シームレスなオンボーディングを成功させるためのクライアント取り込みフォームを作成する

顧客取り込みフォームは、見込み顧客を検証し、顧客をオンボーディングするための非常に貴重なツールです。 あなたのデジタルエージェンシーがスタートアップの場合、まだ検証やオンボーディングにそれほど多くの時間を費やしていないかもしれませんが、エージェンシーが成長するにつれて、シームレスな顧客獲得プロセスの価値がすぐに明らかになります。

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クライアント取り込みフォームを使用すると、重要な質問を忘れたり、電子メールやその他のコミュニケーションのデジタルの山の下で情報を失ったり、あなたとクライアントの両方にとって煩雑なオンボーディング プロセスが発生したりする可能性があります。 この記事では、オンボーディング プロセスをバターのようにスムーズにする、完璧な顧客取り込みフォームを作成する方法の秘密を学びます。

クライアントインテークフォームとは何ですか?

クライアント取り込みフォームは、デジタル代理店が必要とするすべての重要な情報を収集するために設計されたアンケートです。 これらのフォームは、クライアントがあなたのサービスに適しているかどうかを判断し、関係の開始時にクライアントのニーズをより深く理解するために役立ちます。

最も簡単に言えば、クライアント取り込みフォームはオンボーディング文書です。 最近では、クライアントが記入できる PDF などのデジタル ドキュメント、またはクライアントが回答を入力して「次へ」をクリックすると、データが自動保存され、双方がいつでも簡単にアクセスできるインタラクティブなデジタル フォームが一般的です。 。 提携しているホワイトレーベルのデジタル マーケティング代理店など、他の関係者がいる場合も、その関係者もフォームに簡単にアクセスできるはずです。

ほとんどの顧客取り込みフォームはどのようなものですか?

クライアント取り込みフォームがどのような形式であっても、基本的な目的は、クライアントのオンボーディング プロセスをスムーズかつシームレスにするために重要な情報を収集することです。 クライアント取り込みフォームの詳細は、デジタルエージェンシーがどのようなサービスを提供しているかによって大きく異なりますが、通常、オンボーディング中のクライアントの連絡先の詳細と、希望するプロジェクトやサービスの具体的な要件が収集されます。

必ず使用しなければならない万能のフォームはないため、デジタル代理店向けにクライアント取り込みフォームを作成する利点は、クライアントのニーズや期待を理解するのに役立つあらゆる情報を含めるようにカスタマイズできることです。 こうすることで、コミュニケーションの齟齬がなく、同じ認識を持って専門的なパートナーシップを始めることができます。 結果？ スムーズな受け入れプロセスにより、サービスの提供と代理店の収益向上に集中できます。

完成したフォームを取得したら、CRM などのアクセスしやすい場所に保存できます。 私たちの仕組みの概要は次のとおりです。

クライアント取り込みフォームの必須コンポーネント

適切に構成された顧客取り込みフォームは、新しい顧客にカスタマイズされたソリューションを提供するために必要な理解をあなた、あなたのチーム、共同作業者に与えます。 摂取フォームにこれらの必須コンポーネントが含まれていることを確認してください。

個人情報

新しいクライアントをオンボーディングするときは、誰と取引しているのか、どのように対応するのか、どこにいるのか、その他の識別情報を知りたいと考えます。 これらの個人情報を収集することは、クライアント プロファイルを構築する最初のステップです。 これらのフィールドには次のものが含まれます。

• 名前
• 住所または事業所の所在地
• 連絡先詳細
• 電話、電子メール、SMS、インスタント メッセージなどの連絡先の希望

背景情報

新しいプロジェクトを開始するときは、クライアントの歴史とその起源を理解することが常に役に立ちます。 課題、過去のデジタル マーケティングの取り組み、現在の問題点に関する情報を収集するために、いくつかのフィールドを含めます。

• ビジネスの歴史:創業年数、最も重要な製品やサービスの販売など。
• 過去のマーケティング経験:クライアントが過去にデジタル マーケティング サービスに料金を支払ったことがあるか、それとも DIY のバックグラウンドを持っているかどうかを確認します。 デジタル サービスに料金を支払ったことがある場合は、その経験について調べてください。
• 現在の課題:デジタル マーケティングの観点から、彼らは業務中に何に苦労していますか?

