トップ5の金融文書管理ソフトウェア

財務文書管理ソフトウェアを使用して、財務データを整理します。

これを想像してみてください。あなたは会計士で、財務諸表、貸借対照表、およびその他の財務記録の管理に毎日何時間も費やしています。 これらのドキュメントには機密データが含まれていることが多いため、安全に保管および整理する必要があります。 最適な方法が見つからない場合は、ドキュメント管理ソリューションを使用できます。

ドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、財務ドキュメントを簡単に整理して取得できるように保存できます。 このツールを使用すると、データをパスワードで保護し、選択したユーザーにアクセスを許可することもできます.

この記事では、アルファベット順に、ユーザー レビューに基づく 5 つの最高の財務文書管理ソフトウェアを取り上げます。 各製品について、最高評価のパラメーター、業界の専門家によるレビューの抜粋、および製品の価格とともに、全体的なユーザー評価が含まれています。 続きを読む。

1.箱

以下は、ドキュメント管理に Box を使用した金融サービスの専門家によるレビューの抜粋です。

「社内で生成されたドキュメントや情報ストレージの使用から切り替えましたが、その柔軟性と統合はすばらしい体験でした。Box は十分なストレージを提供し、カスタマイズされたビューにより、最もよく使用される場所を簡単にブラウジングしたりお気に入りにしたりできることがわかりました。 "

「Box は使いやすく、コンピューターや電話用のアプリはスムーズに動作します。さらに、オンライン インターフェースは、ソフトウェアがプリインストールされていない PC で作業している場合に最適な代替手段です。Box の価格は、10 GB の無料ストレージで適切です。年間の前払いで利用できる個人使用および割引。"

「Box Software は信頼性が高く、暗号化されたクラウド ストレージおよびコンテンツ管理ソフトウェアであり、ユーザーは大きなファイルを共有および保存し、すべてのファイルを 1 か所に集中して簡単にアクセスし、ファイルを同期することができます。」

「Box で最も気に入っているのは、使いやすさです。すべてのユーザーを念頭に置いて設計されています。すべてのファイルが 1 か所にあるため、探しているものに簡単にアクセスできます。」

「私はこのソフトウェアが非常に使いやすいことを最も気に入っています.box.comに似た別の製品を使用しましたが、本質的に同じことを行い、すべて同じ機能を備えていますが、Box.comははるかに直感的で、なくても理解しやすい.どの方向でも。」

ここですべてのボックスレビューを読んでください。

2. ドロップボックス ビジネス

以下は、ドキュメント管理に Dropbox Business を使用した金融サービスの専門家によるレビューの抜粋です。

「Dropbox の最も優れた点は、既存のデバイスに簡単に統合できることです。Windows 10 にインストールすると、Dropbox フォルダはファイル エクスプローラーに別のフォルダとして表示され、ハード ドライブの一部であるかのように簡単に使用できます。 Epson プリンター/スキャナーに直接統合されており、ドキュメントを Dropbox に直接スキャンして、ドキュメントをすぐに処理できます。サード パーティとのファイル共有は、リンクを電子メールで送信するのと同じくらい簡単です。」

「Dropbox は、電子署名、Dropbox 紙、データとドキュメントを転送するための大きなファイル サイズの機能も備えているため、ビジネス ニーズに非常に適した最高のクラウド ストレージの 1 つです。Slack との統合により、ファイルを送信することもできます。アプリケーションに簡単に。」

「Dropbox Business は、オンライン ミーティングを簡単に開催できるので、私のお気に入りのインターネット ツールの 1 つです。このプログラムのメディアは、ファイル ストレージ、洗練されたドキュメントの共有、および表示を簡素化します。私の経験では、このツールは安全な環境を維持しながら、チームのコラボレーションを促進します.Dropbox Businessは、ユーザー ファイルにさまざまなレベルのセキュリティを提供するために使用され、アプリケーションのセキュリティ手順は、ユーザー データが安全に保たれるように高水準に設定されています。」

「Dropbox Business は、すべてのファイルを簡単にアップロード、整理、共同作業、共有、保存できる単一のプラットフォームを提供することで、ファイルを管理する上で最高のエクスペリエンスを提供してくれました。保存されたファイルには、いつでもどこからでも簡単にアクセスできます。」

