職場での社内コミュニケーションを改善する 7 つの方法

職場での内部コミュニケーションは、組織内のすべてのコミュニケーションを容易にする機能にすぎません。

人々に情報を提供し続け、会社に関する情報を共有して、すべての従業員が仕事をうまく遂行できるようにするなど、いくつかの理由で重要です。

内部コミュニケーションは、社内で相互にやり取りする従業員にも適用されます。つまり、強固な内部コミュニケーション システムは、企業文化を育み、従業員の関与を高め、従業員の支持を高めるのに役立ちます。

この記事の残りの部分を読んで、企業が従業員とのコミュニケーションに関して遭遇する最も一般的な落とし穴のいくつかを学んでください。

また、失敗したコミュニケーション方法を修正するためのソリューションと戦略、および修正した場合の利点のいくつかの図も発見します。

1. シンプルで具体的な言葉を使う

リーダーシップは、従業員のメモやその他のコミュニケーションにおいて、単純明快で簡潔な言葉を使用する必要があるため、混乱や誤解が生じる余地はありません。

従業員が自分に期待されていることを正確に把握していると、自分に期待されていることに関して問題が発生したときに、タスクを実行したり、フィードバックを提供したりすることが容易になります。

また、従業員は、あなたが伝えようとしているメッセージをしっかりと把握していると感じれば、うまくコミュニケーションをとる可能性が高くなります。また、シンプルで具体的な言葉を使用すると、誰もがその要点を簡単に理解できます。メッセージ。 これは、従業員からのアイデア、質問、コメント、およびフィードバックを促進するのに役立ちます。

会社のビジョンと使命を伝える場合でも、この種の言語をあらゆる場所で使用します (企業研修の一環として、または従業員への定期的なリマインダーとして)。

ミッションとビジョンが明確であれば、全員が共通の目標に向かって協力しやすくなります。 これにより、従業員は互いに効果的にコミュニケーションを取り、経営陣と効果的にコミュニケーションを取り、これらの重要な目標の達成に向けて取り組むことが容易になります。

2.オープンダイアローグを作成する

社内コミュニケーションにより、会社の変更、進行状況、計画について従業員に最新情報を伝えることができます。 毎週のニュースレターでも、四半期ごとの会社の会議でも、オープンな対話を作成する必要があります。

パンデミックにより、多くの組織が内部コミュニケーションの方法を再考するようになり、回答者の 68% が経営陣と従業員のコミュニケーション方法が改善されたと述べています。

出典： KPMG CEO Outlook

優れたコミュニケーションは、あなたのような優れたリーダーから始まります。 また、優れたコミュニケーションを確保するために、リーダーはオープンな社内コミュニケーションの文化を確立し、社内の他のすべてのタイプのコミュニケーションの基準を設定する必要があります。

従業員が上層部や他のチームメンバーと簡単にコミュニケーションできると感じれば、生産性の向上、エンゲージメントの向上、全体的な結果の改善に貢献します。

オープンな対話を生み出すもう 1 つの優れた方法は、ドアを開けっ放しにしておくか、話す時間をスケジュールすることです。

いずれにせよ、これにより、従業員は必要に応じていつでも問題をあなたに知らせることができます。

特に、オープンドアポリシーは、会社の内部コミュニケーションに非常に有益であり、従業員をやる気にさせると同時に、親しみやすいリーダーとしてあなたを描写することができます.

3. 適切なコミュニケーション ツールを提供する

企業はまた、重要なメッセージをチームに伝えるために、社内コミュニケーション ツールを使用してあらゆるレベルでリーダーシップを発揮する必要があります。

どこにいても、すべての従業員に効果的に連絡できるマルチチャネル アプローチを採用する必要があります。 たとえば、外部委託されたWeb クリエーターのチームとプロジェクトで作業している場合、彼らのコミュニケーション手段を考慮する必要があります。彼らは特定のソフトウェアを使用していますか? 彼らはリモートワーク用の良いWiFiとラップトップを持っていますか?

メッセージをコピー アンド ペーストするだけで複数のチャネルに公開できる時代は終わりました。 今日、リーダーは、適切なテクノロジーによって駆動される複数のチャネルでコミュニケーションを行う必要があります。これにより、コミュニケーション戦略を変革、強化し、価値を注入することができます。

幸いなことに、組織内で効果的なコミュニケーションを促進するために使用できる従業員のコミュニケーション プラットフォームが多数あります。

これらのリモート ツールを使用すると、ワークフローを合理化し、経費管理や給与処理などの面倒なタスクの多くを自動化し、コミュニケーションの文書化を支援することで、時間を節約できます。

また、ブランド化されたモバイル アプリ、印刷物、デジタル サイネージ、インターネット メッセージングがすべて連携して機能するため、さまざまなチャネル間で簡単に統合できます。これにより、リーダーはすべてのメールに接続し、情報を提供し、すべてのメールを 1 か所に保管し、従業員間の信頼を築くことができます。

このような内部通信ツールを使用することで、従業員の好みのデバイスを使用して、従業員の条件に合わせて、最も簡単で便利な方法で連絡を取ることができます。

何よりも、マルチチャネル戦略は、コミュニケーターとして成功するために必要な重要なパフォーマンス測定ツールも提供します。

4. 情報に簡単にアクセスできるようにする

ビジネスの内部コミュニケーションを改善するために実行できるさらに別のアクションは、重要な情報にアクセスできるようにすることです。

ほとんどの組織には、特定の手順のプロトコル、さまざまな種類のベスト プラクティス、その他のスキルやプロセスなど、すべての従業員が学習して理解する独自の一連の "粘着性のある" 情報または内部知識があります。 彼らがこの情報をより早く習得できるようにする方法の 1 つは、それをトレーニングの一部として含め、参照用に簡単にアクセスできるビデオや内部ドキュメントを作成することです。

