金融アナリストの Ben Cole がクロックファイをタイムブロッキングに使用する方法

多くの人々は、金融セクターに熱中することは言うまでもなく、税金を逃れることを切望しています。

それでも、一部の頭脳明晰な人は、数字を処理し、金融のあらゆることに没頭するコツを持っています。 ERP Connect Consulting の社長である Ben Cole は、そのような人々の 1 人です。

このトピック、特にベンにどのように出会ったのか疑問に思われるかもしれません。 さて、彼は最近、ソーシャル メディアへの投稿の 1 つで Clockify について言及しました。

順番に、これは私たちに、彼のセクターで時間のかかる終わりのないやることリストの中で彼が整理するために何をしているのかを発見することに興味をそそられました. 特に、彼が自分の会社を立ち上げるために、定評のある巨大な会社を辞めたことを考えると.

だから、私たちはいつもしていることをしました— 私たちはすべての方法と理由を収集し、彼自身と一緒に座ってこれらすべての質問をしました。

• ベンが自分の上司になることを選んだ理由
• 彼が日々のワークロードにどのように取り組んでいるか、
• ベンの仕事における時間の妨げとは何ですか。
• 彼が2年間Clockifyを使い続けている理由。

さっさと飛び込もう！

ベン・コール: 金融アナリストの人生を覗き見

ベンは自分自身を忙しい、忙しい、忙しい金融専門家と表現するのが好きです。 そして、それは彼が仕事量について誇張しているわけではありません。 それどころか、彼はほぼ十数人の従業員を擁する成功した会社を経営しており、多くのクライアントに対応する必要があります。

簡単に言えば、Ben Cole は ERP Connect Consulting ( ERP はEnterprise Resource Planningの略) の社長です。 これは、次のようなソフトウェアを作成していると言う業界用語です。

• 予定、
• 予算、および
• 会社の決算について報告します。

現在、ベンはテキサス州ダラスで働き、暮らしています。 それでも、彼は豊かなキャリアを持っています。 それでは、彼の現在の取り組みに先立つものを簡単に見てみましょう。

ベンはドレイク大学を卒業し、金融と情報システムのダブルメジャーを取得しました。 それ以来、彼は金融の世界に没頭しています。

「私は 2016 年に ERP 分野で働き始めました。大手会計事務所で 5 年間働いた後、テキサス州オースティンの小規模なスタートアップで働きました。」

しかし、ベンは、ワークライフ バランスをほとんど維持していない典型的な金融技術者ではありません。 実際、彼は数か月後に結婚する予定の妻と安定した関係を築いています。

同様に重要なことは、以前の仕事とは異なり、彼は自分の職場環境に浸透させたい価値を決定できるようになったことです。 ベンによると、最も重要な企業価値には次のようなものがあります。

• 品質、
• 透明性、および
• 効率。

しかし、いずれにせよ、なぜ彼は大企業の仕事を辞め、自分の上司になり、自分のビジネスを確立することにしたのか疑問に思うかもしれません.

確認してみましょう！

ベンが自営業になった理由

一部の同僚とは異なり、Ben は、有名な会社の一員になるのではなく、独力ではるかに速く成長できると考えていました。 そして、彼を別の道へと向かわせたのは、この信念でした。

「私が飛躍するようになった主な理由は、私がいた環境でした。すべての企業タイプの取引には、すべての抑制と均衡があります。 希望する昇進や昇給を得るには、自分の順番を待つ必要があります。」

対照的に、ベンの会社は直接報酬モデルを使用しています。 簡単に言えば、このモデルは、従業員が生産物に基づいて報酬を受け取ることを意味します。つまり、会社に何をもたらすかに応じて報酬を受け取ります。 しかし、さらに注目すべきことに、Ben は、このアプローチがチームを成長させ、その潜在能力を最大限に発揮させ、永続的なスキルを開発するのに役立つと確信しています。

「すべてがうまくいかず、[会社のビジネス] がうまくいかなくても、私は以前に働いていたどのような種類の会社でも働くためのスキルと技術的知識をまだ持っています。」

ベンが日々のワークロードに取り組む方法

ほとんどの成功者は、成功するためのシステムを備えています。

同様に、ベンは多忙な財務専門家であり、毎日複数のタスクとプロジェクトをやりくりする必要があります。 しかし、同じ日は二度とありません。

「正直、毎日が少しずつ違います。 今朝私は目が覚め、血を流すためだけに簡単な運動をしました。 そして、私たちのアプリケーションのいくつかの開発部分を検討するための内部呼び出しがありました。」

しかし、彼が今朝の要約と活力を与える活動を邪魔にならないようにした後はどうなりますか?

