2022 年に Google Workspace がビジネスを支援するさまざまな方法

Google Workspace は、組織の従業員向けに設計されたコラボレーションおよびコミュニケーション アプリのコレクションです。 Gmail や Google Meet などの主要な Google Workspace コミュニケーション アプリは、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームなどのコラボレーション アプリと同様に、世界中で広く利用されています。 コラボレーション アプリは、複数のユーザーがドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションを同時に編集できるようにするために最初から作成されました。

Google ワークスペースとは

かつて G Suite と呼ばれていた Google Workspace は、教育、ビジネス、その他の施設に適した堅牢で洗練されたコラボレーション アプリとオフィス アプリのコレクションを提供します。 これは、Google アカウントを持つすべてのユーザーが利用できる無料の Google アプリである Google Workspace からのサブスクリプション ベースのアップデートです。 これは、最も効果的なクラウドベースの利用可能なオフィス スイートです。 ビジネス全体をインターネットに移行し、デスクトップ ベースのアプリを排除したい場合は、Google Workspace が最適です。 多くの人は Microsoft の Microsoft 365 に匹敵するパワーを好みますが、デスクトップ ベースのストレージのセキュリティを備えています。

Google Workspace にはどのようなアプリが含まれていますか?

このアプリ リストは、Google Workspace のすべてのバージョンの標準オファーの範囲内です。 利用可能なすべてのアプリの詳細については、リンクをクリックして該当する Google Workspace ページにアクセスしてください。

Workspace アプリケーションの重要な側面は、その速度です。 Google が提供する .new ショートカットは、最新のブラウザーの URL ボックスに入力すると、指定されたタイプのまったく新しいアイテムを作成します。 たとえば、 cal.newは新しい Google カレンダー イベントを作成し、 doc.newは新しい Google Doc を作成します。

• Gmail:世界で最も使用されているメール サービス
• カレンダー:スケジューリング ソリューション
• Meet ハードウェア 音声およびビデオ会議
• スペース / チャット チームとプロジェクトの場所
• Drive :ドライブやファイルを共有できる個人用のクラウド ストレージ
• Docs :共同作業するドキュメント (doc.new)
• Sheets :コラボレーション用のスプレッドシート (sheet.new)
• スライド:共同のプレゼンテーション (slide.new)
• Formulas :カスタマイズ可能なフォームとアンケート (form.new)
• 保存するメモ : 共同メモ (note.newおよび keep.new)
• サイト:共同 Web サイト (site.new)

これらのアプリは通常、Workspace のコア アプリケーションとして取り上げられることはありませんが、Google Workspace で使用しているバージョンに応じて、通常は利用できます。 場合によっては、追加購入が必要になります。

• Groups and Groups For business :アクセス管理とメーリング リスト
• Cloud Search : Google ワークスペース全体を検索
• Vault :データ保持と電子情報開示
• Apps スクリプト:ビジネス プロセスの自動化
• AppSheet :ノーコード アプリケーション開発
• Classroom :生徒と教師のために構成された学習のためのスペース
• ドメイン:統合された Google Workspace のサインアップと構成を使用したドメイン登録

ビジネス向け Google ワークスペースのメリット

1. いつでも、どこからでもアクセス可能。

これはクラウドでホストされるサービスです。 ビジネス向けの Google Workspace（旧 G Suite）は、24 時間年中無休でどこからでもアクセスできます。 さらに、Google Workspace アプリはどのブラウザでも動作するため、Mac や PC、Android スマートフォン、Apple タブレットに関係なく、すべてのデバイスを利用して google Workspace サービスや情報に接続できます。

G Workspace のオフライン機能のおかげで、完了した作業を完了したり、ファイルにアクセスしたりするためにインターネットに依存する必要がなくなりました。 G ファイル ストリームを使用すると、最新の G ドライブ コンテンツをデバイスに転送して、ファイルのコピーをローカルに保存して安心やオフライン作業を確保することができます。 これにより、Google は、常に最新のデータで作業できるようにし、アセットの移動や再コピーに時間を費やす必要がないようにします。

2. 業界をリードするエンタープライズ セキュリティ

Google Workspace を使用する主な理由の 1 つは、プラットフォームがデータを安全に保つために最善を尽くしていることです。 Google は、物理的な場所にあるデータ センターとクラウドでホストされた運用において、厳格で業界をリードするセキュリティ プロトコルを利用しています。