「Dropbox で一番気に入っているのは、使いやすく、ファイルを保護し、ファイルを適切に整理できることです。」

Dropbox Business のすべてのレビューはこちら。

3. Google ドライブ

以下は、ドキュメント管理に Google ドライブを使用した金融サービスの専門家によるレビューの抜粋です。

「使いやすく、無料で最大 15 GB 保存できます。有料プランは安価で、さまざまな追加機能を使用できます。リンクやメールを介して他のユーザーとファイルを共有するのに最適です。また、Google Cloud とのシームレスな統合も提供します。データ処理と分析のためのプラットフォーム サービスです。」

「私が最も気に入っている機能は、無料のストレージ、オフラインとオンラインのアクセシビリティ、ファイルのプライバシー オプションです。はい、製品/ソフトウェアは確かに使いやすく、技術に詳しくないユーザーでもユーザー フレンドリーです。はい、私の仕事や、電子書籍や無料のドキュメントへのアクセスなどの他の用途に関する統合プロセスは、スムーズで使いこなすのが簡単です。」

「Google ドライブは私が所有するすべてのデバイスと互換性があり、必要なときにいつでもクラウド ストレージ上のすべてのデータを簡単に収集でき、非常に高速に処理できる点が気に入っています。共有リンク、1 つはプライベート アクセス用、もう 1 つはパブリック アクセス用であり、共有プロセスがより柔軟になります。」

「Google ドライブは、組織のすべてのファイルとドキュメントを保持できる巨大なクラウド ストレージ スペースを提供します。ウイルス スキャンなどの暗号化とファイル保護機能により、不正アクセス、マルウェア、スパムなどのセキュリティ違反からすべてのファイルとドキュメントを非常に安全に保つことができます。また、非常に便利なデータ バックアップ機能を備えているため、データの回復が非常に簡単になります。さらに、ファイルやドキュメントを整理しておくだけでなく、簡単に共有できます。」

「Google ドライブは他のファイル ストレージ プラットフォームと似ていますが、Google の生産性向上ツールを直接統合できるという利点もあります。すべてのファイル タイプを Google ドライブに保存でき、FileStream をダウンロードして、オペレーティング システムのファイル エクスプローラーから Google ドライブにアクセスしてください。」

ここですべての Google ドライブのレビューをお読みください。

4. Microsoft 365

ドキュメント管理に Microsoft 365 を使用した金融サービスの専門家によるレビューの抜粋を次に示します。

「学校、ビジネス、または個人的な使用に必要なものがすべて揃った、非常に便利な生産性向上プログラムです。ドキュメント用の適切な量のストレージがあり、どこからでもアクセスできるようになっています。最も基本的なユーザーでも、最高の結果を達成することができ、さらに何かを望む人のために多くの高度な機能も備えています。」

「これにより、会社全体の生産性が向上し、コラボレーションが容易になり、ソフトウェア コストを大幅に節約できます。」

「Office 365 は、電子メールからクラウド ストレージまで、さまざまな製品を提供しています。彼らは常に製品を改善して使いやすくしています。ユーザーはどこからでもドキュメントや電子メールにアクセスできます。価格は非常にリーズナブルです。小規模企業から大規模企業まで素晴らしい製品です。製品は普遍的であり、コラボレーションが可能です。世界中のどこからでも誰とでも。何千ものアプリをさまざまな製品に組み込むことができ、ユーザー フレンドリーです。」

「Office 365 は私にとって生き方であり、自分の仕事をして素晴らしい結果を得ることができます。使いやすいので、自分のやりたいように創造的になることができます。ほとんどの製品はテンプレートとデザインのアイデアを提供します。学習に多くの時間を費やす必要のない使いやすい製品が必要な場合は、Microsoft 365 が最適です。」

「キーボード ショートカットで簡単かつ直感的に使用できます。検索機能が便利で、アカウントの場所が一元化されているため、ソフトウェアを簡単にダウンロードできます。」

実際のすべての Microsoft 365 レビューはこちら.

