イベントの会場を見つける方法：チェックする6つの重要なボックス

参加者は、最近のイベント体験に多くのことを期待しています。 ホテルの会議室はDreamforceで大型クルーズ船に変身し、参加者は畏敬の念を抱きました。 しかし、これらの素晴らしい会場は、会場をイベントに適したものにする基本的な側面がなければ何もありません。

適切なサイズの1つを見つけることよりも、イベント会場を選択することの方が重要です（ただし、それはプロセスの一部です）。

イベント会場に参加する前にチェックしなければならないいくつかのボックスがあります。技術的なニーズ、ロジスティックのハードル、そしてもちろんコストです。

間違った場所を選んだために、不便な場所や高価な場所でイベントに参加したい人はいますか？ あなたの見出しをつかむスピーカーは、これらの要因を考慮に入れなければ、あまり重要ではありません。

会場を選択する際に考慮する必要のある6つの重要な要素のリストと、選択プロセスを容易にするために使用できるツールとリストをまとめました。

1.出席者にとって便利な場所

イベントの場所は、計画段階で考慮すべき最も重要な要素の1つです。 潜在的な登録者は、出席するかどうかを決定する際に、旅費と利便性を考慮に入れます。

まだ計画の初期段階にあり、会議にどの都市を選択すればよいかわからない場合、SmartAssetには、手頃な価格、空港からの距離、暴力犯罪に基づいて、2017年現在の米国の会議の目的地トップ10のリストがあります。料金、宿泊施設の空き状況：

SmartAssetの会議の上位25の宛先のリスト（出典）

地理的な場所を決定したら、次の基準に基づいて会場を選択する必要があります。

• 価格
• 空港からの距離
• 交通機関のオプション（これについては後で詳しく説明します）
• 容量（これについては後で詳しく説明します）
• ダウンタウンへのアクセス（レストラン、バー、ホテルなど）

小規模な地元のイベントを主催する場合は、州外の数十人の参加者を主催するホテルや、空港への簡単なアクセスは必要ありません。 地元の会場を見るとき、あなたの主な関心事は会場の大きさ、費用、そして交通機関の選択肢です。

Cvent、SocialTables、およびEventUp会場検索エンジンは、全国の会場について知る必要があるすべてを見つけるための完璧なツールです。

2.会場容量と追加の部屋

イベント会場を選ぶときは、容量のニーズを過小評価するよりも過大評価する方が常に良いでしょう。

たとえば、イベントに少なくとも300人の参加者が集まると予想される場合、会場の定員は350〜400人に快適に収まる必要があります。 これにより、当日に参加者が現れて登録した場合に、追加の参加者を収容するために必要な呼吸室が提供されます。

また、追加の小会議室を提供する会場を選択するのにも役立ちます。 この種の柔軟性は、容量の問題が発生したときに役立ちます。 理想的ではありませんが、より多くの人がイベントに快適に参加できるように、メインイベントをこれらの小会議室にストリーミングすることは可能です。

Cvent会場検索エンジンなどのツールのおかげで、将来の会場と連絡を取る前に、会場の容量を調べることができます。 このようにして、すべての情報を入手する前にコミットするようにプレッシャーをかけることなく、会場の候補リストを作成できます。

3.大規模なグループ向けのWiFi機能

私たちはこれまで以上に接続された世界に住んでおり、WiFi接続は、イベントを含むあらゆる形態のビジネスの生産性にとって必要不可欠です。 イベントプランナーおよびホストとして、インターネットに一貫して接続できることが重要です。 最高の会場では、イベント当日にWiFiアクセスを利用できます。

ただし、すべてのホテルのゲストが利用できる標準のホテル接続では、ゲストのすべてのトラフィックを処理するのに十分でない場合があります。 そのため、参加者専用のWiFi信号について問い合わせることが重要です。 ほとんどのホテルにはイベント専用のWiFi信号がありますが、必ず確認する必要があります。

WiFiの速度も重要です。特に、ビデオのストリーミングを計画している場合や、イベント中にライブツイートやその他のソーシャルメディアでの使用のために電話を頻繁に使用することが予想される場合はそうです。 より高いレベルのトラフィックを処理するには、データ転送速度が8〜12 Mbps（メガビット/秒）以上であることを確認する必要があります。 会場に速度について尋ね、イベントネットワークで速度テストを実行しても問題がないかどうかを確認してください。

会場のインターネットの速度をテストする必要がある場合は、そのために作られた無料のツールがあります。

• SpeedTest
• Fast.com
• スペクトル速度テスト

最後に、コストに取り掛かりましょう。 イベントでのWiFiは無料ではありませんが、大金を費やす必要はありません。 ASAEによると、これらのコストを軽減するのに役立つ方法がいくつかあります。

