを計算する必要があります. これは、タスクをより早く完了する可能性が最も高い時間です。したがって、優先タスクのためにこれらの時間枠を保存してください。

補足として、優先度の高いタスクに最も長い時間を割り当てている場合は、基本的に、このタスクにすべてのエネルギーを集中する必要があることを示しています。

ヒント 3: 時間の見積もり式を使用する

プロジェクトを完了するのにかかる日数を定義するための定型的なアプローチを探す場合、プログラムの評価とレビューの手法 (PERT とも呼ばれます) に基づいた時間見積もりの​​定式よりも詳しく調べる必要はありません。 .

では、PERT の時間見積もりにはどのような種類があるのでしょうか。

PERT は、プロジェクト時間を計算する方法です。これには、以下を考慮した時間見積もり式が含まれます。

• 楽観的な推定時間 (A)
• 最も可能性の高い時間の見積もり (B)
• 悲観的な時間見積もり (C)

PERT の仕組みをよりよく理解するために、例を見てみましょう。

楽観的な推定時間 (A)

これは、あるタイプのプロジェクトを完了するのにかかると考えられる最短の時間です。これは、最良の見積もりとしても知られており、プロジェクト全体がスムーズに進むことを意味します。

つまり、楽観的な時間の見積もりは、すべてが完璧に進んでいる場合に適用されます。

• あなたのチームの全員が時間通りに仕事を終え、
• 修正の必要はありません。
• 予算も問題ないし、
• 材料・設備に問題はありません。

たとえば、過去の経験から、チームのプロジェクト タイプの楽観的な見積もり時間は 225 日であることがわかりました。つまり、 A = 225です。

最も可能性の高い時間の見積もり (B)

これは、ある種のプロジェクトを完了するのにかかると考えられる現実的な時間です。

これは最も可能性の高い見積もりとも呼ばれ、プロジェクト全体の平均航海を意味します。

プロジェクトの進行状況に関するすべてが平均的な場合に、最も可能性の高い時間の見積もりが適用されます。

• おおむね計画通りに進み、
• ほとんどの人は時間通りにタスクを完了し、
• 必要な修正の平均数があります。

たとえば、過去の経験から、あなたのチームのプロジェクト タイプの推定所要時間は 360 日、つまりB = 360であることがわかっています。

悲観的な時間見積もり (C)

これは、あるタイプのプロジェクトを完了するのにかかると考えられる最長の時間です。

これは最悪の場合の見積もりとしても知られており、プロジェクト全体のいたるところに氷山があることを意味します。

最終的にプロジェクトを完了する前にいくつかの問題が発生した場合は、悲観的な時間の見積もりが適用されます。

• あなたのチーム メンバーのほとんどは、締め切り前に終了するのに問題を抱えています。
• プロジェクトを最終審査に提出する前に、多くの修正が必要です。
• 材料や設備の重大な問題、および
• 予算に関する大きな問題。

たとえば、過去の経験から、あなたのチームのあるタイプのプロジェクトの悲観的な推定時間は 375 日、つまりC = 375であることがわかりました。

実際の計算 — 時間見積もりの​​式

時間見積もり式は、これらすべてのタイプの見積もりが等しく可能であることを考慮しており、式自体 (E) は次のようになります。

E = (A+4B+C)/6

リストされた楽観的 (A = 225)、最も可能性が高い (B = 360)、および悲観的な推定時間 (C = 375) を使用すると、数値がどのように積み重なっていくかを以下に示します。

E = (225+4*360+375)/6

E=340

したがって、このプロジェクトは 340 日以内に完了する可能性が最も高いです。

ただし、複雑な問題が発生すると、計算と時間枠を拡張する必要があります。ここで、標準偏差が有効になります。

式は次のようになります。

SD = (CA)/6

標準偏差の式では、楽観的および悲観的な時間の見積もりの​​みが考慮され、合計時間の見積もりが実際にどれほど正確であるかがわかります。

SD = (375-225)/6

SD = (150)/6

標準偏差 = 25

標準偏差が 25 日である場合、プロジェクトには、時間の見積もり式が示すよりも 25 日多く、25 日少なくかかる可能性があることを意味します。 したがって、最終的に、このタイプのプロジェクトには315 ～ 365 日かかります。