5. 概念

*分析は 2022 年 12 月時点で正確です

最高評価のパラメータ: コストパフォーマンス - 4.87

一般的に使用される企業: 中小企業

価格: ユーザーあたり月額 8 ドル (毎年請求)

ドキュメント管理に Notion を使用した金融サービスの専門家によるレビューの抜粋を次に示します。

「GUI はシンプルですが、非常にエレガントでモダンに見えます。すべての要素がスムーズで、簡単に整理できます。編集の経験は素晴らしかったです。」

「Notion は、以前の仕事の整理方法 (Slack で自分自身にメッセージを送信したり、デスクトップ スティッキーを使用したり) から大きく進歩しています。非常に使いやすく、カスタマイズ可能であることが気に入っています。5 歳で選びました。 Notion のすべての機能をまだ試していませんが、これまでのところ、新しいページを作成して元のページにリンクする機能が気に入っています。」

「タスクおよびプロジェクト管理に関しては、使用、具体化、および実装が非常に簡単です。私は主に仕事で使用していますが、個人的な目標設定と追跡にも愛用しています。」

「まず第一に、ユーザー インターフェースはナビゲーション自体だけでなく、目にもとてもフレンドリーです。ミニマリストであり、私が使用した他のツールの邪魔にならないからです。使用するのが複雑すぎないように感じられるのが本当に気に入っています。簡単なドキュメントを作成したい場合、最終的にはより複雑な機能が必要になった場合は、チュートリアルを簡単に見つけることができます.また、役立つテンプレートが常に用意されています."

「私のチームは Notion を活用して共同作業を行い、すべての共同作業を保管しています。トレーニング資料を保存し、新しいプロジェクトの計画を支援する場所です。組み込みの機能がたくさんあり、私はその簡単さの大ファンです。それはナビゲートすることです。」

本当のすべての概念のレビューはこちら.

ドキュメント管理ツールにはどのような機能がありますか?

ドキュメント管理ツールは、次のようなコア機能を提供します。

• ドキュメントのキャプチャ: 紙のドキュメントをスキャンしてデジタル ファイルに変換し、ソフトウェアに移動します。

• ドキュメント ストレージ: 簡単にアクセスできるように、ドキュメントを一元化された場所に保存します。

• 全文検索 : セクションだけでなく、ドキュメント全体で特定のテキストを探します。

この記事に記載されているすべての製品には、上記の機能が含まれています。

これらのコア機能に加えて、ドキュメント管理ツールは一般的に次の機能も提供する傾向があります。

• アクセス制御と許可

• アーカイブと保持

• コラボレーション ツール

• コンプライアンス追跡

• 文書分類

• ファイル変換

• ファイル共有

• 光学式文字認識

• バージョン管理

金融ビジネスに適したドキュメント管理ソフトウェアを選択する方法

何を探すべきかわからない場合、新しいツールへの投資は難しい場合があります。 より良い選択を行うために、財務ビジネス向けのドキュメント管理ソフトウェアを選択する際に考慮すべきいくつかの要因を以下に示します。

• ドキュメントの取得オプションを確認する: ある時点で、トランザクションを確認するために古いドキュメントを取得する必要がある場合があります。 このようなシナリオが発生した場合、削除またはアーカイブされたファイルを検索するオプションが必要になります。 必要なときにいつでもファイルを取得するために使用できるオプションをソフトウェアが提供しているかどうか、ベンダーに問い合わせてください。

• ドキュメント編成の機能を分析する: 金融機関には、膨大な数のドキュメントを保管する必要があります。 特定のドキュメントを検索できるようにしたい場合は、インデックスや番号付けを使用して、またはフォルダーの形式でドキュメントを整理できるツールが必要です。 ドキュメント管理ツールにこれらの機能が付属しているかどうかをベンダーに確認してください。

• モバイル アプリを備えたツールを探す : モバイル アプリを備えたドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、外出先でドキュメントにアクセスできます。 モバイル アプリを使用すると、モバイル デバイスを介して紙のドキュメントをスキャンし、デジタル コピーを作成することもできます。 これらの機能を活用できると思われる場合は、モバイル アプリケーションを備えた財務書類管理ソリューションを探してください。

購入前にソフトウェア ベンダーに尋ねる一般的な質問