タスクをより効率的にする方法
公開: 2022-05-07効率は生産性の10％です。 このブログ投稿の調査をしているときに、この文に出くわしました。 これについて詳しく説明しましょう。 効率とは、タスクを迅速に実行し、それらを適切に実行することを意味します。 一方、生産性を高めるには、重要なタスクを一貫して処理する必要があります。 したがって、ある意味で、効率的であることは生産性の重要な部分です。
さて、あなたが（彼らの質を損なうことなく）より速いペースであなたの毎日の仕事を完了することができないように思われるとき、あなたはおそらく欲求不満を感じるでしょう。 しかし、良いニュースは、タスクをより効率的に行う方法を学ぶことができるということです。
この記事では、次のことがわかります。
- 仕事で効率的であるとは、
- 集中して仕事を成し遂げる方法、
- 仕事でより効率的かつ効果的になる方法。
仕事で効率的であるとはどういう意味ですか？
自信を持って笑顔でタイピングをしている人の映画のシーンをご存知ですか？ これらのシーンの後には通常、明るいピアノ音楽が続きます。 効率を考えると、この絵が頭に浮かびます。
職場の効率に関しては、前述の遊び心のある設定以上のものが含まれます。 職場での効率性とは、従業員が時間やエネルギーを無駄にすることなく、適切な方法で適切なタスクを実行することを意味します。 このように、労働者はより高品質の製品/サービスを提供することにより、クライアント/顧客を支援します。 したがって、従業員はビジネスの成長を支援します。 さらに、効率的な従業員は、タスクを管理し、すべての割り当てを適切かつ時間どおりに完了する方法を知っているため、生産的でもあります。
どのように集中して仕事を成し遂げることができますか？
職位に関係なく、集中力を維持し、簡単に仕事をこなすために何ができるかを見てみましょう。
短いセッションで作業した後、簡単に休憩します
イリノイ大学の研究によると、「タスクからの簡単な迂回は、長期間そのタスクに集中する能力を劇的に向上させることができます。」 したがって、課題の作業を開始するときは、必ず短いセッションで20〜30分間作業してから、5分間の短い休憩を取ってください。
25分間のワークセッション（ポモドーロ）で構成されるポモドーロテクニックを試すことができます。 各セッションの後、5分間の休憩を取ります。 4回の作業セッションを終了すると、30分程度の長い休憩をとることができます。 25分ではタスクが短すぎると思われる場合は、90分のポモドーロを使用して作業を整理できます。
これらのポモドーロの間にあなたの仕事にあなたの注意を向けることはあなたの効率をアップグレードします。
概日リズムに従ってください
概日リズムは、ラテン語の「1日あたり」を意味する「circadiem」にちなんで名付けられた24時間周期です。 概日リズムはあなたの精神的および肉体的システムを調節します。 その上、集中する能力は概日リズムに依存します。 午前中に精神的に警戒する人もいれば、午後や夕方に繁栄する人もいます。
毎日の割り当てをより効率的にするには、概日リズムに従って1日を整理する必要があります。 概日リズムについて詳しく知りたい場合は、少なくとも2週間はフォーカスレベルを追跡してください。 たとえば、1日を通して1から10のスケールでエネルギーレベルを書き留めることができます。 次に、最も重要なタスクを最もアラートの高い期間にスケジュールします。 あなたのエネルギーレベルがより低い期間のためにそれらのそれほど重要でない割り当てを残してください。
マインドワンダリングと怠惰を受け入れる
空想は有益であり、あなたをより効率的にすることができますか？ 驚くべきことに、はい。
彼女の著書「退屈で華麗：スペーシングアウトがあなたの最も生産的で創造的な自己を解き放つことができる方法」の中で、マヌーシュ・ゾモロディはマインドワンダリングの重要性について語っています。
「私たちの心がさまようとき、私たちは「デフォルトモード」と呼ばれるものをアクティブにします。これは、問題を解決して最高のアイデアを生み出す精神的な場所であり、「自伝的計画」と呼ばれるものに取り組みます。私たちの生活と将来の目標を設定します。」
彼女はまた、私たちがスペースを空けるとき、それは私たちが独創的な思考をするときだと指摘します。
ですから、繰り返しの作業をしたり、休憩したりしながら、10分または15分間空想にふけってください。 このようにして、問題や複雑なタスクに対処するための新しい方法を考えることができます。これにより、効率が向上します。 さらに、会議中ややりがいのある仕事をするときに、仕事に集中できます。
マインドワンダリングとは別に、アイドル状態であることもあなたにとって価値があります。 エッセイストで漫画家のティム・クライダーが、カル・ニューポートの著書「ディープ・ワーク：気が散る世界で集中的に成功するためのルール」で怠惰の利点を説明する方法は次のとおりです。
怠惰は単なる休暇、耽溺、または悪徳ではありません。 それは、ビタミンDが体にあるのと同じくらい脳に不可欠であり、それを奪われると、くる病のように見栄えの悪い精神的苦痛に苦しみます…逆説的に、仕事を成し遂げるのに必要です。」