ヒント #4: プロジェクト期間計算ツールを使用する

プロジェクト期間の計算は、前述の内容に基づいています。

• 時間の見積もり、および
• 標準偏差の式。

プロジェクトを完了するのに必要な概算日数を取得できますが、計算が自動的に処理されるため、より早く取得できます。

以下を使用して、Excel で簡単なプロジェクト期間計算ツールを作成する方法を次に示します。

• 時間見積もり式 (E = (A+4B+C)/6)、および
• 標準偏差式 (SD = (CA)/6)。

「時間推定式」セルには、次のように記述します: =ROUNDUP((C4+C5*4+C6)/6)

「標準偏差」セルの場合、次のように記述します: =ROUNDUP((C6-C4)/6)

「最短推定プロジェクト期間」セルには、次のように記述します: =ROUNDUP(C8-C9)

「最長の推定プロジェクト期間」セルには、次のように記述します: =ROUNDUP(C8+C9)

ここで、次のセルにデータを入力する必要があります。

• 楽観的な時間の見積もり、
• 最も可能性の高い時間の見積もり、および
• 悲観的な時間の見積もり。

完了すると、データは推定時間と標準偏差を示します。

さらに、最短および最長の推定期間が自動的に計算されます。

プロジェクト期間計算ツールを無料でダウンロード

ROUNDUP 関数の使用はオプションですが、推定日数を整数に切り上げるため、強くお勧めします。

追加のプロジェクトで同じ数式を使用するには、以下に示すように、数式を含むセルの端でカーソルを押したままドラッグします。

したがって、「145」、「234」、「345」と入力すると、プロジェクトの完了までの推定時間は 238 日で、標準偏差は 34 日です。つまり、204 ～このタイプのプロジェクトを完了するのに272 日。

ヒント #5: 時間を追跡する

プロジェクト期間計算ツールは、プロジェクトを完了するのに必要と思われる日数を示します。これは、クライアントに大まかな見積もりを与えるのに役立ちます.

ただし、作業を詳細に計画して解析し、そのプロジェクトに取り組んでいる間に従う機能スケジュールを作成するために、より正確な見積もりも必要になります。これは、タイムトラッカーが重要になる場所です.

タイムトラッカーは、時間の見積もりを正確な科学にします。 以前のプロジェクトに費やした合計時間を時間、分、秒で示し、最も多くの時間を費やしたタスクを特定できます。

また、「フロントエンド」タスクや「バックエンド」タスクなど、最も多くの時間を費やした作業の種類もわかります。

プロジェクト管理においてタイムトラッキングが重要なのはなぜですか?

