時間の追跡を開始する方法
公開: 2022-05-07まだ新しい練習の場合と同様に、時間の追跡を作業ルーチンに組み込むことは困難な場合があります。 週単位でタイムシートに作業時間を追加する場合でも、毎日タイマーで時間を追跡する場合でも、忘れがちです。 少なくとも、最初は。
この記事では、定期的に時間の追跡を開始し、このアクティビティを習慣にするのに役立つ10のヒントを提供します。
1.時間を追跡する理由を明確にします
時間を事前に追跡する理由を決定しない限り、この方法を採用することはより困難になります。そのため、最初に理由を考えてください。
- クライアントに請求する時間をより正確に追跡しますか？
時間追跡は、クライアントへの請求をより簡単に、より正確に行うのに役立ちます。 たとえば、クライアントに1時間あたり20ドルを請求し、特定のプロジェクトで20時間を追跡すると、そのプロジェクトでの作業に400ドルを請求する必要があることがすぐにわかります。
- 生産性を分析するために時間を追跡しますか？
時間追跡は、プロジェクトに取り組む必要があるときに実際にどのように時間を費やしているかを理解するのに役立ちます。 たとえば、プロジェクトの作業に集中して1日8時間しか費やしていないと思うかもしれません。 しかし、あなたの時間の結果は、あなたがその時間の5時間を電子メール、会議、または単にあなたの電話で先延ばしにすることに費やしていることを示すかもしれません。
- 収益性を評価するために時間を追跡しますか？
時間追跡は、プロジェクトに費やした時間とプロジェクトから得たお金を比較して、時間と労力が本当に報われるかどうかを理解するのに役立ちます。 たとえば、20時間の作業に対して400ドルを請求したが、その間に作業機器とインターネットの使用に500ドルを費やした場合、実際には稼いだ額よりも多くを費やしているため、それに応じて時給を増やす必要があります。
- あなたの会社はあなたが仕事中に時間を追跡することをあなたに要求しますか？
この4番目の理由は、方程式から時間を追跡したいというあなた自身の欲求を奪う会社の方針に関連しています。 ただし、自分で時間を追跡することに決めなかったからといって、上記のメリットが適用されないという意味ではありません。 チームの生産性と収益性のレポート分析を通じて、会社がクライアントに正確に請求するのを支援するだけでなく、ビジネスプロセスを改善することもできます。
時間を追跡する必要がある理由を理解すると、この方法を採用するのがはるかに簡単になります。
時間の追跡を開始する必要がある理由についてまだ不安がある場合は、時間追跡の利点に関する記事を確認してください。
2.時間追跡ルーチンを定義します
時間を追跡する方法を習得するには、成功する時間追跡ルーチンがどのように見えるか、そしてそれを実現するためにどのようなアプローチを取るべきかを決定する必要があります。
時間追跡ルーチンの基本を定義する
まず、時間を追跡するタイミングについて考えます。 仕事をしているとき、または仕事を終えたときにそれをしますか？ 答えは、時間を追跡する方法を明確にします。
- 作業中に時間を追跡しますか？ あなたはタイマーでそれをする必要があるでしょう。
- 仕事の後に時間を追加しますか？ プロジェクトとタスクの期間を追加して、手動で行う必要があります。
最初にメソッドを選択して時間追跡ルーチンを作成する場合も、同じことが当てはまります。
- タイマーで時間を追跡しますか？ 作業を開始および終了するときにタイマーを開始および停止することを忘れないように注意することにより、毎日それを行う必要があります。
- 手動で時間を追加しますか？ タスク、プロジェクト、就業日、または就業週を終えた後にそれを行うことができます。 また、手動で時間を追加することで、事前に時間を追加することもできます。 これは、スケジュールに従って作業し、作業がスケジュールされたらすぐに「1月4日月曜日の8時間」を時間追跡ソフトウェアに追加する必要がある場合は、ルーチンに追加するのに適している可能性があります。 1週間前です。
時間追跡ルーチンの追加の詳細を定義する
時間を追跡する時期と方法を決定したら、詳細に注意を払う必要があります。
タイマーで追跡時間にどのようにアプローチしますか？
- ちょっと休憩する時間を止めてくれませんか？
- プロジェクト内のさまざまなタスクを個別に追跡しますか？
