マネージャーとして従業員から実際のフィードバックを受け取り、より強い信頼関係を築く方法 – 12 の実践的なアドバイス
公開: 2023-06-14「私たちは皆、フィードバックをくれる人を必要としています。 そうやって私たちは改善していくのです。」
- ビルゲイツ
この引用を読んで、「まあ、まったく強力な引用ではない」と言う人もいるかもしれません。
しかし、私は同意しません。
シンプルですが非常に強力な機能です。 それは文字通りチームワークの黄金の要素です。
チームワークで夢を実現させたいなら、フィードバックを与えたり受け取ったりする方法を知っておく必要があります。 それは一歩一歩偉大さを目指して進んでいきます。
このアドバイスに従わず、自分は優秀すぎて他人の意見を聞くことができないと考えている場合、問題を解決することはできず、それらの問題はゆっくりと、しかし確実にあなたを蝕んでいきます。
フィードバックを最大限に活用する方法について説明しましょう。
従業員のフィードバックとは何ですか?
従業員フィードバックとは、従業員のパフォーマンス、能力、チームの一員として働く意欲について (公式または非公式に) 共有される情報です。 フィードバックはマネージャーと同僚の両方から得られ、適切に行われれば、より良い、より調和のとれた職場を作り出すのに役立ちます。
従業員からのフィードバックは非常に効果的なツールです。 適切に行われれば、組織のスタッフの成長と能力開発、信頼とコミュニケーションのレベルの向上、従業員とマネージャー間の関係の構築につながる可能性があります。
残念ながら、不快感を避けるため、フィードバックは見落とされたり、完全に無視されたりすることがよくあります。 フィードバックが正しく行われれば、チームの精神が高まり、エンゲージメントと生産性も向上します。 ただし、あまりにもずさんに行うと、良いことよりも害を及ぼすことになります。
肯定的および否定的なフィードバックは、悪い習慣を打ち破るのに役立ち、前向きな姿勢を奨励し、チームが目標に向かってより効率的に機能できるようにするため、不可欠です。
フィードバックを受け取り始めると、従業員は自分が会社の一員であると感じます。
生産性を向上させ、高いレベルのエンゲージメントを維持するには、従業員の評価が不可欠です。 これは組織コミュニケーションの重要な部分でもあり、マネージャーが利用できる最良のツールの 1 つです。
従業員からの肯定的なフィードバックの価値は明らかです。 これはポジティブな行動を促進し、従業員のエンゲージメントと生産性の向上につながります。
従業員からの肯定的なフィードバックも否定的なフィードバックも不可欠です。 建設的に提供されると、従業員が自分の長所と短所を認識し、否定的な行動を減らすのに役立ちます。
適切なタイミングで提供される適切なフィードバックは、スタッフの習慣、スキル、そして最終的にはキャリアに大きな影響を与える可能性があります。
ギグエコノミーが成長し、独立して働く従業員が増えるにつれ、従業員と管理者の間の関係を構築することがこれまで以上に重要になっています。
こうした関係を築く上での従業員からのフィードバックの重要性は、どれだけ強調してもしすぎることはありません。 マネージャーにとって、従業員のフィードバックに耳を傾け、それに基づいて行動することは、フィードバックを提供することと同じくらい重要です。
従業員からのフィードバックは、今日の世界ではマネージャーと従業員の間に信頼を築く継続的な傾聴戦略に発展しました。 従業員からの毎日のフィードバックは、エンゲージメントを劇的に高めるだけでなく、その他の多くの利点にもつながります。
従業員からのフィードバックが重要な理由、従業員からのフィードバックの実例、そして傾聴文化を生み出すためにマネージャーがどのように行動し行動できるかを見てみましょう。
従業員のフィードバック サイクルとは何ですか?