「今日の午後遅く、顧客から電話があり、今週は別のプロジェクトが始まります。 最も重要なことは、変化に対応し、最優先事項に柔軟に対応できることだと思います。」

ベンの仕事があまりにも多いため、私たちはベンの勤務時間における最も顕著なつまずきについて知りたいと思っていました。

「最大の障害は予期せぬことだと思います。 ですから、今日はあと 6、7 件の会議があります。 しかし、誰かがいつ電話をかけて何かを必要とするかはわかりません。」

絶え間なく続くリクエストのストリームとは別に、Ben は時間と呼ばれる限られたリソースでやり遂げなければなりません。 したがって、彼は重要なことを他のすべてのものから区別することを不可欠にしています.

「時間は常にあなたの最大の資産です。 あなたはそれ以上を得ていません。 そして、それらの項目に優先順位を付けて、今何をする必要があるのか​​、何が待っているのかを見て、脱線しないように努めることができます。」

これで、ベンに送った次の質問の準備が整いました。 ご想像のとおり、優先事項です。

優先順位の設定に関するベンの考え

彼が彼の業界で間違いなく最も重要なことに着手するために、そして実際には他の業界でも、優先順位と非優先順位を伝えることについて話しました.

「私はやることリストが大好きです。 また、To Do リストが手に負えなくなることもあります。 私のやることリストには、たいてい 20 か 30 のことが書かれています。」

しかし、Ben には、増え続ける時間に対する要求に対する解決策があります。

「私は常に『今日のトップ 3』という [コンセプト] を使用するようにしています。 今日やりたいことを3つ書き出してみました。 一日の終わりに、私は次のことを確認します[そして自問します]:私の一日は成功していますか? この3つができれば成功です。 何が来るかはわかりませんが、私は常に、トップ 3 に集中して優先順位を付けています。」

ベンは、最も重要なタスクをこなしてフィードバック ループを作ったときが幸せだと言います。 しかし興味深いことに、彼は重要な項目を物理的な付箋に書き留めることを好みます。

「私は紙に書き出すことを強く支持します。なぜなら、トップ 3 であろうとトップ 5 であろうと、紙に書き留める必要があるからです。それは目標を設定するようなものだと思います。 決して達成できないとわかっているほど大きな目標を設定したら、それは本当の目標ではありませんよね？」

彼は、専門家は自分の目標について現実的である必要があると信じています。

Ben のストーリーの最終章では、実績のあるいくつかの生産性テクニックと、Clockify がどのように適合するかについて詳しく説明します。

時間の追跡: Ben の仕事生活におけるゲームチェンジャー

金融の専門家と成長中の会社の社長の生活は、負担が大きくなる可能性があります。 図に行く！

しかし真剣に、Ben は重要なことのために時間をスケジュールし、重要度の低い小さな項目にも対処する必要があります。 毎日、一日中生産性を維持するために、Ben は自分のワークロードに効率的かつ効果的に取り組む必要があります。 そして彼は、自分の個人的な野心と職業上の野心を両立させることは、公園を散歩するようなものだとも主張していません。 それはまったく逆です。

「私生活と職業生活の両方で重なっている最大のことは、非常に忙しいということです。 新製品を開発したり、新しい顧客を獲得しようとしたり、婚約者がいて猫と犬を飼っているので、私生活を維持しようとしているだけです。 [そして]私はゴルフに行くのが大好きで、スキーに行くのが大好きです。」

ストレスと混乱の治療法は？ 他のプラットフォームと同様に、Ben は、Clockify が実用的なツールであり、多くのことを達成したような気分で 1 日の終わりを迎えることができることに気付きました。