プロジェクトの詳細

クライアントに次の分野に関する情報を提供してもらい、プロジェクトの範囲と目的を定義します。

• 目標:見込み顧客または新規クライアントに、あなたと協力することで達成したいことを明確に説明してもらいます。 たとえば、新しい Web サイトを構築したい場合は、Web サイトにどのような機能を含める必要があるかについて詳細を提供してもらいます。
• タイムライン:クライアントのプロジェクトのタイムラインは何ですか? このタイムラインにコミットする必要はないことに注意してください。 クライアント インテーク フォームの目的は、クライアントの情報と視点を収集し、後の会話の出発点として使用できるようにすることです。

予算とリソース

クライアントの財務上の制約と利用可能なリソースによってプロジェクトの実現可能性が決まるため、コラボレーションの開始時から次のフィールドを知っておくことが重要です。

• 予算:クライアントが特定のプロジェクトまたは特定のサービスに長期的にどれくらいの費用がかかると予想しているかを調べます。 彼らがさまざまなデジタル マーケティング ソリューションに興味がある場合は、彼らから広範なマーケティング予算を獲得してください。
• リソース: クライアントには、プロジェクトで使用できる既存のリソースがありますか? たとえば、デジタル広告サービスを探している場合、広告クリエイティブの制作に協力してもらいたい社内デザイナーがいます。

法的考慮事項

新しいクライアントを引き受ける前に、意見の相違、エラー、またはその他の予期せぬ状況が発生した場合に双方を保護するために、法的根拠がカバーされていることを確認することをお勧めします。 これらには次のものが含まれます。

• 機密保持契約:クライアントに、代理店に関する機密情報が共有されないことに同意してもらい、その代わりにビジネス情報の機密性を維持することに同意してもらいます。
• 契約条件:仕事上の関係と期待の概要を説明します。

特定のニーズに合わせたカスタマイズ

代理店の専門分野によっては、専門的な法的考慮事項や業界関連の質問など、クライアント取り込みフォームに含める特別な考慮事項がある場合があります。 特に代理店が幅広いツールやサービスを提供している場合は、さまざまなプロジェクト構造に柔軟性を持たせるために、受け入れフォームで適応可能なプロジェクト セクションを使用することを検討してください。

クライアントインテークフォームの作成方法

これらの段階的な手順を実行して、クライアントがプロフェッショナルでスムーズなオンボーディング プロセスに必要なすべての情報を確実に把握できるようにします。

1. フォームの目的と目標を決定する

詳細に入る前に、顧客取り込みフォームの目的と目的を明確に定義してください。 これを明確にしておくことで、クライアントの時間を無駄にすることなく、適切な質問をすることができます。 この段階では、クライアント取り込みフォームのオプションをいくつか用意すること、またはさまざまな種類のプロジェクトに対応できる柔軟なフォームを用意することが代理店にとって最も適切であることがわかるかもしれません。

2. 必要な情報を特定する

新しいクライアントとのパートナーシップの開始時にサービスの提供を開始するためにどのような情報が必要かを自問してください。見込み顧客の適合性を検証するときに、または新規クライアントをオンボーディングするときに、通常どのような質問をしますか? 過去のクライアント プロジェクトを振り返ってみて、関係の初期に持っていれば有益だった情報はありますか? これには、個人またはビジネスの詳細、プロジェクトの仕様、予算配分、法的考慮事項が含まれる可能性があります。

3. フォームのレイアウトと構造をデザインする

顧客とのタッチポイントはすべて、視覚的に魅力的で快適なものである必要があり、顧客獲得フォームも例外ではありません。 実際、これがあなたの代理店との初めての正式なやりとりである可能性があるため、プロ意識、専門知識、そして前向きなユーザー エクスペリエンスを伝えることが特に重要です。

フォームをセクションに分割し、それぞれが特定のカテゴリの情報に対応します。 ヘッダー、小見出し、箇条書きを使用すると、質問内容を簡単にナビゲートして理解できるようになります。

