チームの休暇を追跡する方法

チームの休暇やその他の種類の休暇を追跡することは、適切なツールがなければ非常に困難な場合があります。 スプレッドシートやその他の古い方法をまだ使用している場合は、Clockify などのより効果的な代替手段を検討する時期かもしれません。

勤務時間を追跡するだけでなく、有給か無給かにかかわらず、Clockify でチームの休暇を管理することもできます。

そうです — Clockify は優れた PTO および休暇トラッカーでもあり、さまざまな休暇ポリシーを簡単に作成および管理できます。

この記事では、Clockify で従業員の休暇を追跡する方法について詳しく説明します。

チームの管理方法について、順を追って説明します。

• 休暇
• 病気休暇
• 休日（休業日）
• その他のPTO（無制限PTO、宗教日、半日など）

飛び込みましょう。

明確に定義された PTO ポリシーを持つことの重要性

よく組織されていれば、サラリーマンの PTO を追跡することはそれほど難しくありません。

まず、従業員の休暇を管理できるようにPTO ポリシーを定義する必要があります。

ポリシーは次のいずれかになります。

• 従来型 (日数または時間数が設定されている)、および
• 無制限（従業員は好きなだけ休みを取ることができます）。

重要なことは、次のように明確に定義することです。

• 従業員は、PTO の最適な使用方法を知っています。
• チームの休暇を簡単に管理できます。

ポリシーを定義したら、それを運用するためにトラッカーからの有給休暇を利用できます。

Clockify のタイム オフ機能を使用すると、あらゆる種類の休暇を追跡できます

Clockify のタイム オフ機能を使用すると、休暇、休日、考えられるあらゆる種類の休暇をアプリで直接簡単に管理できます。

タイム オフ機能にアクセスして使用するには、職場を次のいずれかの有料プランにアップグレードする必要があります。

• 標準
• プロ
• 企業

これを行ったら、次の手順を実行して、ワークスペース設定で機能を有効にする必要があります。

• 職場の設定を開きます。
• ページを下にスクロールして、「休暇」を見つけます。
• トグル ボタンを使用して機能を有効にします。

ワークスペース設定でこの機能を有効にすると、サイドバーに表示されます。

ここで、すべての休暇ポリシーを作成、アクセス、および管理します。

次のセクションでは、Clockify の休暇機能を使用してさまざまな休暇ポリシーを作成し、チームの休暇を簡単に追跡する方法について詳しく説明します。

チームの休暇トラッカーとしてClockifyを使用する方法

通常、休暇は従業員の PTO のほとんどを占めるため、チームの休暇時間を 7 つのステップで追跡する方法を説明します。 それらには以下が含まれます：

1. ポリシーの作成
2. ポリシーの管理
3. バランスを追加する
4. 休暇の申請
5. リクエストの管理
6. チームの休暇を表示する
7. バランスの管理

飛び込みましょう。

ステップ #1: ポリシーの作成

初めての休暇ポリシーを作成するには、サイドバーの休暇機能に移動します。

画面の「ポリシーの作成」ボタンをクリックして開始します。

おわかりのように、休暇ポリシーの作成はシンプルで直感的です。画面に表示されるボックスに入力またはチェックするだけです。

上のボタンをクリックすると、ポリシーを定義できます。

次のような休暇ポリシーのすべての重要な要素を定義できます。

• 名前— 私たちの場合、「休暇」、「集団休暇」など
• 担当者 — ポリシーを使用できる人
• 時間単位— 休暇を日数または時間のどちらで使用できるか
• 承認— 休暇を承認する必要があるかどうか、および誰によって承認されるか

