ビジネス謝罪メールを正しく書く方法（+テンプレートと例）

ビジネス謝罪の電子メールを正しく書く方法を知ることは、企業が良好な顧客関係を構築するために学ぶ必要があるスキルです。

簡単な「申し訳ありません」の手紙を書くだけでは十分ではありません。

ペースの速い世界では、私たちは住んでいます。 単純な間違いが顧客に不便をかける可能性があることを忘れがちです。 小さな問題のように見えるかもしれませんが、顧客にストレスの多い結果をもたらす可能性があります。

彼らはあなたに頼っていて、彼らは製品やサービスがほぼ完璧であることを望んでいます。 何かがうまくいかないとき、彼らはあなたがその信頼を保つために速くそして賢く行動することを期待します。

そうでなければ、あなたのビジネス関係は緊張し、最終的には顧客を失うことになります。

ただし、迅速に行動し、謝罪のメールを書くことは、彼らを幸せに保つのに大いに役立ちます。

この記事では、それを正確に行う方法を学びます。

いくつかの異なるシナリオについてビジネス謝罪メールを書く方法を学び、あなたが知る必要があるすべてをカバーします。

読み終える頃には、顧客の信頼を取り戻すための例とテンプレートが用意されています。

いいですね？

すばらしい、理由から始めましょう。

物事がうまくいかないときに謝罪することが重要なのはなぜですか？

我々はすべての間違いを犯します; それは人生の不幸な保証です。 しかし、私たちが間違いに対応する方法は、私たちを他の人と区別するものです。

企業が注文を台無しにして全員を非難した場合、それは明らかに、顧客にとってはうまくいきません。 彼らは怒り、動揺し、おそらく他の場所で彼らのビジネスを引き継ぐでしょう。

それだけでなく。

彼らはまた、彼らがあなたの会社で経験した悪い経験について彼らの友人や同僚に話し、それは否定的なレビューにつながるでしょう。

あるいは、企業がエラーを認識して顧客に連絡し、謝罪して状況を改善することを申し出た場合、これは関係者全員にとってより良い結果を生み出すでしょう。

クライアントは満足し、ビジネスは依然として顧客の尊敬を持っています。

クライアントや顧客に申し訳ないことを言う力を過小評価してはなりません。 それは大いに役立ちます、そしてあなたの顧客のほとんどは優れた顧客サービスを高く評価するでしょう。

Small Business Geniusによると、消費者の95％は、顧客サービスを、そもそもあなたとビジネスをしたいかどうかの大部分と見なしています。

謝罪することのいくつかの利点があります。

1. ブランドロイヤルティを構築します。 あなたが迅速かつ効果的に謝罪した場合、あなたの顧客は通常あなたに忠実であり続けます。
2. それはビジネスを助けます。 謝罪することで、最初に顧客を動揺させたものを理解し、これを使用して、顧客や他の顧客に二度と体験が起こらないようにすることができます。
3. 緊張を和らげます。 誰かが謝罪するとき、あなたはジェスチャーに感謝します— Psychology Todayは、失望したと感じた人への謝罪が感謝の癒しの感情を生み出すと報告しています。
4. あなたが気にかけていることを示しています。 クライアントは、あなたが行動を起こし、物事を正しくしていることを確認します。 謝罪はあなたの会社が正しいことをしているという信頼と自信をもたらします。

専門的にどのように謝罪しますか？

謝罪するときに含める必要がある特定のことがあります。 プロフェッショナルで誠実なものとして出会う場合は、謝罪メールに次の内容が含まれていることを確認してください。

• 迅速に行動する：あなたがしたい最後のことは、コミュニケーションの欠如についての多くの苦情のためにあなたがしなければならないので、あなたが謝罪しているだけだと顧客に思わせることです。 迅速に行動し、問題に対処することで、状況を把握していることがわかります。
• 正面からの対応：何が起こったのかを説明し、問題が発生した理由を伝えます。 責任をそらさないでください！
• 名前で対処する：メールで謝罪する場合は、パーソナライズが不可欠です。 HubSpotは、電子メールがパーソナライズされている場合、マーケターの99％がより良い顧客関係を持っていると報告しています。
• 誠実であること：お客様の立場に立って、不幸な出来事がお客様にどのような影響を与えたかを理解してください。 共感を示し、謝罪のメールで引き起こされた不便と苦痛を認識していることを彼らに知らせてください。
• 責任を取る：会社は間違いを犯しました、そしてそれを正しくするために、あなたは手を上げて、あなたが間違ったことをしたことを受け入れる必要があります。 たとえ有効であっても、言い訳をしないでください。そして、あなたが間違ったことをして、物事を改善したいと彼らに伝えてください。
• 彼らに光を見せてください：あなたは間違っていることを認め、謝罪しました。 今、あなたは物事をより良くする方法を彼らに示す必要があります。 トンネルの終わりに彼らに光を見せてください—これは私たちがあなたのために行うことなどです。

