チームメンバーに割り当てを与える方法

プロジェクトはマイルストーン、目標、目的に分割され、タスクに分割されました。今度はそれらを割り当てます。 しかし、プロジェクト管理プラットフォームを開くと、タスクを表現し、誰に割り当てるかを選択するという不愉快なプロセスに直面します。

さて、この記事では、そのごちゃごちゃした最初の瞬間をもう少し明確にする方法についてのアドバイスを提供します。 実用的なヒントがあり、タスクの割り当てと委任の違いを学び、仕事に最適な人を選択する方法に関する推奨基準があります。

より正確な概要については、次の目次を参照してください。

従業員にどのようにタスクを割り当てますか？

通常、タスクの割り当ては、プロジェクトを継続するためにタスクリストをクリアすることに焦点を当てた時間のかかるプロセスであると考えています。 ただし、タスクの割り当ては、実際にはより従業員指向のプロセスである必要があり、追加の献身と努力が必要であり、信じられないほどの結果が得られます。 しかし、それはどういう意味ですか？

適切に割り当てられたタスクは、従業員、プロジェクト、および会社全体を前進させます。 方法は次のとおりです。

1. それらは、管理者と従業員の間の説明責任と信頼を強化します。
2. 彼らは新しいスキルと完璧な古いスキルを教えるのに役立ちます。
3. これにより、従業員は他のチームや仕事の道に慣れることができます。
4. プロジェクトの見積もりが簡単になります。
5. 業績評価などの優れた拠点になります。

リストは続く可能性がありますが、ここで停止します。

もちろん、そのような長期的な利益は、計画段階でのことわざの血と汗なしでは得られません。 従業員のタスクを割り当てる際の一般的な考え方と、実行できる具体的な手順を見てみましょう。

動機は全体像を知ることから来ます

プロジェクト管理の全体像について話すときは、各チ​​ームメンバーのタスクが同僚の将来に影響を与えることについて話します。 すべてのタスクは通常、パズルの小さな断片であるため、従業員に自分の仕事がどのように貢献しているかを思い出させるのに役立ちます。 例えば：

• 高品質のドラフトは、最終バージョンの優れた基盤となり、より迅速に完成させることができます。
• 十分に準備されたプレゼンテーションは、不必要な質問や追加の電子メールの問い合わせを省くことができます。

自分の仕事が会社のレベルに影響を与えることを知っていれば、人々がよりよく働き、より生産的になるのは当然のことです。

したがって、タスクを割り当てるときは、タスクが全体像にどのように適合するかを強調するようにしてください。 「 Xを実行するとYとZに役立ちます」と言うだけで、プロジェクト全体にどのように反映されるかによって、割り当てられたタスクが重要であることを従業員に知らせることができます。

従業員を興奮させてコミットする

全体像を人々に伝え、何が可能かを示すことは、今のところ彼らを得ることができるだけです。 最初の火花に火をつけるには十分ですが、彼らがタスクに完全にコミットするには、そのタスクが何を伴うかを定義する必要があります。

彼らは、仕事の進め方、使用するスキル、そして望ましい結果に到達する方法を想像できるはずです。 指示が明確であるほど、彼らは働く意欲が高まります。

簡単に言えば、タスクの実行方法を指示し、理解していることを確認してください。 あなたはお互いの心を読むことができないので、全員が同じページにいることが重要です。

タスクの透明性を求める

企業が採用できるベストプラクティスの1つは、同僚間の透明性です。

これは、全員にその日のタスクをタイムシートに入力させることで実現されます。 タイムシートの目的は、いつでも誰もが何に取り組んでいるかを正確に把握することです。

誰がどのタスクに取り組んでいるのかを知っていると、その人が空いているか忙しいのか、タスクの進行状況などを簡単に知ることができます。

したがって、従業員に割り当てを行うときは、期限のラベルを付けてください。 または、作業にかかる時間について従業員の評価を求め、それらの時間枠を使用することもできます。

出典：Clockifyチームのタイムシート

タイムシートは、タスクとそれを実行している人々を監視するための優れた方法です。 次の場所にアクセスできます。

• 誰が何に苦労しているのかを確認する（人々のスキルセットを評価するのに役立ちます）。
• ワークロードを使い果たし、追加のタスクに利用できる人。
• 時間の見積もりに修正が必要かどうか。
• 無駄な時間を特定します。