• WiFiのスポンサーシップを広告主に販売する
• WiFiを使用するゲストの料金を追加します

4.交通機関と駐車場のオプション

誰もそこに行けない場合、イベントはどのようなメリットがありますか？

会場を選択するときは、次のような利用可能な交通手段をすべて明確にしてください。

• メトロ鉄道サービス
• バス路線
• ホテルから徒歩圏内
• ライドシェアリングの可用性（Uber、Lyft、Fasten、Sidecarなど）

この交通情報を、路線図アプリの交通時間と推奨事項とともにゲストに提供します。

ワシントンDC、ニューヨーク市、ボストンのメトロ鉄道システムの地図（出典）

これらの交通手段の中には、イベント参加者に特別割引や割引を提供するものもあります。 たとえば、Uberは、参加者のライドパスを作成できるUberEventsシステムを提供しています。 これらのライドパスは、設定した一定の制限までの交通費をカバーし、参加者がイベントに簡単に参加できるようにします。

歩いたり、公共交通機関を利用したり、イベントまでライドシェアを利用したりする人もいますが、それでも多くの人は運転します。

会場を考えるとき、駐車場はあなたが注意しなければならないもう一つの特徴です。 会場に指定駐車場がない場合、どのような駐車場がありますか？ 駐車ガレージはありますか？ 十分な路上駐車？

地元の駐車場と取引して一定数のスペースを予約し、その費用を運転を計画している人のためのチケット取引に含めることができます。 これは、駐車料金がサービスとして追加される会場が所有する有料ガレージにも、全額または割引料金（できれば後者）で適用されます。

駐車場を確保するためにそれほど遠くまで行く必要はないと感じているが、それでもゲストの運転を便利にしたい場合は、イベントのWebサイトで、会場周辺の手頃な駐車場を見つけるのに役立つ駐車アプリを推奨してみてください。

5.アメニティ

あなたのイベントを主催するスペース以外に、あなたの会場は何を提供しなければなりませんか？ これらの追加のアメニティには、次のものが含まれます。

• A / V機器：A / V機器のレンタルまたは購入は高額であり、イベント会場に照明、スピーカー、マイク、およびビデオ機器がすでに使用できる状態になっている場合は、費用を節約できます。 もしそうなら、会場はおそらくパッケージ取引の一部として機器を提供します。
• テーブルと椅子：A / V機器と同じように、独自のテーブルと椅子を提供することは、レンタルのためにあなたのポケットからより多くのお金を意味します。 これらすべてのテーブルと椅子を会場に移動するための交通費は言うまでもありません。 これらの設備がすでに整っている場所を見つけることをお勧めします。
• ケータリング：ゲストに食事を提供する予定の場合は、外部のケータリングサービスと契約するか、可能な場合は会場のケータリングを利用できます。 会場によっては、会場の予約と一緒にパッケージ化した場合、フードサービスの費用が安くなる場合があります。 料金を比較するには、地元のケータリング業者に確認してください。

これらのアメニティはすべて外部ソースを使用して利用できますが、前述のように、将来の会場で提供される場合は、長期的にお金を節約できるパッケージ取引を検討することをお勧めします。

6.イベント日の柔軟性

計画どおりに物事がうまくいくとは限りません。 緊急事態が発生し、天気が常に協力するとは限らず、スケジュールが常に一致するとは限りません。

そのため、イベントのスケジュールを柔軟に設定できる会場を選択することが重要です。 たとえば、イベントで日付の変更が必要になる可能性がある場合は、雨の日付として使用するために、その時間の前後にいくつかの営業日がある会場を予約すると便利です。

これはどの会場にとっても難しい質問であり、会場は請求書を支払うために完全なスケジュールを必要とするため、取引を成立させたり破ったりしてはならないことを理解してください。

ただし、空の日付がいくつかある会場に出くわした場合は、割引料金で後日再スケジュールポリシーを使用してみてください。 このように、会場はあなたのために余分な日付を保持することでお金を失うことはなく、問題が発生した場合にイベントをキャンセルする必要はありません。

主要なイベントは常に数か月から1年前に計画されているため、予定されている会場に柔軟な日付のリストを提供すると、ピーク時以外の日付を見つけて、最もお金を節約できる日付を見つけるのに役立ちます。

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イベント会場を選択したので、必ず「イベント計画の10ステップガイド」の残りの手順に従って、最高のイベント体験を確保してください。