謝罪メールのテンプレートと例

これで、問題が発生したときに謝罪することが重要である理由と、誠意を持って申し訳ないことを言うことのメリットがもたらすものがわかりました。

また、専門的に謝罪することの重要な側面と、謝罪の電子メールに何を含めるかについても説明しました。

あなたを助けるために、私は以下に8つの異なる謝罪メールをリストしました。 それらには、ビジネスで遭遇する可能性のあるさまざまなシナリオや問題のテンプレートと実際の例が含まれています。

すべてのお客様に謝罪します

顧客ベース全体に影響を及ぼしている問題が発生した場合は、すべての顧客に電子メールを送信する必要があります。

Enchargeのようなマーケティング自動化プラットフォームでは、オーディエンスをユーザープロファイルとして取得し、すべての顧客に1回限りのブロードキャスト電子メールを送信できます。

以下のテンプレートは、ソフトウェア製品のダウンタイムについてお詫びしますが、サービスまたは製品に合わせて表現を変更できます。

この問題は、顧客ベース全体に不便をもたらしました。

件名の例：

• 申し訳ありませんが{{person.firstName}}
• 心からのお詫び{{person.firstName}}
• ごめんなさい{{person.firstName}}

上記のテンプレートでは、件名とメール本文にパーソナライズを使用しています。 問題に対処し、問題が解決したことをお客様に保証します。

また、のれんのジェスチャーと、何が起こったかを説明する完全なレポートへのリンクも提供します。

この電子メールを読んでいるほとんどの人は、会社に疑いの利益を与え、彼らに連絡したことを尊重します。

これはアゴリアの例です。彼らは会社のダウンタイムの問題に対処するために、短いものからポイントまでの電子メールを使用しています。

1人の顧客に謝罪メールを送信する

次は、1人の顧客にのみ影響を与えた苦情または問題のために、1人の顧客に謝罪メールを送信するためのテンプレートです。

このテンプレートは、クライアントに誤った支払い情報を送信したことをお詫びします。

主題の例：

• 謝罪を受け入れてください{{person.firstName}}
• ご不便をおかけして申し訳ありません{{person.firstName}}
• {{person.firstName}}の謝罪通知

メール本文：

謝罪のメールは、ブランドの声と一致しない場合は、正式で乾いたものである必要はありません。 これは、化粧品ブランドのバンブルアンドバンブルからの割引（象徴的なジェスチャーとして）を伴う謝罪メールの明るい色調の例です。 「ブーブー」という言葉遊びと、2つのBで始まるブランド名に注目してください。

誤った情報謝罪メール

この短い謝罪テンプレートは、1人以上の顧客に申し訳ありませんと言うときに使用するのに理想的です。

責任をそらすことはなく、彼らは信頼を取り戻すための措置を講じています。

主題の例：

• {{person.firstName}}お詫び申し上げます
• {{person.firstName}}心からのお詫び
• {{person.firstName}}本当に申し訳ありません

メール本文：

間違ったメールを送信しましたか？ それは世界の終わりではありません。 実際、それはあなたのブランドの個性を示し、あなたが次回それを正しく理解することをあなたの顧客に保証するチャンスです。 Filter Easyのこの例のように：

サービスが悪いことをお詫びします

貧弱なサービスは、多くのクライアントと顧客が彼らが使用しているビジネスサービスとの関係を断ち切る理由です。

これは1回限りの問題であり、顧客のために物事を改善するためにさらに一歩進んでいることを顧客に安心させる必要があります。

このテンプレートは、クライアントが不十分なサービスを受けた後にクライアントをフォローアップするためのものです。

件名の例：

• 十分に謝罪することはできません{{person.firstName}}
• {{person.firstName}}お詫び申し上げます
• 深くお詫び申し上げます{{person.firstName}}

メール本文：

名前から

メールから

{{person.firstName}}お詫び申し上げます

ねえ{{person.firstName}} 、

過去数週間に当社から受けたサービスの質の悪さについて、お詫び申し上げます。

私はこれがあなたを引き起こしたに違いない欲求不満と不便を理解し、これが二度と起こらないことをあなたに保証します。

必要な措置を講じ、先月のサブスクリプション料金も返金しました。

連絡を取り合うため、携帯電話番号をお知らせしますので、ご不明な点がございましたら、直接お電話ください。喜んでお答えいたします。

繰り返しになりますが、ご不便をおかけして申し訳ございません。

敬具

Y our name 。

貧弱なサービスについての謝罪メールを開始する方法はたくさんあります。 次のEvernoteの例では、状況が変わることをクライアントに通知する別のアプローチを使用しています。 それは正直で、深く、そして個人的なものです。

納期遅れのお詫び

配達が遅れると、顧客にストレスや重大な不便をもたらす可能性があります。 多くの場合、顧客は仕事を休んで座って配達を待つことになり、配達が到着しないとき、彼らは当然のことながら怒って動揺します。

