ビジネス コミュニケーション ツール: チームの成功のためのトップ ソリューション

シンプルな電子メール、電話、チャット、会議がビジネスの中心となる場合、優れたコミュニケーション ツールが不可欠です。

では、ビジネスコミュニケーションに理想的なプラットフォームとは何でしょうか? 真実を言えば、万能の解決策はありませんが、それに近い解決策はいくつかあります。

AI アドオンから非同期機能、リモート対応機能に至るまで、コミュニケーション ツールの海は広大で、混雑しています。 そのため、今日の動的な分散作業環境の要求を満たす最適なものをまとめました。

これらのツールは道をリードし、使用する人々に力を与えます。 まずは、ビジネスコミュニケーションがなぜそれほど重要なのかを見てみましょう。

ビジネスコミュニケーションが重要な理由

ビジネス コミュニケーションは、組織内外の情報の流れです。 コミュニケーションにより、チーム、リーダー、外部関係者間の協力が促進され、会社の目標を達成できます。

効果的なビジネス コミュニケーションにより、信頼を築き、生産性を最大化し、チーム内での従業員の定着率を高めることができます。 一方、コミュニケーションの断絶は、期待を裏切る原因となることがよくあります。 それは両方の方向に進みます。

マッキンゼーによると、コミュニケーション不足はビジネス プロジェクトの成功を大きく妨げる可能性があります。 調査によると、経営幹部の 44% がチームのコミュニケーションの障壁をプロジェクトの遅延や失敗に結び付けており、18% がコミュニケーションのミスが売上損失 (時には数十万ドルに上ることもある) の原因だと考えていることが明らかになりました。 これらの洞察は、ビジネスの成功における効果的なコミュニケーションの重要な役割と、コミュニケーションの中断に伴う高いコストを浮き彫りにします。

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ビジネスコミュニケーションの現状

適切なツールを選択するには、チームがどのようにコミュニケーションするかを調べることから始めましょう。 Project.co の調査によると、現在チームのコミュニケーションは次のようになります。

• 31% が電子メールを使用しています。
• 30% が Slack などのチーム メッセージング ツールを使用しています。
• 15% がプロジェクト管理ツールを使用しています。
• 7% は電話でコミュニケーションを取ります。
• 7% は対面でコミュニケーションをとります。

多くの企業はリモートワークを恒久的に採用しています。 ただし、この設定では、時間の無駄、メッセージの見逃し、燃え尽き症候群、ファイルの欠落、顧客エクスペリエンスの悪さ、顧客の減少など、さらなるコミュニケーション障害が発生します。

リモート環境でコミュニケーション管理の課題に取り組んでいるビジネス オーナーは、あなただけではありません。 過去 1 年間で 70% 以上の企業が、プロジェクトの整理、コミュニケーション、管理を支援する新しいツールを導入しました。

2024 年、企業は不確実性を軽減し、意思決定を改善し、リモート チームのニーズを完全にサポートするユニファイド コミュニケーション ツールの導入に向けて移行しています。 これらのツールは AI、非同期通信、さまざまなビジネス チャネルを統合し、従業員のコミュニケーションを強化するための信頼性が高く、効果的で魅力的な方法を提供します。

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最高評価のビジネス コミュニケーション ツール

1) ネクストバ

Nextiva は、トップのビジネス コミュニケーション プラットフォームとして傑出した Gartner 賞を受賞しています。 Nextiva は、音声通話、チーム メッセージング、ビデオ会議、コールセンター機能、顧客管理ツールを 1 つの使いやすいプラットフォームに効率的に組み合わせて、ビジネス オーナーがコミュニケーション チャネルを制御できるように支援します。

Nextiva と提携する企業は、どこにいてもパーソナライズされたワールドクラスの顧客サービスを簡単に提供し、チームとシームレスにコミュニケーションを図ることができます。