明確な時間枠を維持する

タイムシートと期限の透明性について説明していますが、タスクの完了に設定する時間は明確である必要があることに注意してください。

すでに述べたように、期限を割り当てる最も安全な方法は、従業員に相談することです。 彼らは、タスクの難しさ、全体的な期限、満たす必要のある基準、およびそれを完了するために必要なスキルのために、どれくらいの時間がかかるかを評価するのに優れています。

彼らが任務をどのくらいの期間行うべきかについて発言権を得るとき、人々はプロセス全体に対してより責任があると感じる傾向があります。 彼らは締め切りの設定に積極的に参加したので、時間内に完了するために最善を尽くします。

非常に明確な期待を設定する

タスクの割り当てには、指摘された（スーパーバイザーの）期待を常に含める必要があります。 例えば：

• ロゴピッチには、できるだけ多くのドラフトが必要ですか、それともいくつかの完成品が必要ですか？

デザイナーにロゴピッチのドラフトを作成するように依頼する場合は、探している品質の種類を指定する必要があります。 ブレーンストーミング会議用のスケッチやドラフトを探しているのか、それともきれいで見栄えのする作品を見せたいのかを説明します。

さらに：

• デザイナーは何個の作品を作るべきですか？
• 彼らが従う必要のある特定のカラーパレットはありますか？
• タスクはどれほど重要ですか？ この日は彼らが最終的にロゴを決定する日ですか、それともまだブレインストーミングの段階にありますか？ （作品自体の品質を決定します）

上記の質問を使用してタスクを割り当てると、設計者がどれだけの労力を正確に投資する必要があるかを理解するのに役立ちます。 彼らは彼らに何が期待されているかを知っているので、彼らは明確な指示でより意欲的になります。 最初に伝えられなかった何かについて彼らの仕事が批判される恐れはありません。 そして、あなたの側では、それは違反した締め切りや標準以下の結果を防ぎます。

関与を減らして依存関係を作成しないでください

従業員が上司に特定のタスクやパフォーマンスについての意見を求めることは珍しいことではありません。

この問題は、監督者がプロセスに関与しすぎた場合に発生します。 常にすべての可動部分に目を向けていないと、プロジェクトが崩壊する可能性があると感じたとき。 そして、たとえば20人がその人の承認、アドバイス、または相談を待っていると、ワークフローは行き詰まりに陥ります。

そして待ち時間は無駄な時間です。

さらに、人々は他のことをしている可能性があるため、モチベーションと忍耐力を失い、欲求不満になります。

だから、人々があなたの援助を求めるたびに飛び込まないように学んでください。 全体像を把握しながら、小さな問題に対処できる信頼できる人を割り当てます。 それがもっと必要とされるところにあなた自身のエネルギーを使う方法を学びなさい。

たとえば、潜在的な投資家向けの売り込みプレゼンテーションを作成することは、1人が送信したいクライアントの電子メールを確認する必要があり、別の人がフォームに署名を求め、3人目が今後の従業員のフィードバックについて質問したいために延期され続けます。 。

痩せないように、そして面倒な作業に時間を浪費するために、ここから始めることができます：

割り当てるときに過度に関与するリスクを軽減する方法

• タスクを人に一致させることを忘れないでください

つまり、適切な人と適切なタスクを一致させることで、関与を最小限に抑えることができます。 時間をかけて、誰が何をするかを慎重に選択してください。 あなたなしではタスクを実行できない場合、タスクを割り当てることのポイントは何ですか？

• アイテムの重要性を判断するために10ポイントのスケールを持っている

あなたのリーダーシップの役割の特定の側面はどれほど重要ですか？ あなたはすべての会議で、またはすべての電話で絶対に必要ですか？ どのタスクがあなたの承認を必要とし、どのタスクがあなたの下の誰かによって承認されることができますか？

あなたとプロジェクトにとっての重要性に基づいて、これらのアイテムを0から10のスケールでランク付けします。 最優先のタスクは、細心の注意を払う必要があります。 そして、委任できるものは、あるべきです。

