アイゼンハワー マトリックスが時間管理を改善する方法

アイゼンハワーは、より良い優先順位を付ける方法を教えることで、生産性を向上させるのに役立つタスク管理ツールです。 この手法は、時間と労力を費やす価値のある活動と、そうでない活動を知るのに役立ちます。

そして、私たち全員がスケジュールに遅れないように急いでいる世界では、それが改善する価値のあるスキルであることを認めなければなりません.

このテキストでは、次のことがわかります。

• アイゼンハワー マトリックスとは (仕事と日常の両方に関連する複数の例を伴う詳細な説明)、
• アイゼンハワー行列の使い方
• 象限で考える方法。

アイゼンハワー行列とは何ですか?

緊急重要マトリックスとも呼ばれるアイゼンハワー マトリックスは、タスクの優先順位付けスキルの向上に役立つツールです。 アイゼンハワー マトリックスを日常生活に取り入れることで、自分の最大の優先事項を認識し、長期的な影響を与えるものとそうでないものを区別することを学びます。

アイゼンハワー マトリックスは、象限で考える方法を理解するのに最適な味方です。「脳を分割」し、次のものを区別するのに役立ちます。

• 重要、
• 重要でない、
• 緊急かつ、
• 緊急でないタスク。

マトリックスは、スケジューリング用ではなく、優先順位付けツールとして機能します。 したがって、ここには時刻表や締め切りは表示されません。

アイゼンハワー行列の簡単な歴史

前述の時間とタスクの管理方法を最初に開発して使用したのは、ドワイト D. アイゼンハワーでした。 第 34 代米国大統領のアイゼンハワーは、米陸軍の将軍、NATO の最高司令官、そして後に米国大統領の両方として、彼の数多くの任務について優先順位を付け、難しい決定を下すのに役立つ方法を探していました。

この方法は、スティーブン・コビーの著書「The 7 Habits of Very Effective People」で紹介されたおかげで、後になって普及しました。

この本の中で、コヴィーは 4 世代のタイム マネジメントの考え方について説明しました。

アイゼンハワー行列の要素 — 説明

簡単に実行できるタスク管理ツールであるアイゼンハワー マトリックスは、タスクを適切な象限に配置して優先順位を付けるのに役立ちます。

それは緊急/重要な何か (「今すぐ実行」象限)、些細だが緊急の何か (「他の人に委任する」象限) などです。

このようにタスクを分類できると、スケジュールを立てて完了するのがずっと簡単になります。

これらの象限が実際にどのように機能するかを理解するのに役立つ次のセクションを見てください.

4つの時間象限とは.

アイゼンハワー マトリックスを使用する場合、To Do リストのタスクを 4 つのグループに分類します。 これらのグループは、グリッドに配置されているため、象限と呼ばれます。

1. 象限番号 #1 — 重要/緊急のタスク、
2. 象限番号 #2 — 重要/緊急でないタスク、
3. 第 3 象限 — 重要でない/緊急のタスク、および
4. 象限番号 #4 — 重要でない/緊急でないタスク。

一部の人にとっては、タスクの並べ替えは簡単で、最初から明らかなように思えるかもしれません。 しかし、多くの場合、人々はこれらの 4 つの象限を混同したり、タスクをどこに向けるべきかを区別するのが難しいと感じています。 また、優先順位は人によって異なります。 ある人にとってはキャリアアップが重要かもしれませんが、他の人にとっては家庭を持つことがより重要かもしれません。アイゼンハワー マトリックスのルールを適切に適用し、ミスの可能性を最小限に抑えるために、次のセクションを読むことを強くお勧めします。

緊急タスクと重要タスクの違い

「緊急の問題と重要な問題の 2 種類があります。 緊急は重要ではないし、重要は決して緊急ではない。」 – ドワイト・D・アイゼンハワー

緊急のタスクと重要なタスクを区別することを学べば、実際にマトリックスを使用することが自然になります。

緊急のタスク

緊急のタスクは、できるだけ早く処理する必要があります。 彼らはすぐに注意を払う必要があるため、時間に敏感で、時にはストレスを感じます。

忘れていた試験のために勉強したり、怪我をした友人を病院に連れて行こうとしたりすることを考えてみてください.

