カンファレンス シーズンの準備: トレード ショーを最大限に活用する

カンファレンスシーズン到来。 実は、このいわゆる「旬」は今や一年中の出来事です。 計画したり、旅行したり、参加したりする何かが常にあります。

会議が少し圧倒される可能性があることは誰もが認めることができます。 結局のところ、たくさんの人がいて、たくさんの活動があり、たくさんの選択肢があります。 しかし、ちょっとした計画と戦略を立てるだけで、カンファレンス シーズンから多くの価値を引き出すことが完全に可能です。 それを最大限に活用する方法は次のとおりです。

イベントの計画

まず、見本市や会議の計画について見てみましょう。 既存のクライアント向けの小規模な社内ショーであろうと、国際的にアピールする大きなイベントであろうと、計画を成功させるためには、空中で多くのプレートを回転させ続ける必要があります。 多くを求めているわけではなく、素晴らしいスピーカー、一流の会場、注目度の高いスロット、効果的なプロモーション、素晴らしい料理、記憶に残るグッズ、業界をリードする基調講演、そして何よりも満員の会場を求めているだけです。 さらに、出席者のエクスペリエンスをシームレスで感動的なものにしたいと考えています。 …よく考えてみると、あなたはたくさんのことを求めています。 しかし、それが素晴らしい会議の作り方です。

では、どうすればこれらすべての優れたものを会議用に手に入れることができるでしょうか? 役に立つヒントを次に示します。

• 小さなことから大きなことまで、あらゆることをブレインストーミングする– 前にも言ったように、ブレインストーミングは私のお気に入りのアクティビティの 1 つです。 ホワイトボードや白紙の前に座って夢を見るのが大好きです。 イベントを計画するとき、大小を問わず夢を見ることができます。 率直に言って、一部の参加者は、メイン ステージでの無料の記念品や基調講演の瞬間だけに現れます。 はい、あなたはそれらの人々を引き付ける派手なものを望んでいますが、より小さく、より些細な詳細にも気を配りたい. 小さなディテールが積み重なって大きな影響を与えることを忘れないでください。 カンファレンス シーズンの最盛期には、登録をめぐって他の見本市と競い合うことになります。
• 予算– 次に、数字を使って夢を現実にする時が来ました。 どれだけのお金で仕事をしなければなりませんか？ これにより、アイデアを取り入れ、具体的な計画をまとめることができます。 サッカー チームが 1 人のスター プレーヤーにすべての資金を費やすのは賢明ではないのと同じように、1 人の「ビッグ ワウ」スピーカーや瞬間に予算を使い果たしてしまわないように注意してください。 充実した包括的なイベントを全面的に提供したいと考えています。
• 計画を文書化する– スプレッドシート、ノート、またはリストを使用します。 非常に多くのリスト。 必ずチェックを入れてください。 マーケティング オートメーションは、既に行われたことと次のことを追跡するのに役立つため、ここで役立ちます。 (これについては後で詳しく説明します。)
• 振り返る– しっかりとした計画ができたと思ったら、一歩下がってください。 文字通り。 本を読んで、過去に何をしたかを調べてください。 何が機能し、何が機能しなかったか? 顧客調査やその他のフィードバックはありますか? これを使用して、カリキュラム、計画、スケジュール、会場、食べ物など、すべてを通知または確認します。 データを収集していない場合は、今年から始めてください。 来年は未来の自分に感謝します。
• マーケティング オートメーションに頼る– イベント プランニングの世界では、マーケティング オートメーションは最も身近な味方の 1 つです。 オーディエンスのセグメント化から招待メールの送信まで、より多くの管理タスクの一部を自動化し、他の作業に集中することができます。
• リクルート– イベントの計画、日付の設定、会場の確保が完了したら、参加者の募集を開始します。 電子メール、ソーシャル メディア、ブログ、ダイレクト メールなどを使用できます。リストは続きます。 それらの出席者をキャプチャし、登録してもらいます。 マーケティング オートメーションは、イベント計画の管理コンポーネントに戦術的に取り組むのに役立ちます。これにより、情報をより迅速かつスマートにドアから出すことができます。
• 育成– 人々が参加するためにサインアップしたら、関心のあるイベントの詳細に関するターゲットを絞った最新情報に継続的に関心を向けます。たとえば、特に自分の興味に合わせたセッションなどです (セグメンテーションを参照)。 また、基調講演者や会議のエンターテイメント (食事、音楽など) など、魅力的な抽選を明らかにするアラートを送信することもできます。 これらの詳細をいつ、どのように公開するかは、あなた次第です。 しかし、視聴者に情報を提供し、関与を維持することが重要です。

イベントへの参加

見本市や会議の出席者として、あなたも計画を立てる必要があります。たとえば、どの会議に参加し、イベント内で何をするかなどです。 ここでは、カンファレンス シーズンを最大限に活用し、参加することを決めた見本市を最大限に活用するためのヒントを紹介します。

