Salesforce と HubSpot で重複をマージする方法
公開: 2023-11-25HubSpot の連絡先を結合すると、Salesforce データベースに影響がありますか?
要するに、いいえ。
HubSpot でコンタクトを結合しても、HubSpot Salesforce Sync の Salesforce には影響しません。 ただし、2 つのレコードを結合した後は、HubSpot で選択したプライマリ レコードのみが引き続き Salesforce と同期されます。 HubSpot Salesforce 統合を使用する場合、重複の管理は非常に困難になる可能性があります。 データの重複を完全に防ぐことができない限り (正直に言うと、これは必ずしも簡単なことではありません)、HubSpot と統合したときに Salesforce で重複するリードと取引先責任者をマージする方法に関するガイドを次に示します。
重複データがこれほど頻繁に発生するのはなぜですか?
私がこれまで遭遇したすべての CRM は、レコード数を一貫して拡大してきました。 重複したデータ入力を防止できなければ、クリーンアップ作業は無意味になってしまいます。
Salesforce での重複やデータ品質の低下の主な原因の 1 つは、データのインポート中に発生します。 たとえば、一貫性のない命名規則やインポート プロセス中のデータ形式エラーにより、エントリが重複する可能性があります。 さらに、さまざまな部門や外部ソースなどのさまざまなソースからデータをインポートすると、重複が発生する可能性が高くなります。
データを手動で入力すると、必然的に重複データがさらに多くなります。 複数のユーザーがデータを入力する場合、全体的な一貫性を維持することが困難になる場合があります。 さらに、一部のユーザーは、システム内の既存のデータを認識していない場合、特にデータ入力に関するコミュニケーションとトレーニングが明確でない場合に、誤って重複レコードを作成する可能性があります。
原因が何であれ、重複データはデータを理解しようとする人にとって頭痛の種となる可能性があります。 それは非効率性や不正確さにつながるだけでなく、有意義な洞察を導き出し、信頼できるデータに基づいて情報に基づいた意思決定を行う能力を妨げます。
重複を防止および管理するための効果的な対策を実装することは、データの整合性を維持し、CRM システムの価値を最大化するために非常に重要です。
マージする重複を特定する
Salesforce と HubSpot の統合で重複を管理する場合、ユーザーはdedupe.lyやDataGroomrなどのサードパーティの重複排除ツールを利用するのが一般的です。 ただし、統合プロセスには、特に一意の識別子と一致基準に関して一定の制限があります。
Salesforce と HubSpot の両方で、特定のフィールドがレコード一致基準として機能し、多くの場合一意の識別子と呼ばれます。 HubSpot の場合、電子メール アドレスは連絡先レコードの一意の識別子とみなされます。
HubSpot とは異なり、Salesforce は複数のプロパティを一意の識別子として使用します。
Salesforce を HubSpot と同期すると、これらのフィールドのデータが比較されます。 これらのフィールドの値が 2 つのプラットフォーム間で一致する場合、システムはレコードが同じ連絡先またはリードを表すものとして認識します。 通常、これが重複を識別して防止する方法です。
ただし、Salesforce が重複の照合と識別に他のフィールド (デフォルト以外) を使用するように設定されている場合 (組織が設定したカスタム照合ルールが原因である可能性があります)、これらのフィールドが HubSpot で認識されるとは限りません。
たとえば、組織が連絡先を照合するために Salesforce の「顧客 ID」というカスタム項目を使用しているとします。 この「顧客 ID」に基づいて重複を識別するカスタム一致ルールを Salesforce に設定しました。 ただし、Salesforce を HubSpot と同期する場合、HubSpot の対応するフィールドに具体的にマッピングしていない限り、HubSpot は「顧客 ID」を一致するフィールドとして認識しません。 その結果、Salesforce に同じ「顧客 ID」を持つが電子メールアドレスが異なる 2 つの連絡先が存在する場合、HubSpot はこれらに重複としてフラグを立てない可能性があります。
結合前の注意
Salesforce で特定された重複をマージする前に、統合の微妙な違いを考慮することが重要です。
Salesforce での照合に使用しているフィールドが HubSpot でも認識され、利用されていることを確認してください。 そうしないと、2 つのプラットフォーム間の一致ルールの違いにより、HubSpot で重複としてフラグが立てられない重複が発生する可能性があります。
HubSpot について - Salesforce Sync
重複を結合する手順に入る前に、Salesforce のリードと取引先責任者がどのように HubSpot 取引先責任者と一致するかを理解することが重要です。
