医師の電子メール署名は正しく行われています (例付き!)

現在、ほとんどの医師は電子メールで患者とコミュニケーションを取っています。 ただし、医師と患者のコミュニケーションには機密情報が含まれるため、医療分野の専門家は、患者に信頼を与えるために、コミュニケーションが安全かつプライバシーに保たれるよう細心の注意を払う必要があります。

信頼を築く上で重要なのは、電子メールの送信元がすぐに分かる専門の医師の電子メール署名を付けることです。 結局のところ、医師が名前だけを記載し、内容や連絡先の詳細を記載しない電子メールを送信することを想像してください。受信者からの返信が来る可能性ははるかに低くなります。

良いニュース？ 現在、Newoldstamp のようなソリューションは、医師にとって魅力的な電子メール署名を作成するプロセスを簡素化し、HIPAA に準拠した効果的な署名の作成に役立つ合理化されたプロセスとさまざまなテンプレートを提供しています。

このガイドでは、医師向けの専門的な電子メール署名を設定するために知っておくべきことをすべて学びます。 しかし最初に、なぜそれらが重要なのかを探ってみましょう。

医師の電子メール署名の利点は何ですか?

メールに署名を含めることは小さな変更のように思えるかもしれませんが、実際には患者との関係に大きな変化をもたらす可能性があります。 患者だけでなく医師としてのあなたにとってのメリットを見てみましょう。

医師にとって電子メール署名を使用する利点

コミュニケーションを効率化する

医師の署名は、やり取りを減らすのに役立ち、患者に連絡方法を知らせ、いつ返答が期待できるかを明確に設定することができます。 また、患者は適切な担当者に迅速かつ効率的に連絡できるため、連絡にかかる時間が短縮され、プロセスの遅延が最小限に抑えられます。

交通量を増やす

医師として、診療を成長させるための計画を立てる必要があります。これには、より多くのリードを獲得し、現在の患者に医療サービスを紹介してもらうことが含まれます。 ウェブサイトとソーシャル メディアのプロフィールをリンクすることで、トラフィックを促進し、フォロワーを増やすことができ、患者が診療に関する最新情報を確実に入手できるようになります。

患者にとっての電子メール署名の利点

情報への簡単なアクセス

患者は、必要なサービスや情報にアクセスできることを期待しています。 そのため、最良の電子メール署名の例には、連絡先情報、予約の取り方、よくある質問のリソース、緊急の場合の対処方法など、さまざまな詳細が記載されています。

エクスペリエンスの向上

医師の署名の良い例を調べてみると、それらは単に診療に関する詳細を集めたものではなく、明確な目的があることがわかります。 医師の署名用の効果的なテンプレートは、診療所でのやり取りを効率化したいという患者のニーズを予測して、最も重要な情報を強調するように設計されています。

専門医師の電子メール署名の作成

電子メールに特殊なサインオフを使用したことがない場合は、電子メールの署名デザインに最適な形式は何なのか、またどの要素を使用する必要があるのか​​疑問に思うでしょう。

開始しやすくするために、含める必要がある主要な要素のリストを以下に示します。

医師の電子メール署名に含める要素

署名でどの情報を強調するかを決定するとき、選択は状況によって異なります。 つまり、何を含めるかを決定する際、一般開業医と専門医では異なるニーズがある可能性があります。

• 一般医には、特定のパターンに従って患者と接するルーチンがあります。 年に一度の検査や予防接種のリマインダー、専門家への紹介のためのリソースなどは、患者のエクスペリエンスを向上させる可能性があります。
• GP はまた、患者がいつ連絡すべきか、いつ診察の予定を立てることができるかを知るために診療時間をリストすることによって利益を得る可能性があります。
• 専門医は予約制で診療を行うため、診療時間を必要としない場合があります。 ただし、Web サイトの予約スケジュール ページへのリンクを挿入したり、どのような特定の症状を治療するのか、どのようにサポートを受けるかについての詳細を提供したりすることはできます。

そうは言っても、医療従事者としての個人ブランドを高めるために考慮すべき要素は次のとおりです。

重要な詳細

• 氏名、役職、医師の資格。 必ず適切な肩書 (例: 博士、MD、DO) と医療専門分野 (例: 心臓専門医、小児科医) を使用してください。 これにより、あなたの信頼性と専門知識が確立されます。
• 勤務先。 所属を明確にするために、必ず病院のフルネームを記載してください。
• 連絡先。 さまざまな状況で連絡を取る方法に関するガイダンスとともに、連絡するために複数の方法を使用することをお勧めします。 以下を含めることを検討してください。
  • 代表電話番号。
  • 緊急電話番号;
  • 電子メール アドレス: 緊急でない問い合わせの主な方法として電子メール アドレスを含めます。
  • FAX 番号 (オプション): 診療に関連する場合にのみ含めてください。
• Practice のロゴ、プロの写真。 診療所のロゴを追加すると、すぐにブランドを認識できるようになり、プロの写真を使用すると、名前に顔が加わると同時に個人的なタッチが追加されます。
• 認定および関連する医療資格。 認定資格や資格を含めることで、あなたの専門知識について患者を安心させることができます。 スペースが限られているため、直接関連するもののみを追加してください。
• 電子メールによる免責事項。 患者が医療上のアドバイスを共有することを期待しないように、電子メールの免責事項を使用して期待を管理します。