重要なタスク

一方、重要なタスクでは、一歩下がって状況を分析し、次の行動を計画することができます。 彼らは時間に敏感ではないので、そのようなタスクを完了する際のプレッシャーはありません.

重要な仕事とは、あなたの人生の目標、コアバリューなどに関係するものです。例えば、旅行や健康になるための定期的なトレーニングの計画など、家族を始めることです。

「小さな火を消し続ける」ために、誰かが仕事を終わらせることができないと聞いたことがありますか? 時間に敏感なタスクだけに集中していると、明日のことしか見えなくなります。

自分にとって何が緊急で何が重要かを知るにはどうすればよいですか?

私たち全員が従うことができる普遍的な公式はありません。 重要なタスクと緊急のタスクを知るために、リストを作成することをお勧めします。

Clockify ページには多くの To Do リストのテンプレートがあり、そのうちの 1 つがあなたにぴったりです。 Clockify の ToDo リスト テンプレートは、次のことに役立ちます。

• あなたの核となる価値観、理想、人生の目標を書き留めてください。
• 重要なことに注意深く焦点を当てて、到達する必要があるマイルストーンを考えてください。

やることリストは、お金、安全、キャリア、家族を養うために働いていることを認識し、思い出させるための完璧なソリューションとして役立つ場合があります。 手元にあるタスクの詳細なリスト (またはリスト) を作成すると、そのようなタスク (重要性と緊急性) をより深く理解できるようになります。

タスクを 4 つの象限に配置する方法

緊急と重要の違いを説明したので、それらがタスクや活動にどのように適用されるかを見てみましょう。 一般的な日常の例をいくつか使用します。

象限 #1: 「実行」 – 重要かつ緊急のタスク

これらは、厳密で非常に近い時間制限があり、すぐに対処しないと結果を招く可能性があるタスクです。 たとえば、数学のテストは学生にとって緊急の課題であり、他のほとんどのことはそれに次ぐものです。

重要かつ緊急のタスクの例:

• 締め切りが非常に近いタスク— クライアント プロジェクトの完了、小さな火の消し止め、パイプの破裂、
• 土壇場での義務 — 先延ばしにしていたものを急いで終わらせようとしている (たとえば、締め切りに間に合わせるなど)、または
• 延期できないタスク— 家族や仕事の義務、予告なしの訪問者。

象限 #2: 「決定する」 – 重要だが緊急ではないタスク

2 番目の象限は、終了時間の制限がないアイテムですが、長期的な利益をもたらすため、将来の計画が必要です。 体重を減らしたい、もっと読みたい、コースに申し込むなどの決定を考えてみてください。これらはあなたの健康にとって重要ですが、重要ではないため、通常、緊急のタスクを優先して脇に押しやられます.

重要で緊急ではないタスクのその他の例:

• 短期的または長期的なビジネス目標— ビジネス予算の作成、売上予測の作成、新しいマーケティング キャンペーンの計画など。
• キャリアの目標— 昇進、新しいキャリアパスへの移行、新しいスキルセットの取得、起業の計画など。
• 個人的な目標— 人間関係の改善、家族の始まり、レクリエーション、健康的な食事など

緊急の事態が発生するたびに重要なタスクを先延ばしにすると、後で緊急のタスクが発生するリスクがあることに注意してください。

たとえば、他のことが邪魔になって健康的な食事を何年も先延ばしにしていると、肥満や糖尿病などの健康上の合併症が突然、緊急の優先事項になります. または、翌年の資金計画を作成しないと、借金が積み重なったり、浪費したり、緊急時のお金がなくなったりするなど、深刻な結果を招く可能性があります。

象限 #3: 「委任」 – 緊急だが重要ではないタスク

このようなタスクには時間制限がありますが、自分には関係ないことを考慮して、他の人に委任することができます。 たとえば、同僚に PowerPoint プレゼンテーションの作成を依頼したり、緊急の仕事があるために会議中にメモを取るように依頼したりします。

緊急で重要でないタスクのその他の例 (中断または気晴らしとも呼ばれます):

