リモート Web デザインおよび Web 作成チームを管理するためのクイック スタート ガイド

2021 年の半分以上が過ぎた今、リモートおよびハイブリッド ワークフォースの世界に関連する一連のコンテンツが殺到しています。もちろん、「前例のない時代」というフレーズが健全に散りばめられています。

その結果、仕事が大幅に増加したチームの 1 つである Web デザインに注目してみましょう。

このブログでは、リモート Web デザイン チームを管理するためのクイック スタート ガイドと、プロジェクト管理ツールを使用して最大の課題に取り組む方法を提供します。

2020 年のパンデミックが発生する前から、新しいビジネスや、逆に既存のビジネスのマーケティング戦略を刷新するために、ウェブサイトの需要はありました。
2020 年にはかなりの数の企業がオンラインに移行しました。Web ホスティング プラットフォームの大手である GoDaddy では、2 月から 4 月にかけて新規有料加入者が 48% 増加し、市場シェアの 17% 近くを占めています。

これは、労働力に波を起こしている進行中の傾向の始まりを示しています。 Web サイトの作成、デザイン、およびすべてのデジタル マーケティングのニーズに対応するために、Web デザイナーとサポート チームの必要性も高まっています。 米国労働統計局によると、今後 10 年間の Web 開発者とデジタル デザイナーの仕事の見通しは 8% で、平均よりもはるかに速いです。

Web チームまたは Web 設計および作成チームは、効果的に共同作業を行い、見事でユーザー フレンドリーな結果を生み出すために、優れたスキル セットと、多くの場合、多くの人的資源を必要とします。

チームメンバーの中には、戦略と計画、プロジェクト管理、UI デザイン、グラフィック デザインから、Web テクノロジーとサイト制作まで、あらゆる分野の専門家がいます。

これらの各役割には、特定のワークスタイルとワークフローが伴います。

明確なコミュニケーションを維持し、目標を見失わないようにしながら、すべての主要なプレーヤーを噛み合わせて管理することは、簡単に達成できる偉業ではありません。 これは、各チーム メンバーまたはサブチームが、作業を計画、完了、測定、および報告するための完全に独自の方法に依存している場合に特に当てはまります。 社内、自宅、またはフリーランサーで働く数人のチーム メンバーを投入すると、問題が発生する可能性が非常に高くなります。

そこでプロジェクト管理ツールの出番です。リモート チームで作業している場合、オンライン プロジェクト管理ソフトウェアは、全員とそのワークフローを 1 か所にまとめ、誤解や手動タスクで失われる時間を最小限に抑える、または排除するための最適な手段です。

リモート Web デザイン チームの要約した説明からでも、「悪魔は細部に宿る」という古い格言の背後にある真実を簡単に理解できます。

リモート Web デザイン チームを管理するためのこのクイック スタート ガイドの目的は、チーム固有の考慮事項を評価して理解するのに役立つ安定した基盤を提供することです。 そしてもちろん、成功を開始して維持するのに役立ついくつかの一流のツールと機能も提案します.

始めましょう。

ベテランのプロジェクト マネージャー、チーム メンバー、リモート Web デザイン チームを構築するタレント アクイジション スペシャリストのいずれであっても、明確なビジョンを持ち、誰と何を一緒に作業しているかを理解することが重要です。 まず、戦略を立てるのに役立つ次の質問を自問することから始めます。

• 各チームメンバーはどのくらいの経験をもたらしますか? 主にジュニア、ミッドレベル、またはシニアの専門家と仕事をしていますか?
  
  
• 組織内の他のチームとの連絡先をいくつ持つ予定ですか? コピーライターは Web デザイナーと直接接触しますか? それらを Web ページに追加する前に、コミュニケーションと承認へのどのような経路が用意されていますか?

• Web デザイン チームの成功に不可欠なツールはどれですか? この種の質問は、既存の技術スタックを決定または絞り込むのに役立ちます。

• 各チーム メンバーの責任、スケジュール、作業能力はどのようなものですか? これら 3 つの領域は、リモート ワークによって大きな影響を受ける可能性があり、この情報がすべてのチーム メンバーによって理解され、一目でアクセスできることが重要です。

質問して評価できる質問は他にもたくさんあります。 それでも、これらは効果的なワークフローを開発し、Web デザイン チームにとって最適なプロジェクト管理ツールを決定するためのフレームワークを作成できます。これについては、次のセクションで詳しく説明します。

デザインの最も重要な機能の 1 つは、創造的な方法でユーザーの問題を解決することです。リモートのデザイン チームの場合、これはさらに困難になる可能性があります。 ミーティングと同期は、チームメイトの想像力を広げ、成功に不可欠なシステムを開発する機会を提供します。

