ホットデスキングがあなたのビジネスに適しているかどうかを判断する方法

一部の人々はそれを愛しています。

嫌いな人もいます。

オフィスでのホット デスキングは、2 つの方法のいずれかになります。 またはその中間のどこか。

では、ホット デスキングのロールアウトを成功させる鍵は何でしょうか?

準備。

このガイドでは、ビジネスにホット デスク環境を導入することを決定する前に知っておくべきことをすべて紹介します。

1. ホットデスキングとは？
2. ホットデスキングとデスクシェアリングの違いは何ですか?
3. ホットデスクは良い考えですか?
4. ホットデスキングのメリットとデメリット
5. ホットデスキングを使用している企業は?
6. ホットデスクをどのように機能させますか?

最初から始めましょう。

一般的なホット デスク環境には、次のようなものがあります。

• 固定電話。
• PC またはラップトップのドッキング ステーション (固定電話の代わりにソフトフォンがある場合もあります)。
• モニター。
• 他のデバイスを接続するためのコンセント。

これらのデスクの基本的なアイテム以外に、ホット デスク オフィスには通常、予約可能な会議室、共同プリンター、およびその他の共有オフィス設備が組み込まれています。

なぜホットデスクと呼ばれるのですか?

ホットデスクという用語は、「ホットシート」という言葉に基づいています。 これは、限られた期間、番組の焦点となるラジオまたはテレビ番組のゲストに使用されます。

多くの場合、彼らは不快な、または即席の質問を投げかけられ、その後去ります。 短いタイムスパンはシートを「熱く」します。

スピードデートやホットポテトを考えてみてください。 どちらの活動も長続きしないため、どちらも「熱く」なります。

すぐに席を譲る必要はありませんが、明日のホットデスク環境がリセットされ、誰もがどこに座るかを選択できるように、1 日の終わりに席を空ける必要があります。

注: 一部の組織では、半永久的なホット デスクを管理するためにデスク予約またはデスク共有ポリシーを使用していました。

ホットデスキングとデスクシェアリングの違いは何ですか?

ホット デスキングはデスク共有ではないことを理解することが重要です。

デスクシェアリングとは、特定のデスクを特定の人に分けて使用することです。

たとえば、モハメッドは日中必要なデスクを使用し、ジュリーは夜勤を引き継ぐときに同じデスクを使用できます。

事実上、モハメッドとジュリーはそれぞれのシフト中に専用のワークスペースを持っています。 しかし、彼らは文字通り同じデスクを共有しています。

ホットデスキングとは、ロンドンのデスク 123 を誰でも無料で利用できることを意味します。

ホットデスキングの基本的な例を次に示します。

• 月曜日: Mohammed が職場に到着し、ロンドン オフィスのデスク 123 にログインします。
• 火曜日: モハメッドはサンフランシスコのオフィスに飛行機で行き、デスク 456 を使用します。ロンドンでは、ジュリーは現在デスク 123 を使用しています。
• 水曜日: ジュリーは再びロンドンのデスク 123 を使用します。 Mohammed は飛行機でロンドンに戻るので、デスクは必要ありません。
• 木曜日: Barry は仕事のために早く到着し、ロンドンのデスク 123 にログインします。 Mohammed と Julie はどちらも、無料の別の机を探しています。
• 金曜日: 在宅勤務の 50%。 バリー、モハメッド、ジュリーのどちらもオフィスにいません。 デスクはどなたでも無料でご利用いただけます。

デスクの共有は、同じビジネス内の分割シフトに最適です。 たとえば、24 時間年中無休のサポートを提供するコール センターです。

すべてのエージェントにデスクが必要ですが、同時にではありません。

ホット デスキングは、次の 3 つの主なユース ケースにより適しています。

1. さまざまなビジネスのための共通エリアとワークスペースを備えた共有建物。 WeWork や大学のキャンパスを思い浮かべてください。
2. 不規則なパターンでスタッフが行き来する大企業。 出張が多い営業チームや、自宅とオフィスを行き来するスタッフ。
3. 大きな不動産を必要としない中小企業。 スタッフが 20 人だけで、オフィスに一度に 10 人しかいない場合は、デスク スペースを削減してコストを節約します。

ホットデスクは良い考えですか?