マネージャーにとって、従業員のフィードバックの進捗状況は 3 つの部分で構成されます。
- 従業員が何をしているのかを理解する。
- フィードバックを与える。
- フィードバックを受けています。
従業員の作業プロセスを理解する
従業員からのフィードバックに関して、チーム全員が何をしているのかをよく把握することが重要です。
週次ステータス レポート ソフトウェアを使用すると、チームの活動の概要を把握できます。 週次ステータスレポートは、最も単純な従業員管理であるだけでなく、誰もがよく知っている週次レビューやいいね/コメント機能を通じて、従業員に即座にフィードバックを提供する機会も提供します。
従業員にフィードバックを与える
社内で従業員を管理する場合、毎年または四半期ごとのフィードバックだけに頼ることはできません。 従業員は定期的なフィードバックを必要としています。
大規模なチームや部門を担当している場合、毎週のフィードバックは多くの時間を無駄にしているように思えるかもしれません。 ただし、フィードバックは必ずしも 1 対 1 の会議やその他の時間のかかる形式で提供する必要はありません。
従業員からのフィードバックは、2 文ほどの短いテキストでも、「いいね！」ボタンを押すだけの簡単な内容でも、従業員の取り組みを認識し承認していることを示すことができます。
効果的で実行可能なフィードバックを従業員に提供するための 12 の戦略
会社でどのような役割を担っているとしても、必ずいつかはフィードバックを提供する必要があります。 褒められると誰もが喜ぶので、褒めるのは簡単です。 一方、建設的な批判は伝えるのが難しく、聞いて受け入れるのはさらに困難です。
沈黙を守ることが最も簡単な選択肢のように思えますが、問題は悪化し続けるため、長期的にはあなたとあなたの同僚にとってはより困難になります。 声を上げるときが来たら、すぐに逃げ出す方法を選択するのではなく、深呼吸して以下の戦略を使用してください。
ここでは、マネージャーやリーダーが従業員に定期的かつ効果的なフィードバックを提供し、ポジティブな結果を生み出すのに役立つ 12 のヒントを紹介します。
1- 不要なアドバイスは避ける
自分が得たフィードバックが価値があると考えている人はわずか 3 分の 1 です。 普段は求められていないものなので、受け取る側はかなり緊張してしまいます。
直属の部下が特にフィードバックを要求していない場合は、いつ、どのように、受け取りたいかについて必ず質問してください。
そうすることで、従業員がよりコントロールできるようになり、提供されたフィードバックに基づいて行動する可能性が高くなります。 自由にフィードバックを求めることができると従業員に安心感を与えることで、従業員がフィードバックの議題をコントロールできるようになります。
2- タイムリーな「ライブ」フィードバックを提供する
実際に自分の考えを誰かに伝えるまで、何週間も何か月も内に秘めていたことがありますか? あなたが最初にそうするわけではありませんが、それは決して最善のことではありません (信じてください、私は経験から知っています)。
待っていると小さな問題が大きな問題に変わる可能性があり、数週間、数か月、さらには数年も遡って問題を指摘し始めると、フィードバックを受けた人は身構える可能性が高くなります。 また、フィードバックを保留していた期間、彼らの能力を開発する能力も奪ったことになります。
現在、仕事はデジタル化され、リモートで行われていますが、タイムリーなフィードバックを収集するにはどうすればよいでしょうか?
あなたはこれを自宅から、近くのコーヒーショップから、またはビーチサイドから読んでいるかもしれません（私たち全員がそうでした）。
そして、Teams や Slack などのプラットフォームを使用するとリモート コミュニケーションが容易になりますが、それは隣のテーブルまで歩いて同僚に質問するのと同じではないことは誰もが知っています。
フィードバックについても同様です。
誰もがチャンネルやデジタル グループで言いたいことを共有することに抵抗があるわけではありません。
また、何か新しいことが起こるたびに全従業員に Google フォームへの記入を求めるのは効率的ではありません。
心配しないで。
私たちは、雇用主、管理者、従業員にとってこのプロセスを容易にしました。
UserGuiding は、高度な (しかし使いやすい) 測量機能を提供するようになりました。
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あなたのチームが新しい CRM システムをどのように見つけたか知りたいですか?
