ビジネス電話の転送とは何ですか? どのように設定しますか?

電話転送を利用すると、企業は電話が鳴った瞬間からチャンスを掴むことができます。

あなたが巡回販売員であると想像してください。 常に動き回っていて、日々顧客と会っています。 クライアントがあなたのオフィス番号に電話をかけてきた場合、ボイスメールに接続したり、通話を切断したりすることはできません。

あなたの反応は、あなたと彼らとの関係にとって非常に重要です。 通話転送機能は、着信通話に応答し、適切な相手やデバイスに確実に着信するのに役立ちます。

車内でもコーヒーショップでも、ビジネスの電話に安心して応答できます。

ビジネス電話の転送とは何ですか?

ビジネス通話転送は、着信通話を別の市内番号またはモバイル アプリに転送します。 複数の通話転送ルールが連携して機能し、組み合わせて通話を効率的かつ正確にルーティングできます。

宛先には、Voice over Internet Protocol (VoIP) 番号、固定電話または電話番号、携帯電話、仮想電話システム、国際番号、または自動応答を使用できます。 着信転送を使用すると、どこにいても着信を追跡できます。

VoIP システムでは、通話管理が瞬時に行われるため、顧客が遅延に直面することはありません。 顧客がフリーダイヤルまたは VoIP 番号に電話すると、通信プラットフォームが通話を受信し、転送ルールを確認し、それに応じて通話を転送します。

クラウドベースの電話サービスは、元の番号が話し中、オフライン、またはチーム メンバーが応答できない一般的な状況の場合に、誰が電話を受けるべきかを決定する際にユーザーの設定を尊重します。

従来の電話転送との違い

VoIP ベースの通話転送は、従来の通話転送オプションとは大きく異なります。 前者を選択すると、十分な柔軟性、機能、カスタマイズ機能が得られます。

従来の電話転送システムは会社のニーズを満たすことを敬遠する可能性がありますが、VoIP サービスはそうではありません。

VoIP が従来の通話転送に対してどのように対抗するかは次のとおりです。

• 連続した呼び出し音を提供します。 電話が目的地に到達する前に、複数の番号で呼び出し音が鳴ります。 たとえば、電話がかかってくると、まずオフィスの電話が鳴り、次に携帯電話が鳴り、不在の場合は同僚のデスクが鳴ります。
• 時間ベースのルーティング機能を提供します。 時刻に基づいて通話を番号に転送します。 たとえば、営業時間外にかかってきた電話は、あなたの後シフトで働いている相手につながります。
• 条件付きで通話を転送します。 回線の状態や発信者番号などの設定条件に従って通話をリダイレクトします。 たとえば、主要なクライアントから会社の電話番号に電話がかかってきて、あなたがオフィスを離れている場合、VoIP サービスを通じて個人の番号または新しい番号に転送してもらうことができます。

従来の通話転送サービスでは、通話が転送されていることをクライアントに知らせます。 Zendesk が 2020 年に実施した調査によると、部門間の通話転送は 10 人中 7 人の顧客に迷惑を与えていることがわかりました。

Nextiva などのビジネス VoIP プロバイダーは、通話転送を迅速かつ簡単に行うことで、顧客にそのようなエクスペリエンスを提供することを回避できます。

ビジネス電話の転送の仕組み

ビジネス電話の転送は、重要な電話に確実に応答できるように、次の 3 段階のプロセスを通じて機能します。

1. 受け取る。 誰かがあなたの VoIP 番号にダイヤルすると、通話は VoIP サービス プロバイダーを経由します。 サーバーは、着信呼び出しに対して何をすべきかを正確に認識しています。 ビジネスニーズに応じてプログラムできます。
2. プロセス。 VoIP プロバイダーは、一連のルールに従って通話転送番号を決定します。 いつでも通話を転送したり、応答できない場合に転送したりできます。 VoIP サービス プロバイダーは、お客様のニーズや好みに合わせて機能します。
3. 接続する。 通信プラットフォームは、通話をデバイス、内線、または外部の電話回線に接続します。 転送は迅速であり、発信者は転送が遅れているとは感じません。 ただし、応答しない場合にのみ転送するルールを設定している場合は、電話システムから呼び出し音が鳴ります。

コールセンターなどの大規模なアプリケーションの場合、着信通話は、ダイヤルされた仮想電話番号、自動応答の選択、およびコールセンターのエージェントのスキルセットに基づいてルーティングできます。 コール センターのエージェントが対応できない場合、通話はコール キューに戻されることがよくあります。