あなたは謝罪して物事をより良くする必要があります、さもなければ彼らは将来他の場所で買い物をするでしょう。

主題の例：

• 配達が遅れたことをお詫びします{{person.firstName}}
• {{person.firstName}}配達が遅れてすみません
• 遅れてすみません{{person.firstName}}

メール本文：

上記のメールは、新しい配信の詳細とともに送信したテンプレート化されたメールのフォローアップです。

7つのブリッジからのテンプレート化された電子メールの例を以下に示します。

重大な事件に対するCEOの謝罪

重大なインシデントが発生した場合は、問題に正面から取り組む必要があります。

このお詫びのメールは少し長くする必要があり、何が起こったのか、会社が問題を解決するために何をしているのかを説明するWebサイトのページにリンクする必要があります。

以下のテンプレートは、クライアントを最新の状態に保つためにさらに多くのことを行ったことをお詫びし、全責任を負います。

主題の例：

• {{person.firstName}}CEOからの謝罪
• {{person.firstName}}マネージングディレクターからの謝罪
• {{person.firstName}}MDからの心からの謝罪

メール本文：

Slackの次の例を見てください—彼らが送信した電子メールは重大なセキュリティ違反に関するものです：

このような場合、ユーザーが問題を解決するために何らかの措置を講じる必要があるかどうかを事前に通知する必要があることを忘れないでください。 以下のフォローアップの例では、Slackは、パスワードをリセットするように依頼することで、すべてのユーザーアカウントが安全であることを確認します。

請求書が間違っていることをお詫びします

誰もが必要以上に支払いたいとは思わないので、請求書が間違った金額で届くと、顧客が怒って混乱することは理解できます。

あなたがクライアントの心配を和らげるために速く行動したならば、それは助けになるでしょう。

主題の例：

• 心からお詫びします{{person.firstName}}
• 謝罪する必要があります{{person.firstName}}
• 間違いを犯しました{{person.firstName}}

メール本文：

お支払いが遅れたことをお詫びします

このテンプレートを使用して、支払いが遅れたことをお詫びします。 あなたはそれをあなたの供給者またはあなたの労働力に送ることができます。

支払いが遅れたときに人々がエッジの効いたものになるのは自然な反応なので、迅速に行動し、安心させることを目指してください。

主題の例：

• 支払い遅延のお詫び{{person.firstName}}
• お支払いが遅れてすみません{{person.firstName}}
• {{person.firstName}}謝罪を受け入れてください

メール本文：

ビジネス謝罪メールを書くときに避けるべき5つの間違い

人々が謝罪の電子メールを書くとき、避けられない間違いがあります—いくつかは明白です。 一部はそうではありません。

以下を見て、メールが同じエラーを起こしているかどうかを確認してください。

間違い＃1：申し訳ありませんが、

謝罪するために電子メールを書くことは決して次の言葉を含むべきではありません：

「ごめんなさい、でも。」

この文は謝罪を薄め、あなたが前に言ったことを重要でないと思わせるでしょう。

先に述べたように、あなたは手を上げて間違いに対して全責任を負わなければなりません。

間違い＃2：他人を責める

他人を非難することは責任を負わないので、この間違いは間違いナンバーワンに関連しています。

物事がうまくいかないときは、他の人や状況を責めないでください。 はい、物事があなたのコントロールの及ばない時のわずかなパーセンテージがあります、しかしそれでも、「非難」ゲームをすることはあなたに何の恩恵も与えません。

そして、あなたの顧客も気になりません。 彼らが望んでいるのは、問題が終わったことをあなたが彼らに伝えることだけです。

間違い＃3：手遅れになる

常にできるだけ早く謝罪するようにしてください。 手遅れになると、顧客は激怒し、謝罪は虚ろであると見なされます。

彼らはまた、あなたが応答の欠如についての不満のためにあなたが謝罪しているだけだと思う​​でしょう。

間違い＃4：誠実に聞こえない

あなたはあなたの謝罪に誠実である必要があります。

心からの懸念と失望を込めて謝罪のメールを書くことで、あなたが起こったことを本当に申し訳なく思っていることを彼らに感じさせてください。

間違い＃5：インセンティブを提供しない

何が起こったのか後悔と懸念を表明する心からの謝罪を書くなら、彼らがあなたにもう一度チャンスを与える可能性が高いです。

割引コードやサービスのアップグレードなど、一緒にいるインセンティブを提供すると、許しの可能性がさらに高まります。

ビジネス謝罪メールの書き方の要点

これで、ビジネス謝罪メールの書き方を理解しました。これで、必要なものはすべて揃っています。

この記事の情報により、ほとんどすべての事件について謝罪の電子メールを書くことができます。

はい、数行追加して単語を編集する必要があるかもしれませんが、全体として、必要なのはテンプレートと例だけです。

謝罪する前に、迅速に行動し、誠実であり、常に顧客とクライアントがどのように感じているかを理解するようにしてください。

これを行うと、彼らがあなたに2度目のチャンスを与える可能性が高くなります。