• 仕事関連の問題— 会議の設定、電子メールへの返信、特定の予定のスケジュール設定、および
• 家事の義務— 食料品の買い物、家事、請求書の支払いなど。

象限 #4: 「排除する」 – 重要ではなく、緊急ではないタスク

最後の象限には、重要でも緊急でもない項目と活動が含まれています。 それらはあなたのキャリア、人生、または健康に長期的な利益をもたらすことはほとんどありません. 例としては、午後のチャンネル サーフィン、職場でのうわさ話、無意識にインターネットを閲覧することなどがあります。

重要ではなく、緊急ではないタスクの例:

• 時間の浪費— ソーシャル メディアのチェック (時間の浪費)、重要でないメールや会議など。
• 楽しい活動のみ— 休息は重要ですが、楽しい活動が多すぎると逆効果になる可能性があります。 それらのいくつかは、重要な活動のための余地を残すために排除する必要があります. このような活動には、仕事を長時間休む、ゲームをする、ソーシャル メディアをスクロールするなどが含まれます。

注意すべき重要事項 — 第 4 象限の活動は、緊急に感じられる中断と見なされますが、私たちの日常生活や将来に貢献する方法はありません。

マトリックスで優先順位を比較検討する方法

重要なタスクと重要でないタスク、または緊急のタスクと緊急でないタスクを区別するのは難しいように思えるかもしれませんが、次のセクションは、目の前のタスクに優先順位を付けて比較検討するのに役立ちます.

以下の時間管理マトリックス チート シートをご覧ください。 優先順位を付ける必要があるタスクと、委任する必要があるタスク、または To Do リストから削除する必要があるタスクを特定するのに役立ちます。

自分にとって重要なタスクとそうでないタスクは、自分だけが知ることができることに注意してください。 自問してみてください：

「すぐに何をする必要がありますか？ 」

「何が無駄でなくす必要があるのか​​？」

「私はどのタスクを実行する必要があり、誰かが私に代わってどのタスクを実行できますか?」

このようにして、次のことができます 難易度や緊急度に応じてタスクをグループ化し、気を散らすものを完全に排除することで、優先順位を簡単に決定できます。

このプロセスでは、いつではなく何に焦点を当てる必要があります。 優先順位が分かれば、スケジューリングが容易になります。

時間管理マトリックスは、実際にはアクティビティをよりよく理解するためのツールであることがわかったので、実際の使用に移りましょう.

アイゼンハワー行列はどのように機能しますか? (+ 例)

マトリックスがどのように機能するかを理解する最良の方法は、日常の例を見ることです。

たとえば、Julie は中規模企業の主任プロジェクト マネージャです。 彼女は毎日重い仕事量を処理し、家族を持ち、その上で健康的な生活と食事をしようとしています. たくさんのように聞こえますが、マトリックスを適用することで、彼女は自分の優先順位がどこにあり、計画の変更にどのように対処するかを理解しています。

まず、ジュリーのスケジュールが次のようになっているとします。

それ自体は、かなりよく計画されているように見えます。 しかし、ジュリーはスケジュールが変更される可能性があることを知っているので、ストレスをためないように毎朝そのことを思い出します。

予想通り、その日の終わりまでに、ジュリーのスケジュールは少し違ったものになりました。 彼女は、時間管理マトリックスを自分のタスクに適用して、タスクにいくつかの調整を加える必要がありました。

• オレンジ色のものは後回しにして、
• 緑色のものは委任され、
• 赤いものはスケジュールから除外されました。

調整後のスケジュールは次のようになります。

ジュリーはどのようにアイゼンハワー マトリックスを仕事のスケジュールに適用しましたか?