• スケジュールを分析する

あなたのエネルギーと時間は、はるかに広いスケールで必要とされます。 時間を無駄にしすぎているかどうかを確認する最良の方法は、スケジュールを確認することです。 優先度の低いアイテムに費やした時間を特定し、あなたなしでどの問題を解決できたかを評価します。

• 優先順位と期限を考慮に入れる

どうしても必要な場合にのみステップインしてください。 あなたは、割り当てられたタスクに最も適した人々によって、時間通りに行われることを担当しています。 各プロジェクトの優先順位を決定し、期限に違反するリスクがない限り、それらの問題のみに関心を持ってください。

• 信頼できる人のリストを作成する

従業員（またはチームメンバー）を十分に知っている場合は、より信頼性が高く、もう少し責任を負う準備ができている人を選び出すことができるはずです。
あなたの代わりに優先度の低いアイテムに参加することで彼らがどのように役立つことができるかを書き留めてください。 時が来たら、このソリューションがプロジェクトを前進させるのに役立つことを念頭に置いて、彼らを結集し、アイデアを提示します。 権限が複数の人に委任されている場合、ワークフローが滞る可能性は低くなります。

これは、後で説明するタスク委任の領域にも当てはまります。

どのタスクをどの従業員に割り当てるかをどのように決定しますか？

1.優先度に基づいて割り当てます

当然、一部のタスクは他のタスクよりも重要になります。 プロジェクトをタスクに分割するときは、それらの優先度レベルを評価するために時間を費やしてください。

優先度の高いタスクをリストの最初に割り当てる必要があります。 時間に敏感なためか、より多くの努力と献身が必要なためか。

優先度の低いタスクは、最初に利用可能な人にフィラーとして割り当てることができます。

2.従業員の空き状況に基づいて割り当てます

タスクを割り当てるときに考慮すべきもう1つの要素は、現時点で誰が利用できるかです。

プロジェクトが進むにつれて、新しいタスクが追加されます。 新しい作業を割り当てる必要がありますが、希望する人を常に選択できるとは限らない可能性があります。 特に締め切りが迫っている場合は、ワークロードが最も少ない人を最初に選択する必要があります。

彼らがより熟練している、またはあなたが彼らを最も信頼しているという理由だけですでに忙しい個人を過負荷にすると、彼らに不必要な負担がかかります。 それは欲求不満、より悪い結果、そして生産性の低下の原因です。

また、前述したように、すべてのタスクとそれに取り組んでいる従業員の概要が記載されたタイムシートがあれば、誰が無料で誰がそうでないかを簡単に見つけることができます。

3.従業員のスキルレベルに基づいて割り当てます

優先度の高いタスクは、特定の分野またはスキルの経験が豊富な従業員に任せる必要があります。 ただし、他の従業員が成長して同じように信頼できるようになるために、他の従業員にもそのようなタスクを与える必要があります。 経験を高めることができる挑戦的なタスクを人々に与えることは、生産性と士気に不可欠です。

言うまでもなく、複数の熟練した従業員がいることになります。

優先度の低いタスクは、経験レベルに関係なく、誰にでも割り当てることができます。 彼らは練習したり、新しいスキルを習得したり、より重要なもののための場所を作るために邪魔にならない小さなタスクを取得したりする良い機会です。

4.好みに基づいて割り当てます

最後になりましたが、タスクの割り当て方法においても、好みが大きな役割を果たす可能性があります。

一部の従業員が他のタスクよりも特定のタスクを好むのは当然のことです。 したがって、チームとの会議でタスクを割り当てるのは良いことかもしれません。 優先順位、期限、および可用性について話し合うときは、どのタスクに取り組みたいかを尋ねます。

誰かが特定の種類の仕事に興味を示した場合、彼らは（ある程度の考慮を払って）それを取ることを許可されるべきです。 結局のところ、新しいものやエキサイティングなものに割り当てられると、人々はより生産的になります。

注：このルールは注意して適用してください。 人々に彼らが望む仕事だけをさせることは彼らのキャリアの成長を妨げることができます。 私たちの快適ゾーンから抜け出し、時々私たちが好きではないタスクを実行することは、私たちがどのように開発し、学ぶかです。 したがって、これらの潜在的な問題を早期に発見するために、割り当てを配布するときに文書化することを忘れないでください。