Nextiva がビジネスコミュニケーションを改善する方法

Nextiva は、複数のチャネルを単一のプラットフォームに合理化することで、企業の時間を節約し、パーソナライズされた顧客サポートを提供し、より迅速な意思決定を行い、コストのかかるミスコミュニケーションを回避するのに役立ちます。 Nextiva のユニファイド コミュニケーション システムを使用すれば、顧客や従業員のメッセージを見逃すことはありません。

注目すべき機能

• オールインワンのビジネスコミュニケーション (VoIP 電話、チームメッセージング、ビデオチャットなど)
• 顧客関係管理
• デスクトップおよびモバイル アプリ (iOS および Android)
• AI ワークフローの自動化と高度な分析
• ソーシャルメディアと評判管理ツール
• コンタクト センター ソリューションと高度なコール ルーティング

顧客評価: 5 点中 4.5 (G2 レビュー 2,908 件)

2) たるみ

チーム メッセージング アプリの強力な Slack は、ビジネス チームの主要なコミュニケーション チャネルとして電子メールに取って代わることがよくあります。 また、従業員のコミュニケーションやファイル共有が合理化され、情報の配布が容易になります。

Slack のユーザーフレンドリーなインターフェイスにより、複数の会話を簡単に管理し、コミュニケーション チャネルを常に把握できるようになり、チームが組織化され、同じ認識を保つことができます。

Slack がビジネスコミュニケーションを改善する方法

Slack は、すべてのビジネス チームのメッセージング、ファイル、ツールを 1 つの使いやすいメッセージング プラットフォームに一元化することで、ビジネス コミュニケーションの負担を軽減します。 Slack は多くの企業にとって電子メールに取って代わり、より優れた組織化、速度、セキュリティを提供するツールを提供します。

長くて乱雑な電子メール チェーンの代わりに、コミュニケーションは簡単に作成、検索、参加できるチャネルに編成されます。 各チャネルは、作業グループのチャット、従業員の関与、チームのコラボレーションを促進します。

注目すべき機能

• ファイル共有機能を備えたビジネスインスタントメッセージング
• 検索可能な会話チャンネル
• 人気の生産性向上アプリやツールとの直接統合
• 外部チームメンバーやゲストを簡単に招待

顧客評価: 5 点中 4.5 (G2 レビュー 32,191 件)

3) 概念

Notion は、メモ取り、プロジェクト管理、データベース、画像ギャラリー、カレンダーを 1 つのシンプルで直感的なプラットフォームに統合するオールインワンのワークスペースです。

ゼロから始めて、特定のビジネス ニーズに合わせてプラットフォームをカスタマイズすることも、Notion のプロフェッショナル テンプレートのライブラリを利用して確実なスタートを切ることもできます。 この適応性により、Notion は、コスト効率が高く、幅広い用途に対応したオーダーメイドのツールを求める中小企業の経営者の間で人気の選択肢となっています。

Notion がビジネスコミュニケーションを改善する方法

Notion は、チームが 1 つの統一されたスペースで組織化された状態を維持できるようにすることで、ビジネス コミュニケーションを簡素化します。 プロジェクトの追跡とタスクの委任のためのカスタマイズ可能なツールは、リモート、ハイブリッド、または社内のチームに明確さと説明責任を提供します。

注目すべき機能

• 包括的なメモ作成およびドキュメント作成アプリ
• 完全にカスタマイズ可能なタスク管理とデータベース
• カレンダーとタイムラインビューによるプロジェクト管理
• 共有およびコラボレーションツール

顧客評価: 5 点中 4.7 (G2 レビュー 5,031 件)

4) アーサナ

プロジェクト管理分野のリーダーとして、Asana は洗練されたユーザー インターフェース、包括的なワークフローと自動化機能、リソース管理機能で知られています。

Asana を使用すると、チームは部門全体ですべてのプロジェクト、目標、責任を簡単に管理し、高品質の仕事を提供できます。 予測 AI 機能が間もなく登場するため、Asana でのプロジェクト管理がさらに改善されます。

