企業のイベントコーディネーターを雇うときに探すべき5つの特徴
公開: 2022-05-07オープンイベントコーディネーターのポジションを埋めることを検討している場合でも、初めて企業イベントチームを構築する場合でも、イベント業界で成功するにはかなりの個人が必要です。 管理する人、実行するイベント管理ソフトウェア、招待するゲスト、選択する場所、調整するベンダーがあります。
だからこそ、あなたの会社はそのような立場で成功する人の種類を正確に知る必要があります。 必要なスキルと特性を備えた適切な候補者がいなければ、イベントの準備が遅れ、機会が失われ、お金が無駄になります。
新しい企業イベントコーディネーターを採用する際に探すべき5つの特徴のリストと、適切な候補者を見つけるために提起すべき質問をまとめました。
成功した企業イベントコーディネーターの5つの特徴
これらの特性のいくつかは、あらゆる市場の管理職に適用できますが、他の特性は、イベントベースのリーダーシップのために特別に調整されています。 資格のある応募者にこれらの特徴を見つけることができれば、あなたはあなたの会社に完璧にマッチするものを見つけるでしょう。
1.リーダーシップスキル
役職に「コーディネーター」という言葉が含まれているポジションにはリーダーシップスキルが必要ですが、それはイベントコーディネーターにとってさらに当てはまると思います。
第一印象のチャンスは1回だけです。イベントコーディネーターは、チーム全体を率いて、新しい企業クライアントごとにこれらの印象を与える任務を負っています。
柔軟で暫定的な目標に向けてチームを導くことは1つですが、締め切りがゲストの期待と同じくらい柔軟でないときにチームを導くことは別のことです。 それは大きなプレッシャーであり、イベントを成功に導くには真剣なリーダーシップスキルが必要です。
イベントコーディネーターを採用する場合、候補者に求めるべきリーダーシップの資質は次のとおりです。
- 効果的なコミュニケーター：最高のリーダーは、いつ話すか、いつ聞くかを知っており、言葉を正確に理解し、非言語的な手がかりをつかむことができます。 イベントチームを管理するには、コーディネーターだけでなくチーム自体からの意見も必要になります。効果的なリーダーは、チームの懸念事項を聞く時間を作ることができます。
- 委任者：イベントコーディネーターが自分ですべてを行うことはできません。これがイベントチームを持つことの目的です。 効果的なイベントコーディネーターとリーダーは、各チームメンバーの能力に応じて責任を委任する能力と意欲を持っています。
- ポジティブシンカー：リーダーはチームの他のメンバーの調子を整えます。 また、イベント業界では、イベントの計画と実行の変数が変化するため、これらのタスクをナビゲートするには前向きな見通しが必要です。 あなたのイベントコーディネーターは、健全なチームの士気を維持するために多くの課題に直面して彼らの前向きな見通しを示さなければなりません。
- 責任：最も重要なことは、イベントコーディネーターは、物事がうまくいったときだけでなく、ひどくうまくいかなかったときでも責任を示さなければなりません。 各チームメンバーが必要な場所にいて、すべてのベンダーがイベント当日に実行するように設定されていることを確認するには、コーディネーターの側で多くの責任が必要です。
イベントコーディネーターは、イベント業界でのこれまでの経験において、これらのリーダーシップの資質を示すことができるはずです。
ポジションの候補者との面接に時間がかかる場合、MindToolsには、潜在的な候補者に事前に割り当てることができるリーダーシップスキル評価があります。
2.技術ノウハウ
イベント業界は、特に新しいテクノロジーの導入により、時代とともに絶えず変化し、アップグレードしています。
最も効果的なイベントコーディネーターは、これらの新しいトレンドを常に把握し、新しいイベント管理ソフトウェア、出席者追跡ツール、イベントをより個人的で体験的なものにする方法など、自分の仕事にこれらの変更を取り入れるための方法を探します。 。
- Xテクノロジーについてどう思いますか？
- あなたが私たちの会社について知っていることに基づいて、私たちが見逃している新しい技術の進歩は何だと思いますか？
- イベント管理に役立つ新しいテクノロジーの追加を見つけた場合、それを「必須」テクノロジーとしてどのように販売しますか？
3.組織力
チームには「私」は存在しませんが、組織には「私」が存在します。これは、すべての優れたイベントコーディネーターが知っておくべきことです。
イベントコーディネーターは、イベントチームの活動、ベンダーとその提供内容、契約の交渉と最終決定、イベントの実行の監督、およびイベントの進行状況についてのスーパーバイザーへの報告を担当します。
これらすべてを行うには、候補者は優れた組織力を必要とします。
- 複数のベンダーとのコミュニケーションをどのように整理しますか？
- 最適なイベントチームの構成は何ですか？
- イベントのスケジュールとタイムラインをどのように整理しますか？ 作成した過去のイベントタイムラインの例を挙げてください。
4.創造性
イベントコーディネーターは、チームを管理してイベントをまとめるだけではありません。 イベントの計画と調整は、出席者のチェックインの管理、テーマの調整、ゲストのフィードバックの収集など、古いタスクを実行するための新しい方法を見つけるという絶え間ない課題です。
最高のイベントコーディネーターは、独創的なアイデアや新しいテクノロジーでこれらの問題に取り組むための創造的な新しい方法を見つけます。
これらの個人は、イベントで審美的に心地よい光景と音を作成するスキルを持っている必要があります。つまり、いくつかのスキルを挙げれば、色の調整、マーケティングのための創造的な執筆、室内装飾の経験が必要です。
- あなたが管理した過去のイベントであなたが持っていたオリジナルの創造的なインプットのいくつかの例は何ですか？
- 私たちのクリエイティブイベント戦略について何を変えますか？
5.時間管理スキル
最後に、イベントコーディネーターは、イベントの締め切りに間に合わせるために、これらすべての責任をタイムリーに調整する必要があります。 そうしないと、イベントチームはこれらの期限を永遠に逃してしまい、ベンダーとクライアントはスケジュールが満たされていないことやイベントが遅れている（または不完全である）ことに非常に腹を立てています。
申請者が遅れることなくイベントの管理と実行のストレスに対処できることを確認する必要があります。
- 事前計画の手順や順調に進むための方法など、個々のタスクを完了するためのスケジュールシステムについて説明してください。
- 厳しいイベントの締め切りに間に合わなければならなかったときの良い例と、それをどのように達成したか。
あなたの企業イベントチームは他に何が必要ですか？
イベントコーディネーターがこの作品で見逃したはずの特徴は他にありますか？ もしそうなら、必ず下にコメントを残してください！
そうでない場合は、市場に出回っている上位5つの企業イベント計画ソフトウェアオプションの比較を確認してください。