しかし、忙しすぎて、アイドル状態の時間を無駄にできないように見える場合はどうでしょうか。 これが、この本でCalNewportが提案していることです。
仕事の終わりには、仕事の問題についての検討を翌朝までシャットダウンします。夕食後の電子メールチェック、会話の精神的なリプレイ、および今後の課題への対処方法についての計画はありません。 完全に考えて仕事をシャットダウンします。」
ニューポートは、シャットダウンの利点の1つは、「ダウンタイムは、深く働くために必要なエネルギーを再充電するのに役立つ」と付け加えています。 そして、ニューポートが定義しているように、ディープワークは「パフォーマンスを最適化するタイプのワーク」です。
どうすれば仕事でより効率的かつ効果的になることができますか？
すでに述べたように、効率と有効性には違いがあります。 効率が良ければ、すばやく整理された方法でタスクを完了できます。 一方、あなたが効果的であるとき、あなたは望ましい結果を得る。 ご想像のとおり、仕事のタスクに関しては、両方の分野で優れている必要があります。 仕事で効率的かつ効果的になるための最も実用的なヒントを見てみましょう。
最初に最も重要なタスクに注意を向けてください
毎日の初めに、その日の最も重要なタスクについて考えてください。 さらに、現実的になり、1日の終わりまでに完了しなければならない課題を最大3つ書き留めるようにしてください。
あなたの心とあなたの前に明確な目標を持っていることはあなたが正しい軌道にとどまりそしてあなたの効率と生産性を改善するのを助けるでしょう。
アイゼンハワーマトリックス法を試してください
優先順位付けを学ぶための最も有用な方法の1つは、アイゼンハワーマトリックス手法を試すことです。 この時間管理方法は、重要なタスクと重要でないタスクを区別するのに役立ちます。
アイゼンハワー行列法には、次の4つの時間象限が含まれます。
- 重要かつ緊急のタスク、
- 重要だが緊急ではないタスク、
- 重要ではありませんが緊急のタスク、
- 重要ではなく、緊急のタスクでもありません。
したがって、第1象限からのタスクが優先されます。 それらを終えたら、第2象限からそれらに取り組みます。 第3象限と言えば、これらの割り当てを同僚に委任する必要があります。 最後に、第4象限のタスクを削除する必要があります。
この方法は、勤務時間の概要を明確にするのに役立つため、アイゼンハワーマトリックス手法を使用すると、時間管理も改善できます。 したがって、タスクをより効率的かつ生産的に行うことができます。
深い仕事に時間を割く
前述の深い作業は、要求の厳しいタスクや、職務に不可欠な割り当てに関して重要な役割を果たします。 これらのタスクを実行する必要がある場合は、集中する必要があり、どんな犠牲を払っても気を散らすことを避ける必要があります。
たとえば、私はコンテンツライターなので、私の深い仕事はブログを書くことです。 仕事の心の奥底に潜り込むために、クラシック音楽や映画のサウンドトラックを聴くのが好きです。 これらの音楽ジャンルは、私が生産性を維持し、ブログを書き終えるのに役立ちます。
音楽が生産性にどのように影響するかについて詳しく知りたい場合は、このテーマに関するブログを確認してください。
さて、あなたが注意を払い、深い仕事に取り掛かるのに苦労しているなら、ニューポートは次の深い仕事の儀式を提案します：
- どこでどのくらいの期間働くかを選択してください。 あなたはあなたの深い仕事の期間のために平和な場所を見つける必要があるでしょう。 その上、可能であれば、あなたの（ホーム）オフィスの特定の部分を深い仕事だけに捧げてください。 たとえば、自宅で仕事をしている場合は、会議室、静かな図書室、快適なアームチェアなどです。 作業を開始する前に、タスクを完了するためにゾーンにとどまる必要がある時間を考えてください。
- 作業方法を決定します。 あなたの深い仕事の期間のための特定の目標を設定します。 たとえば、記事を書いている場合、深い作業期間中に終了する必要のある単語数または小見出しの数を調整できます。 さらに、ソーシャルメディアやニュースに気を取られるのを防ぐために、作業を開始したらWebサイトブロッカーをオンにすることもできます。
- 自分の仕事をどのようにサポートするかを選択してください。 あなたの深い仕事の儀式はまたあなたが仕事をしている間に必要となるすべての必需品をカバーするべきです。 たとえば、お腹が空いた場合に備えて、コーヒーやおやつなどです。 さらに、適切な照明と快適な椅子を選択してください。
これらはあなたの深い仕事の儀式をより快適で効果的にするためのほんの少しのアイデアです。 あなたはいつでも儀式を変更することができるので、それはあなたとあなたの仕事により適しています。
マルチタスクを避ける
2つのタスクを同時に実行している場合、実際にはこれらのタスク間でフォーカスを切り替えています。 これはコンテキスト切り替えと呼ばれ、あるタスクから別のタスクにすばやくジャンプするため、2つのタスクを同時に実行しているように見えます。
しかし、マルチタスクは見た目ほど効果的ではありません。 ある課題に注意を向け、次に他の課題にすばやく注意を向けると、脳はコンテキストをロードおよびリロードするためにより多くの時間とエネルギーを必要とします。