この休暇時間が組織内の全員に当てはまる場合は、[担当者] の下のドロップダウン メニューですべてを選択するだけです。

別の方法として、部門ごとに異なる休暇ポリシーがある場合は、このポリシーが適用される特定のチームを選択できます。

ドロップダウン メニューの [ユーザー] セクションからメンバーのみを選択して、チームの特定のメンバーに適用されるポリシーを作成することもできます。

すでに述べたように、[承認が必要] ボックスにチェックを入れることで、休暇を取るための承認システムを設定できます。

このチェックボックスをオンにすると、チームの休暇を誰が承認できるかについていくつかのオプションが提供されます。

管理者またはチーム リーダー、またはその両方の責任にすることができます。

「チームマネージャー」オプションを選択すると、Clockify でチームマネージャーの役​​割を持つすべてのユーザーがリクエストを承認できるようになります。

ただし、ユーザーの特定のチーム リーダーのみがリクエストを承認できるようにする場合は、[特定のメンバー] オプションをオンにして、リストからチーム リーダーを選択します。

管理者とは別に、職場でチーム マネージャーの役​​割を持つユーザーのみが休暇申請を承認できることに注意してください。

すべての詳細を入力したら、[作成] をクリックします。これで、ポリシーがすべて設定されます。

ステップ #2: ポリシーの管理

休暇ポリシーを作成したら、[休暇] ページの右上隅にある設定アイコンをクリックして、休暇ポリシーにアクセスできます。

ポリシーを管理するオプションが表示されます。

そこでは、休暇ポリシーを含め、作成したすべての休暇ポリシーを確認できます。

ポリシー名の横にある 3 つのドットをクリックすると、次の 2 つのオプションが表示されます。

• ポリシーを編集する
• ポリシーをアーカイブする

ポリシーをアーカイブすると、[ポリシー] セクションに取り消し線が表示されます。 たとえば、このオプションを使用して、昨年の休暇時間をアーカイブできます。

ポリシーがアーカイブされた後も、その履歴 (誰が、いつ、どのくらいの時間を使用したか) を表示できます。 ただし、チームは休暇を申請するときにそれを選択できなくなります。