Asana がビジネスコミュニケーションを改善する方法

Asana のプロジェクト管理機能は、大小を問わずチームにタスク、プロジェクトのタイムライン、更新の完全なビューを提供します。 合理化されたインターフェイスにより、全員がタスクと責任に関して足並みを揃えることができるため、過剰なメッセージングの必要性が減り、コミュニケーションの誤りが最小限に抑えられます。

注目すべき機能

• 包括的なプロジェクト管理ツール
• カスタマイズ可能なプロジェクト ビュー (カンバン ボードなど) と権限
• 人気のアプリ統合 (例: Miro ホワイトボード統合)
• プロジェクトテンプレートとダッシュボード

顧客評価: 5 点中 4.3 (G2 レビュー 9,550 件)

5) ゾーホーワン

ビジネス オペレーティング システムと呼ばれることが多い Zoho One は、販売、マーケティング、サポート、会計、運用、人事のアプリケーションを 1 つのプラットフォームに統合します。

55 を超えるアプリケーションから選択できるため、ビジネスオーナーは特定のニーズに合わせてプラットフォームを完全にカスタマイズできます。 Zoho は部門間の障壁を排除し、業務効率を向上させることを目指しています。

Zho One がビジネスコミュニケーションをどのように改善するか

Zoho One は、コミュニケーション、プロジェクト管理、CRM、財務、統合人事ツールを 1 つのプラットフォームに統合し、ビジネス部門間の調整と情報フローの改善を可能にします。

注目すべき機能

• 55 を超える CRM、販売、マーケティング ツールを提供するオールインワン プラットフォーム
• コラボレーション機能と生産性向上機能
• 財務および人事管理ツール
• カスタマイズ可能でスケーラブルなツール

顧客評価: 5 点中 4.4 (G2 レビュー 19,129 件)

6) 織機

Loom を使用すると、チームはインタラクティブなビデオを簡単に録画し、チームメイトや顧客と共有できます。 このユニークなツールは、チームが問題を解決し、フィードバックを提供し、生産性を向上させるのに役立ちます。

ビデオ共有の非同期性と人間味により、分散したチーム内の集中力、明確さ、つながりが向上します。

Loom がビジネスコミュニケーションを改善する方法

Loom は使いやすい画面録画ツールとビデオ録画ツールを提供し、特にリモート チームに情報やフィードバックを共有するための個人的で魅力的な方法を提供します。

Loom を使用すると、ウェビナーを録画したり、詳細なビデオ フィードバックをメッセージに返信したり、定期的な情報を全社に配信したりできます。

注目すべき機能

• 使いやすいデュアルスクリーンビデオ録画と共有
• 文字起こしとクローズドキャプション機能
• インタラクティブな視聴者の反応と洞察
• 一般的な生産性向上ツールとの簡単な統合

顧客評価: 5 点中 4.7 (G2 レビュー 1,827 件)

ビジネスに最適なコミュニケーション ツールの選択

️ クラウドベースでセットアップが速い

クラウドベースのツールを使用すると、どこからでも簡単にアクセスできるため、分散したグローバル企業がクラウド ストレージを介して通信したりファイルを共有したりするのに最適です。

最小限の構成が必要で、既存のインフラストラクチャに統合されるツールを選択すると、ダウンタイムが回避され、チームが迅速に作業を開始できるようになります。

️ 非同期通信機能とリアルタイム通信機能の組み合わせを提供します

選択するコミュニケーション プラットフォームは、非同期(電子メールやチーム メッセージングなど) とリアルタイムのコミュニケーション機能 (ビデオ会議ツールやインスタント メッセージング アプリなど) を組み合わせた機能を備えている必要があります。 このブレンドは、特にハイブリッド ワーク モデルにおいて、チームのコミュニケーション方法の柔軟性を確保しながら、さまざまなワーク スタイルとプロジェクトのニーズに対応します。

