クライアントとのコミュニケーションと請求の簡素化

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顧客とのコミュニケーションと請求はビジネスの健全性にとって重要な部分ですが、これらのプロセスを完璧にするのは簡単ではありません。 実際、46% の企業がコミュニケーション不足により顧客を失い、77% の顧客が企業に対する信頼に影響を与える請求問題を経験しています。

その統計に含まれることを避けたい場合は、両方のプロセスを簡素化する必要があります。 このガイドは、Joist と私たち自身の Flock 執筆チームからのアドバイスを使用するだけで役立ちます。

請求とクライアントとのコミュニケーションプロセスを簡素化する方法

請求と顧客とのコミュニケーションプロセスを簡素化するには、ある程度の時間と多少の再構築が必要になるかもしれませんが、利益の増加と顧客関係の改善というメリットが得られます。

請求の文化を作る

この記事の残りのソリューションを有効に活用するには、課金の文化を構築することが非常に重要です。 料金を徴収できる仕組みを構築し、必要な場合には遠慮せずに料金を請求することができれば、ビジネスを前進させることができます。

これはクライアントを追い詰めるという意味ではありません。 Joistのシステムには「支払いリマインダーの送信」機能が組み込まれており、請求書に事前に書かれた丁寧なメッセージ要求を送信できます。

これによりやり取りが簡素化されるだけでなく、意地悪なビジネスであることがわかります。 これらの契約条件や延滞料金は、その重要性を強調しなければ、脅威にはなりません (これについては後で詳しく説明します)。 ただし、フォローアップを確実に提供するには、スタッフを巻き込む必要があります。

請求書とフォローアップの仕組みについてスタッフを必ずトレーニングしてください。 顧客からの迅速な支払いはビジネスの安定につながり、それがスタッフの給与にとって重要であることを説明します。

請求書に記載すべきものと記載すべきでないものについて話し合う

請求書は、別個の文書としてではなく、コミュニケーション ツールとして使用する必要があります。 クライアントが期待できる範囲を拘束力のない範囲で提供することで、混乱を取り除き、期待を形にすることができます。

Flock では、請求書に記載すべき内容と記載すべきでない内容を伝えるために製品を使用することをお勧めします。これはクライアントによって異なる場合があります。 この目的専用にFlock でチャネルを作成できます。 その後、プロジェクト マネージャーが確認できるように、Flock 内で請求書や請求書ファイルを交換できます。 完成したら、自信を持ってクライアントに送信できます。

請求書情報に関するベスト プラクティスが必要な場合は、以下にいくつか挙げます。

• 料金が一括であれば十分な金額になるはずです
• 時間単位で請求する場合は、その時間内に何が行われたかを話し合う

料金体系、残りの料金、提供される作業、または追加のアドオンなどの詳細については、請求書が提供される前に、契約書または書面によるメッセージを通じて話し合う必要があります。

ビジネスを始める前に素晴らしい契約書を書きましょう

請求書発行に関して企業が直面する最大の問題の 1 つは、期待の不一致です。 クライアントがプロジェクトの範囲を変更したり、特定の項目に対して請求される理由について混乱したりしたことがある場合、明らかに原因はコミュニケーションの欠如です。

Joist は、まだ提供されていない商品やサービスの概要を示す仮の見積書であるプロフォーマインボイスを送信することをお勧めします。 これにより、あなたが何をしようとしているのか、そしてクライアントが支払うことを期待されているのかをクライアントに正確に示すことができます。 最終的に、これにより多くの混乱が解消されます。

ただし、カスタマー サービス チームの 93% が、顧客の期待は以前よりも高まっていると述べているため、何を提供するかを書面で非常に明確にする必要があります。

契約書は、全員を参加させるために必要な最も重要な文書です。 契約書を使用して、請求方法、当事者、責任と役割、作業の範囲、推奨されるスケジュール、および料金体系の概要を説明します。

クライアントに契約を進めることがあなたの最大の利益になります。 質問があれば、その場で答えることができます。 彼らがスコープを変更しようとした場合は、料金を請求する必要があると伝えることができます。

クライアントに選択肢を与えるが、毅然とした態度を保つ

どの企業にも、口頭で条件に同意し、契約書に署名したものの、何ができるのか何ができないのか混乱しているクライアントがいるはずです。 それが無知であっても、意図的な行動であっても、結果は同じです。双方にとって時間とお金が無駄になり、大幅な遅延が発生します。

遅延が発生した場合、最初のステップはクライアントにアピールすることです。 決定事項を承認することができない場合は、第三者に承認してもらうよう伝えてください。 請求スケジュールがクライアントにとって都合が悪い場合は、別の時間の方が都合がよいかどうかを尋ねます。 ただし、これはプロジェクトごとに 1 回だけ実行してください。 この機会を利用してさらに多くのことを求めるクライアントもいます。 代わりに、契約条件をもう一度参照してください。

Joist が述べているように、クライアントのためにできることは絶対に行うべきですが、それが一貫して自己負担になる場合はそうではありません。 あなたにはまだビジネスがあり、延滞料金を請求したり、健全な関係を構築するための顧客の要求を拒否したりする権利は十分にあります。

専門的な会計ソフトウェアを使用する

適切な請求書発行と資金管理は密接に関連しています。 より適切な請求書発行に貢献する現金管理、固定資産管理、在庫管理に注意を払いたい場合は、専門的な会計ソフトウェアが必要になります。 しかし、どのソリューションを選択すべきでしょうか?

私たちの記事「中小企業向け会計ツールとソフトウェア ガイド」では、あなたのビジネスに最適な会計ソフトウェアについてのアドバイスを提供しています。 QuickBooks、FreshBooks、Xero はいずれも優れた選択肢ですが、単に給与計算や調達を担当してくれるというだけではありません。

会計ソフトウェアはビジネスの重要なコンポーネントを自動化するため、クライアントとのコミュニケーションや請求にもっと多くの時間を費やすことができます。 特殊な会計ソフトウェアも請求書発行ソフトウェアに接続できるため、ビジネスのキャッシュ フローを簡単に追跡できます。

結論は…

Joist も Flock のライターも、クライアントとの効果的なコミュニケーションと請求プロセスを維持することが何を意味するかを理解しています。 専門家からのアドバイスを組み合わせれば、クライアントに好印象を与え、延滞請求を減らし、収益を向上させることができるでしょう。