誤ってポリシーをアーカイブしてしまった場合でも、3 ドット メニューからこのオプションを選択することで簡単に復元できるため、心配する必要はありません。

復元する以外に、次のこともできます。

• アーカイブされたポリシーを編集する、または
• 消して。

後者のオプションを選択すると、ポリシーの履歴全体 (つまり、すべての要求、取り消し、および承認) が削除されることに注意してください。

ステップ #3: バランスを追加する

ポリシーを設定したので、ポリシーに従ってチームが使用できる正確な日数または時間を追加する必要があります。

全員の残高を追加するには、[休暇] ページの [残高] タブに移動し、ドロップダウン メニューから休暇ポリシーを選択します。

これを行うと、休暇ポリシーの権利を持つすべての従業員の概要が得られます。

そこから、各メンバーの「追加」をクリックして、個々の残高を追加できます。

個人の残高に追加する正確な日数を入力するよう求めるウィンドウが表示されます。

そこには、残高に関するメモを追加できるフィールドも表示されます。

または、すべてのチーム メンバーが最初から同じ日数を取得している場合は、残高を一括で追加できます。

チーム全体を選択し、「バランスに追加」オプションを選択することで、それを行うことができます。

上のスクリーンショットからわかるように、間違いを犯した場合や何らかの理由で残高を変更する必要がある場合は、一括で残高を削除するオプションもあります。

また、ユーザーの残高の横にある 3 つのドット メニューからそのオプションを選択して、個々のチーム メンバーに対して行うこともできます。

やがて、人々が休暇を使い始めると、残高タブで次のことを確認できるようになります。

• 経過時間
• 使用時間
• 彼らが残した休暇

残高タブでは、ドロップダウン メニューから特定のチーム メンバーを選択して、チームの個々の残高を表示することもできます。

そこでは、職場で有効なすべての休暇ポリシーのバランスを確認できます。

ステップ #4: 休暇を申請する

ポリシーを設定し、各チーム メンバーのバランスを追加したら、休暇を簡単に申請できます。

Clockify のプロフィール ページでは、サイドバーに同じ [休暇] オプションが表示されます。

クリックして休暇ページに移動すると、画面の右上隅にあるリクエスト ボタンをクリックできます。

次の情報を入力するためのリクエスト フォームが表示されます。

• 使用したい休暇ポリシー
• 休暇の期間
• 休暇の利用に関するオプションの注意事項

ポリシーを選択すると、利用可能な日数が​​表示されます。

日付範囲を選択すると、フォームは、範囲内の週末や祝日を除いて、リクエストする合計日数を計算します。

週末は自動的に非稼働日としてカウントされることに注意してください。ただし、これは職場の設定で変更できます。

彼らがフォームに記入したら、送信を押して、リクエストを受け取ります。

ステップ #5: 休暇申請の管理

チーム メンバーが休暇を申請すると、申請の承認の責任者 (職場の管理者、すべての職場のチーム マネージャー、または特定のチーム マネージャー) にメール通知が届きます。

リクエスト メールから、または休暇ページの [リクエスト] タブにアクセスして、リクエストにアクセスできます。

そこでは、すべてのリクエストとそのステータスを詳細に確認できます。

• 承認済み
• 保留中
• 却下

保留中のリクエストのみを表示する場合など、リクエストをステータスでフィルタリングすることもできます。

また、「承認済み」ステータスにカーソルを合わせると、リクエストがいつ誰によって承認されたかを確認できます。

リクエストを承認するには、リクエストの横にある [承認] をクリックします。

リクエストを拒否または撤回する場合は、横にある 3 つの点をクリックして適切なオプションを選択します。

リクエストが承認されると、リクエストを行ったチーム メンバーにメールで通知が届きます。 チーム リーダーは、チーム メンバーの休暇に関するメール通知も受け取ります。

リクエストが拒否または撤回された場合、チーム メンバーにもメールで通知されます。

ステップ #6: チームの休暇を表示する

チームの休暇の概要を明確にし、重複がないかどうかを確認するには、[休暇] ページの [タイムライン] タブに移動します。

そこでは、次の週に休暇を取っている人を確認したり、特定の日付範囲を適用して検索をフィルタリングしたりできます.

いずれにせよ、選択した期間に休暇を取っている人のみが表示されます。

休暇は、カレンダー全体にさまざまな色の線として表示されます。

• 緑— 休暇が承認された場合
• 黄— 休暇が承認待ちの場合

休日用のグレーもあります (詳細は後述)。

既定では、職場の管理者は全員の休暇を確認できますが、チーム リーダーは自分とチーム メンバーの休暇のみを確認できます。

通常のユーザー (管理者またはチーム マネージャーの役​​割と権限を持たないユーザー) も、チーム メンバー (チーム マネージャーのユーザー) だけでなく、自分の休暇も見ることができます。

ただし、職場の設定で、すべてのユーザーが全員の休暇を表示できるようにすることができます。

ステップ #7: 休暇の履歴を表示する

チーム メンバーの休暇履歴を管理者として表示する場合は、次の方法で実行できます。

• 残高タブに移動
• チーム メンバーの横にある 3 つの点をクリックする
• メニューから履歴を選択する

そこには、次のものが表示されます。

• 過去および現在のすべての休暇申請、ステータスおよびその他のメモ
• 残高のすべての変更、誰が、いつ、なぜ行ったのか (メモ セクションに「理由」が表示されます。例: 「残業のため 1 日追加」)

管理者以外は、全員の発生履歴を見ることはできません。

通常のユーザーである個々のチーム メンバーは、自分の残高と残高履歴のみを表示できます。 チーム リーダー (アプリでチーム マネージャーの役​​割を持つリーダー) は、チーム メンバーの残高と残高履歴を表示できますが、編集することはできません。

Clockify でチームの病気休暇を追跡する方法

チームの病欠をどのように追跡するかは、病欠ポリシーによって異なります。

あなたのポリシーで、有給期間ごとの病欠日数 (たとえば、年間 10 日) が許可されている場合、Clockify で休暇ポリシーと同じ方法で病気休暇ポリシーを作成します。