3.無制限のデータ

無料の Gmail アカウント（ユーザーは最大 15 GB のデータに無料でアクセスできます）とは対照的に、ビジネス向け Google Workspace では、アプリ、ファイル、画像、ドキュメント、ドキュメント、と電子メール。

また、Google Workspace は、直感的なデータ移行ツールとツールのセットを提供します。これらのツールは、コンピュータやオフィス サーバーからデータを安全に移動して、すべてのファイルとデータを 1 つの中央ハブに保存および管理するプロセスを支援します。

データを安全に保つためにクラウド ストレージに頼るという考えに不安を感じる場合でも、心配する必要はありません。Google Workspace には、データを保護するためのいくつかのオプションがあります。 たとえば、会社の電子メールとドキュメントの検索とローカル デバイスへのエクスポートを制御し、Vault を介してアーカイブ マテリアルの保持ガイドラインを設定できます。 また、Google のバックアップと同期を使用すると、職場のコンピューターやサーバーに保存されているすべてのクラウド ホスト データのコピーを保持できます。

4. シンプルな管理ガバナンス

Google Workspace 管理コンソールは、管理者と所有者がビジネス アクティビティをより細かく制御できる効果的なツールです。 たとえば、管理者パネルを利用して、ユーザーは従業員のアカウント、デバイス、データ、検証設定、およびアプリに制限を設定して、それらが正しく使用されていることを確認できます。

ユーザーの活動に関するレポートを表示することもできます。 コンソールのレポート パネルでは、ユーザー アクティビティに関するレポートも生成され、従業員が Google Workspace for Business をどのように使用しているかに関する重要な情報が管理者に提供されます。 管理者は数回クリックするだけで、作成されたコンテンツの量、生産性向上機能の恩恵を受けているユーザー、セキュリティ リスクをもたらす可能性のあるデバイスなどの有用なデータを収集できます。

5. 費用対効果の高いソリューション

Google Workspace で事業費を節約できる方法は数多くあります。 会社のサーバーや機器を購入して維持する必要はもうありません。 Google がセキュリティ プロトコルとチェックを処理します。 コラボレーション ツールを使用すると、移動時間やオフィス スペースを削減できます。 スケールアップとスケールダウンは簡単に行うことができます。 ソフトウェアやストレージを追加するのではなく、2 つ目の Google Workspace アカウントの料金を支払うだけです。

Google Workspace Business のユーザーあたり月額わずか 12 ドル、Google Workspace Enterprise のユーザーあたり 25 ドルの月額サブスクリプションの費用は、中小企業と大企業の両方にとって手頃な価格の Google Workspace のメリットのほんの一部です。

6.サードパーティの統合

サードパーティの統合は、CRM ツールや Templafy などのテンプレート管理プラットフォームなどの他のアプリケーションとうまく連携するプラットフォームであるため、ビジネス向け Google Workspace に付属するさらなる大きな利点です。

ワークスペースの費用はいくらですか?

Google Workspace は安くはありません。 その Business Starter エディションは、ユーザーごとに月額 6 ドルかかります。 1 か月あたり 100 件のビデオベースの会議 (録画なし) と、1 人あたり 30 GB のメモリが含まれています。 そのビジネス スタンダード バージョンでは、価格が 2 倍の月額 $12 になり、最大 150 のビデオベースの集まり (録画のオプションあり) が提供され、ストレージは 1 人あたり最大 2 TB まで拡張されます。 より高価な Business Plus および Enterprise プランでは、より多くのセキュリティ機能が提供されます。 Google は教育機関や非営利団体に無料バージョンを提供していますが、大規模な機関はエンタープライズ バージョンを選択する必要があります。

同様の Microsoft 365 Business Basic プランは、ユーザーあたり月額 5 ドルで、Business Standard レベルはユーザーあたり月額 12.50 ドルです。 より高価なビジネス プレミアムおよびエンタープライズ プランも利用できる場合があります。 Google Workspace などの Microsoft の Business Basic プランは、インターネット ブラウザ (Chrome が最も互換性があります) を介して、または機能が制限されたスマートフォンの Android アプリおよび iOS プログラムとして、オンラインでのみ利用できます。 Outlook、Word、Excel、PowerPoint などのデスクトップ アプリケーションと、Windows、Mac、Android、および iOS プラットフォームで利用可能な主要なアプリケーションを含む、Microsoft の Business Premium プランおよび上記のプラン。