4. 明確で親しみやすい言葉を使用する

代理店のクライアントはデジタル マーケティングについてまったく知らない可能性があるため、専門用語を含まず、理解しやすい言葉を選択することが重要です。 各セクションの目的を明確に示し、必要に応じて指示や例を提供します。 これにより、顧客の取り込みが簡単かつ快適になるだけでなく、ユーザーが質問を誤解したり間違いを犯したりする可能性が低くなるため、あなたも役立ちます。

5. 顧客取り込みフォームの使いやすさと有効性をテストする

顧客取り込みフォームを実際に運用する前に、徹底的なユーザビリティ テストを実施してください。 フォームが正しく機能し、すべての質問が明確で、技術的な問題がないことを確認してください。 ユーザーテストだけに依存しないでください。フォームを作成したとしても、その明確さについて最も優れた判断者になることはできません。 代わりに、これまでフォームを見たことがないサンプル ユーザーからフィードバックを求めます。

6. ブランド要素を組み込む

代理店のブランドロゴ、色、力を使ってクライアント取り込みフォームをブランド化します。 他のタッチポイントと同様に、フォームはブランド アイデンティティを強化し、一貫したプロフェッショナルなイメージを見込み客やクライアントに提示する機会となります。

マーケティング代理店向けのクライアント取り込みフォームのテンプレート

このサンプルのクライアント インテーク フォームを出発点として使用して、代理店のインテーク フォームを作成します。 セクションを自由にカスタマイズしたり、移動したり、サービス内容に合わせて質問を追加したりできます。

パート 1: 個人情報

このセクションの目的は、見込み客やクライアント、そのビジネス、意思決定における役割について理解を確立することです。

• 名前:あなたの名前と任意のニックネーム。
• 会社:あなたのビジネスまたは組織の名前。
• 役割:ビジネスにおけるあなたの役割。
• 連絡先の詳細:電話番号、電子メール アドレス、およびご希望の連絡方法。
• 他の利害関係者:あなたのビジネスの他の誰かがこのプロジェクトの意思決定に関与しますか? その場合は、名前、役割、連絡先の詳細を記入します。

第2部：事業概要

このセクションの目的は、クライアントのニッチな分野と競争環境を高度に理解することです。

• 業界:あなたの業界、ニッチ、またはビジネスセクターは何ですか?
• 競合他社:主要な競合他社は誰ですか? あなたのビジネスはどのように重複しており、どのように異なりますか?
• 対象ユーザー:対象ユーザーは誰ですか? 理想的な顧客プロフィールはありますか?

パート 3: マーケティングの目標と目的

このセクションの目的は、戦略やプロジェクトの提案をクライアントの目標に合わせることです。

• 短期的な目標:このプロジェクトまたはキャンペーンの当面の目標は何ですか?
• 長期的な目標:あなたのビジネスの長期的なマーケティング目標は何ですか?
• KPI:あなたにとって特に重要な KPI や指標はありますか?

パート 4: 現在のマーケティング活動

このセクションの目的は、クライアントの現在のマーケティング戦略のベンチマークを取得し、過去に何が機能し、何が機能しなかったかを理解することです。

• 現在の戦略:現在、オンラインでビジネスをマーケティングするために何か取り組んでいますか?
• 使用したプラットフォーム、サービス、ツール:マーケティング ツールやサービスを使用していますか、または過去に使用したことがありますか?
• 結果:過去に使用したプラットフォーム、サービス、ツールに満足していますか? 現在のマーケティング戦略で成果は得られていますか?

パート 5: 必要なサービス

このセクションの目的は、クライアントのニーズの範囲とプロジェクトの制約を理解することです。

• 必要なサービス:どのようなサービスを探していますか、またはあなたのビジネスのためにどのようなプロジェクトに取り組んでほしいですか? 例: 新しいウェブサイト、SEO、コンテンツ作成など。
• 予算:各プロジェクト/サービスの予算はいくらですか?
• タイムライン:プロジェクトは特定の日付までに納品する必要がありますか?

パート 6: 法的事項

このセクションの目的は、透明性のある協力関係を確立することです。

• 機密保持契約:添付の契約書を確認し、署名してください。
• 利用規約:添付の利用規約を確認し、署名してください。

パート 7: 追加メモ

このセクションの目的は、クライアントの取り込みフォームに記載されていないと思われる重要なことをクライアントに共有する機会を提供することです。

• 追加情報:弊社に知っていただきたい追加情報を追加してください。