HubSpot で新しい連絡先が作成されると、Salesforce でスキャンが開始され、同じ電子メール アドレスを持つリードまたは連絡先が特定されます。
ここが興味深いところです。Salesforce はこれらの一致するレコードをランダムな順序で返します。 これは、どのレコードが最初に返されるかを決定する事前に決められたルールや順序 (アルファベット順や年代順など) がないことを意味します。 このランダム性のため、新しい HubSpot コンタクトに一致する最初の Salesforce レコードは、同じメールを持つ既存のリードまたはコンタクトのいずれかである可能性があります。
HubSpot は、Salesforce から最初に返されたこのレコードと同期します。 これにより、特定の Salesforce リード/コンタクトと新しい HubSpot コンタクトの間に最初のリンクが形成されます。
ただし、この最初のリンクは修正されていません。 最初の同期の後、HubSpot は、Salesforce 内の同じメールで最後に更新されたレコードと同期します。 これは、同じメールアドレスを持つ Salesforce 内の別のリードまたは取引先責任者が更新された場合、HubSpot が最初のリンクを切断し、この最後に更新されたレコードとの新しいリンクを形成する可能性があることを意味します。
この動作により、HubSpot は常に Salesforce の最新情報との同期を維持することができます。 ただし、これは、HubSpot コンタクトが、最初に同期していたものとは異なる Salesforce レコードに関連付けられる可能性があることも意味します。
同じメールアドレスを持つ Salesforce リードまたは取引先責任者を結合する
Salesforce でリードと取引先責任者を結合するには、データの一貫性と正確性を確保するための一連の体系的な手順が必要です。
HubSpot を使用して Salesforce でリードまたは取引先責任者を結合する:
- 結合する重複したリードまたは取引先責任者を特定する:まず、どのリードまたは取引先責任者が重複しているかを特定します。
- HubSpot でリードまたはコンタクトを開く:重複を特定したら、HubSpot アカウントに移動して、そのリードまたはコンタクトの詳細を開きます。
- Salesforce リード ID または Salesforce 連絡先 ID プロパティに移動します。HubSpotのリードまたは連絡先の詳細内で、Salesforce リード ID または Salesforce 連絡先 ID プロパティを見つけます。 この ID は Salesforce の各リードまたは取引先担当者に一意であり、2 つのプラットフォーム間のリンクとして機能します。
- HubSpot のレコードの Salesforce ID に一致するリードまたは取引先責任者を検索します。次に、Salesforce に戻り、この ID を使用して、対応するリードまたは取引先責任者を検索します。
- そのリードまたは取引先責任者をマスターレコードとして使用する: HubSpot の Salesforce ID と一致する Salesforce のリードまたは取引先責任者を見つけたら、これをマージ用のマスターレコードとして検討します。 マスターレコードは、マージ後にその情報が HubSpot に保持されるレコードです。
- レコードを結合する: Salesforce で重複レコードを選択し、識別されたマスターレコードを選択して結合プロセスを開始します。 Salesforce では、オブジェクトごとに一度に最大 3 つの重複レコードを結合でき、結合された各レコードからマスター レコードに保持するフィールドを選択できます。 Salesforce の重複管理ツールを使用すると、さまざまな値を含むすべてのフィールドのリストが表示され、最終的なマスター レコードに保持する値を選択できます。 この情報は、HubSpot の対応するレコードと同期されます。
HubSpot で統合されたコンタクトを管理する
HubSpot Salesforce 統合の設定内で、コンタクトとリードが Salesforce から削除されたときに HubSpot で実行されるアクションを構成できます。
Salesforce でレコードが削除される場合は、HubSpot アカウントからレコードを削除することをお勧めします。
この設定を確認するには、[HubSpot 設定] > [統合] > [接続アプリケーション] > [Salesforce] > [同期設定] > [Salesforce] > [HubSpot] に移動します。
Salesforce でレコードを結合する前に、HubSpot の各コンタクトのアクティビティ履歴を考慮することが重要です。 統合される (その後、HubSpot で削除される) コンタクトに貴重な履歴がある場合は、このデータを保存するために、HubSpot でもコンタクトを統合することが最善です。
例えば...