タスクの割り当てと委任

意味的には似た言葉ですが、タスクに関する委任と割り当ては2つの異なるものです。

タスクを割り当てるときは、従業員に多くの権限、課題、または成長の余地を与えることなく、タスクを割り当てます。 これには、タスクの作成、期限の設定、リソース、ツールの提供など、すべての責任を果たすことが含まれます。これらは通常、繰り返し発生する可能性のある繰り返しのタスクです。

タスクを委任するとき、あなたはその責任の一部があなたの指から消えていくのを許します。 あなたが考えるのは目的だけですが、従業員に詳細とそこに到達するための手段を理解させます。

ただし、それは委任が正しく、割り当てが間違っているという意味ではありません。

タスクの割り当てには独自の場所があります。 多くのタスクは、プロジェクトの進行に依然として不可欠な繰り返しのプロセスに帰着するため、これも同様に重要です。 タスクの委任は、従業員が学び、自分自身に挑戦し、スキルとパフォーマンスを評価するための良い機会です。

いつタスクを割り当てる必要がありますか？

経営陣とBizDevのコンサルタントであるArtemAlbulは、タスクの割り当てに関する彼の概念を共有しました。これは、彼が「アルゴリズム」と呼んだものです。 彼は、これらの基準がどのように役立つかを強調しました。これは、従業員がガイドラインと指示（別名割り当て）に基づいてタスクを実行することを希望する場合にのみ役立ちます。

Albulがアルゴリズムを分解した方法は次のとおりです。

出典：Artem Albul、TWAコンサルティング

ご覧のとおり、タスクの割り当ては、2つのうちのより「制御」しながら、詳細な指示を与え、タスクの明確さについての確認を求めます。 その多くは、全員が同じページにいることに帰着し、誤解の余地をほとんどまたはまったく残していません（ただし、創造的な自由もあります）。

タスクをどのように割り当てる必要がありますか？

前のセクションで説明したすべてのことを踏まえて、タスクの割り当てがどのように見えるかを段階的に説明します。

• プロジェクトを分解する

目標、目的、およびいくつかの個別のタスクを詳しく説明します（すべてではありませんが、マイクロ管理を開始しないように注意してください）。 最も重要な期限を設定します。

• タスクに優先順位を付けて並べ替えます

最初からリソースと人員を適切に割り当てるために、どのタスクをより速く/より良く実行する必要があるかを知ることが重要です。

• チームとチームメンバーのリストを作成する

チームリーダーを割り当て（持っていない場合）、あるいは、誰が何を取得するかについてより多くの情報に基づいた決定を行うために、個々の従業員のスキルに関する意見を求めます。

• 会議を設定する

チームリーダーとミーティングを行い、上記のポイントを確認します。 プロジェクトを成功させるために必要な各チームの可用性、関心、スキルに応じてタスクを割り当てます。

• チームリーダーとして–パイプラインのさらに下流にタスクを割り当てます
• タスクの完了を追跡し、途中で必要な変更を加えます

締め切りを延期する場合でも、タスクを再割り当てする場合でも、リソースを移動する場合でも。 割り当てたすべてのタスクで発生しない限り、これはまったく問題なく、予想されます。 次に、それは不十分な事前計画の指標です。

• フィードバックを提供し、パフォーマンスを書く

進行状況を追跡し、次のタスクの割り当て/委任プロセスに役立つ可能性のある重要な詳細をメモすることを忘れないでください。 また、従業員が何を改善する必要があるかについての有益な情報でもあります。

タスクの割り当ては、私たちが望んでいるよりもいくらか複雑です。 しかし、このような徹底的な調査と準備により、プロジェクトはよりスムーズに実行されます。 従業員も仕事に満足し、締め切りが近づくにつれてハードルが少なくなります。

いつタスクを委任する必要がありますか？

委任は、雇用主/監督者と従業員の両方にとって信頼できる素晴らしい慣行です。 雇用主はプロセスに対する彼らのコントロールの一部を与える方法を学び、従業員は彼らの仕事に対してより多くの説明責任をとる方法を学びます。

これにより、優先度の低い割り当てをあまり処理しないため、仕事の全体像に集中できます。 あなたは他の人が彼らのキャリアで上に移動するのを助けながら、時間とエネルギーを節約します。