会議室、ホワイトボード、対面式の会議の快適さなしに、これをどのように達成できるでしょうか? 次の点に注意してください。

• すべての人ではなく、適切な人を含めます。 チームまたは組織がリモートまたはハイブリッドの作業環境に移行した場合、会議に費やされる時間数は確実に増加しています。 誰が実際の会議に参加する必要があるのか​​、専用のワークフロー プラットフォームでコンテキスト内の更新を共有できるのは誰なのかについて、戦略的かつ注意を払ってください。

• ブレーンストーミング セッションであっても、常に明確な議題を用意してください。 「ズーム疲労」という厳しい現実により、時間はさらに重要になります。 会議の主催者として、会議の招待状に簡単な議題を含め、会議中はそれを守るようにしてください。 これは、ミーティングで出てきたが、別の機会に取り上げる必要があるアイデアにすばやく「ピンを留める」のに役立ちます。

• 最も重要なもののビデオ通話を保存します。 別のステータス更新ミーティングをスケジュールする前に、チャットや更新スレッドなど、誰もが見ることができる別のプラットフォームでそれを伝えるのが最善かどうかを検討してください。 新しいプロセスの説明や問題の解決など、より複雑なことにはミーティングを使用します。

• スタンドアップ ミーティングの長さと頻度を考慮してください。 毎日スタンドアップ ミーティングを行うことは、標準的または伝統的かもしれませんが、チームにとって何が最善かを考えてください。 たとえば、InVision のシニア デザイン マネージャーである Caitlin Wagner 氏は、彼女のチームが物事を一新することを決定したと述べています。金曜日には、明らかに仕事に関係のないトピックについて話す「ハッピー 30 分」があります。

リモートワークは、職場の問題にスポットライトを当てたり、既存の企業文化を強化または構築する機会として役立ちます。 リモートのデザイン マネージャーとして、チームを管理しながら、その延長線上に立つ機会があります。 ポジティブなリモート ワーク文化を推進する方法は次のとおりです。

• ワークショップやハッカソンを主催する。 チームが新しいスキルを磨いたり、トラブルシューティングを行ったり、しばらく後回しになっていたプロジェクトやイニシアチブに時間を割けるようにするために、日常業務以外のセッションの時間をスケジュールすることが重要です。 より魅力的なものにするために、ゲスト講師を招待するか、チーム メンバーの 1 人にセッションを計画してもらうことができます。 これらの活動は、従業員の専門的および個人的な開発に対する組織の関心も反映します。

• 一流の仮想オンボーディングを行います。 リモートで新しいチームに参加すると、新入社員が不快に感じたり、ループから外れたり、圧倒されたりすることがあります。 優れた仮想オンボーディングのための 6 つのベスト プラクティスを次に示します。
  • 初日より前に、オンボーディング エクスペリエンスを開始します。 新入社員が初めて「ログイン」する前に、歓迎されていると感じさせることが不可欠です。 会社のハンドブック、オンボーディング プランの概要、会社の記念品などの資料を含むウェルカム パケットを送ることを検討してください。
  • オンボーディング スケジュールとリソース ガイドを準備します。 新入社員の最初の 1 週間か 2 週間は、彼らが誰と会うか、重要な情報、彼らが慣れ親しむべきリソースなど、すべてをまとめた計画を立てて、できるだけスムーズに過ごしましょう。 monday.com では、新入社員ごとに、これらの種類の資料を備えた特別なオンボーディング ボードがあります。

• • 「仲間」を割り当てます。 直属のマネージャーではない親切な同僚を割り当てると、一度に 2 つのことが達成されます。つまり、新入社員は、仕事などに関連する内外で助けを得て、すぐにチーム内のつながりを確立します。 monday.com では、すべての新入社員のバディも指定しています。

• • 簡単な作業ですぐに組み込みます。 新入社員が持つ可能性のある主なストレス要因の 1 つは、読み物や導入会議に加えて、何に取り組めばよいかわからないという感覚です。 人事の事務処理や IT セットアップのタスクに加えて、チームの目標に貢献する簡単なタスクを与えて、彼らが関与していると感じ、自信を持てるようにします。

• • 仮想トレーニング セッションをホストします。 デッキやマニュアルなどの書面による視覚的なガイドも重要な役割を果たしますが、特に特定のツールやソフトウェアの使用に関しては、新入社員向けのいくつかのライブおよび記録されたトレーニング セッションを含めるようにしてください。

リモートで働くことは、もはや顔を合わせていない仕事上の関係をナビゲートすることになると、リーダーシップに課題をもたらす可能性があります. コミュニケーションの断絶や作業スケジュールの不一致は、本当に頭痛の種になる可能性があります。 以下にいくつかの推奨事項を示します。

