毎日の活動や習慣を追跡する方法と理由
公開: 2022-05-07時間がありません。 この文章は、同僚、家族、友人からほぼ毎日聞いています。 しかし、ほとんどの場合、人々は実際にどのように労働時間と余暇を過ごしているかを明確に理解していません。
今、あなたの時間のマスターになるための鍵は非常に簡単です。 日常の仕事や習慣をよりよく把握するために、あなたはあなたの毎日の活動を追跡する必要があります。 したがって、余分な時間を取得するために微調整する必要があるアクションがわかります。
このブログ投稿では、以下について説明します。
- 追跡活動の利点、
- 毎日のタスクを追跡する2つの方法、および
- 習慣を追跡する方法。
追跡活動の利点
毎日のすべてのタスクに十分な時間がないと感じることが多い場合は、勤務時間中に何をしているかを追跡することを検討してください。 追跡活動の主な利点のリストをまとめました。
- あなたはあなたの時間を制御するでしょう、
- あなたはより現実的で組織的になります、
- あなたはより良い時間の見積もりをするでしょう、
- あなたはより説明責任があり、生産的になります、そして
- マルチタスクではなくシングルタスクの方法を学びます。
それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。
あなたはあなたの時間を制御するでしょう
Laura Vanderkamは、いくつかの時間管理と生産性に関する本の著者です。 TEDWomen 2016でのスピーチで、彼女は私たちの時間の認識について話しました。 ヴァンデルカムは、あなたが自分の時間をコントロールし、好きなように過ごすことができることを証明したかったのです。
そのため、忙しい女性を対象に調査を行いました。 参加者は、勤務時間と余暇の両方で1週間の活動を追跡する必要がありました。
データを見ていると、ヴァンデルカムは参加者の1人が家庭の緊急事態にあったことに気づきました。 この参加者は、この問題の修正に費やした1時間ごとにログに記録しました。これは、合計7時間（1週間）でした。
さて、これは緊急事態でしたが、この状況は、1日または1週間に常に十分な時間が存在することを示しています。 さらに、この調査は、あなたがやりたいことすべてのための時間を見つけることができることを証明していますが、あなたはそれに気づいていないかもしれません。
どのようにして時間を管理できますか？
- 1日を通して行うすべての活動を書き留めることから始めます。 毎日2時間テレビを見るなど、特定の活動に多くの時間を費やしていることに気付くでしょう。 または、ソーシャルメディアアカウントをスクロールします。 同時に、友達とコーヒーを飲んだり、映画を見たりする時間が足りないと思います。
- 次のステップはあなたのスケジュールを再考することです。 それほど重要ではないいくつかの活動に費やす時間を制限して、友人とそのコーヒーのために余分な時間を得ることができるようにしてください。
毎日の活動日記をつけることで、時間をもっとうまく管理できるようになります。 したがって、あなたはあなたが楽しんでいることをするでしょう。
ヴァンデルカムがスピーチの中で言及したもう1つの興味深い点は、時間が非常に弾力的であるということです。
「これ以上時間を作ることはできませんが、時間は私たちがそれに入れることを選択したものに対応するために伸びます」と彼女は付け加えました。
何を入れるかは私たち次第であり、これらが優先事項です。
さらに、ヴァンデルカムは金曜日の午後に優先順位のリストを作成することを提案しています。 このリストには、次の3つのカテゴリで次の週に計画するアクティビティが含まれている必要があります。
- キャリア、
- 関係、および
- 自己。
カテゴリごとに2〜3の優先順位を追加してください。
あなたはより現実的で組織的になります
クリスベイリーは、彼の著書「生産性プロジェクト」の中で、どれだけ達成できるかについて現実的であることが重要であると述べています。
「現在の時間をどのように過ごしているかを知らなければ、自分の価値観や最も影響力のあるタスクと一致する方法で行動しているかどうかを考えるのは困難です。 タイムログを保持することは、出発点である基本レベルを見つけるための優れた方法です。」
ご覧のとおり、時間とタスクを追跡すると、ベースラインが何であるかを理解するのに役立ちます。 したがって、あなたは将来のための合理的な目標と計画を立てることができるでしょう。 たとえば、水曜日と木曜日に時間のギャップがあることに気付いた場合は、これらの期間を使用して、次のプロジェクトのアイデアをブレインストーミングします。
これとは別に、各割り当てに必要な時間に関する正確なデータがあるということは、就業日をより適切に整理できることを意味します。 実行できるもう1つの実用的な手順は、前夜の明日のタスクのリストを作成することです。 それぞれの時間枠を書き留めることを忘れないでください。