まず、時間追跡記録を保持することで、完全に検証可能な過去の経験に基づいて、特定の種類のプロジェクトの時間を見積もることができます。

タイム トラッキング データを収集するために、タスクの作業を開始するたびにタイマーを簡単に開始し、適切なプロジェクトに関連付けることができます。

このタスクの作業が完了したら、タイマーを停止します。 そうすることで、この時間がそのプロジェクトの合計時間に追加されます。

このプロセスに代わる方法もあります。特定のタスクの完了後にタイムシートに時間を手動で入力できます。

プロジェクトの終わりまでに、現在そのプロジェクトに費やした正確な時間がわかり、将来も同じタイプのプロジェクトに費やす可能性が高くなります。あなたのクライアント。

さらに、請求可能な時間と請求できない時間を区別し、プロジェクトで稼いだ金額を把握できるため、将来のプロジェクト コスト管理の改善に役立ちます。

時間の見積もりを定義するために時間を追跡する方法: 例 #1

時間を数日に換算して、プロジェクト期間計算機が実際にどれほど正確かを確認することもできます。

例を見てみましょう — あなたはプロジェクトに 283 時間 39 分を費やしました。

これは、1 日 8 時間、このプロジェクトに費やした 35.5 日に簡単に変換できます。

ただし、タイム トラッカー内で時間の見積もりを管理および定義する方法はこれだけではありません。

時間の見積もりを定義するために時間を追跡する方法: 例 #2

Clockify は、リアルタイムの追跡結果とこれらの見積もりを比較する前に、タスクとプロジェクト全体の見積もりを定義できる見積もりシステムも提供します。

そのため、時間の追跡を開始すると、作業中にリアルタイムの進捗状況と見積もりを比較できるようになります。

また、いつでも見積もりと比較して、完了した作業の割合を確認することもできます。

こうすることで、当初の推定時間がずれていたことを確認できるだけでなく、どれだけずれているかを確認することもできます。

したがって、プロジェクトの適切なタイムラインを見積もって設定するスキルに取り組むと同時に、非現実的な締め切りによるプレッシャーを回避することができます。

ヒント #6: 無駄になる時間を計算する

プロジェクトの時間を見積もる際、無駄にする時間を見落としがちです。そのため、次のことを考慮することを忘れないでください。

• 中断、
• 気晴らし、および
• 怠惰な先延ばし。

まず、仕事で毎日「時間を無駄にしている」と思われる活動をリストアップします。

次に、時間の見積もりを割り当てます。

• 2時間おきにタバコを吸いに行く — 25分
• 午後のおやつに近くのパン屋にスコーンを買いに行く — 15分
• 3 時間ごとに 1 杯のコーヒーを淹れよう — 15 分
• 同僚とのチャット — 45 分

会議やメールの受信トレイの整理に費やす時間を、この無駄な時間に追加することもできます。結局のところ、これらの活動はプロジェクトの完了には貢献せず、真の優先事項からあなたを遠ざけるだけです。

• 会議 — 1 時間 20 分
• 受信トレイの管理 — 1 時間

頭のてっぺんにこれらのアクティビティの時間の見積もりを作成するか、毎週実験を行い、1 日あたりのこれらのアクティビティを完了するのにかかる正確な時間を追跡することができます。

無駄な時間を追跡して正確な時間を見積もる

たとえば、毎日の会議で次の結果を追跡するとします。

• 月曜日は40分
• 火曜日 45分
• 水曜日 30分
• 木曜日は45分
• 金曜日は40分

次に、将来の見積もりでの会議の平均時間として 40 分を取ることができます。

(40+45+30+45+40)/5=40

無駄な時間を追跡して、プロジェクトに集中して費やした時間を見積もる

最後に、1 日あたりの無駄な時間の合計を得るには、数字を足すだけです。たとえば、コーヒー ブレークから会議まで、リストされているすべての時間の浪費を合計すると、最大 4 時間になります。

したがって、1 日 8 時間働いて 4 時間を無駄にした場合、プロジェクトに集中できるのは基本的に約 4 時間だけです。

1日の無駄な時間の合計を正しく計算することで、作業見積もりの​​精度が向上します。 このステップは、時間の管理を容易にするのに役立ちます。

結局のところ、タスクを完了する必要があると思っていた時間の半分しか実際には残っていないことに気付いている場合は、別のより現実的な締め切りを設定する可能性が高くなります。 あるいは、時間の浪費を減らし、生産性レベルを向上させようとすることもできます。

ヒント #7: 念のため、追加の時間をスケジュールしてください

タイム トラッカーから取得したデータは、以前に同様のプロジェクトに費やした正確な時間と、次回に費やす可能性が高いことを示しています。

つまり、10 分の 9 のケースで、プロジェクトに 71 日間 (または 1 日 4 時間の場合は 283 時間 39 分) を費やした場合、次回もほぼ同様の時間をプロジェクトに費やす可能性が高くなります。

ただし、念のため、このようなプロジェクトの 10% に通常付随する予期しない問題や欠点に備えて、このプロジェクトに追加の時間を割り当ててください。

「申し訳ありませんが、安全に」ということわざをご存知でしょう。

この割合がいつ増加するかはわかりません。また、クライアントが完全に満足できるようにプロジェクトを完成させるために、追加の日数と時間がいつ必要になるかはわかりません。

結論: 正確な作業見積もりは重要です (時間の経過とともにより良い結果が得られます)。

結局、正確な時間を見積もることはそれほど難しくありません。

次のことを行う必要があります。

• 仕事を毎日のタスクに分解し、これらの個別のタスクの見積もりを作成します。
• 優先度の高いタスクの時間を正確に見積もるために余分なエネルギーを注ぎ、
• プロジェクトやタスクに費やした時間を追跡するように努めてください。
• あなたが毎日浪費する時間を考慮に入れ、
• プロジェクトを完了するために必要な追加の時間を考慮してください。

さらに工夫するには、PERT の Time Estimation Formula を使用し、単純な Project Duration Calculator を使用して、毎日の見積もりを計算することができます。

これらのヒントに従った結果、時間の見積もりが正確かつ正確になり、スケジュールの計画が容易になります。 プロジェクト管理は依存関係がすべてです。これらのヒントは、今後のプロジェクトに反映されるワークフローをより深く理解するのに役立ちます。 これらすべてにより、クライアントはあなたを、約束を守る信頼できる専門家として見ることができます。

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