ジュリーが時間管理マトリックスを適用して、仕事関連のタスクと活動に優先順位を付ける方法を次に示します。

• 午前 8 時～午前 9 時のスケジュールの変更: スタンドアップ ミーティングで QA 部門の問題が明らかになったため、彼女は午前中にメールを受け取ることができませんでした。 メールよりも解決策のブレインストーミングの方が重要だったので、彼女はメールに「明日に追いつくもの」というラベルを付けました。
• 午後12時～午後2時5分 予定変更：正午に会う予定だったクライアントが30分早く来ました。 彼女は息子の遠足が十分に遠いことを知っていたので、その日のうちに先生に電話をかけました。 クライアントを待たせたくないので、彼女は会議を午前 11 時 30 分に変更し、電話は後で帰宅するようにしました。
• 14:20～16:00 スケジュール変更: 16:00 頃、プロジェクト関連のタスクに早急に対応する必要がありました。 しかし、彼女の息子はしばらくの間病気だったので、彼女は彼を健康診断に連れて行く必要がありました。 彼女は会議を運営するタスクを最も信頼できる同僚に委任しました。 彼女は翌日、概要を尋ねることができました。

ジュリーはアイゼンハワー マトリックスを日常のスケジュールにどのように適用しましたか?

仕事のスケジュールの変更に対処する必要があることとは別に、彼女は個人的な計画と調整も行う必要がありました。

• 17:00 – 17:20 スケジュールの変更: ジュリーと彼女の息子は検査のためにもう少し待たなければならなかったので、彼女は彼女の夫に食料品の買い物をするように頼んだ.
• 午後 5 時 30 分 ～ 午後 6 時 30 分 スケジュールの変更: ジュリーはワークアウトのスケジュールを変更して、仕事が終わったスタッフとビデオ チャットすることにしました。 彼らが家に帰ることができるように仕上げるのを助けることは、今日の彼女の運動よりも重要かつ緊急でした.
• 午後 9 時 30 分 ～ 午後 10 時のスケジュールの変更: 午後 9 時 30 分までに、ジュリーは日中に取り組まなければならなかったすべての活動とタスクに疲れ果てていました。 その瞬間、睡眠はテレビよりもはるかに効果があるとわかっていたので、彼女は番組を見ずにすぐに寝ることにしました。

ジュリーの例からわかるように、時間管理マトリックスは、スケジュールに関する簡単な電話をかける方法を教えてくれます。 彼女は事前に十分に認識していたので、タスクや自分の行動の結果について考えすぎませんでした。 アイゼンハワー マトリックスにより、彼女は毎日のスケジュールに必要な変更をスムーズに行うことができ、ストレスをできるだけ少なくすることができました。

アイゼンハワー行列が他の手法と異なる点は何ですか?

上で述べたように、この方法は気の利いた新しいスキルを習得することとは何の関係もありません。

アイゼンハワー マトリックスは次のことに役立ちます。

• 目標をよりよく理解し、
• 時間を浪費する活動を特定します。最も重要なことは、
• 仕事や日常のタスクに優先順位を付ける方法を学びます。

そうすることで、将来に向けてより良いスケジュールと計画を立てることができます。

しばらく使用した後、この時間管理テクニックはポジティブな変化をもたらします。 仕事のスケジュールを立てるのがいかに簡単になり、小さな危機や避けられない締め切りをうまく処理できるようになったかに気付くでしょう。

Steven Coveyによると、アイゼンハワー行列を使用する方法は?

このテキストの前半で、Steven Covey が彼の本でアイゼンハワー マトリックスについて書いて聴衆にアイゼンハワー マトリックスをどのように紹介したかについて述べました。 この本の中で、彼は 4 世代のタイム マネジメントの考え方について説明しましたが、4 世代すべてを見ると、実際にはマトリックスを適切に使用する方法についての指示であることがわかります。

第 1 世代: チェックリストとメモ

最初の世代は、時間とタスクの管理計画の最初のステップを表します。 すべてのタスクを紙に書いて達成​​できるようにする必要がありますが、後で定期的にレビューすることもできます。 さらに、そのようなタスクに必要な時間とエネルギーの量に基づいて、すべてを整理する必要があります。

第 2 世代: カレンダーとスケジュール

第 2 世代では、前のリストのすべての活動をカレンダーに書き込むか、スケジュールする必要があります。 これは、私たちの能力を最大限に発揮して将来を計画しようとする方法です。

タスクを書面でスケジュールするのが苦手な場合は、今後のすべてのアクティビティを保存するアプリを選ぶことができます。 たとえば、Clockify を使用すると、タイム ブロッキング手法を使用してタスクとアクティビティをスケジュールできます。これは、ワークロードの優先順位を付けるためのシンプルかつ効果的な方法です。 毎日のタスクをブロックにグループ化するだけで、ブロックを終了してから次のブロックに進むことができます。 このようにして、タスクを忘れたり、完了できなかったりすることはありません。