UserGuiding の星評価アンケート、またはフィードバックの質問とともに、評価アンケートを通じて質問してください。
他のチームがあなたのコラボレーションのパフォーマンスにどの程度満足しているかを知る必要がありますか?
使用しているコラボレーション プラットフォーム上で、1 ～ 5、1 ～ 10、または多肢選択式のアンケートを通じて評価してもらいます。
オンボーディング チェックリスト、リソース センター、または画面上で直接、どこからでも質問やフィードバック システムにアクセスできるようにします。
UserGuiding の価格は、すべての機能と迅速なカスタマー サポートが月額 89 ドルから始まります。
3. 機転を利かせますが、何も表面をコーティングしないでください
「サンドイッチング」は建設的な批判を提供するための一般的なテクニックですが、私はお勧めしません。 批判の打撃を和らげるために、批判と褒め言葉を重ねるという考え方だ。
正直に言うと、それは私にとって不誠実であると思われますし、ほとんどの人がそれを理解しています。
ですから、批評を挟むのではなく、ストレートに…そして親切に伝えてください。
同僚に、個人として批判しているわけではないことを伝え、あなたが同僚の上司である場合は、自分の仕事が危険にさらされていないことを理解してもらいましょう（もちろん、危険にさらされている場合は別ですが…その場合はそうすべきです）あなたがこの問題について話し合うのは初めてではありません）。
4- 本当の共感を示す
「自己認識の大きなギャップを明らかにするようなフィードバックを与える場合には、特別な注意が必要です。 あなたが同僚の悪い行動に我慢しなければならないのであれば、この話に必要な共感のために自分のフラストレーションを横に置いておいてください。 同僚にアプローチする前に、あなたのフィードバックを聞いたときの最初のショックに対処する時間を与える準備をしてください。 あなたのメッセージに対する彼らの鋭い反応に影響されないようにしてください。」
ロン・カルッチ
5. 同じチームに所属していることを明確にする
従業員のフィードバックには 2 つのアプローチがあります。
あなた対彼ら：真剣な表情で彼らを座らせ、どちらか一方だけが勝つゼロサムゲームであるかのように関係に取り組む必要があります。 また…
あなた + 彼ら vs. 問題: あなた全員が力を合わせて問題に取り組み、解決するために協力するという Win-Win の状況と見ることもできます。
明らかに、後者が最大の成長機会を提供します。 それは、オープンな環境を育むために必要な心理的保護を提供するだけでなく、真の変化への道を切り開くものでもあります。
6- 具体的にし、コンテキストを提供する
問題に対処するときは、問題が発生した場所の具体的な例を含めることが重要です。 いつ、どこで最初に問題に気づいたのか、またなぜそれが問題なのかをできるだけ具体的に説明してください。
正直なところ、私たちのほとんどはこのように議論するので、曖昧なフィードバックは聞き覚えがあるように聞こえるかもしれません。 これは通常、友人、家族、パートナーと行うものですが、生産的なものになることはほとんどありません。
正確で実用的なフィードバックは、真の解決策を見つけるために全員が協力するよう促すため、非常に有益です。 フィードバックとはまさにそれです。
7- 四半期レビューを待つ必要はありません
イベントの直後に従業員から受け取ったフィードバックは、パフォーマンスに最も大きな影響を与えます。
毎週フィードバックを受け取ると、従業員のエンゲージメントが飛躍的に高まります。 問題が解決されない場合、制御不能になる可能性があります。 その結果、四半期ごとの業績評価が始まるまでに、もっと早く提起していれば回避できたであろう多くの問題に対処することになるでしょう。
次のパフォーマンス レビュー プロセスのためにフィードバックを保存することのもう 1 つの欠点は、問題が無視され、有用なフィードバックを提供する機会が期限切れになってしまうことです。
