直接内線ダイヤル (DID) とは何ですか? どのように機能しますか?

チームメンバーの直通電話番号が必要ですか? 次に、DID として知られる Direct Inward Dial 番号が必要になります。

DID を使用すると、発信者は自動応答、受付係、コールセンターを経由せずに、従業員に直接連絡を取ることができます。 これは、会社の電話システム内からの発信者に対してのみ機能する内線電話とは異なります。

主要なチーム メンバーに DID 番号を使用すると、重要な顧客関係を構築する小規模企業であっても、既存の関係を強化したりプロフェッショナルなイメージを維持したりする企業であっても、ビジネスの成長に合わせて接続性と効率性が向上します。

この記事では、Direct Inward Dialing、その仕組み、今日の企業にとっての利点について詳しく説明します。

内線直通ダイヤルとは何ですか?

直接内線ダイヤル (DID) は、外部発信者が交換機や係員を経由せずに内部内線に直接ダイヤルできるようにする電話システム機能です。 組織内の各ユーザー/内線番号に一意の外部電話番号が割り当てられます。 そのため、外部からの発信者は、受付係を介さずに特定の人に直接電話をかけることができます。

DID の使用を支援するために、電話サービス プロバイダーは、一連の電話番号を会社の構内交換機 (PBX)電話システムに接続します。

DID を通じて、企業は主な受付回線をバイパスして内線デスクまたは内線グループに直接接続する仮想番号を設定できます。 DID は、市内電話番号、プレミアム料金番号、またはフリーダイヤル番号で使用できます。

DID のその他の一般名は、直通ダイヤル番号、直通ダイヤル、直通ダイヤルインです。 基本的に、誰かが「私の直通番号に連絡してください」と言うとき、これは彼らが指しているものです。

DID は、ビジネスの利便性、カスタマイズされたコール ルーティング、よりプロフェッショナルなイメージを提供します。

DID番号とは何ですか?

顧客またはクライアントの観点からは、直通ダイヤル番号は標準の電話番号と同じように見えます。 ただし、DID は、社内の内線番号または場所に直接接続される仮想電話番号です。 短縮電話回線と考えてください。

これらの直通電話番号は、着信通話を組織の電話システムに向けます。 発信者を個々のユーザーに中継する機能により、その番号は「直接」になります。 この専用の通話ルーティングは、VoIP 電話システムによって管理されます。

固定電話 (またはPOTS 回線) とは異なり、これらの番号は会社の電話システムを通じて直接ルーティングされます。

直接内線ダイヤルはどのように機能しますか?

従来、DID は、公衆交換電話網 ( PSTN ) 回線またはボイス オーバー インターネット プロトコル ( VoIP )を介した 2 つの方法のいずれかで機能します。 PSTN から始めましょう。

1. PSTN での直接ダイヤル

まず、電話サービス プロバイダーが一連の幹線を顧客がホストする PBXに接続します。 次に、プロバイダーは電話番号のブロックを割り当て、これらを顧客の直通ダイヤル番号として割り当てます。

着信コールが直通ダイヤル番号のいずれかに到達すると、トランク回線を介して顧客の PBX に転送されます。 通話が PBX に到着すると、ダイヤルされた番号と発信者が提供されます。

最後に、PBX は、オペレーターや自動応答を必要とせずに、着信通話を企業の内線番号の 1 つに直接ルーティングします。

古い電話システムでは、直通ダイヤルはアナログ回線を使用して機能していました。 これは、システム内の電話機が機能するためには、顧客の機器が低電圧信号を提供する必要があることを意味しました。

電話会社の中央局 (CO) は、回線が動作しているかどうかを確認し、正しく終端されていない場合は回線を無効にします。

最近では、従来の電話サービスがPrimary Rate Interface (PRI)回線経由で DID を提供しています。 これらには、電話会社からリースされた十分なトランク回線が必要です。

2. VoIP での直接内線ダイヤル

VoIP は、 SIP トランキングを利用して仮想直通ダイヤル番号を使用する最も最新かつ柔軟な方法です。 SIP により、必要に応じて幹線接続が利用可能になります。 これらは物理回線ではなく、必要な場合にのみブロードバンドを介した仮想リンクです。

これらの仮想リンクは内部で設定され、番号はソフトウェア アプリケーションによって内線番号にリンクされます。 これは自分で行うことも、VoIP プロバイダーに依頼することもできます。

