取引承認ワークフローの重要性（およびその作成方法）

公開: 2022-05-06

承認ワークフローとは何ですか？

承認ワークフローは、ドキュメントまたはデータを承認するための組織のアプローチを詳しく説明する正式なプロセスです。販売のコンテキストでは、これは、販売サイクル全体でチームがさまざまなドキュメントのサインオフを処理する方法です。これにより、適切な担当者が必要な販売ドキュメントを効率的に表示および承認できるようになり、営業担当は内部承認の追跡ではなく、関係の構築に集中できるようになります。正しく行われると、十分に油を注いだ承認ワークフロープロセスにより、取引がより早く開始され、販売の勢いを増すのに役立ちます。

承認ワークフローの種類

販売プロセス全体を通じて承認が必要ですが、包括的なドキュメントの承認が効率的になることはめったにありません。適切な販売ドキュメント承認ソフトウェアを使用すると、役割と権限を委任して、レビュー担当者にサインオフが必要なドキュメントのみが表示されるようにすることができます。これにより、レビュー担当者は細部に時間を浪費することを回避できます。

リード管理。 リード管理の承認ワークフローにより、チームリーダーはリードを確認して承認できるため、営業担当者は資格のない見込み客を追跡するために費やす時間と労力を削減できます。
引用。 見込み客に正確な見積もりを取得するのは難しいことではありません。見積もり承認ワークフローを使用すると、営業担当者は承認権限をチームリーダー、製品チーム、またはオペレーションに委任して、価格設定が正確でビジネスニーズに沿っていることを確認できます。
ドキュメントの値。 特定のサイズ未満の取引は、承認さえ必要としない場合があります。ドキュメントの価値の承認プロセスでは、レビュー担当者が価値に基づいてレビューするドキュメントを選択できるため、チームは承認に費やす時間を短縮できます。
割引。 価格割引は取引を成立させるのに役立ちますが、すべての割引はあなたのビジネスに犠牲を伴います。割引承認ワークフローを使用すると、営業担当は値に基づいて割引の承認を要求できるため、利益を損なう割引エラーを回避できます。
利用規約。 取引条件はプロジェクトと契約の準備を整えるため、堅実である必要があります。契約条件の承認ワークフローを使用すると、チームリーダーは、クライアントに送信される前に、土壇場での調整や間違いがないことを確認できます。

一般的な承認ワークフローの障害

正式なプロセスがないと、営業チームは取引を危険にさらす可能性のある承認ワークフローの多くの障害に直面します。

ボトルネック

不適切に設計された承認ワークフロープロセスは、営業担当者がドキュメントの承認を待つときに大きなボトルネックを生み出します。承認なしで送信できるドキュメントはたくさんありますが、正式な承認プロセスがないと、担当者はすべてのドキュメントの承認を待ってから先に進むことができません。これにより、取引が停止し、レビュー担当者に追加の負担がかかります。レビュー担当者は、コンピューターから離れているとドキュメントにアクセスできなくなる可能性があります。

エラーと脱落

ドキュメント承認ワークフローには時間がかかる場合がありますが、それらは必要です。それらがないと、材料は価格設定、割引、契約条件、成果物、およびその他の費用のかかるビジネス提案の誤りで出て行く可能性があります。見込み客またはクライアントに送信する前に、すべてのドキュメントが正確で最新であることを確認するために、承認プロセスが必要です。

解体

承認プロセスの欠如は、組織の欠如につながります。文書が内部でどのように回覧され、レビューされ、承認されるかを概説する明確な手順がないと、資料の遅延、忘れ、または不正確な可能性が高くなります。承認リクエストがマネージャーの受信トレイに埋もれてしまったため、取引を失うのは良い気分ではありません。

透明性の欠如

監査証跡は、承認がどこでハングアップしているのか、パイプライン全体で誰が何に対して責任を負っているのかを理解するのに役立ちます。しかし、正式な承認プロセスと適切な提案ツールがなければ、透明性が大幅に不足しているため、必要な洞察を得ることができません。

