リモートチームを成功に導く—効果的なリモートワークポリシーを作成する
公開: 2022-05-06
ビジネスのリモートワークモデルを検討し、リモートロックスターの採用を開始したら、ビジネス目標を達成するためにそれらがどのように連携できるかについてのガイドラインを設定する必要があります。
リモートの従業員は、チームの全員がすぐに答えを知っているわけではない質問をします。 いつオンラインになる予定ですか？ 自分のデバイスを使用できますか？ 残業代は支払われますか？
包括的なリモートワークポリシーは、新入社員に対するこれらの質問に答え、会社全体の準備が整った計算機として機能します。 エンゲージメントのルールを定義し、雇用者と従業員に適切な期待を設定するのに役立ちます。
あなたの会社のリモートワークポリシーで取り組むべき6つの事柄はここにあります：
- タイムゾーンが重複する作業時間を指定する
- 非同期コラボレーションの準備をする
- 情報セキュリティのガイドラインを追加する
- 報酬と福利厚生に明確な期待を設定する
- 組織の行動規範を確立する
- コンプライアンスおよび規制要件を満たす
タイムゾーンが重複する作業時間を指定する
ここで重要なのは、量と特異性の2つです。 リモートの従業員が特定の日に何時間働くと思いますか？ さらに重要なことに、彼らは何時間働くと思いますか？
ビジネス要件に応じて、厳密なスケジュールを設定したり、従業員が自分で何時間働くかを決定したりすることができます。 一部の遠隔地の企業は、結果の測定に賛成して働いた時間数を無視することさえします。
AYTechnologiesのAminYazdaniは、2番目の質問をより難しいと考えています。 それは私自身のタイムゾーンですか、それとも会社の中心的なタイムゾーンですか、それともそれらの組み合わせですか？」
出典：Pixabay
特定の時間での可用性は、世界中に分散しているチームにとって問題になる可能性があり、リアルタイムのコラボレーションは困難な場合があります。 さらに、チームメンバーが12時間以上の時差で隔てられている場合。 たとえば、ニューヨークと上海にメンバーがいるチームでは、残りのメンバーが1日を始めるとすぐに、一部のメンバーが就寝します。
GrooveHQのAlexTurnbullは、この課題に対する簡単な解決策を持っています。 すべてのチームメンバーがリアルタイムで共同作業できる特定の時間を毎日少なくとも1つ見つけます。
会社のリモートワークポリシーでは、リモート従業員が働くことになっている時間を指定する必要があります。 機能グループには独自のリズムがある場合がありますが、毎日数時間、全員を同時にオンラインにするか（同じオフィスで働くチームでも課題となる場合があります）、異なる時間に従業員間でスムーズにハンドオフできるようにする必要があります。ゾーン。
リモートチームの勤務時間を明確に指定します。 タイムゾーンにまたがっている場合は、勤務時間に重複があることを確認してください。
非同期コラボレーションの準備をする
1つのタイムゾーンにまたがるリモートチームでは、リアルタイムコラボレーションは明らかに贅沢です。 タイムゾーンが重複するスケジュールを作成すると役立ちますが、常に可能であるとは限りません。 ソリューション？ 計画とコミュニケーションを通じて、チーム内の非同期（非同期）コラボレーションに焦点を当てます。
タイムゾーンの違いによる依存関係を待つことはイライラする可能性があるため、リモートワークポリシーでは、タスクとフォローアップの非同期処理に明確な期待を設定する必要があります。 これには、可用性と非可用性の基本ルールを設定し、各チームメンバーの時間を尊重することが含まれます。
さらに、リモートワークポリシーでは、リアルタイムおよび非同期のコラボレーションに使用されるツール（チームチャット、ビデオ会議、プロジェクト管理、問題追跡など）を指定する必要があります。
CloserIQの創設者兼CEOであるJordanWanは、専用のチームチャットプラットフォームの重要性を強調しています。
「これは、リモートワークに最も効果的なツールの1つです。 このようなツールを使用すると、特定のメンバーが地球の反対側にいる場合でもチームワークが可能になります。」
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TrelloとAYTechnologiesでは、ビデオ会議が1対1のコミュニケーションを可能にする上で大きな役割を果たしています。 Amin Yazdaniは、このような状況でチャットや電子メールよりもビデオ通話の方が望ましい理由として、対面でのやり取りが比較的少ないことを挙げています。
タスクとフォローアップを非同期的に処理することについて明確な期待を設定します。 リアルタイムコラボレーションと非同期コラボレーションの両方に使用するツールを指定します。