リーダーとしてタスクを効果的に委任するにはどうすればよいですか？

すでに述べたように、委任には従業員の独立性が含まれます。 このタイプのタスク割り当てを割り当てよりも魅力的にし、成長の大きな機会をもたらすいくつかの追加コンポーネントがあります。

実際のタスクではなく、目標の委任に焦点を当てる

委任するときは、実行する必要のある目的に焦点を合わせます。 タスクを完了する方法について、従業員に「数字で色分け」の指示を与えるべきではありません。

最終結果がどうあるべきか、そしてあなた（または上層部）がどのような期待を持っているかを明確に伝えてください。 その最終目標を達成するための手段は従業員自身に任せてください。 タスクを解決する方法は、解決する方法とは完全に異なる場合があるためです。 結果があなたが探しているものである限り、それは完全に問題ありません。

目標を挑戦的に保つ

あなたが委任している目的が簡単すぎる場合、その人は先延ばしになるか、あなたがそれらを十分に信頼していないように感じる可能性があります。 そして、彼らが難しすぎると、彼らは欲求不満になり、不安になり、パニックになり始めます。

従業員のスキルレベルを知っておくことをお勧めします。そうすれば、従業員がどの程度の課題と責任を引き受けることができるかを判断できます。 彼らが最も生産的で素晴らしい結果を達成するためには、彼らは「流れの状態」に入る必要があります。

出典：Optimal Experience、M。Csikszentmihalyi

議論とフィードバックを奨励する

従業員にそのトピックについて意見を述べさせます。

彼らは、タスク、目標、または自分の作業が後の段階や他の人のワークフローに与える全体的な影響について何でも尋ねる必要があります。 それは彼らがその仕事に興味を持っており、関与していることを意味します。

そして、彼らが彼ら自身に質問をしていなければ、あなたはいつでも彼らを積極的に動かすことができます。

• 明確にしてほしいことはありますか？
• タスクの進め方について、すでに何かアイデアはありますか？
• 私たちが合意した時間はあなたにとって十分ですか？
• 他のリソース、ツール、またはサポートが必要ですか？
• 問題やリスクはありますか？

このような質問は、彼らが価値を感じ、彼らの努力が認められ、あなたがその仕事に関心を持ち、彼らがどれだけうまくやっているかを彼らに知らせるのに役立ちます。 やりすぎないように注意してください。やりすぎると、マイクロマネージャーのように見えてしまいます。

従業員に自由な抑制を与えるが、サポートを提供する

マイクロマネジメントと言えば、委任とは、人々が自分で問題を解決できるようにすることを意味します。 どうしても必要な場合を除いて、マネージャーがプロセスの任意のステップに介入して制御または監督する理由はありません。

しかし、あなたがすべきことは、彼らが行き詰まっていると感じた場合にあなたがアドバイスを受けることができることを彼らに知らせることです。 従業員が特定のタスクの権限を取得し、自分のデバイスに任されているからといって、プロジェクトが自分自身を引き上げるまで苦しむ必要があるという意味ではありません。

時々、彼らにあなたから何かが必要かどうか尋ねて、あなたがどんな種類のサポート、相談、または調停のためにそこにいるのかを彼らが知っていることを確認してください。 もう1つの良い習慣は、トレーニング、会議、コースなど、追加の学習機会を提供することです。

人々を前進させる目標を委任する

単に行う必要があるものではなく、スキルを高め、すべての経験を活用する割り当てを選択してください。 例えば：

• チームのコミュニケーションスキルを磨く必要があるタスク。
• 小さなタスクを割り当てる方法を学ぶ。
• 他人の仕事を監督し、品質管理を行う。
• 新しいツールでの作業を学ぶ。
• 会議（またはそれ以上）の開催など。

従業員が開発したい、または開発する必要のあるスキルを見つけて、それに応じて代表団を計画します。 あなたは彼らに、同時に何か新しいことを学びながら、タスクを完了してもらいたいのです。

誰に委任するかを選択する方法

BeyondTheoryのシニアディレクター兼コンサルタントであるPaulBeesleyは、委任先の従業員を選択する際の気の利いたチェックリストを提案しました。 これは、プロセスを簡素化および高速化することを目的としています。