• 目標を設定する– まず最初に。 なぜ出席しているのですか？ 私は最近、全国会議に出席する可能性について友人と話していましたが、行くためにお金を払うかどうかについてフェンスにかかっていました. 彼女は賢明な知恵を共有しました。 1 年前に同じカンファレンスに無計画に参加した経験があるので、これは素晴らしいアドバイスだと言えます。 そのイベントで、私はあてもなくさまよって、どのパネルに参加すればよいか、どのアクティビティに参加したらよいかわからなかった.では、この会議でのあなたの目標は何ですか? なぜ出席しているのですか？ その目標は、あなたが望むほど限定的でも高尚でもかまいません。 いくつかの目標には、新しいビジネス パートナーを見つけること、取引を確保すること、または 5 枚の新しい名刺を集めることが含まれます。 これらはほんの一例です。 自分の目標を書き、達成したいことを正確に解読することに時間を費やすことをお勧めします。
• スケジュールを計画する– これは上記のいとこです。 目標を念頭に置いたら、詳細を掘り下げます。 会議で誰が話しているか、またはブースを持っているかを確認します。 これが私がそれを行う方法です：
  • まず、会議のスケジュールを読み、興味のあるパネルや講演者をハイライトします。
  • 次に、私は一枚の紙を取り出すか、Google のドキュメントを表示して、自分のウィッシュ リストを日数に合わせてプロットし始め、チップがどこに落ちるかを確認します。 日付、時間、場所をメモします。
  • 次に、このリストを日次カレンダー ビューとして表示します。 これは、私がやりたいことすべてに実際に参加できるかどうかを確認できるので、大きな腸のチェックの瞬間です. マーフィーの法則が通常ここで作用するので、私はしばしば重複するイベントに引き寄せられます。 これは、私が本当に参加できるものを評価し、それに応じてスケジュールを調整する必要があるときです. 譲歩する必要がありますか？ 「忙しく過ごす」ために一日を埋めているだけですが、本当に私の興味を引くものは何もありませんか? これは、私が参加するかどうかを決定する別の瞬間です。
  • 物事がかなりバランスが取れているように見える場合は、参加登録して引き金を引きます. 私は、特に関心のあるセッションについては、(可能であれば) 必ず事前にサインアップします。

注: 参加するかどうかを決める余裕がないことは承知しています。たとえば、会社が特定の会議への出席を求めている場合などです。 ただし、少なくとも、興味を持ったり、何か新しいことを学ぶのに役立つ特定のセッションを選択して選択できるようになることを願っています.

• 取引を依頼する– イベントに足を踏み入れる前に、生地を保存できる場所を確認してください。 多くの会議では、早期登録を提供しています。 あなたが「業界関係者」またはボランティアである場合は、無料で参加できる場合もあります。 主催者に聞いてください。 同様に、宿泊施設を予約するときは、宿泊施設と交通機関に関するお得な情報を探してください。 たとえば、多くのイベント プランナーは、ホテル経営者や航空会社と提携しています。
• 戦略的にパネルに参加する‒ 多くの見本市や業界イベントでブレイクアウト セッションが提供されます。 聴きたいものを選ぶのは難しいかもしれません。 重複するいくつかのことに興味がある場合は、両方に立ち寄ってみてください。たとえば、一方に 30 分、もう一方に 30 分などです。
• 基調講演をスキップしないでください– メインステージ イベントは、大きな発表、つまり「大きな驚き」が行われる場所です。 これらから多くの戦術的アドバイスを得ることはできないかもしれませんが、おそらく元気を感じて立ち去るでしょう. 追加の利点は、これらが水冷式のディスカッション トピックとしても優れていることです。そのため、パーティーで緊張をほぐす何かを手に入れることができます。
• 基調講演は飛ばしてください。 しかし、時には休憩が必要です。 基調講演は、これらの自然な休憩の 1 つになる可能性があります。 これらのメインステージ イベントは、後で見るために記録されるか、少なくともブログに記録されることが多いため、後で「Cliffs Notes」バージョンを入手し、代わりにその基調講演の時間をネットワーク、休憩、または「実際の」作業の完了に使用できます。
• バッジを着用する– イベントが開催されている間は、街中でカンファレンス バッジを着用してください。 公の場で名札を付けるのはばかげていると感じるかもしれませんが (私だけですか?)、多くの地元企業が会議出席者に割引を提供しているため、報われる可能性があります。 また、これは、スターバックスや Lyft の列に並んでいる間に、誰がイベントのために街にいるのかを特定し、ネットワーキングの会話を始めるのに最適な方法です。
• パーティーに行く– ほとんどの会議には、出席者を祝うための大きな To Do がいくつかあります。 しばらくの間、これらを吹き飛ばしたくなるかもしれませんが、実際には、これらのパーティーはつながりを作るのに自然な場所です. 誰と肘を磨くかは決してわかりません。
• 気をつけてください– このヒントは忘れがちですが、とても重要です! 自分の時間を取り、10 分間の昼寝をして、早めに体を動かし、ホテルのジムのトレッドミルに飛び乗って、酒やお菓子で無理をしないでください。 休憩を取るために、会議から離れて戦略的に「キャンパス外」に滞在することを検討することもできます.

おしまいです！

お気に入りのカンファレンスや、今シーズンの旅行スケジュールについて教えてください。 これは、今後のマーケティング イベントのかなり包括的なリストです。 また、ロンドン地域にお住いの場合は、Act-On i <3 マーケティング イベントへの参加をご検討ください。 詳細はこちらをご覧ください。