情報セキュリティのガイドラインを追加する
リモートチームはプライベートネットワークとパブリックネットワーク（自宅、カフェ、コワーキングスペースなど）の両方で作業するため、会社の情報システムを不正アクセスから保護することは常に課題です。 これに対処するには、情報セキュリティガイドラインを作成し、それらをリモートワークポリシーに追加します。
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GitHubにはBYOD（個人所有のデバイスの持ち込み）ポリシーがありますが、特定のセキュリティと、安全なパスワードや常時オンのファイアウォールなどの保護手段を要求しています。 一方、LiquidSpaceとSitePenは、リモートの従業員に安全なデバイスを提供します。 どのパスを選択しても、リモートワークポリシーでそれらを詳細に説明することで、誰もが何をすべきかを確実に知ることができます。
すべてのリモート従業員に安全なハードウェアをプロビジョニングすることを含む情報セキュリティガイドラインを作成するか、従業員が所有するデバイスに適用される特定の保護手段を主張します。
報酬と福利厚生に明確な期待を設定する
PwC、USDA、Xerox、Sodexoなどのリモートワークオプションを提供する大手企業は、オフィスベースの役割とそのリモートの対応する役割の間で給与や利益に大きな違いはないはずだと述べています。
ただし、リモートチームの賃金表を設定する際にはある程度の柔軟性があります。 たとえば、リモートの従業員の地理的な場所を考慮に入れることができます。 ニューヨークやLAでの生活費は、たとえばリッチモンド（インディアナ）やハーリンゲン（テキサス）よりも明らかに高くなっています。
考慮すべきいくつかの要因は次のとおりです。
- コア労働時間の補償
- 残業ポリシー
- 従業員給付
- 会社の負債
- インターネット料金、IT用品、コワーキングスペースなどの払い戻しポリシー。
Remote.coには、有給休暇や会社のリトリートなど、リモートの従業員が切望するメリットに関する興味深い提案がいくつかあります。 魅力的な従業員福利厚生は、企業が熟練した遠隔地の従業員を維持するのに大いに役立ちます。
遠隔地の従業員が自宅のオフィスで負傷した場合、業務関連の負傷責任が企業に適用される場合があります。 ペンシルベニア州では、裁判所は在宅勤務中に受けた怪我を補償する遠隔地の従業員の権利を支持しました。 遠隔地の会社を設立する際のあなたの責任の全範囲を知るためにあなたの法務チームに相談してください。
遠隔地の従業員の報酬と利益に明確な期待を設定します。 優秀な人材を引き付けて維持するには、遠隔地の従業員のニーズに合わせたメリットを提供するために、さらに一歩前進する必要があるかもしれません。
組織の行動規範を確立する
文化的背景や感性の違いは、多くの場合、リモートチームの強みです。 ただし、特にコミュニケーションのほとんどが非同期である場合は、誤解や衝突につながる可能性もあります。 内部および外部のコミュニケーションのための行動規範を確立することは、「仮想距離」のために発生する可能性のある有害な偽物を先取りすることができます。
たとえば、Infosysの行動規範は、職場での行動や関係から、利益相反の解決まで、すべてを網羅しています。 Workable.comには、あなたにぴったりのシンプルなテンプレートがあります。
組織（遠隔地の従業員を含む）が文化的な誤解を未然に防ぐための行動規範を確立します。
コンプライアンスおよび規制要件を満たす
在宅勤務は地域の雇用法で明示的にカバーされていない可能性があるため、コンプライアンス規制について法律の専門家に相談する必要があります。 欧州連合のGDPRのように、オンライン通信に関連する法律の進化の問題もあります。 テレコミューティングはリモートワークの中核であるため、これらの法律の規定があなたのビジネスに適用される場合があります。
法務チームと協力して、リモートの従業員がデータを作成、使用、および相互に、または社外で共有するときに留意する必要があることを知らせるドキュメントを作成します。
現地の法律を確認して、リモートワークポリシーを作成する際のコンプライアンスを確認してください。 最近のEUGDPRのようなオンラインデータとプライバシー法は、リモートワークに非常に関連しています。
リモートワークアプローチを調整する
リモートワークポリシーは、固有のビジネス要件に合わせて調整する必要があります。 作業時間、コラボレーションツール、セキュリティガイドライン、報酬とメリット、行動規範、およびコンプライアンス要件に関するこれらのポイントに対処することは、まさにそれを開始するための優れた方法です。