一般的なビジネス電話転送ルール

通話を転送するケースは、大企業と中小企業で異なる場合があります。

通話ルーティング、キューイング、または自動音声応答 (IVR) と組み合わせている人もいれば、休暇中やオフィスの外にいるときに通話をリダイレクトするために通話転送を使用している人もいます。

以下のルールは、好みに基づいて通話転送設定を構成するのに役立ちます。

常に電話転送

このルールを設定して、すべての着信通話を別のデバイスまたは番号に自動的に転送できます。 このルールは通常、休暇など、長期間オフィスを離れるときに役立ちます。

VoIP を「常に自動転送」に設定すると、携帯電話でビジネス通話を受けることができます。

指定された番号を選択すれば、残りの処理は VoIP サービス プロバイダーにお任せください。 一部のシステムでは、通話を転送するときに元の番号を通知します。 これらの通知は VoIP インターフェイスで表示できます。

知っていましたか？ Nextiva の VoIP を使用すると、ユーザー、グループ、または自動応答の通話を転送できます。 セットアップも簡単です。ぜひご自身の目で確かめてください。

選択的電話転送

設定されたルールに基づいて、個々の通話を特定の番号に選択的にルーティングできます。

数日間オフィスを離れる予定ですが、主要な顧客からの電話を確実に受信できるようにしたいとします。 VoIP に相手の番号を追加し、通話を携帯電話に転送します。

Nextiva の VoIP 通話転送を使用すると、通話を転送するたびにリングバック リマインダーを受け取ることができます。 逃すことへの恐怖 (FOMO) を抑えながら、潜在的に貴重な機会を掴むのに役立ちます。

Nextiva が、特定の顧客からの電話を転送するのにどのように役立つかを説明します。

忙しいときは転送してください

別の通話で忙しい場合、または単にダウンタイムを取っている場合、このルールは通話を別の番号やボイスメール ボックスにリダイレクトするのに役立ちます。 これは、キャッチホンを無効にしている場合や、ビジネスフォン システムがサイレント (DND) モードで昼寝している場合に非常に役立ちます。

VoIP サービスでは、システムが iPhone、Android、その他のデバイスのいずれかに別の適切なデバイスに即座にリダイレクトするため、発信者は話中信号を受け取ることができません。

無応答時の転送

設定した呼び出し回数内に応答がない場合に通話を別の番号に転送するように VoIP サービス プロバイダーを設定できます。 これにより、発信者がボイスメールに到達するのを防ぎ、別の人につなぐことができます。

電話に応答されない場合、発信者のエクスペリエンスが低下する可能性があります。 約67% の顧客は、サポート チームに連絡が取れないとイライラして電話を切ってしまいます。

そのような経験を意識的に避けようとすると、顧客はよりサポートされていると感じます。

Nextiva の VoIP にこのルールを設定する例を次に示します。 呼び出し音が 3 回鳴った後に通話を転送します。

ケーススタディ: 88.7 The Bridgeが Nextiva を活用して通話転送を強化し、通信管理を合理化した方法をご覧ください。

連絡が取れない場合に電話を転送する

自分ではコントロールできないこともあります。 サポートまたはサクセス システム全体が停止によりシャットダウンしたらどうしますか?

元の番号がオフラインになった場合は、通話を他の番号に転送できます。 これにより、テスト環境であっても一貫してサポートを提供できます。

位置情報の転送

ある場所で障害が発生した場合、同じ地域内の顧客をリダイレクトすることが困難になります。 ロケーション転送を使用すると、エリア内のすべての通話を、異なる市外局番を持つ他のオフィスのデバイスに転送するように VoIP を設定できます。

電話転送のビジネス上の利点は何ですか?