オフィスのレイアウトによっては、ホット デスキングが変革をもたらす場合もあれば、困難な場合もあります。

WeWork のような共有の建物を運営している場合、ホット デスキングは素晴らしいアイデアです。 居住者は誰でもデスクに到着し、仕事を始めるために必要なものがすべて揃った状態でログインできます。

1 つの企業がオフィス全体を借りる場合でも、そのスペース内でホットデスク環境を提供できます。 すべての従業員が毎日オフィスに出勤しているとしたら、その会社は WeWork ではなく自社のオフィスを借りるでしょう。

これにより、ホットデスクが完璧にフィットします。

ビジネスが 1 つしかない建物を経営している場合でも、ホット デスキングは機能します。 実際、誰もがオフィスに来る必要がなくなったため、ホットデスクはより一般的になりつつあります。

週に 1 回出勤するフロントライン ワーカーでも、重要な会議がない限り自宅で仕事をするナレッジ ワーカーでも、デスクは必要ですが、常に必要というわけではありません。

ここで、ホット デスキングが真価を発揮します。

ホットデスキングを検討する際は、次の重要事項に留意してください。

• 人々は定期的に自宅で仕事をしていますか?
• 専用のホット デスク エリアを作成すると、スペースは使用されますか?
• スタッフ全員が同じ日にホットデスクを利用できるスペースが必要ですか?
• 各従業員に未使用のスペースを確保する場合と比較して、ホットデスクを実装することでどれだけの費用を節約できますか?

ホットデスキングのメリットとデメリット

ホット デスキングの利点は明らかですが、欠点と見なされるものを強調するのは当然のことです。

個人的な接触がないことはしばしば不利に感じられますが、調査によると、ミニマリストのデスク設定はより生産的です。

たとえば、5S リーン シックス シグマの原則では、成功するために整頓された作業環境を作成して維持する必要があることを示唆しています。

5S は次のとおりです。

• 並べ替え: 雑然とした不要なアイテムを削除します。
• まっすぐにする：必要なアイテムを正しい場所に保管します。
• スクラブ: 机の上にあるものすべてをきれいに整頓します。
• 標準化: 職場のあらゆる変更について計画を文書化し、共有します。
• Sustain : 最初の 4 つの S' を習慣化します。

これらをあらゆる作業環境に適用することは生産的です。 ホットデスキングはこの考え方を強化するので、毎日デスクを散らかす人はいません。

ホットデスキングを使用している企業は?

従業員が 10 ～ 20 人の小規模な企業から巨大なコングロマリットまで、あらゆる種類の企業がホット デスキングを使用していました。

80,000 人を超える従業員を擁する世界最大の海運会社である Maersk は、世界中に 100 以上の拠点を持っています。 イギリスのメイデンヘッドにある同社のオフィスには、6 つのフロアがあり、すべてホットデスク機能を備えています。 各チーム、またはチームのブロックにはフロアが指定されるため、必要に応じて部門が互いに近くなります。

社内の IT チーム用のデスクが静的に配置されていますが、残りのフロアは誰でも毎日新しい席に着くことができます。 各フロアの外周には会議室や個室オフィスを配置。

規模の対極にある、約 20 人のスタッフを擁する技術コンサルティング会社の StableLogic は、リージャスのビル内にオフィス スペースを共有しています。

ほとんどのコンサルタントは顧客のサイトで時間を過ごしますが、リージャスの建物に戻ると、プライベート オフィスのホット デスクを利用するか、共用エリアに座って無料の電話にログインするかを選択できます。

ホットデスキングを使用している他の有名な企業には、次のようなものがあります。

• デロイト
• マイクロソフト
• クレディ・スイス
• シティグループ
• レゴ
• 国立オーストラリア銀行

また、WeWork、Regus、Green Desk などのコワーキング組織にもホット デスクが設置されています。

ホットデスクをどのように機能させますか?

ホットデスキングは個人的な体験です。 しかし、いくつかの基本的なロジックを適用して、ビジネスでホット デスキングを成功させることができます。

1. 適切なテクノロジー パッケージを選択してください。
2. すでに予約されているエリアを明確にします。
3. ホットデスキングがもたらす利点をスタッフに知らせます。
4. ログイン/ログアウトの手順を文書化し、公開します。
5. ホットデスキングに移行するときは、連絡を取ってください。
6. すべての場所にホット デスクが必要なわけではないことを覚えておいてください。
7. 一緒に座る必要があるチームには予約システムを使用します。
8. グループ コラボレーションには、共用エリアとハドル ルームを使用します。
9. 全員が何を期待すべきかを理解できるように、一連のハウス ルールを作成します。
10. 大規模な会議が予定されている場合は、キャパシティの増加を計画します。
11. リモートワークを受け入れて、ホット デスクが常設デスクにならないようにします。
12. 一時的なパーソナライゼーションを許可します (1 日の終わりまたは予約後に片付けます)。

最高のホット デスク ポリシーは、それをサポートするテクノロジがクラス最高でなければ意味がありません。

PC またはドッキング ステーションが最新の状態であり、さまざまな作業タイプのワークロードを処理できることを確認します。

ソフトフォンがインストールされているか、物理的なハンドセットを提供していることを確認してください。

クラウド ファースト コミュニケーションの時代に入ったので、ホット デスクを強化するクラウド電話システム (VoIP) が必要になります。

文化とポリシーに時間を費やしてから、適切なテクノロジー プロバイダーを選択してください。

ホットデスクがビジネスに適している場合は、2022 年のベスト VoIP 電話システムでサポートされていることを確認してください。