HubSpotCRMでチームベースのパーティショニングとロールを使用する方法

HubSpotのCRMを利用したツールスイートの優れた点の1つは、ユーザー名とパスワードを持っている社内の誰もが、Web開発者やITプロフェッショナルの助けを借りずに、プラットフォーム内で作業し、必要な情報にアクセスできることです。

しかし、HubSpotのプラットフォームで最も恐ろしいことの1つは、ユーザー名とパスワードを持っている人なら誰でもツール内で作業して、CRM情報、マーケティング、販売、カスタマーサービス、およびWebサイトの資産にアクセスできることです。

ここに潜在的な問題がありますか？

そのため、HubSpotのユーザー権限とチームベースのパーティショニング機能は、システム内に複数のユーザーと部門がある組織にとって必須です。

HubSpotパーティショニングとは何ですか？

HubSpotでのパーティショニングは、CRM、アセット、およびツールを整理して、適切なチームとユーザーのみがアクセスできるようにするのに役立つ機能であり、混乱を招く混乱や潜在的なミスステップを排除するのに役立ちます。 HubSpotポータル内で、アイテムを選択して、それらを必要とするさまざまなチームまたは部門に割り当てることができますが、それらが必要としないアセットへのアクセスを制限することで、チームとユーザーが集中して整理された状態を維持できます。

HubSpotのパーティショニングは元々2018年に展開されましたが、2020年に大きな更新が行われ、CMS Hubの他のアップグレードとともに、フォーム、電子メール、CTAなどのすべてのマーケティングツールへのより深いチームベースのアクセスが可能になりました。

HubSpotパーティショニングを使用できるのは誰ですか？

一般に、小規模なチームではパーティション分割の必要がない場合がありますが、会社やチームが成長するときの機能をよく理解しておくことをお勧めします。 アセットを分割する機能は、HubSpotサブスクリプションによって異なることに注意することも重要です。

すべてのHubSpotアカウントはCRMレコードを分割できます。 CRMビュー、およびマーケティング、販売、サービス、CMS、運用を含むすべてのハブにわたる会話の受信トレイ。

ただし、その後、より高度なパーティショニング機能を利用するには、ProfessionalまたはEnterpriseのサブスクリプションが必要になります。 ご想像のとおり、Enterpriseはほとんどの機能を提供し、Professionalアカウントで利用できる機能を上回っています。 たとえば、ブログとWebページをチームごとに分割するには、CMSまたはMarketingHubのエンタープライズサブスクリプションが必要です。

出典：HubSpot

HubSpotパーティショニングを使用する理由

一言で言えば、パーティショニングは2つの目的に帰着します。1つは、HubSpotポータル内のアセットへのアクセスを整理して特定のチームとユーザーに制限することです。

アクセス

部門の資産の管理と制御を最終的に担当するのは専門家であり、バックエンドのすべての資産と機能が整合性を維持し、経験の浅いユーザーによって誤って変更されないようにする必要があります。 パーティショニングはそれを行うのに役立ちます

たとえば、誰かが誤ってドラフトメールブラストを連絡先リスト全体に早まって起動してほしくない場合があります。 あなたが何週間も取り組んできたそのプロジェクトを覚えていますか？ 誰かが大量の詳細を変更したり、誤って完全に削除したりしたと想像してみてください。 または、数千人の購読者がいる公開ブログに代わりに公開されているプラ​​イベートイントラネットに投稿されるはずだった機密性の高い社内発表についてはどうでしょうか。

うわぁ。

組織

HubSpotパーティショニングのもう1つの利点は、チームのアセットを整理し、混乱や混乱をなくすのに役立つことです。 HubSpotを長期間使用している場合は、ブログやランディングページから、電子メールキャンペーン、ワークフロー、販売ドキュメント、シーケンスなど、多くの優れたコンテンツを作成している可能性があります。 また、CRMで多くのリードと連絡先を獲得しました。 すべてのデータと情報を解析するには多くの時間がかかり、いくつかの資産にアクセスする必要があるだけの人には圧倒される可能性があります。

HubSpotパーティショニングの例

会社に複数の支店またはオフィスがある場合は、パーティション分割が最適です。 さまざまな場所に固有のチームを作成できます。各チームには、独自のマーケティングおよび販売資産、特別なプロモーション、または連絡先リストがあります。 ユーザーには、自分に関連するコンテンツのみが表示され、たとえば、町や別の地域の場所のソーシャルグラフィックを誤ってダウンロードして投稿することはありません。