ただし、チームが必要に応じて病欠日数を無制限に取れる場合は、ポリシーでマイナスの残高を有効にすることができます。

マイナス残高が無効になっている場合、チームはポリシーごとに事前に設定された経過日数のみを使用できます。

したがって、病気休暇ポリシーで全員に年間 10 日が許可されている場合、全員の残高に 10 日をまとめて追加し、マイナス残高オプションを無効にします。

このように、誰かがそれ以上を使いたいと思ったとしても、それはできません。 アプリはそれを許可しません。

ただし、無制限のポリシーの例では、マイナスの残高を有効にして、ユーザーが必要なだけ日数を要求できるようにすることができます。

残りの手順は、休暇ポリシーの例と同じです。

Clockify での休日の追跡

休日とは、元日や独立記念日など、暦上の特別な日に当たる非稼働日です。

チームの休日の管理を開始する前に、職場の設定で標準の勤務日を定義することが重要です。

ステップ #1: 営業日を定義する

デフォルトでは、稼働日は月曜日から金曜日に設定されており、土曜日と日曜日は非稼働日です。

ただし、チームが別のスケジュールに従っている場合は、設定で標準稼働日を変更できます。

ステップ #2: 休日を追加する

休日の追加は、休暇の追加に似ています。

休暇ページに移動し、設定をクリックして、「休日の管理」を選択します。

そこから、[新規作成] をクリックして関連情報を入力することで、休日を好きなだけ定義できます。

休日に関して定義する必要がある情報には、次のものがあります。

• 休日の名前 (ボクシング デーなど)
• 担当者 (全​​員、別の部門、または別の個人を選択)
• 期間（1 日またはそれ以上の期間）
• 休日が毎年発生する場合

最後のオプションのおかげで、休日が繰り返される場合は、一度設定するだけで、次の年にそこに表示されます.

休日を編集または削除するには、日付の横にある 3 つの点をクリックして適切なオプションを選択します。

ステップ #3: 祝日を表示する

タイムライン ビューでは、休日は全員のカレンダーに濃い灰色の領域として表示されます。 これにより、他の種類の休暇と区別することができます (承認された場合は緑色、保留中の場合は黄色になります)。

一方、週末は明るい灰色の色合いでマークされます。

濃い灰色の領域にカーソルを合わせると、どの祝日かがわかります。

人々が休暇を要求する場合、休日と週末 (またはその他の非稼働日) はカウントされないことに注意することが重要です。

たとえば、次のシナリオを考えてみましょう。

• 誰かが 12 月 30 日から 1 月 4 日までの休暇を申請します。
• 12 月 31 日と 1 月 1 日は週末です。
• 1月3日はお休みです。
• その人は技術的には 6 日間連続して勤務しませんが、そのうちの 3 日間は休業日であるため、3 日間の休暇のみを要求します。

他の種類の休暇を追跡する方法

おわかりのように、Clockify のような時間追跡ツールは、休暇ポリシーに関係なく、従業員の休暇を追跡するための最良の方法です。

とはいえ、休暇、休日、病欠以外にも、次のような多くの特定の種類の休暇を管理できます。

• 産休、
• 忌引き休暇、
• 無給休暇か、
• 結婚休暇。

上記の休暇ポリシーと同じ方法で、これらの休暇ポリシーを作成します。

それでは、より具体的な休暇の種類と、Clockify でそれらを構成する方法を見てみましょう。

以下について説明します。

• 宗教の日
• 半日休暇
• 無制限の有給休暇
• 代休（TOIL）

チームの宗教日を追跡する方法

人々はさまざまな宗教の家族固有の休日を祝う傾向があるため、企業は従業員に宗教上の休日を与えることを選択することがあります。

このようにして、従業員は「宗教上の休日」ポリシーの一部として使用したい特定の日を選択できます。

このポリシーを実装するには、2 つのオプションがあります。

最初のオプションは、休暇ポリシーを作成するのと同じ方法で、宗教上の日ポリシーを作成することです。

それができたら、ポリシー内ですべてのチーム メンバーに 1 日 (またはそれ以上) を割り当て、いつでも好きなときにその日を休むことができるようにします。

もう 1 つのオプションは、すべてのチーム メンバーに、宗教の日として数えてほしい特定の日付を選択するように依頼することです。

次に、ユーザー固有の休日をカレンダーに追加します。これは、それらの従業員の休業日として自動的にカウントされます。

チームの半日休暇を追跡する方法

企業は、ワークライフバランスを促進するために、従業員が半日休暇を取ることを許可することがよくあります。 これは、人々が用事を実行したり、個人的な問題を処理したりする必要がある場合に役立ちます。