効率的な承認ワークフロープロセスを作成する方法

承認ワークフロープロセスは、作成するのと同じくらい単純な場合も複雑な場合もあります。ただし、アプローチに関係なく、すべての承認ワークフローは2つの目的を果たす必要があります。それは、すべての販売ドキュメントの正確性を維持することと、販売プロセスの妨げにならないようにすべてのドキュメントを効率的にレビューおよび承認することです。

1.販売伝票を作成します

ビジネス提案書の作成方法、提案書またはその他の販売文書の作成方法について説明したすべてを使用して、承認プロセスを構築します。

2.責任を確立する

ドキュメントを承認する人（または複数の人）と、彼らが責任を負う側面を特定します。ドキュメントが販売プロセスの次のステップに進む前に、各利害関係者から何が必要かを特定します。

3.権限を設定します

各ユーザーが持つべき権限のレベルを定義します。ユーザーを閲覧者、編集者、または管理者として指定することにより、ドキュメントを編集、拒否、または承認できるユーザーを制御し、適切なチームメンバーが必要な可視性とアクセス権を確実に持つようにすることができます。

4.タイムラインを作成します

販売ドキュメントに関連する期限を特定します。これにより、期待を設定し、ワークフローを動かし続けて、担当者とマネージャーの両方のバックログを防ぐことができます。

5.アラートと通知を設定します

自動化されたアラートと通知は、販売パイプライン全体を通じて販売ドキュメントのステータスを追跡するのに役立ちます。アラートをいつ送信するか（つまり、承認、拒否、更新要求、ステータス更新など）、誰に送信するかを選択します。

6.文書化して伝達する

Proposifyなどの適切なツールを使用すると、承認プロセスのすべてのステップでドキュメントとユーザー履歴を表示できます。これは、ワークフローを迅速化するために、問題のある領域を特定して対処するのに役立ちます。

合理化された承認ワークフローの利点

合理化された承認プロセスにより、チームは、細部にこだわったり、取引を成立させるために手抜きをしたりすることなく、一貫性のある正確な販売文書を送り出すことができます。

一貫性

承認のためにドキュメントをどこに送信するかを考えたり、署名されるまで複数の部門にドキュメントをバウンスしたりする必要はもうありません。正式な承認プロセスとは、販売ワークフローが毎回同じように見えることを意味します。さらに、調整のしきい値を設定して、ドキュメントがクライアント間で大幅に異ならないようにすることができます。

正確さ

役割と責任が設定されているため、すべての重要な意思決定者は、ドキュメントが送信される前にドキュメントを確認して承認します。これにより、複数の利害関係者が情報の正確性を検証できるようになり、エラーや脱落の余地が大幅に少なくなります。

効率

合理化された承認ワークフローにより、意思決定者が関連ドキュメントを効果的にレビューおよび承認できるようになるため、サインオフが容易になります。管理者は、すべてのドキュメントの承認を要求する代わりに、承認する必要があるものを選択して、重要な詳細のみに集中できるようにすることができます。

また、通知、アラート、モバイルアクセシビリティにより、レビュー担当者はドキュメントに即座にアクセスし、外出先で承認することができます。マネージャーがデスクに戻るのを待ったり、ドキュメントがバックログに残っていないことを期待したりする必要はもうありません。

透明性

販売プロセスのブラックボックスに別れを告げます。合理化された承認ワークフローにより、パイプライン全体を洞察できるため、機能しているものと機能していないものを判断できます。複雑な承認の詳細は、チームに責任を負わせ、障害を減らして、販売プロセスを円滑に進めるのに役立ちます。

結論

承認は、効果的な販売サイクルの必要な部分ですが、プロセスを実際に遅くする可能性があります。適切な提案ソフトウェアを使用すると、承認ワークフロープロセスを合理化して、一貫性を維持し、途中で透明性を高めながら、ボトルネックを減らすことができます。さらに、効率の向上により、提案時間を短縮できるため、クライアントとの関係構築に集中できます。