電子請求書発行: ガイド

公開: 2023-07-28

平均的な請求書の処理時間は 2 日から 2 週間になります。

手動処理が必要な場合があり、請求書データ、認証段階、通信などの複数のフィールドが含まれるため、非常に複雑になります。

電子請求書 (電子請求書) を使用すると、このプロセスを大幅に簡素化および改善できますが、他の形式の請求書と比較すると混乱しやすくなります。

電子請求書発行とは何ですか?

電子インボイス(電子インボイスとも呼ばれ、 eInvoicingと表記されることもあります) は、特化された統合された電子形式で請求書データを発行および処理するための電子データ交換 (EDI)の形式です。

これらの形式は事前に定義されています。送信者と受信者の会計ソフトウェアは、データを自動的に挿入および抽出して関連フィールドに入力できます。

この電子形式は通常、人間が読み取ることができません。ただし、人間が判読できる視覚形式を提供するバージョンも存在します。これらは状況によっては役に立ちます。

電子請求書は、比較的大量の請求書を送信する企業でよく使用されます。 B2B (B2B)企業はこの良い例です。

電子データ交換 (EDI) とは何ですか?

電子データ交換 (EDI) は、コンピュータ間でデータを電子的に直接交換するシステムです。これは、発注書 (PO)、請求書、契約書などの文書を送受信するために企業でよく使用されます。

これにより、組織が相互に通信および取引できる効率と速度が向上します。

EDI は、送信時に情報が正確に抽出されることを保証するために、データの保存と表示に関する設定された標準に依存しています。たとえば、請求書番号や日付の形式は一貫している必要があります。これらの標準の例には、EDIFACT、X12、および XML 形式が含まれます。

EDI は常にオンラインで実行されますか?

EDI は常にオンラインで実行されるわけではありません。実際、それはインターネットよりも古く、その初期バージョンは 1948 年のベルリン空輸まで遡って使用されていました。

当時、無線および電話技術に基づくモデムは、複雑な軍事および貨物輸送に使用されていました。 1960 年代以降、同様のテクノロジーが商業サプライチェーンの物流でも一般的に使用されるようになりました。

電子請求書と通常の請求書

電子請求書発行プロセスは自動化されていますが、通常の請求書処理は通常は手動プロセスです。この処理には、データ入力、検証、承認、送信などが含まれます。

電子請求書とデジタル請求書

デジタル請求書は通常の請求書であり、通常は PDF または Word ドキュメント形式です。つまり、手動処理も必要になります。

電子請求書も技術的にはデジタルですが、非常に特殊な構造化されたフォームを持ち、買い手のシステムと売り手のシステムによって自動的にインポートされて読み取られます。

電子請求書発行は義務ですか?

多くの国、特に EU 圏内では、電子請求書の発行がますます義務化されています。各国には独自の要件があります。そして、これらの要件は変更される可能性があります。

導入はビジネスに影響を与える可能性があります。たとえば、ヨーロッパの一部の国では、電子請求書情報が不足している場合、特定の販売注文を開始できません。

また、すべての企業が電子請求書を使用する必要があるわけではありませんが、特定のサプライヤーは電子請求書を受け入れる機能を備えている必要があります。

電子請求書の 7 つのメリット

1. 請求書処理の合理化

電子請求書発行により、請求書発行と注文から現金までのプロセス全体が大幅に合理化されます。

通常の請求プロセスは人間が開始することに依存しています。ただし、この開始は、週末、休日、スパムフィルター、電子メールの受信箱のあふれなど、さまざまな要因によって遅れる可能性があります。

2. 人的ミスの削減

国によって異なりますが、請求書には通常、日付、価格、購入者情報、販売者情報、税コードなどを含む約 9 つのフィールドがあります。

これらの記入とより広範な手動の請求書処理には、多くの作業が必要です。自動請求書発行はこの作業を軽減し、人間が行うよりも正確に実行します。

3. 事務手続きの削減

紙の請求書では作業が発生します。手動データ入力タスクがさらに増えます。また、スキャンした紙の請求書はコンピューターファイルとして保存できますが、物理的なコピーには物理的な保管スペースが必要になる場合があります。

請求書のプロセスから紙を取り除くことで、時間とスペースを節約できます。

4. セキュリティ

XML 形式やその他の電子請求標準は、詐欺師が複製するのが困難です。

請求書詐欺はよくあることなので、これは役に立ちます。

Medius のレポートによると、2022 年の不正行為による中堅企業の平均推定コストは年間28 万ドルを超えています。また、5 社に 1 社が同じ期間に 21 ～ 30 件の事件を経験しました。

5. データの洞察

電子請求書発行システムは、支出、サプライヤーのパフォーマンス、支払いサイクルのパターンと傾向を収集、整理、分析しながら、すべての支払い済みおよび未処理の請求書を追跡できます。

これはデータ分析に役立ち、キャッシュフローを予測し、戦略的な財務ビジネスインテリジェンスを構築するために使用できます。

6. 幅広い決済エコシステムへの統合が容易

通常の紙またはデジタル請求書発行では、他のシステムを更新するために手動介入が必要です。

ただし、電子請求書は他のビジネスシステムに統合して、自動的に通信してデータを交換することができます。これらには、会計システム、ERP システム、または支払いオーケストレーションシステムが含まれます。

これにより、ビジネスプロセスが改善され、支払い処理が合理化されます。

7. コストの削減

時間の節約、不正行為の減少、紙の請求書の削減など、上記の利点はすべてコストの削減に貢献します。

さらに、波及効果は定量化するのが難しいかもしれませんが、非常に現実的です。買掛金チームは他のタスクや戦略に取り組むことができます。また、スケールアップに対する準備が整い、ベンダーとの関係が改善され、一般に士気も高まります。

TreviPay の請求書管理ソリューション

当社のエンドツーエンドの支払いおよび請求書管理ソフトウェアは、B2B 取引関係に革命をもたらします。電子請求書発行プロセスに関連する利点を提供するだけでなく、他の重要な利点も追加します。

これにより、企業バイヤーは貿易信用を活用し、すべてのチャネルにわたってリアルタイムの承認を提供し、リアルタイムのオンボーディングを提供し、請求書発行と売掛管理の範囲を 32 か国に拡大できるようになります。

また、AML、KYC/KYB などの機能で堅牢な不正行為とリスク管理を維持しながら、売掛金プロセスをデジタル化および自動化します。

結論

電子請求書発行は、事前定義された電子形式で請求書を発行および処理するための電子データ交換 (EDI) の形式です。

大量の請求書を発行および処理する B2B 企業でよく使用されます。これにより、支払いプロセスが合理化され、(比喩的な意味と文字通りの意味で) 人的ミスと事務手続きが削減されます。

また、堅牢なセキュリティと貴重なデータの洞察も提供します。これは、企業が財務パターンを見つけて予測を立てるのに役立ちます。

通常の請求書やデジタル請求書とは異なり、電子請求書は会計システムや支払いオーケストレーションシステムなどの他のシステムに統合されます。