その上、あなたが一日を通してそれぞれの小さな活動を記録し始めると、あなたはあなたがあなたの自由な時間をどのように過ごしているかも見るでしょう。 したがって、前述の2時間のテレビは、自転車に1時間乗ってから、次の1時間お風呂に入るなど、他のアクションに切り替えることができます。
あなたはより良い時間の見積もりをするでしょう
それに直面しましょう。食料品を購入したり、子供を学校に連れて行ったり、仕事で重要な仕事を終えたりするのにかかる時間を常に予測できるとは限りません。 実際、多くの研究は、私たちが通常、用事を完了するために必要な時間を過小評価していることを示しています。
「計画の誤謬」の調査によると、参加者の半数未満が、自分たちが予測したときに活動を完了できました。 結果はまた、人々が彼らの活動について予測するとき、彼らは過去からの特定のケースとその詳細に焦点を合わせていることを示しました。 ただし、人々はより大きな全体像を見る必要があります–以前のすべてのケースを詳細に確認してください。 そうすれば、彼らは以前のケースで抱えていた問題を思い出すでしょう。 したがって、彼らはより現実的な予測を行うでしょう。
たとえば、先週の金曜日は、幸運にも食料品の買い物を終えて1時間以内に家に帰ることができました。 しかし、通常、渋滞のため、この雑用には2時間近くかかります。 したがって、このアクティビティにより多くの時間を費やす必要があります。1時間半から2時間の間です。
一般に、正確な時間の見積もりを行うには、アクティビティを追跡する必要があります。 これは、1日を通してすべての用事を書き留めることを意味します。 その後、数週間後、あなたはあなたの毎日の雑用についてより正確な予測をすることができるようになります。
あなたはより責任があり、生産的になります
ある日、あなたは他の人より生産的になるでしょう。 すでにご存知のように、仕事に集中できないときは、ソーシャルメディアを利用したり、最新のニュースを読み始めたりすることがあります。 または、重要な試験のために勉強する必要があるが、代わりに、お気に入りのシリーズを一気見する場合。 これが私たちが無駄な時間と呼んでいるものです。
しかし、1週間全体が非生産的である場合はどうなりますか？ あなたはおそらくあなたの毎週の目標を達成することができないでしょう。
提案する内容は次のとおりです。完了したアクティビティをログに記録するのと同じ方法で、無駄な時間を追跡します。 そうすれば、「ウェブの閲覧」や「シリーズの視聴」などのエントリが表示されたときに、これがウェイクアップコールになります。 次に、明日は、これらのアクションを繰り返さないように最善を尽くします。これにより、パフォーマンスが向上し、モチベーションが向上します。
さらに、アクティビティを追跡することで、生産性レベルを向上させることもできます。 Pamela Ayusoは、ビジネスの成長についてブログを書いている不動産起業家兼開発者です。 彼女は、私たち全員が1日24時間同じになるので、最も生産的な方法でそれを使用することが最善の策であると信じています。
「毎日の活動を追跡することで、どのタスクが私たちの時間の大部分を吸収しているかを特定することができます。 データが手元にあれば、必要な変更を加えて、可能な限り最善の方法で時間を費やすことができます。」
したがって、タスクに集中して生産性を高めたい場合は、1日を通してアクティビティを記録しておくことを忘れないでください。
マルチタスクではなくシングルタスクの方法を学びます
「マルチタスクは、注意散漫自体から発生します。 」–マリリン・ボス・サバント
それは本当に気を散らすものではありませんが、マルチタスクは妄想です。 MITの神経科学の教授であるEarlMillerは、私たちの脳が焦点をあるものから別のものに非常に迅速に切り替えることができると信じています。 しかし、脳は同時に両方に集中することはできません。
だから、あなたはあなたがあなたの夕食を調理すると同時に皿を洗うことができると思うかもしれません。 しかし、その重要なスパイスを追加するのを忘れるか、誤ってグラスを割ってしまう可能性があります。
アクティビティの追跡とログ記録の時間に関しては、自分が行っていることについて明確で正確な情報が必要になります。 つまり、各用事を個別に実行して、適切にログに記録できるようにすることを意味します。 したがって、シングルタスクのスキルを向上させ、マルチタスクを回避します。 さらに、1つのアクティビティだけに注意を払うと、よりおいしいことは言うまでもなく、より良い結果が得られます。
毎日のタスクをどのように追跡しますか？
毎日の活動を追跡することの主な利点を学習したので、タスクの記録を保持する2つの方法を調べてみましょう。
- ペンと紙の方法、そして
- Clockifyでアクティビティを追跡します。
ペンと紙の方法
Neville Medhoraによって作成されたこの方法は、ペンや紙などの従来の筆記用具を使用したい場合に理想的なソリューションです。
したがって、就業日の初めに、一枚の紙を取り、次のように書き始めます。
