職場で効果的にコミュニケーションをとるための最良の方法

公開: 2022-10-12

職場でのコミュニケーションは、明確で、友好的で、評価しやすいものでなければなりません。これは、対象者が誰であっても同じです。効果的なコミュニケーションに失敗すると、ビジネスに影響を与える可能性があります。

実際、1,000 の IT ビジネスを対象とした調査では、プロジェクトの 4 分の 1 以上が期限を守れませんでした。なんで？コミュニケーション不足。これはどの業界でも起こり得ることです。正しい知識があれば、そのような状況は完全に回避できます。

職場で効果的なコミュニケーションを作成する方法

チーム環境で成功を収めるには、コミュニケーションが重要です。接続は、目標の設定、取り組みの調整、新しいアイデアの作成などに役立ちます。その後、作業員はプロジェクトを予定どおりに完了します。さらに重要なことに、リーダーは必要に応じて目標を調整します。

効果のないコミュニケーションは、問題を悪化させ、遅延を引き起こす可能性があります。プロジェクトに時間がかかるほど、不十分なコミュニケーションの影響が大きくなります。

職場でより効果的にコミュニケーションをとる方法を知りたい場合は、次の手順を開始することをお勧めします。

誰と話しているかを知る

効果的にコミュニケーションをとるには、まず誰と話しているかを考慮する必要があります。誰もが同じ方法で情報を処理したり、個々のコミュニケーションチャネルに適切に対応したりするわけではありません。最適なコミュニケーション方法を選択することは、職場でのコミュニケーションを成功させる上で最も重要な部分です。

たとえば、企業内でより高い地位にある人は、多くの場合、批判や「否定的な」フィードバックを最も受け入れます。多くの場合、彼らは肯定的なコメントを完全に無視します。これらの人々にとって、客観的で確固たる事実に基づく情報は、多くの場合、最も価値があります。

メッセージを明確に保つ

受信者が何に反応するかを考えたら、次に何を言おうとしているのかを知ることが重要です。物事を明確で理解しやすいものに保つことで、聞き手は必要なことだけに集中し続けることができます。

受容的で自己認識を保つ

前向きで親しみやすい姿勢を保っていれば、効果的にコミュニケーションできるというシグナルを送っていることになります。従業員は、あなたと会話ができるように感じます。近寄りがたいという評判が広まると、その意見を変えるのは難しくなります。

フィードバックを受け入れる

フィードバックを提供するのは困難です。それはすぐに心に留めることができます。ただし、スタッフと効果的にコミュニケーションを取りたい場合は、それを受け入れる必要があります。特にチームが関与している場合、コミュニケーションが明確になることはめったにありません。

あらゆる種類のフィードバックを受け入れるときは、積極的に聞き続けることが重要です。言われたことを客観的に評価してから、答えを出さなければなりません。解決すべきことがたくさんある場合は、相手の意見に感謝し、適切な回答が得られたら返信します。結論を急ぐと、コミュニケーションの努力が遅くなる可能性があります。

職場におけるさまざまな種類のコミュニケーション

すべてのタイプのコミュニケーションがすべてのグループや状況に適しているわけではありません。文化と背景は、特定のグループにとって最も効果的なコミュニケーションの形態や、最も使いやすいコミュニケーションの形態に影響を与える可能性があります。

ただし、特定のチームまたはプロジェクトで使用される通信チャネルを制限することも不可欠です。使用中のチャネルが多すぎると、チームメンバーが重要な情報を見つけるのにかかる時間が大幅に長くなる可能性があります。

以下は、職場環境で効果的にコミュニケーションをとるための最も一般的な 4 つのツールに特化したセクションです。また、職場に最適なコミュニケーションオプションを選択するのに役立つ統計とヒントもあります。

グループプレゼンテーションとミーティング

いくつかのルールを心に留めておけば、会議は効果的にコミュニケーションをとるための便利なツールになります。まず、セッションは最大 15 分にする必要があります。これにより、全員が仕事に集中できます。また、会議が遅すぎるのを防ぎます。

トピックをカバーするのに十分な時間は 15 分です。最も差し迫った質問に答え、タスクを割り当てることができます。物事を支援するために、視覚補助を含めます。これは、重要な課題と日付だけでなく、カバーされたポイントの箇条書きの要約で行うことができます.

さらに、少人数のグループに短いプレゼンテーションを行うことで、認知的または社会的疲労を防ぐことができます。これにより、1 日を通して効果的なコミュニケーションが促進されます。

可能であれば、視覚的な要素を組み込むことで、従業員が情報を覚えやすくなります。

これは次のことを意味します。

スライドショーの設定
チャートまたはリストの作成
イメージボードを含む。

あなたが提示している情報を他の人が視覚化するのに役立つものは何でも、より記憶に残る会議につながる可能性があります.