あなたのタスクや活動がどれほど重要であるか、または緊急であるかを知っているのはあなただけだということを心に留めておいてください。 したがって、テキストで前述した原則とヒントに従って、目の前のタスクの重要性/緊急性に基づいてブロックを作成します。

第 3 世代: 週間計画

三代目は、活動の時間枠を絞り込むためにそこにいます。 1 週間の計画、達成したい目標と目的を計画し、その週内に毎日のスケジュールについて真剣に考え始める必要があります。

第 4 世代: 関係と結果

最初の 3 世代は活動と時間を管理するためのものでしたが、4 世代目はプロセス全体に意味を与えるものです。

完全なスケジュールとアクティビティのリストを使用して、これらのタスクのどれが重要か重要でないか、緊急か緊急でないかを分析し始めることができます。 これにより、リストのどの項目をすぐに実行する必要があり、さらに緊急の問題が発生した場合に 1 日後まで延ばすことができる項目を把握できます。

時間管理マトリックスの長所と短所は何ですか?

すべての時間管理手法と同様に、アイゼンハワー マトリックスには利点と欠点の両方があります。 使用するかどうかを決定する前に、両方を考慮に入れることをお勧めします。 結局のところ、あなたにぴったりの方法が必要です。

アイゼンハワー行列の利点

アイゼンハワーの優先順位付け方法が提供する利点をよりよく理解するために読んでください (それを実装することを選択した場合)。

• 自分の仕事の重要性を考えさせられ、
• 何が緊急で何が緊急でないかを再評価するのに役立ちます。
• より良い自己認識を教え、​​自己分析の練習に役立ちます。
• 一瞬の決断を下すのが上手になるのに役立ちます。

アイゼンハワー行列の欠点

一方で、このタスクと時間の管理方法は、すべての人に適しているとは限りません。 したがって、アイゼンハワー法を使用する場合の短所は次のとおりです。

• 緊急性と重要性のみに基づいてタスクを並べ替え、リソース、複雑さ、またはタスクに必要な労力のレベルを考慮しません。
• 短くて緊急のタスクを置き去りにします (リストにチェックを入れることが生産性と勢いの向上に役立つ場合でも)。
• 一部の人にとっては複雑で時間がかかる場合があります。
• あまりにも多くのタスクが存在すると圧倒されるように見えるかもしれないので、タスクを 5 つに制限するのが最適です。

アイゼンハワー行列を試してみたい人のための追加のヒント

重要な注意点 - まだ確信が持てない人のために、アイゼンハワー行列が正しい選択であるかどうかを確認する方法があり、いくつかの指針を提供します。

• 1週間試してみて、
• 1 週間のタスクのリストを作成し、
• 四象限グリッド内でそれらを並べ替え、
• タイム トラッカーを使用して、1 週間の進捗状況を追跡します。
• 特定の状況があなたをどのように感じさせたかをメモしてください。

トライアルが終わりに近づいたら、蓄積したデータを見てみましょう。

最後に、次の質問を自問してください。

より生産的になりましたか？

意思決定がしやすくなりましたか？

あなたが緊急だと思っていたことは、本当に緊急でしたか？ それとも彼らはあなたの時間を無駄にしましたか？

まとめ: 優先順位を付けるということは、一度にすべてではなく、それを手に入れることができるということです

ある意味で、時間を管理しようとすることは過去のものになりました。 優先順位とリソースを管理する方法を学ぶようアドバイスするコーチや生産性の専門家がますます増えています。 時間を増やすことはできませんが、より賢く使うことはできます。 ですから、1日にできるだけ多くのタスクを詰め込もうとするのではなく、重要なもの、つまり自己改善と進歩に役立つものに優先順位を付けてみてください.

その点で、アイゼンハワーの時間管理マトリックスは優れた教師です。 すべての人にうまくいくわけではありませんが、よりパーソナライズされた、より適切なテクニックを見つけるための大きな足がかりです.

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