これが、マルチタスクを避けるべき理由です。 代わりに、一度に1つのタスクに集中することで、より効率的になります。
ただし、仕事に忙殺されてマルチタスク以外の選択肢がない場合は、生産性を損なうことなくプロジェクトとタスクを切り替える方法に関するヒントに従ってください。
大きなタスクを小さなタスクに分割します
それに直面しましょう：あなたは多くの時間とエネルギーを必要とする複雑な仕事をしなければならないことを知っているので、あなたはそれに取り組み始める動機がありません。 したがって、1日を通して大きな割り当てを行うのではなく、小さなタスクに分割します。
たとえば、ブログ投稿のイラストを作成する必要があります。 このタスクをより小さな部分に解析することにより、次のような割り当てを取得します。
- 最初のドラフトを作成し、
- コンテンツライターと連絡を取り、最初のドラフトについて話し合います。
- 必要に応じて変更を加え、
- ロゴまたは同様の詳細を追加し、
- プロジェクト管理ツールにイラストを添付します。
最初のタスクを完了すると、続行する意欲を感じるでしょう。 したがって、1つの大きなタスクを完了すると、管理が容易になります。
さらに、Clockifyを使用して、プロジェクトをより小さなタスクに分割することもできます。 このタイプのタスクの操作は、プロジェクトをToDoリストのように整理できるので便利です。 次に、タスクを完了したらすぐに、タスクに完了のマークを付けます。 さらに、このようなスケジュールを設定すると、クライアントのプロジェクトやタスクを追跡するのにも役立ちます。
メールに費やす時間を制限する
AsanaのレポートTheAnatomyof Work Indexで述べられているように、従業員が遅れて働く主な理由は、絶え間ない電子メールやメッセージに返信することです。 電子メールの通知を見たり聞いたりするたびに、それを確認したいという衝動を感じる可能性があります。 しかし、後で焦点を取り戻すのは必ずしも簡単ではありません。
あなたの仕事があなたがアクティブであり、できるだけ早くメッセージに応答することを要求しない限り、あなたが電子メールに費やす時間を制限するようにしてください。 たとえば、就業日の開始時と終了時にメールを確認できます。
このオプションとは別に、電子メールを書くときはより具体的にするようにしてください。 そうすることで、同僚やパートナーとのコミュニケーションがより正確になり、メールのやり取りを避けることができます。 したがって、電子メールに気を取られることが少なくなり、効率と生産性が向上します。
定期的なタスクを自動化する
定期的なタスクとは、定期的に発生するタスクです。たとえば、毎日、週に1回、または月に1回です。 これらは、電子メールへの返信や会議への参加などのアクティビティです。
定期的なタスクに費やす時間を節約するには、タスクトラッカーアプリを使用してタスクを監視する必要があります。 そうすれば、定期的な割り当てに1日に何時間を費やすかを正確に知ることができます。 したがって、これらのタスクの一部を自動化することができます。
たとえば、Clockifyを使用してプロジェクトのテンプレートを作成できます。 あなたとあなたのチームが通常同じ一連のタスクを要求するプロジェクトを扱う場合、これは非常に実用的です。 テンプレートを作成すると、将来、同様のプロジェクトで使用できるようになります。
メール管理と言えば、ラベルを使用してメッセージの分類を開始する必要があります。 ラベルは、受信トレイ内のある種のフォルダです。 たとえば、「重要」というラベルを追加して、他のメッセージを無視していつでもこのフォルダに簡単にアクセスできるようにすることができます。 受信トレイの処理が完了すると、作業にのみ集中できるようになり、効率と生産性が向上します。
Gmailでラベルを追加する方法は次のとおりです。
あなたの健康と充電の必要性について考えてください
お腹が空いたり眠くなったりすると、まっすぐに考えて生産的になることができなくなります。 ですから、ぐっすり眠ったり朝食をとったりすることの重要性を過小評価しないでください。
実際、あなたの頭脳、つまりあなたの生産性に非常に良い特定の種類の食品があります。 これはスーパーフードであり、生産性を高めることができるスーパーフードスナック専用のブログがすでにあります。
食事や睡眠は別として、定期的に運動するようにしてください。 あなたがそれのファンでなくても、あなたは少なくとも仕事の後に散歩を毎日話すことができます。 このルーチンが、仕事からの充電とくつろぎにどのように役立つかがすぐにわかります。
結論
タスクを効率的に行うということは、タスクを正しく迅速に完了することを意味します。 そのためには、自分の課題だけに注意を向け、気を散らすものを避ける必要があります。
どうやってそれをしますか？ 短いセッションで作業するか、概日リズムに従うことによって。 脳にもある程度のダウンタイムが必要であることを確認してください。気にしないでください。 この活動は確かにあなたの効率を高めるでしょう。
さらに、効率と生産性の両方のスキルに取り組みたい場合は、この記事で試すことができるいくつかの便利なヒントを取り上げました。