手動で時間を追加する場合、いつ追加しますか？
- あなたが各活動を終えるとき？
- 仕事の終わりに？
- または、毎週金曜日、おそらく？
分類のためにどのようなデータを追加しますか？
- プロジェクトを定義して追加しますか？
- タグとタスクを定義して追加しますか？
- プロジェクト、タスク、タグの組み合わせを追加しますか？
これらの質問に答えると、どのタイプの時間追跡ルーチンを追求しようとしているのかがより明確になります。
3.小規模で時間追跡ルーチンを開始します
時間の追跡を開始したり、定期的に練習をしたりするには、 willpowerが必要です。
調査によると、意志力は筋肉に似ています。1日を通して使用すればするほど、疲労感が増します。 しかし、筋肉は時間の経過とともに使用するほど強化されることを考えると、さらなる研究では、意志力を強化できるほど、習慣にコミットすることが示されています。
ですから、最初から時間追跡の練習に頭を悩ませる代わりに、小さなことから始めましょう。
すべてのプロジェクトと休憩の時間をタイマーで追跡し、すべての時間エントリにタスクとタグを追加してから、毎週いくつかのタイプのレポートを生成する代わりに、定期的に手動で時間を追加することから始めます。
- 各就業日の終わりに、その日に特定のプロジェクトに費やした時間を手動で追加するために5分かかります（たとえば、「プロジェクトA」の場合は3時間、「プロジェクトB」の場合は5時間）。
- 当面は、タスクやタグを追加したり、定期的にレポートを生成したり、タイマーを使用して個々のアクティビティの時間を追跡したりする必要はありません。
European Journal of Social Psychologyに掲載された2009年の研究によると、新しい習慣を形成するのに平均66日かかり、最短で18日です。
ですから、あまり考えずに、基本的な時間追跡ルーチンを定期的に実行し始めるまで、我慢してください。
4.時間追跡の新しい側面を徐々に導入します
小規模な時間の追跡に慣れたら、ルーチンを拡張します。 たとえば、毎日手動で時間を確実に追加することが標準になったら、次のことを開始できます。
- 休憩の時間を追加する
- タイマーで時間を追跡する
- タスクやタグなど、時間エントリに詳細を追加する
また、タイムトラッキングソフトウェアの追加機能を確認し、将来的にルーチンに実装し始めたい他の要素を決定します。
ワークフローに自然に組み込むまで、一度に各機能に慣れるように作業します。
チーム内に時間追跡ルーチンを実装しようとしているマネージャーの場合、同じアドバイスが適用されます。時間追跡のすべての側面を一度に紹介するのではなく、チームが調整する間、忍耐力を持ってください。
5.時間追跡を動機付けるための報酬システムを定義する
生産性の本「 TheProductivityProject 」の著者であるクリス・ベイリーは、良い習慣をうまく実行するたびに「習慣ポイント」を自分に与えることを提案しています。 このような報酬システムを実装して、時間追跡の実践を追求するように自分自身を励ますこともできます。
タイマーを使用してプロジェクト時間を追跡し、休憩時間を個別に追跡し、プロジェクト、タスク、およびタグを定期的に定義する練習をしているとしましょう。プロセスの各部分の「習慣ポイント」を定義する方法は次のとおりです。
- プロジェクトの作業を開始するときにタイマーを開始する： 5ポイント
- 説明、プロジェクト、タスク、およびタグを実行時間エントリに追加する： 5ポイント
- 休憩するたびにタイマーを止める： 5ポイント
- プロジェクトの作業を再開するときにタイマーを開始する： 5ポイント
- 新しいプロジェクトまたは休憩でタイマーを開始し、前のプロジェクトのタイマーを停止するたびに： 5ポイント
- 一日の終わりに最後のタイマーを停止する： 5ポイント
合計すると、1日あたり30ポイントになります。ノートブックまたはスプレッドシートのいずれかで、結果を評価するために毎日使用するチェックリストを保持できます。
最大ポイントを獲得したら、必ずそれらのポイントを「現金化」してください。報酬は、ルーチンを進めるのに役立つ外因的な動機を表すため、習慣を養うために重要です。
たとえば、毎日すべてのアイテムにチェックマークを付けて30ポイントを獲得すると、お気に入りのテレビ番組のエピソードを視聴したり、仕事を辞めたときに香りのよいお風呂に入ることができます。