毎日または毎週のフィードバックは、主に最近の仕事を表し、従業員のワークフローに従うには頻度が低すぎる最新性バイアスから逃れるのに役立ちます。これにより、関係者全員にとって同僚の仕事の監視とレビューがはるかに簡単になります。
8- 力の不均衡に注意してください
これはおそらくあなたにも起こったことがあるでしょう…あなたの上司は「私のオフィスで会ってもいいですか？」と言います。 そしてすぐに胃に不快な感覚が起こります…
脳が危険を感知すると、副腎はコルチゾール（ストレスホルモン）を放出します。 脳の原始的な部分に血液が流れ込み、走るか戦うかの準備を整えると、心は新しいアイデアに対して遮断されます。 誰もがそのような経験をしたことがありますが、会話で自分が優位に立っていると、それがどのような感じか忘れがちです。
9- 秘密にしておきます
決して公の場で批判してはいけません。
たとえ賞賛であっても、個人的な会議で伝えるのがより効果的です。 さまざまな理由で注目を集めるのを本当に嫌う人もいます。 従業員に書面によるフィードバックを提供することを検討することもできます。 そうすることで、より多くの時間をかけて慎重に考え、思慮深く対応できるようになります。
フィードバックは受信者にとって不快なだけではありません。 贈り主にとっても不快なものになる可能性があります。 場所をよりカジュアルな環境に移すことで、根底にあるプレッシャーをいくらか和らげることができるかもしれません。
10. 会話を双方向にする
改善すべき方法について誰かに説教することは、レンガの壁に向かって話すのと同じくらい効果的です。 デリケートな話題に取り組むときは、敬意の重要性を忘れずに、心を開いて話し合うほうが生産的である場合には、誰かと話さないようにしてください。
受信者にフィードバックに応答し、フォローアップの質問をするよう促します。 問題が特定された場合は、同僚と協力して解決策や適切な行動方針を見つけます。
11- 性格ではなくパフォーマンスに焦点を当てる
従業員の性格特性 (彼らが誰であるか) ではなく、従業員の行動 (何をするか) に焦点を当てます。 『建設的な批評を与える秘訣』の次の 2 つの例を考慮して、どのようなフィードバックが得られるかを考えてください。
例 1: 「あなたの傲慢さが問題を引き起こしています。」
例 2: 「クライアントの前で私の話を中断すると、問題が発生します。」
例 2 は、その人の行動に焦点を当てているため、批判に対するより優れたアプローチです。一方、例 1 は、その人の性格をからかいており、それはその人の変化に役立ちません。
12- フォローアップして会話を続けましょう
評価は難しく、多大な思考と労力を必要とします。 フィードバックのやり取りを一度だけ行うのではなく、直属の部下にフォローアップし、進捗が見られた場合には感謝の気持ちを示しましょう。
これは、彼らの進歩に対するあなたの関心を示し、彼らが良い仕事を続けるよう励ますでしょう。
従業員からのフィードバックは開発と成長の重要な部分です。 これらのヒントは、マネージャーやリーダーがそれをより適切に実行するのに役立ち、その結果、より協力的でコミュニケーションが取れ、パフォーマンスの高い文化が生まれます。
より良い結果が必要な場合は、フィードバックに基づいて作業してください。
結論
フィードバックを得ることがチームワークと偉大さを達成するための黄金律であるという考えに立ち返り、マネージャーだけでなくチームの他のすべての関係者もフィードバックを重視するべきだと提案します。
記事全体を通して強調したかったのですが、重要なのは自分が得たフィードバックだけではなく、そのフィードバックを他の人にどのように伝えるかでもあるということです。 これが、フィードバックの与え方と受け取り方をあらゆる面から学ぶ必要がある理由です。
この記事が、フィードバックを取得したり提供したりするのに苦労している人にとって役立つことを願っています。