VoIP 上の DID は拡張性が高くなります。 たとえば、来月、20 の新しい外線回線が必要な販売キャンペーンを開始することに決めた場合、自分で簡単に実行できます。

電話会社に連絡して番号ブロックが割り当てられるのを待ってから、技術者を派遣して幹線をビジネス PBX に物理的に接続する必要はありません。

3. FAX 用の DID

DID をFAX サービスとして使用する最も簡単な方法は、直通ダイヤル回線を FAX 機に接続することです。 簡単そうに聞こえますよね？ ただし、DID を使用して FAX 通話をルーティングするための、より便利で強力な方法を逃すことになります。

一般的な方法は、FAX サーバーを実行するコンピュータに直通ダイヤル番号のブロックを割り当てることです。 これにより、会社の複数の FAX 番号を特定のマシンまたは複数のデバイスにリンクできるようになります。

社内の各チーム メンバーが電子メール アドレスを持っているのと同じように、チーム メンバーに FAX 番号を割り当てることができます。 特定の個人宛てに FAX が届くと、その個人の作業エリアにあるプリンタ、またはそのコンピュータとそのプリンタに転送することができます。

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DID の種類

DID の主な利点は、単一の共有電話回線を介して従業員や部門に外部から直接アクセスできることです。 企業は、コミュニケーションのニーズとワークフローに基づいて番号を割り当てることができます。

選択できる一般的な DID 番号のタイプをいくつか示します。

• 個別の DID 番号:各従業員には、直接つながる固有の外部電話番号が割り当てられます。 これにより、外部からの発信者は交換機を経由せずに特定の従業員に連絡できるようになります。
• 部門の DID 番号:部門またはワークグループ全体が 1 つの DID 番号を共有します。 この番号により、その部門内のグループの電話が鳴るため、複数の人が簡単に通話に対応できます。
• 場所ベースの DID 番号:企業のオフィスの場所または支店ごとに特定の DID 番号が割り当てられます。 その番号に電話をかけると、そのサイトでのみ電話が鳴ります。
• フリーダイヤルの DID 番号: 800 番号とも呼ばれ、外部の発信者が無料で従業員/部門に連絡できるようになります。 800 番号は内線にルーティングされます。
• 仮想 DID 番号:番号は物理的な電話回線に関連付けられておらず、仮想的にホストされます。 通話は、会社が指定する卓上電話、ソフトフォン、または携帯電話にルーティングされます。
• 自動応答 DID 番号:このタイプの DID 番号に電話をかけると、発信者にはさまざまな人物/部門のダイヤル オプションのメニューが聞こえ、人間のオペレーターなしで通話をルーティングします。

DID を使用する利点

DID には、従来の電話システムと比較して多くの利点があります。 従業員に直接ダイヤルできる機能は、ほとんどの現代のビジネスにとって非常に便利です。 以下に注目すべき利点をいくつか示します。

コストと運用効率

DID を使用すると、ビジネスの接続に必要な幹線の数を削減できます。 VoIP システムを使用すると、DID を別の大陸に転送することもでき、長距離コストを節約できます。

VoIP は電話ネットワーク内でのダイレクトインの発生に役立ち、事実上、すべての新しい電話機やハードウェアを購入する必要はありません。

柔軟性と可動性の向上

DID を使用すると、いつ、どこで電話を受けるかをより詳細に制御できます。 モバイルワーカーには柔軟なソリューションが必要です。 VoIP、DID、SIP の機能と携帯電話、電子メール、SMS を組み合わせることで、ビジネスにとってより堅牢な通信システムが実現します。

指定した時間に通話を別の番号に自動的に転送することもできます。 これは、特にグローバル チームにとって、さまざまなタイム ゾーンの時間外サポートに最適です。

顧客エクスペリエンスの向上

顧客は必要なときにハードルなく従業員に連絡を取ることができます。 それは顧客の観点からすると素晴らしい経験になる可能性があります。

通常、人々は市内の電話番号に電話することを好みます。 ニューヨークで事業を展開している企業は、マイアミやロンドンの市場の顧客向けに電話番号を簡単に設定できます。

異なるマーケティング キャンペーンに異なる番号を割り当てることで、各キャンペーンのパフォーマンスを正確に追跡し、改善の余地がある領域を見つけて、顧客エクスペリエンスをさらに向上させることができます。