Salesforce に「Jane Francis」と「Jane F」という 2 人の連絡先があると仮定します。 これらのコンタクトは両方とも HubSpot にも存在し、それぞれにアクティビティ履歴があります。
ジェーン・フランシスは非常に活発で、あなたのメールをたくさん開封し、Web サイト上のいくつかのフォームに記入し、サイトを何度も訪問しました。 一方、ジェーン F にはそれほど歴史はありません。 彼女はいくつかのメールを開封しましたが、それ以上のやり取りはありませんでした。
ここで、Salesforce でこれら 2 つの取引先責任者をマージすることにしました。ジェーン フランシスはより完全な情報を持っているため、マスター レコードとして選択します。
Salesforce にマージされたコンタクトを削除するように HubSpot の設定が設定されている場合、Salesforce で Jane Francis と Jane F をマージすると、HubSpot 内の Jane F のレコードが削除されます。
Jane F に HubSpot での経歴があまりない場合、これは大したことではないかもしれません。 彼女の最小限のやり取りは、視聴者の行動やマーケティング活動を理解する上で重要ではありません。
ただし、ジェーン フランシスのように、ジェーン F が HubSpot で重要な経歴を持っていた場合、彼女の削除はその貴重な情報をすべて失うことを意味します。 Jane Francis と Jane F の両方に重要なアクティビティ履歴がある場合、理想的には、Salesforce でレコードを統合するのと同時に、HubSpot で彼らのレコードを統合する必要があります。 こうすることで、両方の連絡先のアクティビティ履歴が結合されたレコードの下に保持されます。
HubSpot で連絡先を統合する
Salesforce で統合するときに両方のコンタクトのアクティビティ履歴を HubSpot に保存するには、HubSpot で自動削除設定をオフにするか、Salesforce の統合後に対応するコンタクトを HubSpot でただちに統合することができます。
- 自動削除設定をオフにする: HubSpot には、同じ連絡先が Salesforce で削除された場合に、HubSpot 内の連絡先を自動的に削除する設定があります。 Salesforce で連絡先を結合していて、HubSpot で関連するアクティビティ履歴を失いたくない場合は、この設定をオフにすることができます。 こうすることで、Salesforce での結合後でも、HubSpot の「非マスター」コンタクト (前の例では Fred) が自動的に削除されなくなります。
- HubSpot での迅速なマージ:自動削除設定をオフにできない、またはオフにしたくない場合は、Salesforce でコンタクトをマージした直後に、コンタクトを HubSpot ですばやくマージすることもできます。 これは、HubSpot と Salesforce 間の次回の同期が行われる前に行う必要があります。
Salesforce マージ後のレコードのマージ
Salesforce での結合プロセスが完了したら、HubSpot のマスターレコードに移動します。 Actions > Mergeを選択します。 次に、Jane F (マスター レコードに結合する予定の連絡先) を見つけて選択し、連絡先の結合を完了します。
HubSpot エラーへの対処: 連絡先が Salesforce と同期しなくなった
HubSpot で最近同期したレコードではなく、Jane F のレコードを保持することを選択した場合、残りの HubSpot コンタクトで同期エラーが発生します。 このエラー メッセージは、HubSpot が以前に同期していた Salesforce レコードが存在しなくなったことを示します。 これを解決するには、エラーの下にあるResyncをクリックします。 この解決策は簡単ですが、間違ったマスター レコードが選択された数百または数千の重複を扱う場合は、多大な労力がかかる可能性があります。
さまざまな電子メールアドレスを持つ Salesforce リードまたは取引先責任者を結合する
HubSpot は、Salesforce と同期するときに、異なるメールアドレスを持つ連絡先を重複として識別しません。 Salesforce またはサードパーティ ツールでこれらのフィールドを結合する場合は、HubSpot で Jane Francis と Jane F の両方のレコードを開いて、Salesforce で行ったのと同じように結合します。
あるいは、Jane F に重要な履歴がない場合は、Salesforce でコンタクトまたはリードを直接マージし、HubSpot がマージされたコンタクト (Jane F) を削除できるようにすることもできます。
HubSpot と Salesforce 間の重複を管理するのは困難な作業のように思えるかもしれませんが、Six & Flow が問題を解決します。 HubSpot Salesforce 統合の専門家として、私たちはこのプロセスに関わる複雑さと複雑さを深く理解しています。
私たちは、お客様がデータ管理の困難な状況を乗り越え、記録が正確で適切に維持されていることを確認するお手伝いをします。 重要なアクティビティ履歴を保存しながら、重複の特定、マスターレコードの決定、Salesforce と HubSpot の両方でのマージの実行を行います。 そのため、お客様は、私たちが残りの作業を行っている間、ビジネスの成長という最も得意なことに集中することができます。
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