請求書番号とは何ですか?

公開: 2022-10-21

すべての請求書は一意であるため、一意の識別番号 (請求書番号) が必要です。

よく整理された効率的な請求書番号システムを使用することで、最終的にはビジネスの支払いを迅速に行うことができます。

これを達成するための最初のステップは、明確で効率的な請求書番号システムを考案することです。

請求書番号と、それを生成するためのベストプラクティスについて詳しく見ていきましょう。

請求書番号とは何ですか?

請求書番号は、特定の請求書を記録および識別するために割り当てられる一意のコードです。文字、数字、およびスラッシュやハイフンなどの特殊文字を含めることができます。

請求書番号は、連続または連続しています (つまり、論理的な順序に従っています)。また、すべての請求書の法的要件でもあります。

これらは通常、請求書の上部近くに表示され、(デジタル形式の場合) ファイル名として表示されます。

請求書番号の利点

請求書番号は、人間とソフトウェアが請求書を迅速に記録、整理、認識するのに役立ちます。

これは、請求書の送信者と受信者の両方に適用されます。たとえば、督促処理中に請求書番号を使用すると、クライアントは特定の請求書をより迅速に取得できます。

請求書番号は、請求書管理の 2 つの側面で特に役立ちます。

1.追跡

発行された請求書についていくのは難しい場合があります。

これは、あなたが自分のアカウントを管理している中小企業のオーナーであろうと、多忙な専任のアカウント部門の一員であろうと重要です.

請求書を正確に追跡できないことは、延滞請求書に関しては特に重要です。

すぐにキャッシュフローの問題が発生し、事業運営の他の側面に影響を与える可能性があります。

請求書番号は、支払い追跡とプロジェクト情報に役立ちます。これは、請求書の発行であろうと請求書の処理であろうと、請求プロセスの重要な部分です。

2. 見直し

請求書番号を使用すると、請求書とアカウントのレビューが一般的にはるかに簡単になります。

連番システムは、特定のクライアントまたはクライアントのタイプ、さらには時間枠やプロジェクトの規模を考慮して設計できます。たとえば、コードの特定のセクションを使用して、すべての最低料金の請求書を識別することができます。

請求書の番号付けを適切に行うことで、さまざまなビジネスセグメント、期間、またはビジネス関係をより簡単かつ効率的に確認できます。

請求書番号の生成方法

請求書番号を生成する方法は、発行する請求書の数によって部分的に異なります。クライアントの数が少ない場合は、単純な請求書番号システムで十分です。

ただし、将来のスケーリングの可能性は常に念頭に置いておく必要があります。少数のクライアント向けに設計された番号付けシステムは、顧客ベースが拡大するとうまく機能しなくなります。

請求書番号を作成するいくつかの可能な方法を紹介する前に、最初に強調しなければならないのは、一般的に、どの番号付けシステムを使用する必要があるかについて、ギャップを含めてはならないということ以外に明確な規則はないということです。

特定の法域では例外が発生する場合があります。たとえば、英国では、VAT を含む請求書は連続している必要があります。

それ以外の場合は、ベストプラクティスと一般的なビジネス基準がありますが、最終的にどの番号付けシステムを選択するかはビジネス次第です。

1.数字だけを使う

請求書番号を生成する最も簡単な方法の 1 つは、日付、次に請求書の番号順です。例えば：

202301 2022

毎月大量の請求がある場合は、より詳細な日付を追加すると便利です。

20230701 2022

この方法は、請求書がいつ送信されたかを追跡するのに役立ちます。また、年 (および月) ごとに更新することもできるため、単に年を使用するよりも特定の請求書を簡単に取得できます。

上記の日付形式 (YYYY/MM) は、ファイルを時系列で整理するのに役立ちますが、日を含むものを含め、任意の日付形式を使用できます。

上記のシーケンスの問題の 1 つは、請求書のシーケンス番号 (01) が月または日と混同される可能性があることです。また、それぞれに関連付けられている会社を特定することもできません。

各請求書番号にクライアント番号とプロジェクト番号を割り当てることができます。例えば：

202307010101 2022

2. 数字と文字の使用

一意の請求書番号があると便利です。ただし、受信者の会社名を表す文字を追加すると、後で参照するのにさらに便利になります.

たとえば、「会社 A」と「会社 B」に送信された請求書は次のようになります。

CA202301 [企業記述子 (A 社)、年、請求書の順序]
CB20230701 [企業記述子(B社)、年、月、請求書の連番]

ここでは、それぞれが省略形の「CA」と「CB」に縮小されています。

文字はこのように限定する必要はありません。実際、これらの例の数値は特に明確ではありません。

他のクライアント企業も C で始まる名前を持っている可能性があります。そのため、CMYA や CMYB など、よりわかりやすい省略形を使用することをお勧めします。

レターは、クレジットノートや見積書などの他のドキュメントと請求書を区別するためにも使用できます。

INVCB20230701 [文書記述子（請求書）、会社記述子（B社）、年、月、請求書の連番]

3. 数字、文字、区切り文字の使用

ハイフン (-)、スラッシュ (/)、アンダースコア (_) などの区切り文字は、人間が請求書番号を読みやすくするのに非常に役立ちます。

次の視覚的な違いを考慮してください。

INVCMYA202301
INV-CMYA-2023-01

区切り文字は、連続した数字や文字が引き起こす可能性のあるエラーの種類によって引き起こされる間違いを避けるのにも役立ちます。

たとえば、クライアント番号が日付番号の一部と同じか類似している場合、区切り記号なしで並べてリストすると、2 つが混同される可能性があります。

請求書の採番は、間違った請求書または変更された請求書に対してどのように機能しますか?

定期的に請求書を発行していると、間違いが発生する可能性があります。

誤って重複した支払いを要求したり、間違った支払い条件を割り当てたりする可能性があります。これらの場合、簡単な解決策があります。それは、貸方票を発行することです。

貸方票とは、請求書の誤りや変更があった場合に発行できる書類です。彼らはクライアントに支払うべき金額をリストし、クライアントは後日償還することができます.

貸方票を使用することで、明確で一貫した請求書番号記録を維持できます。

請求書に不可欠なその他の情報は何ですか?

各請求書に請求書番号を割り当てることに加えて、次の情報はすべて、各請求書に追加するために不可欠です。

あなたの会社名、住所、および連絡先情報
クライアントの会社名、住所、連絡先情報
各アイテムの説明、供給日、コストなど、提供される製品および/またはサービスの詳細
請求書の発行日
未払いの合計金額 (該当する場合は税金関連の情報を含む)

結論

請求書番号は、請求プロセスの不可欠な部分です。

すべての請求書には、独自の請求書番号 (個別の請求書 ID の一種) が必要です。これは、会計に役立つだけでなく、法的要件にも役立ちます。

請求書番号を割り当てる方法は重要です。明確で論理的な請求書番号システムを作成すると、支払いを追跡し、請求書とアカウントをより一般的に確認するのに役立ちます.

あなたがそれについて行くことができる多くの方法があります。数字、文字、および区切り文字の組み合わせは、効果的にスケーリングできる番号付けシステムを実装するのに役立ちます。

請求書番号に含まれる情報には、日付、顧客名、プロジェクト番号、および請求書の時系列番号が含まれます。

優れた請求書番号システムがあれば、ビジネスとクライアントは、それがもたらす明快さと利便性から恩恵を受けるでしょう.