生産性

受付係や電話メニューを必要とせずに、電話を直接相手にルーティングすることで時間を節約できます。 エージェントが単一の番号を持っていると、顧客のフォローアップが容易になります。

また、より良いコミュニケーションも促進されます。 従業員は、建物、都市、さらには国が異なる場合でも、専用の内線番号を介してチーム メンバーに連絡します。

顧客がこれらの個人番号を知らなくても、直通ダイヤル回線で着信を携帯電話やその他の一時的な番号に自動的に転送することもできます。

DID のさまざまな用途

DID には、基本的なビジネスフォン システム以外にも多くの用途があります。

企業による DID の使用例:

• 営業チームは多くの場合、見込み顧客発掘キャンペーンに専用の DID を使用して、特定の数字やプロモーションのパフォーマンスを追跡します。
• 顧客サービス部門は、請求に関する質問、技術サポート、または一般的な問い合わせ用に DID を設定し、電話をより効率的にルーティングできます。
• マーケティング チームは、特定の広告キャンペーンやイベントに一意の一時的な DID を使用します。 特定の DID を使用すると、応答率を測定できます。
• 複数の拠点を持つ組織は、拠点ごとに DID を設定して、支店間のシームレスな転送を可能にすることができます。
• 政府機関はDID を使用して、適切な部門や担当者に電話をより効率的に転送する場合があります。

DID 電話番号の欠点

DID 番号がビジネスにとって適切なオプションではない場合があります。

たとえば、最近離職があり、元従業員に直通ダイヤル番号が割り当てられているとします。 従業員の空き状況が限られている場合も、DID を採用するかどうかの決定に影響を与える可能性があります。

顧客、クライアント、ベンダーが各部門に直接連絡を取ることの重要性を判断するのは、企業の責任です。

ここでは、DID の一般的な制限とそれを軽減する方法をいくつか示します。

1. コールルーティングの制限

基本的な DID を使用すると、通話は割り当てられた内線番号に直接ルーティングされ、通話フローの制御が制限されます。 これは、大量の通話を管理したり、発信者を特定の部門に誘導したりする場合には非効率的になる可能性があります。 仮想受付係、IVR メニュー、またはコール キューイングを採用して、効率的に通話を分配します。

2. セキュリティ上の懸念

適切なセキュリティ対策が講じられていない場合、DID は不正アクセスに対して脆弱になる可能性があります。 強力なパスワード、多要素認証、およびコール マスキングを使用して DID を保護します。

3. 不在着信に関する洞察

基本的な DID には詳細な通話追跡機能が欠けていることが多く、通話データを分析して通話処理を最適化することが困難になります。 通話追跡機能を備えたプロバイダーを選択し、CRM と統合して包括的なデータ分析を実現します。

4. コストが高い

使用パターンや選択した機能によっては、DID は従来の電話回線と比べて高価になる場合があります。 ボリュームディスカウントを交渉したり、従量課金制のオプションを利用したり、代替の VoIP ソリューションを検討したりできます。

DID 番号を取得するにはどうすればよいですか?

顧客やベンダーに、直通ダイヤル電話番号を使用して社内の担当者や部門に連絡する方法を提供します。 DID を使用すると、着信発信者は電話ツリーをスキップし、通話キューをバイパスできます。

最初のステップは、1 つ以上の会社の電話番号を取得することです。 おそらく、すでにビジネス用の電話番号をいくつか持っているでしょう。

これらは、ポーティングと呼ばれる方法で転送できます。 次に、これらを電話システムの各ユーザーに割り当てます。 これは管理ダッシュボードから簡単に実行できます。

Nextivaなどの経験豊富な VoIP プロバイダーを利用すると、チームに必要な直通ダイヤル機能を簡単に追加できます。 必要な直通ダイヤル番号の数と、ビジネスにとって最もコスト効率の高いソリューションは何かを決定するお手伝いをします。

DID サービスがセットアップされると、着信発信者はスムーズにチームに連絡できるようになります。 優れた顧客サービスが競争上の優位性となる世界では、直通番号はパーソナライズされたエクスペリエンスを提供するもう 1 つの方法にすぎません。

直通ダイヤルに関するよくある質問