ただし、効果的なコミュニケーションとは、従業員や同僚に効果的に届く方法でコミュニケーションすることも意味します。 退屈で長いトレーニング ビデオを作成する代わりに、任意の長さのポッドキャストを作成して、従業員が座って画面を見つめなくても外出先で学習できる概念を紹介できます。

これは、新しい従業員が効果的に機能しやすくなり、生産性が大幅に向上するため、組織に利益をもたらします。

5. つながりを強化する

従業員とそのマネージャーの間の強力なコミュニケーションと、一緒に働くチーム メンバー間のつながりを構築するのを支援する必要があります。

これは、管理者研修プログラム、従業員のオンボーディング、会社の会議などで対処できるため、全員が簡単にコミュニケーションできるようにする方法を見つけて実装できます。

個々の懸念事項がある場合は、それらに対処するのが簡単になるため、従業員はつながりを感じる可能性が高くなります。

つながりを強化するもう 1 つの方法は、ウォーター クーラー トークを奨励することです。

一部のマネージャーはこれを怠け者と見なすかもしれませんが、従業員間だけでなく、管理職との生産的な絆を促進するための優れた方法です。

6. 情報共有の促進

社内コミュニケーション用のオンライン プラットフォームをまだセットアップしていない場合は、今こそセットアップするときです。 次に、このプラットフォームを使用して、従業員が知識と情報を共有できるようにします。

たとえば、従業員は業界のトレンドやニュースを定期的に共有し、自分が知っていることを紹介する機会を持つことで、この取り組みにもっと熱心に関与し続ける可能性が高くなります。

これは、コミュニケーションの背後にある目的とエネルギーを生み出すだけでなく、そのような洞察を共有することは、特に従業員の大多数が会社のニュースを見逃していると感じていると述べていることを考えると、ビジネスに非常に役立つ可能性があります.

情報の共有を促進するというテーマについては、情報を共有する方法にカスケード アプローチを採用する一方通行のコミュニケーションも思いとどまらせなければなりません。

このトップダウンのコミュニケーション方法には、特定の制御要素が含まれているため、従業員がブランドに関与して擁護するよう動機付けられる環境を作成するのに効果的ではありません。

アイデアやフィードバックを匿名で収集する方法として、提案ボックスを使用することもできます。 これは少し古風に聞こえるかもしれませんが、職場でのコミュニケーションを改善するための迅速かつ簡単な (しかし非常に効果的な) 方法です。

結局のところ、誰もが自分の懸念を公に提起することに抵抗があるわけではありませんが、匿名の提案ボックスを使用することで、率直で率直なフィードバックを促進できる場合があります。

本物の箱を使用してその横に紙を置いたり、従業員を従業員アプリなどのオンライン ツールに誘導したりできます。 提案ボックスのこの仮想バージョンは、同じ目的を果たします。

7.外部イベントを使用して内部コミュニケーションを改善する

多くの場合、従業員がオフィスの外で会ったり交流したりできる外部イベントを計画することをお勧めします。 会ったことのない従業員が社内にいると、コミュニケーション プロセスが妨げられる可能性があります。

これを回避する 1 つの方法は、仕事の後のハッピーアワーやホリデー パーティーなどのイベントを計画して、従業員に何か楽しみを与え、エンゲージメントの改善と全員間のより強いコミュニケーションを促進するのに役立つようにすることです。

また、これらのイベントを使用して、優れたパフォーマンスを発揮する従業員を認識して報酬を与えることもできます。

ただし、従業員の個人的なスペースとプライベートな時間を尊重することも重要です。 彼らは仕事以外のイベントに行きたがらないかもしれません。

幸いなことに、オフィスの外にいる従業員とつながる方法はまだあります。 ソーシャル ネットワークは、従業員と情報を共有しながら、同僚と本物のコミュニティを構築できるスペースを提供する優れた方法です。

さらに、グラフィック デザイン ツールを使用して、オフィス内で共有されるすべての内部ジョークでいっぱいのミームを作成するのに最適な方法です。 会社の Facebook グループでこれらを共有し、他のユーザーに独自のグループを作成するよう依頼します。 これは、同僚間の仮想ハングアウトを友人でいっぱいの真に創造的な空間に変える素晴らしい方法です。

結論

堅牢な内部コミュニケーションの実践は、従業員のエンゲージメントと定着率、そして収益に直接影響を与えます。つまり、単なる別のビジネス費用ではなく、組織の収益の原動力になる可能性があります。

職場での内部コミュニケーションを改善するためにこれらの 7 つの方法を実装することで、従業員の連携の改善、エンゲージメントの向上、従業員のパフォーマンスの向上など、多くのメリットが得られます。

また、信頼を築き、企業文化を高め、全体的なブランド イメージを向上させることができます。 さらに、堅固な内部コミュニケーション システムは、より良い危機管理、セキュリティ リスクの減少、会社の前進に役立つフィードバックの増加に役立ちます。

したがって、この記事で概説したヒントを使用して、組織の内部コミュニケーションの改善を開始し、これらすべておよびその他の多くの利点を享受できるようにしてください。

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