アクティビティをルーチンに組み込むモチベーションを向上させるためのヒントと洞察がさらに必要ですか？ 私たちは他のいくつかの記事でそれについてもっと話しました：
→働き続けるためにどのように動機付けますか
→モチベーションガイド：モチベーションを維持する方法
6.時間追跡をあなたがすでに持っている練習と関連付ける
すでに確立された作業ルーチンがある場合は、時間追跡を既存の作業習慣に関連付けることができます。さらに、タイムトラッカーを使用して、前述の習慣を実行するのにかかる時間を追跡することもできます。
たとえば、午前9時に仕事を始めたときに初めてメールに返信し、午後4時30分に2回目に返信する傾向がある場合は、その日の仕事を終える前に、この練習と時間の追跡を組み合わせます。 。
作業中に時間を追跡する場合は、最初の電子メールを開く前の午前9時にタイマーを開始し、その日の最後の電子メールに午後5時に応答したときにタイマーを停止します。 同じことが手動の時間追跡にも当てはまります。就業日の終わりに電子メールの作業を終えたら、作業時間を追加するだけです。
タイムトラッキングソフトウェアの使用を開始する場合は、使用している他のソフトウェアと組み合わせることができれば完璧です。タイムトラッキングソフトウェアは通常、人々がすでに定期的に使用している人気のアプリとの統合を提供するため、これはすべきではありません。問題ありません。
たとえば、Trelloを使用してプロジェクトを管理し、タスクの進行状況を追跡する場合、Trelloカード内に時間追跡ボタンを追加する時間追跡拡張機能を探すことができます。
タスクの進行状況を示すために、「To do」、「In Progress」、「Done」という名前の列間でTrelloカードを移動する習慣がすでにあるとします。
カードを「やること」列から「進行中」列に移動するときは、そのアクティビティと時間追跡ボタンをクリックするアクティビティを組み合わせるだけです。
同様に、カード内に時間追跡ボタンを配置することで、カードを「進行中」列から「完了」列に移動するときにタイマーを停止することを忘れないようにすることもできます。
ChromeまたはFirefox用のClockifyのブラウザ拡張機能は、このようなアプローチを提供します。適切なブラウザ拡張機能をダウンロードすると、Jira、Asana、Todoist、Basecampなどの50以上の人気のあるアプリで時間追跡ボタンが自動的に表示されます。
7.時間追跡ルーチンを正常に実行した日をマークします
あなたがまだあなたの時間追跡の練習を構築しているそれらの最初の数ヶ月の間に、あなたがあなたの努力を追跡するカレンダーを持ってください。 このアドバイスは、 「となりのサインフェルド法」と呼ばれる一般的な生産性と時間管理の手法に基づいており、次のように実装する必要があります。
- 職場にカレンダーを掛けます。
- あなたの時間追跡ルーチンが何を伴うかに関係なく、あなたがそれを規定通りに実行するとき、毎日、その日の「X」を付けてください。
- 毎日時間を追跡すると、「X」が付いている日数が増えます。
- 間もなく、「X」でマークされた日のチェーンを構築します。これは、時間追跡への取り組みを示し、1日を逃さないように、つまり「チェーンを壊す」ことを避けるように動機付けます。
もちろん、1日を逃しても、心配しないでください。
ジェームズ・クリアによれば、あなたができるだけ早く軌道に戻った場合、あなたの習慣構築ルーチンにおける個々の間違いはあまり意味がありません。 したがって、1日のタイマーで時間を追跡するのを忘れたとしても、それまでの練習への取り組みがすべて無駄だったわけではありません。
まず、不足している時間をいつでも手動で追加できます。
そして第二に、あなたはいつでも明日期待通りにあなたの時間追跡ルーチンを実行するためにより良い努力をすることができます。
8.時間を追跡することを奨励する作業環境を作成します
時間を追跡するのに役立つ最善の予防策は、就業時間の開始からすぐに練習を続けることを奨励する環境を確立することです。
まず、タイムトラッキングソフトウェアのWebサイトをスタートアップページ、つまりブラウザを起動したときに最初に表示されるページとして設定できます。 Google Chromeで作業している場合は、これを有効にするためにいくつかの手順を実行する必要があります。