HubSpotでのパーティショニングの他のユースケースの例には、次のものがあります。

• 人事、マーケティング、営業、開発者のための別々のチーム。 これらの各チームに必要なアセットはかなり異なる可能性が高いため、フィルタリングを実行してチームを簡単にします。
• 製品またはブランドチーム。 あなたは異なるビジネスユニットまたはブランドのメーカーですか？ たとえば、食品メーカーは、特定の連絡先リストに加えて、それぞれが独自のマーケティングおよび販売資料を持っている複数の製品を持っている場合があります。
• 地理的チーム。 個別の資産を必要とする複数の市場にサービスを提供する場合は、地域に基づいてそれらを分割できます。 これは、他の国にサービスを提供し、複数の言語で資産を維持する必要がある産業にとって特に役立ちます。
• 大規模なマーケティングチーム。 大規模な組織の場合、マーケティング部門内に複数のチームが存在する場合があります。 たとえば、イベントチームとコンテンツチームの選択情報を分割することができます。
• 開発者チーム。 大規模なWebチームは、デザイナー、開発者、およびSEOストラテジストに異なる権限を割り当てることができます。

HubSpotパーミッションの使用を開始する方法

ProfessionalまたはEnterpriseアカウントをお持ちの場合は、最初にサブスクリプションレベルで利用可能なパーティション機能をよく理解してください。 HubSpotのナレッジベースは、開始するのに適した場所です。 そこから、次のフレームワークに従う必要があります。

目標を決定する

上記のユースケースを出発点として検討し、組織内のどこに問題点があるかを理解し、パーティション分割によって問題点に対処するための最良の方法を理解してください。 キャンペーンを分割して、サービスを提供するさまざまな市場や業界の固有のニーズに合わせてアウトリーチを調整できるようにすることもできます。 あるいは、特定のブランドや製品ラインの連絡先を育成することに焦点を当てる必要があると思うかもしれません。 目標を決定することは、パーティショニング戦略の基盤として役立ちます。

チームを作成する

各ユニット（フランチャイズ、市場、業界、ブランド、製品など）に親チームと子チームを使用すると、各HubSpot Hub内でアセットを整理して、チームメンバーが必要なものだけに簡単にアクセスできるようになります。無関係なコンテンツの集中砲火を通して。

ユーザーをチームに割り当てる

HubSpotアカウントにユーザーを追加し、適切な権限とともにそれぞれのチームにユーザーを割り当てます。 また、他のチームを監視する権限を持つ熟練したスーパー管理者を割り当てて、チームの管理を支援することもできます。 これは、ブランド基準を監視および維持し、全面的な一貫性を確保するために特に重要です。

チームにアセットを割り当てる

チームメンバーが決定したら、アカウントのアセットを分割し、それぞれのアセットにアクセスできるチームを決定します。 これは、個々のアセットに対して実行することも、既存のコンテンツがたくさんある場合は一括して実行することもできます。 新しく作成されたすべてのコンテンツには、デフォルトでコンテンツ権限を持つすべてのチームがアクセスできることに注意してください。 特定のチームへのアクセスを制限する場合は、アセットの作成時にアセットに特別な権限を設定する必要があります。

ユーザー権限の設定

権限はツールに基づいており、各ユーザーがアカウントで何を表示、編集、公開できるかを決定します。 いくつかの例には、連絡先、取引、タスク、チケット、および会社が含まれます。 権限を「チームのみ」に設定することで、ツールに割り当てられたユーザーが必要なアセットのみを取得できるようになります。

詳細： HubSpotCRMを効果的に実装するための7つのヒント

チームをサポートします。 あなたの成長をサポートします。

チームベースのパーティショニングを使用すると、成長する組織は、各チームとそのメンバーに必要なものを正確に提供することで、運用を合理化できます。 これ以上何もない。 それ以下ではありません。 時間とフラストレーションを節約するだけではありません。 それはまた、彼らが成功するために必要なツールを備えていることを彼らに確信させるでしょう。

HubSpotのパーティショニングについて、およびProfessionalサブスクリプションとEnterpriseサブスクリプションのどちらが成長するビジネスに適しているかについて詳しく知りたい場合は、「 WhyGoHubSpot 」ページをご覧ください。 次に、質問があれば連絡してください。