非同期通信は、気を散らすものや通知を最小限に抑え、受信者が中断されることなく作業できるようにすることを目的としています。

仮想会議の人気が低下する中、チームはより非同期の作業形式を切望しています。 2023 年の調査によると、ナレッジ ワーカーの 42% がこの働き方をもっと望んでいるのに対し、それほど望んでいないのは 14% だけでした。 非同期作業のその他の重要な利点には、燃え尽き症候群を最小限に抑え、チームの信頼を高め、生産性を向上させる機能が含まれます。

さらに、非同期作業に優れた企業は、関連データを使用して AI 主導の効率を高めることができます。

️ 実際のビジネスニーズを解決します

各ツールの実用的な性質を考慮し、追加の付加機能に気を取られるのではなく、チームの特定のニーズに関連する基本的な機能に焦点を当ててください。 確かに、新しい AI 機能は最先端でクールに聞こえるかもしれませんが、最もよく使用する機能に必要な機能が欠けている場合、切り替える価値はありますか?

プロジェクトの管理、アイデアのブレーンストーミング、オンライン会議の実施など、各ツールはこれらのタスクを複雑にするのではなく、強化する必要があります。

️ 既存のアプリと統合

確立されたビジネスであれば、おそらく手放したくないチームコミュニケーションツールをすでにいくつか持っているでしょう。 新しいプラットフォームでは、ビジネスがすでに使用しているアプリやツールと簡単に統合できるようにしてください。

ピアツーピア ソフトウェア レビュー サイト G2 から引用してみましょう。統合により、個別のツールの操作に費やす時間が大幅に削減され、生産性が向上します。 Nextiva は、Zoho、Salesforce、HubSpot、Zendesk、Microsoft Outlook、Google Workspace、Microsoft Teams、Oracle Sales Cloud などの一般的なツールと簡単に統合できます。

️ モバイルアプリとデスクトップアプリを提供

最近では、多くのチームがどこからでも作業できるようになりました。 チームと同じくらいモバイル性の高いツールを選択すると、チーム メンバーにとって適切な方法で生産性が向上します。 モバイル アプリとデスクトップ アプリにより、自宅、コーヒー ショップ、または職場からでも接続を維持し、生産性を維持できます。 自宅、オフィス、外出先のワークスペース間のギャップを埋めることは、これまでと同様に重要です。

️ 柔軟な料金プランあり

適切なツールには、ビジネスに合わせて拡張できる価格オプションが用意されています。 下位層では基本的な機能を提供しながら、大規模なチームにはより高度な機能を提供する、柔軟な料金プランを探してください。 ビジネスが成長するにつれて、別の新しいツールに切り替える手間を省きます。 変化するニーズに最初から適応して対応できるものを選択してください。

Nextiva で生産性を向上させ、作業を高速化

過去 1 年間で、顧客と市場の需要は増大しており、私たちが通信プラットフォームに期待しているものは、10 年前に思い描いていたものをはるかに超えています。

コミュニケーション ツールは、チームワークを強化し、ビジネスの生産性を拡大するための要です。

適切なツールは明確さを提供し、意思決定を強化し、リモートワークの新しいハイブリッド モデルを完全にサポートします。 将来を見据えると、AI は外部および内部のコミュニケーションに革命をもたらし、よりスマートで直感的で、ますます自動化された接続とコラボレーションの方法を提供する上でさらに大きな役割を果たすことになります。

Nextiva、Slack、Notion、Asana、Zoho One、Loom など、ここで説明した各ツールは独自の機能を提供します。 これらのプラットフォームはビジネス コミュニケーションの強化の最前線にあり、AI が進歩するにつれて効率性、予測性、パーソナライズ性がさらに高まるでしょう。

ビジネス コミュニケーション戦略の最善の可能性を探るときは、適切なツールを選択することが重要です。 Nextiva は、中小企業のコミュニケーション ニーズに対応し、チームの成長に合わせて適応する、統合されたクラウド ベースのプラットフォームとして際立っています。 Nextiva がビジネス コミュニケーションをどのように変革できるかをご覧ください。

コミュニケーションツールに関するよくある質問