電話転送は、特に企業がハイブリッド作業環境を採用している場合に、生産性を最大化するのに役立ちます。 通話がすり抜ける余地はありません。

以下に、企業に提供されるその他の注目すべき利点をいくつか示します。

• 利便性。 どの電話でも通話を受けることができるため、ビジネスに 24 時間アクセスできます。 営業担当者やサポート担当者の一部がダウンタイムをとっている場合、電話を残りのチームにリダイレクトすることで顧客に対応できます。
• 柔軟性。 ルーティング ルールを使用すると、好みに応じて VoIP サービス プロバイダーを適応させることができます。 たとえば、システムは時刻や発信者 ID に基づいて通話を転送します。
• 分散した従業員をサポートします。 チームが世界中に分散している場合、VoIP 通話転送を使用すると、物理的な場所に関係なく、適切な相手に連絡することができます。 IT チームや管理チームは、通話の分散に焦点を移す必要はありません。 VoIP がそれを代行し、IT チームが最も得意とする分野で効率性を高めます。
• チャンス逃しを防ぎます。 チームではダウンタイムが発生する可能性がありますが、同じことはビジネスには当てはまりません。 顧客をサポートしながら後回しにすると、ビジネスの成長が逆効果になる可能性があります。 顧客の不在着信を許すわけにはいきません。 これらの通話により、顧客対応チームは発信者が興味を示したときにエンゲージメントを高めることができます。 VoIP 通話転送は、このような機会を活用するのに役立ちます。
• 顧客サービスを向上させます。 購入者やユーザーの質問や問題を解決するのに忍耐強いのは一部の顧客だけです。 このような場合、彼らが監視されていることを確認する必要があります。 VoIP は、これらの通話を何度も転送したりコールバックを手配したりすることなく、対応可能なエージェントにリダイレクトします。

ケーススタディ: EagleRider はNextiva を使用して優れた顧客サービスを提供しています。 このソフトウェアは、元の番号がオフラインになったり応答しなかったりした場合に、EagleRider がラスベガスのチームに通話を転送するのに役立ちます。

通話転送を強化する VoIP 機能

コミュニケーション管理には、シームレスな社内ワークフローを作成するために、より多くの機能が必要です。 これらの機能は、企業全体のビジネス コミュニケーション管理を合理化する際に役立ちます。

同時鳴動

同時に呼び出し音が鳴ると、顧客対応チームが電話に出る可能性が高まります。 登録されているすべてのデバイスは、人々が電話をかけると同時に呼び出し音を鳴らします。 覚えておいてください、それはオフィスの電話だけではありません。 それはあなたがセットアップしたすべてのデバイスです。

同時に呼び出し音が鳴ると、登録されているデバイスの 1 つからの電話にすぐに応答できる可能性が高くなります。 たとえば、エージェントは、固定電話で通話を受けるか携帯電話で通話を受けるかを選択できます。

ボイスメールから電子メールへの文字起こし

VoIP サービス プロバイダーは、ボイスメール メッセージを電子メールの受信トレイに送信するときにテキストに変換します。 これは記録管理に役立ち、チームは完全な音声を聞くことなくボイスメールの内容をすばやくスキャンできます。 時間を節約できます。 チームは、節約した時間をサポートの品質をさらに高める活動に投資できます。

さらに、共有可能なボイスメール コンテンツは、チームの調整と共同作業を改善するのに役立ちます。 これにより、複数の人が顧客と関わる場合でも、コンテキストの一貫性が保たれます。

高度な通話ルーティング

高度なコール ルーティングにより、特定の顧客の問い合わせに対応できる担当者に電話が転送されます。 発信者番号や時刻などの要素に基づいてコール ルーティングルールを調整できます。

ただし、有能なサポート スペシャリストが利用できるかどうかは状況によって異なります。 通話転送技術を活用して通話を別の専門家にリダイレクトすると便利です。

Nextiva の VoIP を使用すると、より複雑なコール フロー パスを作成して、すべてのコールを効率的に管理できます。

コールキュー

顧客対応チームごとに、顧客との関わり方は異なります。 VoIP ソフトウェアは、全員が通話中の場合に着信通話をキューに追加します。 カスタマイズ可能な保留音楽やメッセージを配信し、発信者に辛抱強く待つよう促します。

通話キューイングと通話転送を組み合わせて、顧客のニーズとユースケースに効果的に対応できる次の対応可能な担当者に通話をルーティングします。

自動音声応答 (IVR) システム

IVR システムを使用すると、発信者は必要な部門やサービスを自分で選択できます。 これを通話転送と組み合わせて、発信者をビジネス回線または個人のニーズに最も適した個人用電話回線にルーティングできます。 手動介入は必要ありません。

このシステムは、発信者をサポートできる担当者に自動的に送信し、発信者に優れたエクスペリエンスを提供します。

ビジネス電話の転送を今すぐ始めましょう

電話転送により、チームが不在の場合でもビジネスを継続できます。 その柔軟性はビジネスや顧客のニーズに合わせて機能するため、常にタイミングを逃すことはありません。

Nextiva が最高評価のビジネスフォン システムであるのには理由があります。 通話ルーティング、通話録音、通話キュー、IVR などの高度な機能を提供します。 セットアップと使用が簡単なため、150,000 社を超える企業に人気があります。

Nextiva を使い始めた瞬間から完全にサポートされます。 ビジネス電話の転送は簡単で、いつでも変更できます。

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