対面ミーティング

多くの労働者は、客観的に伝えられる建設的な批判を好みます。彼らは、肯定的なフィードバックよりも 7% も好んでいます。しかし、多くのマネージャーは、プロセスが不快であると感じているため、批判や改善のための提案をすることを避けています。

プライベートな対面ミーティングは、批判を伝えたり受け取ったりするのに役立ちます。ただし、年配の従業員は、改善方法についての会話に対してよりオープンであり、対面式の会議を好みます。

会話は、難しいトピックをカバーする優れた方法です。会話は衝突を防ぎます。ただし、直接会った会議の後にテキストメッセージや電子メールでリマインダーを送信することは決して悪い考えではありません。会話の要点とハイライトを確認して、記録を作成します。

その分野に不慣れな、若い、または自信のない労働者は、事実と向き合うコミュニケーションに苦労する可能性があります。彼らは電子メールまたはテキストメッセージを好みます。

テキストメッセージまたはオンラインテキストメッセージ

職場でのテキストメッセージの使用は、新しいコミュニケーション方法です。ただし、チーム内、特に若いメンバーで構成されるチーム内のコミュニケーションを改善したい場合は、テキストが最適です。

テキストメッセージにはポジティブな結果が伴います。まず、それらは視覚的です。視覚的なコミュニケーション方法は、口頭によるコミュニケーションよりも 25% 効果的です。口頭でのプレゼンテーションとテキストベースのフォローアップなど、2 つのアプローチを組み合わせると、プレゼンテーションのみに比べて定着率が 55% 向上することが期待できます。

スマートフォンの所有者は、テキストメッセージにも非常に慣れています。そのデータによると、スマートフォンユーザーの 97% が毎週テキストメッセージを送信しています。他のチャット型コミュニケーションオプションと比較して、テキストメッセージはなじみ深いものです。現在の専門家の 80% がビジネスでテキストメッセージを使用しており、70% がこの行動を奨励しています。

テキストメッセージは、参照しやすい記録を提供するのに最適ですが、一部の人にとっては解釈が難しい場合があります. これにより、職場のチャットやテキストアプリを使用して、タスクに集中しやすくなります。批判や建設的なフィードバックなど、感情に訴える会話は、やはり対面で行うのが最善です。

テキストメッセージは、職場のスケジュール設定や最新情報や速報の共有に最も好まれる媒体の 1 つでもあります。ウェストバージニア州立大学が実施した調査では、参加者はポジティブな最新情報や会議の通知にテキストメッセージを好む傾向が 4 倍ありました。

メールとニュースレター

電子メールは、職場でのコミュニケーションを送受信する最も生産的な方法かもしれません。平均的な従業員は、1 日に 100 通をはるかに超える仕事関連の電子メールを受け取り、優先されるコミュニケーションツールとして急速に衰退しています。

今日、社会に出た最年少世代はめったにメールを送信しません。

2012 年の Pew の調査では、Z 世代の参加者の 6% だけがメールをまったく送信していませんでした。
重要な情報を伝える必要がある場合、メールは適切なコミュニケーションツールではありません。

今日の受信トレイは過負荷です。

従業員の 60.8% が、メールによる職場のコミュニケーションを故意に無視したことがあります。
ほぼ 2 人に 1 人が、別のコミュニケーションツールがあればもっと良かったと報告しています。
従業員は、電子メールは実際にコミュニケーションを減少させると主張しています。
テキストメッセージの読み取り率は 97% です。

職場での効果的なコミュニケーションの利点

5 年間の調査によると、高いレベルのコミュニケーションを成功させている企業は、47% 高い収益を上げています。

コミュニケーションの成功とは、従業員が何を望んでいるかを知る能力と定義されます。また、ビジネスの業界内でうまくコミュニケーションをとる方法を知っていることも意味します。一貫して達成される目標を計画し、作成します。

さらに、成功したチームコミュニケーションは、業界によって異なりますが、競合と会社の離職率を 40 ～ 50% 削減します。

結論–はい、効果的にコミュニケーションできます

これらの事実はそれを明らかにしています。この調査に含まれる企業がどのように効果的にコミュニケーションを取っているかは簡単にわかります。少しの助けで、職場で効果的にコミュニケーションをとることができます。特定の業界内で適切な革新ツールを見つけてください。

メッセージをすばやく伝えることができます。効果的にコミュニケーションをとれば、あなたのメッセージが理解されます。真実は、効果的なコミュニケーションは変化をより早く根付かせることができるということです。それはより高いレベルの受容につながります。

建設的な批判をしたり、率直に話したりすると、効果的にコミュニケーションできることを忘れないでください。なんで？単に。従業員は改善し、それを可能にするフィードバックを受け取ることができます。