医師の署名で考慮すべき追加の要素

• 営業時間。 患者にあなたの空き状況を知らせ、いつ連絡できるかを知らせることで患者の時間を節約します。
• ソーシャル メディア アイコン (オプション)。 オンラインでの存在感を高めたい場合は、ソーシャル メディア プロフィールにリンクを追加すると、フォロワー数を増やし、患者に最新情報を提供し続けるための別のチャネルを開発するのに役立ちます。
• ウェブサイト (オプション)。 有用なリソース、追加情報、または予約スケジュールを備えた Web サイトをお持ちの場合、リンクを追加すると便利ですが、必ずしも必要というわけではありません。
• 行動喚起ボタン。 CTA (「予約のスケジュール」など) を追加すると、診療所のスタッフの時間を節約しながら、予約をすばやく予約するのに便利です。 スペースを節約するために、予定に対してクリック可能なアイコンとリンクを使用することもできます。
• バナー。 季節性インフルエンザの予防接種や新しいサービスなど、最も重要な情報に注意を向けます。

医師の電子メール署名のベスト プラクティス

優れた医師の署名の例を見ると、それは通常、電子メールの署名設計の実証済みの概念に基づいたパターンに従っています。 考慮すべきベスト プラクティスは次のとおりです。

• 明瞭さと簡潔さ。 含めることができる詳細の数に制限はありませんが、医師の署名の良い例は、明確で読みやすく、不必要な情報が含まれていないものである必要があります。
• モバイルフレンドリー。 現在、すべての電子メール開封の 46% がモバイルで行われており、これは署名がレスポンシブ デザインである必要があることを意味します。 幸いなことに、Newoldstamp のような包括的な電子メール署名ソリューションを使用すると、レスポンシブ電子メール署名を簡単に設定できます。
• ブランドの一貫性。 ロゴや色などの一貫したブランディング要素が不可欠です。 Web サイトやソーシャル メディアのプロフィールと同じものを使用すると、信頼性と親しみやすさが保証されます。
• HIPAA 準拠。 HIPAA の電子メール ルールに確実に準拠するには、患者名、予約の詳細、その他の機密情報を使用しないようにする必要があります。
• 定期的に更新してください。 電子メールの署名の主な目的は、正確で関連性の高い情報を提供することであるため、少なくとも四半期ごとに署名を更新するようにしてください。 医療資格や連絡先の詳細に変更があった場合には、すぐに更新することも重要です。

Newoldstamp: プロフェッショナルな電子メール署名を作成するための医師に優しいソリューション

Newoldstamp は、幅広い機能と誰でも使い始めることができる直感的な署名デザイン プロセスを提供する、医師に優しいソリューションです。

電子メール署名ソリューションとして Newoldstamp を選択すると、次のことが期待できます。

• 署名テンプレート。 事前にデザインされた専門的なテンプレートを使用して、医師のオフィスの詳細をすぐに記入できるので、時間を節約できます。
• カスタマイズオプション。 医師の署名を管理し、独自のデザイン、画像、ロゴ、その他の詳細を追加して、個人診療を反映した署名を作成します。
• 手間のかからないアップデート。 電子メールの署名の管理ではなく、患者のケアに集中してください。 Newoldstamp は変更を非常に簡単に行えるように設計されており、連絡先の詳細と所属が常に最新であることが保証されます。
• シームレス統合。 新しいソフトウェアを学ぶ必要がなく、スムーズなワークフローを維持できます。 Newoldstamp は Google Workspace、Microsoft 365、Exchange と統合されており、Outlook、Gmail、Apple Mail、Thunderbird などのすべての主要な電子メール クライアントで動作します。
• 組み込みの分析。 患者が電子メールの署名をどのように扱うかについて貴重な洞察を得ることができます。 その後、このデータを使用してコミュニケーションを改善し、より良い患者エクスペリエンスを提供し、その過程でより多くの予約を行うことができます。

無料の電子メール署名ジェネレーターを使用すると、電子メールの署名に重要な詳細を追加できます。 バナーなどのより高度な HTML 要素を含める場合は、より高度なビジネス メール機能を備えた有料の署名作成プランを選択できます。

医師のメール署名の例

自分に適用できる医師のメール署名の例をお探しですか? 以下の Newoldstamp で入手できる、医療専門家向けのさまざまな医師の署名テンプレートをご覧ください。

結論

医師の電子メール署名を電子メール コミュニケーションとマーケティングに不可欠な部分にする準備はできていますか? 次に、診療所用のカスタム署名を作成することがいかに簡単であるかを確認してください。

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