委任されたタスクを正常に完了するには、選択した従業員に次のものが必要です。

S –タスクを実行して完了するスキル

T –タスクを完了し、必要に応じて必要なスキルを習得する時間

A –タスクに関するすべてを処理する権限

R –必要なレベルの責任

R –タスクを正常に完了したことに対する認識

このリストは、特定のタスクに誰を割り当てるかを検討するときにカバーする必要がある一連の重要な基準です。 ただし、ニッチ、サービスの種類、会社の規模、および目前のプロジェクトによっては、基準が変わる可能性があります。 そして、それはあなたのニーズに対応するべきであり、その逆ではありません。

避けるべき一般的なタスク委任の間違い

とはいえ、マネージャーや雇用主が犯すよくある間違いがいくつかありますが、時には気付かないこともあります。

1. 締め切りについて曖昧すぎる（使用：できるだけ早く、到着したら昨日までに必要です）。 それは不必要な圧力を生み出します。
2. 質問や懸念のために利用できない。 細かく管理するべきではありませんが、従業員が行き詰まっていると感じた場合は、サポートのために立ち会う必要があります。 それらを無視したり、他の誰かに引き渡したりすると、不信感を引き起こす可能性があります。 ただし、普段仕事に追われている場合は、毎日または毎週相談時間を設定してください。
3. 方向性がはっきりしない。 タスクを委任するときは、タスクの完了と期待に割り当てる時間を指定する必要があります。
4. フィードバックを提供していません。 悪いフィードバックより悪いフィードバックはありません。 従業員は、自分が良い仕事をしているときも意識する必要があります。 私が働いていたある会社では、「誰もあなたの仕事について不平を言っていないなら、それはあなたが良いことをしていることを意味します」というマントラでした。 そして、それは健全な論理のように聞こえますが、実際には多くのフラストレーションを引き起こしました。 私たちは方向性を失い、タスクからタスクへと単に「浮かんで」いて、それらのいずれかが私たちのパフォーマンスにプラスの影響を与えたかどうかを知ることはありませんでした。
5. 従業員の話を聞いていません。 彼らがタスクや目的についてどのように感じているかを考慮に入れてください。 彼らにあなたにフィードバックを与えて、最初から潜在的な問題があるかどうかを聞かせてください。
6. 同じタスクに他の人を割り当てる。 人が苦労していることに気付いた場合、最初の本能は、彼らがどのように進んでいるのか、そして彼らが助けを必要としているかどうかを尋ねることです。 一部のマネージャーは、他の従業員に相談せずに彼らを助けるように任命する傾向があり、それは痛い味を残します。 従業員はさらに無能であると感じ、将来同様の仕事を引き受ける可能性が低くなります。
7. 人々があなたが何を意味するかを知っていると仮定します。 これは最大の問題の1つです。 タスクを作成するときは、目標と期待についてできるだけ明確にしてください。 多くの場合、マネージャーはこれらのことが暗示されていると思いますが、真実は–誰もマインドリーダーではありません。 情報の誤解や誤解を避けるために、明確かつ直接的に連絡してください。

特にすべての異なる分野や業界では、さらに多くの間違いが発生する可能性があります。 可能であれば、あなたまたはあなたの仲間によって作られた最も一般的なものを特定してください。 特定のタスクが標準に達していないすべてのインスタンスを書き留め、それを修正するために割り当てプロセスで何を変更できたかを確認します。 たぶん、十分な時間やリソースがなかったか、あなたが不明確であったか、または従業員がそのような責任の準備ができていなかったのかもしれません。 今後のすべてのタスク委任で同じ手順を使用します。 これは、プロセスを学習してより迅速にする唯一の方法です。

結論として

タスクの割り当ては、非常に慎重で考え抜かれたプロセスである必要があります。 時間内にマイルストーンに到達するだけではありません。 それは、従業員が新しいスキルを学び、会社での自分の立場にもっと満足し、あなたと彼らの間の信頼を強化し、最終的には全体像に再び集中できるようにすることです。

私たちが集めたアドバイスに従うことで、あなたはあなたの会社にいくつかの効果的で健康的な長期的な変化を起こすための正しい軌道に乗ることができます。