いずれにせよ、これは私たちが Ben にインタビューするきっかけとなった LinkedIn の投稿のプレビューです。

当然のことながら、Ben がどのようにして Clockify に出会い、彼のチームが過去 2 年間時間ブロック アプリを使用して得た利益に興味がありました。

Ben が Clockify に出会った経緯

Ben はほぼ 10 年間、金融部門で成功を収めてきました。その過程で多くの強力なツールを使用してワークフローを改善してきました。 しかし、Clockify に落ち着く前に、時間を追跡するために選んだプラットフォームについて言及するのは恥ずかしいと彼は言います。 ネタバレ注意 — それは Excel でした。

「ビジネスを始めてからおそらく 3 か月後に、Clockify を使い始めました。 そして、同僚の 1 人がこのツールを紹介してくれました。 彼は、Clockify と Business Central の統合のプロトタイプを持っていました。」

とりわけ、(Clockify と Business Central の間の) 便利な統合により、Ben は、Clockify が彼の仕事のゲームチェンジャーになる可能性があることに気付きました。

ベンがClockifyが時間を大幅に節約できると考える理由

Ben は、当時は 1 人のチームだったので、Clockify をすぐに採用したと感じています。 しかし、彼は、オンボーディング プロセスを遅かれ早かれ開始する限り、大規模な従業員がツールを採用することも非常に簡単であると考えています。

「私の重要な点は、必要になる前にツールを実装することです。他の人をオンボーディングする方がはるかに簡単だからです。 10 人の従業員全員が Excel で作業している場合に、Clockify にアクセスさせようとすると、それはまだ可能であり、おそらくそれほど難しくはありませんが、[事前に行う] 方がはるかに簡単です。」

80 以上の統合により、Clockify はさまざまなアプリ セットとシームレスに連携します。 Ben は、Business Central との統合によって毎週時間を節約できることに非常に満足していると言います。

「シームレスに機能し、今ではおそらく週に 4 時間節約できています。 [現在のチームの規模では]、[手動で行うには]おそらく丸一日かかるでしょう。 Excel だけで作業していたときは 2 時間かかっていたので、4 時間かかることはわかっています。 それ以来、Xedは10回です。」

時間を大幅に節約できるだけでなく、Clockify を使用すると、ベンはプラットフォーム内で請求書を簡単に作成して顧客に送信できます。

「Clockify なしの組織は想像できませんでした。Clockify はすべての時間エントリを取得し、それらを私の財務システムの請求書に直接入力するからです。 ボタンをクリックするだけで、すべての請求書がクライアントにメールで送信されます。」

Ben が最も気に入っている Clockify の機能

個人や企業向けの多数の便利な機能を備えた Clockify は、職場のプロセスを簡単に改善できます。 時間の追跡からデータのレポートとエクスポートまで、Clockify を使用すると時間をより効率的に管理できます。

では、クライアントやチーム メンバーとの作業に関して Ben が最も役立つ機能を見てみましょう。

機能 #1: 時間のブロック + カレンダーの統合

Ben は、カレンダーのブロックが彼の忙しいスケジュールに良い影響を与えていると言います。

「管理用としてタグ付けできるこのミーティングがあり、次に行う可能性のあるミーティングは、請求可能なクライアント ミーティングです。 だから、[できると助かります] それを使用して、1 日の終わりに — Clockify にアクセスして、文字通り各カレンダー イベントをクリックするだけです。」

さらに、カレンダー ビュー機能により、Ben のチームは透過的に作業し、タスク、活動、およびイベントの非常に明確なイメージを得ることができます。 それとは別に、Clockify を使用すると、彼の会社はより迅速かつ簡単に支払いを受けられるようになり、摩擦がなくなりました。

「基本的に、それを請求可能なクライアント時間エントリまたは管理エントリに移行し、Clockify は全員の作業時間を追跡します。 だから、カレンダーは私が一番よく使うものです。」

しかし、Ben が Clockify で気に入っているのは、視覚的に魅力的なアクティビティのレイアウトだけではありません。 彼はまた、タイムブロッキング プランナーおよび生産性の原動力としてカレンダーを使用しています。