- 日付：リストの一番上に日付を保持します。 この小さな詳細は、将来の参照のために重要になります。
- その日のすべてのタスク：その日の最も重要なタスクを含め、それについて現実的にするようにしてください。 6つの複雑な割り当てを実行できると思われる場合は、これらのみを書き留めてください。 必要に応じて、仕事に関係のないアクティビティを追加できます。これは、仕事の後に行う予定です。 これらをリストの一番下に置いてください。
- ミーティング時間：これは、通常1日に複数のミーティングがある場合に非常に役立つ情報です。 念のため、紙の右側に追加してください。
- 追跡時間：タスクの作業を開始する時間と終了した時間に注意してください。 次に、その活動の時間枠を紙の右側の会議のリマインダーの下に書き留めます。 他のすべてのタスクについても同じようにします。 これらの時間ブロックを書き留めておけば、作業時間をどのように費やすか、どのタスクにもっと時間がかかるかがわかり、その日の生産性がわかります。
- 毎日の要約：あなたの仕事の終わりに、あなたの一日の要約を書いてください–あなたの毎日の成果。
Medhoraが提案する他のいくつかの実用的なヒントは次のとおりです。
️前夜にやることリストを書いてください。 したがって、朝に仕事を始めるときは、リストに従うだけで済みます。
️タスクをより小さく、管理しやすいチャンクに分割します。 したがって、1つの大きな割り当てを行う代わりに、完了する必要のあるタスクがいくつかあります。 さらに、完了したばかりのタスクをスクラッチするたびに満足感が得られます。
️先入観を感じたときに使用できる簡単なトリック–上部にテープが付いた別の紙を使用します。 次に、その紙をリストに貼り付けて、最初のタスクだけが表示されるように調整します。 現時点で作業したくない場合でも、一度に1つのタスクしか表示されないということは、リストの他のタスクに煩わされることがないことを意味します。
この簡単なテクニックの詳細については、この方法を説明するビデオをご覧ください。
Clockifyを使用したアクティビティの追跡
または、毎日のアクティビティを追跡するためにソフトウェアを使用したい場合は、独自のアクティビティログアプリとしてClockifyを試してください。
このツールを使用して割り当てをログに記録する方法は次のとおりです。
- Clockifyアカウントを作成します。
- タイムトラッカーをダウンロードします。 Clockifyを電話、コンピューター、またはブラウザー拡張機能として使用できることを確認してください。
- あなたの活動を追跡します。 あなたはどちらかによってそれをすることができます：
- タイマーの使用：アクティビティの作業を開始したときにタイマーを開始し、終了したときにタイマーを停止します。 あなたの活動の説明を書き留めることを忘れないでください。
- アクティビティの説明を書き、時間を追加して、アクティビティを手動で入力します。
これらはあなたが仕事に行く前のあなたの朝の活動だったとしましょう：
- あなたは今朝午前8時から午前9時まで走りに行きました。
- その後、シャワーを浴びて朝食をとりました。これは合計30分でした。
- 勤務時間は午前10時から午後6時までなので、次の30分間は通勤に費やします。
以下に示すように、これはエントリがどのように表示されるかを示しています。
日中に行ったすべてのことを追跡すると、次のようなリストが表示されます。
したがって、必要に応じて特定のアクティビティの期間を変更できます。
これらとは別に、Clockifyには他の実用的な機能があります。
️エントリを分類します。 すべてのエントリにプロジェクト名またはタグを追加できます。 この例では、プロジェクト名はLeisuretimeとProjectAです。
️アクティビティを分析します。 [ダッシュボード]セクションでは、すべてのアクティビティを確認し、プロジェクトまたは請求可能性のステータスでフィルタリングできます。 また、右隅には、各アクティビティに費やした時間が表示されます。
どのようにあなたの習慣を追跡しますか？
一般的なタスクやアクティビティとは別に、習慣を追跡することもできます。 習慣を身につけるには、特定のルーチンや行動に従う必要がありますが、時々、進捗状況を分析する必要があります。 そうすることで、そのルーチンが期待どおりの結果をもたらしているかどうか、およびいくつかのアクションを変更する必要があるかどうかを知ることができます。
たとえば、あなたがフィンランド語を学んでいるとしましょう。 半年が経ちましたが、クラスを欠席することはありません。 しかし、何らかの理由で、あなたはフィンランド語の現在の知識に満足していません。 このフィードバックは、何かを変更する必要があることを示しています。 宿題をもっと熱心に行うか、会話スキルに取り組む必要があるかもしれません。
ここに問題があります。習慣の基本ルールを確立するときは、それらに従わなければなりません。 さらに、これらの毎日/毎週の行動の日記をつける必要があります。 フィンランド語の例では、フィンランド語の学習に費やす時間を記録する必要があります。