Clockify には、従業員が休暇やその他の種類の休暇を半日で使用できるようにするオプションもあります。

半日の休暇を可能にするには、関連する休暇ポリシーを作成するときにそのオプションを有効にするだけです。

チームの無制限 PTO を追跡する方法

無制限の有給休暇は、各従業員に特定の日数を割り当てない休暇ポリシーです。 代わりに、仕事に支障がない限り、好きなだけ休暇を取ることができます。

このかなりリベラルなポリシーは、個々の従業員に多大な信頼を寄せています。

ただし、実際には、従業員は通常、予告なしに離職することはできません。 必要に応じて休暇を申請できます。 ただし、誰か (通常はチーム リーダー) は、従業員の休暇がチームのパフォーマンスに影響を与えるかどうかを評価する必要があります。

そのため、Clockify で無制限の PTO ポリシーを作成する場合、次の 2 つのことが重要です。

• マイナス残高の許可
• 休暇申請の承認を有効にする

このタイプのポリシーでは、従業員の残高に特定の日数を追加する必要はありません。マイナスの残高を許可するだけです。

このようにして、従業員は希望する日数を要求でき、適切な担当者は要求を承認または拒否できます。

チームの代休を追跡する方法 (TOIL)

代わりの休暇 (TOIL) は、時間外労働に基づく休暇ポリシーです。

つまり、時間外労働を行った従業員が残業代を支払わずに特別休暇を取ることができる制度です。

通常、従業員が取得できる休暇は、通常の勤務時間を超えて働いた正確な時間と一致します。

たとえば、ある従業員が 1 日 7 時間勤務していて、ある日は 9 時間働いたとします。

これは、従業員がその日 2 時間残業したことを意味します。 その結果、都合のよいときに使用できる 2 時間の TOIL が得られます。

チーム メンバーが Clockify で作業時間を追跡する義務がある場合、TOIL ポリシーを作成するのは簡単です。

• 休暇ページに通常のポリシーを作成し、代わりに休暇 (TOIL) という名前を付けます。
• 時間単位を「時間」に設定します
• TOILリクエストの承認責任者を設定する
• マイナス残高を許可する

無制限の PTO ポリシーと同様に、ユーザーごとに事前に決められた時間数を追加する必要はありません。

単純にマイナス残高オプションを許可し、従業員が残業に基づいて適切な時間数を要求できるようにします。

従業員が TOIL を要求したら、タイムシートに移動して、記録された時間が TOIL 要求と一致するかどうかを確認するだけです。

タイムシートで要求が確認された場合は、承認できます。

または、従業員に残業時間を通知するように依頼することもできます。残業時間は、タイムシートを確認した後、TOIL ポリシーに手動で追加できます。 このオプションでは、マイナス残高を許可する必要はありません。

まとめ: Clockify を使用すると、チームの休暇を簡単に追跡できます

PTO ポリシーがどれほど具体的であっても、Clockify でチームの休暇を簡単に追跡できます。 これは、このアプリが、特定のニーズに合わせてポリシーを調整できるさまざまなオプションと機能を提供するためです。

従業員の休暇を時間単位、日単位、または半日単位で追跡することができます。

ポリシーはいくつでも作成でき、特定の部門や個々のユーザーに合わせて調整することもできます。

この記事で、Clockify をチームのタイム オフ トラッカーとして最適に使用する方法を説明できたことを願っています。

️ チームの休暇を記録していますか? 従業員の休暇を追跡するためにClockifyを試しましたか? ご意見をお聞かせください。 [email protected] までご連絡ください。このブログ投稿または別のブログ投稿にコメントを掲載する場合があります。