興味深いことに、Ben はカレンダーに 30 分のブロックを作成して、今後のイベントやタスクをすばやく保存します。 彼はX、Y、Z clientのような簡単な説明を使用しています。 そして、それは彼にとって驚異的に機能します！

さらに、Ben はカレンダー ビューを第 2 の頭脳として使用しています。これにより、彼と彼のチームは、必要なだけさまざまなことを追跡できるようになります。

「クレイジーな日には、15 回の異なる会議を思い出すのは難しいでしょう。 むしろ、それらはすでに私のカレンダーに載っています。 私はそれらをクリックするだけです。

全体として、Ben は Clockify に満足しています。Clockify によって、彼と彼のビジネスは毎月何十時間も節約できるからです。

機能 2: 出勤/退勤

Clockify により、Ben のチームは、最も面倒な作業の 1 つである時間計測を回避できます。 そのため、実際のシナリオでこれについて 2 セントを与えるように彼に依頼しました。

「プロのサービスで働く人にとって、最も嫌いなことは、いつでも時間を入力することです。 あなたがやりたい最後のことは、すべての時間を手動で入力するために15分を費やすことです. したがって、Clockify を使用すると、私とユーザーの両方の側から、それを非常に簡単に合理化できます。」

この機能により、Ben は従業員の出席状況を簡単に追跡し、出勤と退勤のレポートを取得できます。 しかし、最も重要なことは、彼のチームはオンラインでもオフラインでも、どのデバイスでも簡単に時間を計ることができるということです。

機能 #3: 自動リマインダー

ベンは、チーム メンバーを追いかけてタイム エントリを作成する代わりに、他のもっと重要なことを行うことができます。 どうやって？ さて、Clockify が彼の代わりに仕事をし、チーム メンバーに自動リマインダーを送信します。

「Clockify には、時間を送信するよう人々に思い出させる優れた機能があります。 だから、私は誰にもフォローアップする必要はありません。 Clockify は私に代わってそれをしてくれます。人々がどれだけ早く時間を割いているかという点で、非常に良い結果が得られています。」

Ben が毎日行っているようにリマインダーを設定するには、次の項目を選択するだけです。

• 労働時間と労働日、および
• Clockify がリマインダーを送信するまでの時間。

それでおしまい！

機能 #4: レポート

Ben が喜んで語るもう 1 つの優れた機能は、Clockify レポートです。 この追加により、彼のチームはプロジェクトを管理し、全員が最近何をしているかを知ることができます。

時間を無駄にしないようにするだけでなく、Clockify 独自のレポート機能を使用すると、Ben は、追跡された時間 (さらには請求可能な時間) の完全な要約をきちんとまとめられたレポートで取得することにより、チームがどこでどのように時間を費やしているかを確認できます。 チームが行う必要があるのは、リアルタイム トラッカーを使用して時間を記録するか、タイムシートに手動で時間を記録することだけです。

Ben は、レポートのおかげで会社の膨大な作業負荷をどのように管理できているかを説明します。

「誰かが月曜日に何時間も [計時] していない場合、私はそれを見ることができます。 プロジェクト管理の観点から、「あなたはもうそれほど頻繁に利用されていない」と言うことは私を助けてくれます。

火曜日の朝、Ben は月曜日のレポートを見て、誰が何をどのくらいの期間作業したかを確認できます。 一部の従業員が一部のタスクで成果を上げていないことに気付いた場合、ギアを切り替えて別の項目を割り当てることができます。

まとめ: ツールを使用して最も重要なタスクに集中する

ベンへのインタビューは最高でした！ よく見ると、彼の豊富な経験から共有されたいくつかのテーマと簡単なレッスンが表示されます。

そこで、生活や仕事で使えると思われるいくつかのポイントを以下に示します。

• 自分の成長を妨げると思うなら会社を辞め、
• その場でスキルを完成させ、将来の仕事の見通しを保証します。
• 従業員の行動とパフォーマンスを促進する価値を確立し、
• 従業員がタスクに費やした時間を追跡して、最大の利益を得る
• 物事を覚えるのに人に頼るのではなく、ツールに頼る
• 長期的な成功のためにワークフローを自動化します。

いずれにせよ、Clockify が Ben と彼のチームの生産性を飛躍的に向上させたことを嬉しく思います。

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