習慣トラッカーとその仕組み
習慣を分析する最も実用的な方法の1つは、習慣トラッカーを使用することです。 彼の著書AtomicHabitsで、JamesClearはこの方法の主な目的を説明しています。
「習慣トラッカーは、あなたが習慣をしたかどうかを測定する簡単な方法です。」
習慣トラッカーの使用方法は次のとおりです。
- カレンダー付きのノートをとるか、Googleスプレッドシート/Excelを使用します。
- 次に、毎月の習慣をすべて書き留めます。 たとえば、11月の場合、習慣は読書、トレーニング、フィンランド語学習、ヨガの練習です。
- 習慣を終えたら、習慣の横にチェックマーク、X記号、またはその他の記号を追加します。
たとえば、各習慣の日を選択できます。
- 月曜日、水曜日、金曜日–トレーニング、
- 火曜日と木曜日–フィンランド語を学び、
- 土曜日と日曜日–ヨガ
- 毎日–読書。
これは、11月の第1週にすべての習慣を完了する例です。
ご覧のとおり、毎月の習慣は、その月の各週の同じスケジュールに分割できます。 実際、この方法は、生産性の高い人々の日常生活や習慣に沿ったものです。 たとえば、TwitterとSquareのCEOであるJack Dorseyは、曜日ごとに異なるルーチンを持っています。 つまり、月曜日は彼の会社を管理するためのものであり、火曜日は製品に焦点を合わせるためのものなどです。
この基準に固執すると、1か月全体がマークされたボックスで埋められます。 これはきっとあなたのモチベーションブースターになります。 さらに、最初の1か月後に、必要に応じていくつかの習慣の頻度を変更できるようになります。 たとえば、ヨガを楽しんでいてリラックスできる場合は、週に2回ではなく3回行うことができます。
どのような習慣を測定できますか？
前述の本では、Clearは2分のルールを推奨しています。 これは、最初に小さな習慣から始めることを意味します。 小さな習慣とは、2分以内に完了することができるすべての行動です。
たとえば、これらはあなたが毎日行うことができるいくつかの小さな習慣です：
- お気に入りの本を1ページ読んでください。
- 午前中に1分間瞑想します。
- 腕立て伏せを1回行うか、1分間ストレッチします。
- 決められた時間に起きて寝ます。
- 午後にあなたの植物に水をまきます。
それ以外に、次のような健康に影響を与える習慣を測定できます。
- あなたが毎日飲むコーヒーの量。
- 1日に飲む水量。
- あなたが十分な野菜や果物を食べるかどうか。
- あなたの栄養についてのより詳細な情報のために、あなたはあなたのタンパク質、炭水化物、そして脂肪の摂取量を追跡することさえできます。
さて、避けたい、またはあまり頻繁に行わない活動についてはどうでしょうか。 クリアはそれらを回避の習慣と呼んでいます。 一般的に、これらの行動はあなたの健康、あなたの財政、または生産性に悪影響を及ぼします。 ここではいくつかの例を示します。
- アルコール、カフェイン、または砂糖の摂取を排除します。
- 禁煙。
- 画面の前で過ごす時間が少なくなります（勤務時間外）。
- オンライン購入に費やすお金が少なくなります。
したがって、構築したい習慣を追跡するのと同じように、避けたい習慣を監視することもできます。
習慣を追跡することに慣れる方法は？
あなたの習慣の記録をつけることさえあなたが得る必要がある習慣です。 ルーチンを追跡したことがない場合は、開始するのに役立ついくつかの簡単なヒントがあります。
️習慣を完了したらすぐに習慣トラッカーに記入してください。 そうすることで、あなたはあなたの毎日の成果を書き留めることを忘れないでしょう。
️シンプルにしてください。 希望の習慣を終えたら、習慣の名前をボックスにマークするだけです。 これ以上詳細を追加する必要はありません。 さらに、習慣トラッカーを手元に置いておくと、簡単に見つけて記入できるようになります。
最後に、習慣を破った場合は、翌日その間違いを繰り返さないようにしてください。 ルーチンを1回スキップする論理的な理由があったと思われますが、翌日は必ず軌道に戻るようにしてください。
結論
毎日の活動を記録することで、時間を管理し、組織のスキルと生産性を向上させることができます。 さらに、マルチタスクではなく、より正確な時間の見積もりを行い、シングルタスクの方法を学ぶことができます。 アクションの追跡を開始する方法がわからない場合は、この記事で説明した2つの方法のいずれかを選択してください。
さらに、あなたの習慣も記録することをお勧めします。 習慣を身につけるのは必ずしも簡単ではありません。 しかし、あなたがあなたの毎日の習慣を完了してそれを書き留めるときはいつでも、あなたはあなたの達成について気分が良くなるでしょう。 その上、習慣トラッカーはあなたがあなたのルーチンでコースにとどまるのを助けます、そしてそれは時々本当の苦労であるかもしれません。