- Chromeブラウザページの上部にある3つのドットをクリックして、その他のオプションを取得します
- 「設定」を選択します
- [起動時]で、[特定のページまたはページのセットを開く]を選択します
- 「新しいページを追加」をクリックして、https：//clockify.me/と入力します
これで、ブラウザを開くたびに、プロジェクト、タスク、またはいくつかの日常の活動の時間を追跡することを検討するように求められます。
別の解決策として、デバイス間でタイムトラッキングアプリをインストールして、デバイスを開くたびにデスクトップや携帯電話にアプリのアイコンを表示することもできます。 作業フォルダとファイルの横にアプリが存在するだけで、時間を追跡する必要があることをさらに思い出させることができます。
Clockifyは、次のような、時間を追跡しながら軌道に乗るために使用できるいくつかの追加機能を提供します。
- メールで時間を追跡するのを忘れた場合に自動的に通知する時間単位のターゲットとリマインダー
- ポモドーロタイマーは、25分の作業間隔と5分の休憩にあなたの作業ルーチンを形作り、音のアラームと視覚的な通知を通して、あなたがそれに固執することを奨励します。
- コンピュータのアクティビティを追跡し、それらを自動的に記録するMac用の自動トラッカー。
- 時間を追跡するように通知する時間を定義し、ブラウザを開いたり閉じたりしたときにタイマーの実行を自動的に開始および停止する機能。
9.説明責任のパートナーを探す
American Society of Training and Developmentの調査によると、目標について他の人にコミットした場合、目標に到達する可能性が65％高くなります。 さらに、同じ調査によると、説明責任のパートナーと定期的に会議を開くと、目標を達成する可能性が95％高くなります。
ご想像のとおり、この説明責任の実践は、時間の追跡など、何をするにも実装できます。
- あなたが従業員であれば、率先して同僚の中から説明責任のパートナーを見つけることができます。
- あなたが時間を追跡することが期待される人々を担当するマネージャーである場合、あなたはこれらのパートナーを自分で割り当てることができます。
いずれにせよ、説明責任パートナーは、週末に定期的に10分間の会議を開催して、規定の時間追跡ルーチンを順守しているかどうかを評価し、改善のためのアイデアについて話し合うこともできます。
10.管理職の場合は、タイムトラッキングの個人的な例を設定します
チームの作業ルーチンにタイムトラッキングを取り入れようとしているマネージャーの場合、このプラクティスを実践するようにチームに促す最善の方法は、チームに個人的な模範を示すことです。 結局のところ、マネージャーが作業時間を追跡する努力をする気がない限り、習慣がチームに固執することを期待することは現実的ですか？
まず、確立したい時間追跡ルーチンについて考えます。 チームに期待を説明し、同じ方法で時間を追跡することを発表します。そして、あなたの言葉に忠実であり続けます。
- チームに、プロジェクトだけでなく、プロジェクト関連のタスクについても時間を追跡してもらいたいですか？ 時間を追跡するときは、作業しているプロジェクト関連のタスクも区別するようにしてください。
- すでにクライアントに請求している時間エントリにタグを追加して、時間追跡アーカイブでそのようにマークするようにしますか？ 必ず「invoiced」タグを自分の時間エントリに追加してください。
チームと一緒に時間を追跡することで、チームが自分で練習を採用することについてより快適になります。
まとめ
あなたがあなたの通常のルーチンに取り入れようとしているどんな練習の場合でもそうであるように、時間を追跡する習慣を養うことはある程度の忍耐を必要とします。 そもそもなぜ時間を追跡しているのか、どのようなルーチンを開拓しようとしているのかを理解したら、基本から始めて、徐々に追加の時間追跡要素を導入します。 時間を追跡することを奨励する職場環境を確立し、あなたの進歩を追跡し、あなたの成功に報いることを忘れないでください、そしてあなたが練習に責任があることを確実にしてください。 マネージャーはまた、模範を示し、チームと一緒に時間を追跡することをお勧めします。 リストされたすべての努力とイニシアチブの結果として、時間追跡はあなたの仕事のルーチンの通常の、自然な要素として落ち着く可能性があります。