• コミュニケーションを開いたままにしてください。 チームメイトや部下に、懸念事項やガイダンスに対応できることを知らせると同時に、提供できるものと、そのための適切な時間と方法についての期待を設定します。 たとえば、リモートワーク中の専門能力開発に関する懸念は、Slack チャットであ​​ってはなりません。

• 従業員の認知度を高めます。 オフィスの時間が少ないかゼロであり、電子メールの過負荷に対する懸念があるため、従業員を認識することは、一部のリモート チームにとって後回しになる可能性があります。 Slack チャンネルをお祝いや表彰専用にするか、ニュースレターを作成するかなど、クリエイティブな方法でアプローチすることをお勧めします。 従業員が大切にされていることを従業員に知らせることは、大いに役立ちます。

• ワークライフバランスの推進者になりましょう。 チームのワークライフ バランスが理解され、優先事項であることを必ず知らせてください。 自分のスケジュールを作成し、他のスケジュールに柔軟に対応することに関しては、模範を示すことができます。

• マイクロマネジメントは避けてください。 リモートで適切に管理するには、綿密な計画と信頼が必要です。 コメントや質問を残しながら、チームが取り組んでいることを一目で明確に把握するには、monday.com のこのようなテンプレートを使用できます。

ハリウッドのスターにとって三重の脅威であることに変わりはありませんが、スマートなリモート Web 設計および作成チームがそれを行うのが最善であると考えています。 新しいプロジェクトをすばやく開始し、チームの既存の作業を最大限に活用し、一貫性と品質を確保するには、Work OS を使用することをお勧めします。

言うまでもなく、Web デザイナーや Web クリエーターが完全に 1 人で作業することはめったになく、すべての研究と開発がプロジェクトに組み込まれます。 Work OS はソフトウェアの力を民主化するため、組織は従来のプロジェクト管理ツールの制限に縛られるのではなく、ニーズに合ったアプリケーションと作業管理ツールを簡単に構築できます。 以下は、リモート Web デザイン チームに最適な monday.com Work OS の機能のほんの一部です。

• ライブ ステータスとタイムラインの更新:複雑な設計プロジェクトのプロジェクト プランには、多くの場合、開発者やプロダクト マネージャーなどの専門家の情報源が含まれます。 monday.com を使用すると、チームは、関連する利害関係者またはクライアントに、各タスクのステータスと、プロジェクトの現在の位置を更新して、プロジェクトの目標を実現することができます。

• イテレーションまたはプロジェクトごとにチャネルを分ける: Web デザイン チームのメンバーがプロジェクトのさまざまな部分にさまざまな場所やデバイスから取り組んでいるため、プロジェクトをトピック、イテレーションの日付、またはタスクを完了する必要のあるチャネルに分けることが重要です。 . この情報と計画を 1 つのタイムラインまたはカレンダーにまとめて誰もがアクセスできるようにすることで、エラーの余地が少なくなり、無駄な時間が少なくなります。 そうは言っても、このデジタル資産管理テンプレートのようなものを使用して共有資産を管理できます。
  

• リアルタイムのコンテキスト内コミュニケーション: Web デザイン プロセスは、アイデアや考えを共有し、他のユーザーと思索することによって形作られます。 クライアントであろうとチームのメンバーであろうと、参考文献やアイデアを共有してフィードバックを得ることができる、より組織的な方法が必要です。

monday.com プラットフォームでは、あなたとあなたのプロジェクト ボードにアクセスできる人なら誰でも、写真、ビデオ、サウンド エフェクト、GIF、およびあなたが考えることができるその他のインスピレーションのソースを、あなたが取り組んでいるタスクに直接追加できます。 monday.com は、既存のツールとも統合して、すべてをさらにまとめます。 Adobe Creative Cloud テンプレートを使用したクリエイティブ プランニングは、プロジェクトの概要を作成し、進捗状況を追跡し、ファイルやアセットをシームレスにアップロードしながら Adob​​e CC をボードと同期することでデザイン ツールと作業プロセスを調整できるため、デザイン チームのお気に入りです。 .

• リモート コミュニケーション プラットフォーム:オンラインで仕事を共有することはかなり進んでいますが、対面で、またはリモート チームの場合はビデオ通話で行うのが最適な会議や会話が確かにいくつかあります。

人気のある選択肢には、Monday.com が統合を提供する Zoom、Google ハングアウトなどがあります。 どちらを選択する場合でも、チーム メンバー間で標準にし、チーム カレンダーと必ず同期させてください。

成功する Web デザイン チームとプロジェクトを構築および管理するには、前向きな考え方、積極的な行動、およびすべての人とすべてを結びつけるための適切なツールが必要です。

現在および将来の目標と優先順位を検討することで、最も重要なプロジェクト管理ツール、つまり Web サイト ビルダー プラットフォームや Work OS などを選択する際に、十分な情報に基づいた決定を下すことができます。