Google ワークスペースの更新

Google は、機械学習が提供する分析情報に基づいて、Google Workspace プラットフォームの新しい改善を発表しました。

同社は、ユーザーエクスペリエンスを向上させるためにしばらくの間 AI を利用してきたと主張しており、最新の変更はハイブリッドツールの機能を強化することを目的としています。

更新は、自動化および要約された、スペースおよび会議の議事録の組み込みの要約要約です。 また、ポートレート ライトを使用したポートレート復元などの機能も備えています。

Google ワークスペース vs Office 365

使いやすさ

Office 365 と Google Workspace の場合、Google はシンプルさの原則に忠実です。 Google は通常、デザインよりも使いやすさを優先します。そのため、Google が提供するツールは Microsoft のように目に訴えるように設計されていません。 しかし、それらはバックエンドでシームレスに機能するため、効率が向上します。

たとえば、Google ドキュメントのドキュメントは、ドキュメントに名前を付けなくても Google ドライブに自動的に保存されます。

Google Workspace は、ユーザーが共同作業を行って生産性を高めるために不可欠なタスクに重点を置いています。 Office 365 で利用できる特定の高度で複雑な機能は備えておらず、単純な機能を補っています。

Gmail

Google Workspace は、最も基本的なプランでユーザーあたり 30 GB のストレージを提供します。 このストレージは、ドライブ、Gmail、Chat、ドキュメント、およびその他の Google サービスにプールされます。 また、会社の Web ドメインを設定し、Gmail のすべての利点を利用することもできます。 Gmail では、メールに最大 25 MB の添付ファイルを送信できます。 ユーザーは、Google ドライブを使用してより大きなファイルを転送することもできます。

Gmail は Microsoft の Outlook よりも安価です。 さらに、ユーザーは最大 2000 通の電子メール メッセージを作成し、毎日 86,000 通以上の電子メールを受信できます。 Gmail と Outlook はどちらも 2 段階認証と統合されたスパム対策機能を提供しますが、Gmail では最後にいつ、いつ使用されたかを確認することもできます。これは特徴的な安全機能の 1 つです。

Google Workspace アプリ

ドキュメント シート、ドキュメント、スライドなどの Google のアプリは、ウェブ ブラウザ ベースのアプリおよびモバイル バージョンとしてアクセスできます。 Google では、これらのアプリケーションのデスクトップ バージョンを提供していません。 ただし、ユーザーは自分のファイルをオフラインでアクセスできるようにマークして、インターネットに接続せずに作業することができます。

コラボレーション

Google が委託した定量的調査では、「両方のスイートがコラボレーションの分野でプラスの影響を与えている一方で、Google Workspace は一貫してより大きな影響をもたらし、時にはかなりの差をつけている」ことがわかりました。

たとえば、Google Workspace ユーザーの 84% が会議中に同じドキュメントを編集およびレビューしているのに対し、Microsoft 365 ユーザーの 69% は同じことを行っています。

それと同様に、Google Workspace ユーザーの 95% も、同じドキュメントで複数のユーザーと簡単に共同作業できます。 対照的に、Microsoft 365 ユーザーの 84% です。

チームの協力の重要性を説明する情報

可動性

どこからでも、どこからでも仕事ができると、従業員の効率と仕事の満足度が向上することは広く知られています。 データは、Google Workspace がよりユーザー フレンドリーで効率的なモバイル エクスペリエンスを提供し、従業員が移動中でもより多くのことを行えることを示す強力な証拠です。

Office 365 ユーザーの 61 % とは対照的に、Google Workspace ユーザーの 76 % がモバイル デバイスを使用してタスクを実行しています。 これには、ドキュメントやスプレッドシートの編集、レビュー、フィードバックの提供、会議のスケジュール設定と会議への参加、メールへの返信など、さまざまな活動が含まれます。

外出先での作業は、従業員の生産性と作業能力に劇的な影響を与える可能性があります。 Google Workspace はこの点で業界をリードしています。

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