督促ガイド
公開: 2022-06-16Dunningは、企業が収集を開始し、失われた収益を回収するのに役立ちます。
督促処理の処理方法は、その後の操作（および関係）の円滑な進行に影響を与える可能性があります。
督促をよりよく理解することにより、ビジネスに最もポジティブな長期的成果をもたらすはずのプラクティスと戦略を実装できます。
ダニングとは何ですか？
督促は、未払いの売掛金（つまり、未払いの請求書）を追跡するために使用される通信および対話プロセスです。
初期の段階では、通常、丁寧な電子メールまたは電話によるリマインダーが含まれます。 後の段階では、直接の対面の要求または法的措置が必要になる場合があります。
各ステップの順序と詳細は、ケースの詳細（たとえば、未払い額や顧客とのやり取りの性質など）によって異なる場合があります。
さまざまな理由で督促が必要になる場合があります。 その時点で顧客が支払うことができないか、取引エラーが発生したか、または単に忘れた可能性があります。
なぜ「督促」と呼ばれるのですか？
「ダン」という言葉は17世紀のイギリスに由来し、「債務の返済を要求する」という意味でした。
おそらく外典の話は、それがジョー・ダンという熱狂的な廷吏の名前に由来している可能性があることを示唆しています。
Merriam-Websterはまた、それを「疫病、せせらぎ」を意味する動詞としてリストしています。 その起源の否定的な関連の強いヒント…
督促処理のしくみ
督促処理とは、延滞しているクライアントと通信するために実行される特定の手順とその順序を指します。
これは、関連する部門（たとえば、売掛金チーム）によって社内で行われる場合もあれば、専門のサードパーティ機関によって行われる場合もあります。
業界、顧客、状況はそれぞれ異なるため、督促処理がすべてのビジネスで同じになる可能性は低くなります。
実行される正確な手順も国によって異なる場合があります。 たとえば、ある国では企業の場所への訪問はハラスメントとして法的に分類されますが、別の国ではそうではありません。
ただし、1つの一般原則は普遍的である可能性があります。つまり、督促プロセスの各段階で、返済の必要性の緊急性が高まる可能性があります。
督促の例
これを実用的な言葉で表現しましょう。
クライアントAとクライアントBの両方に、未払いの請求書と延滞請求書があります。 クライアントAは、最初の電子メールによる支払い要求に応答できません。 ただし、クライアントBは、連絡の直後に謝罪し、さらに時間を要求します。
各シナリオで、最初の督促メールへのフォローアップは著しく異なる可能性があります。 この違いは、トーンとおそらく中程度の両方にある可能性があります。 クライアントAは、電子メールを受信したかどうかを確認するために呼び出される場合があります。 クライアントBは、確認のフォローアップメールのみを必要とする場合があります。
ダニングメールとは何ですか？
督促メールは、督促プロセスの一部として送信される単純な電子メールです。 電子メールは、プロセスの初期に使用される最も一般的なタイプの督促方法です。
これは、関連するコレクションに関する記録された情報を明確に伝えるための最も簡単で簡単な方法であるためです。
督促レベルとはどういう意味ですか？
「督促レベル」は、自動督促アウトリーチで使用されるメッセージングを説明するために一部のCRMソフトウェアソリューションで使用されるフレーズです。
督促レベルが高いほど、状況は深刻になります。 これは、通信のトーンに反映されています。
これらのレベルの定義と改善は、ビジネスで利用可能なデータのソースによって異なります。 早い段階で、直感が決定を導く可能性があります。 後で、支払いを最もよく引き出すアウトリーチの種類が明らかになるはずです。
ダニング料金とは何ですか？
督促手数料（または督促手数料）は、督促エスカレーションの特定の段階で企業がクライアントアカウントに適用する可能性のある料金または罰金です。
それは、ビジネス関係の早い段階で、支払い条件、そして理想的には他のコミュニケーションで明確に規定される必要があります。
ダニング戦略
優れたダニング戦略では、顧客との良好な関係を維持するのに十分丁寧であることと、顧客をより早く支払うように促すのに十分な堅固さと持続性のバランスをとる必要があります。
主観的な判断は、プロセスの多くの段階および個々の場合に役割を果たす可能性があります。 大企業では、自動督促処理を使用することがよくあります。 これには、最初からメッセージを正しく取得することが必要です。
疑いの利益を与えることは、特に早い段階で、標準的な督促の慣行であるべきです。
最初の連絡で支払いや応答さえも引き出すことができない場合、次のステップでは、外部の回収業者を使用してプロセスをエスカレーションする必要があります。
これはそれ自体が両刃の戦略的決定であり、債務を回収する可能性を高めるだけでなく、顧客との関係を断ち切る可能性も高める可能性があります。
督促が機能しない場合はどうなりますか？
督促はしばしば失敗します。 もしそうなら、あなたは次に何をすべきですか？ 以下は3つの可能なオプションです。
1.損失の削減
初期段階を超えて督促をエスカレートするのではなく、支払いを没収することを選択する場合があります。
これは、業界またはニッチのターゲット市場が比較的小さく、潜在的な評判の低下のリスクを冒したくないためである可能性があります（オプション3から）。 または単に、支払うべき支払いがそれらを追求するために必要なリソースの価値がないという理由で。
2.新しい支払い条件を交渉します
顧客は、どのように返済するかについて不確実であるため、あなたの督促に返信しない可能性があります。
おそらく彼らはキャッシュフローに問題があり、売掛金の資金調達や請求書のファクタリングなどのソリューションをすでに検討しています。
現在の未払いの支払いについては、新しい支払い条件の交渉を提案することで、クライアントに余裕を持たせることができます。 これは、借りているお金を回収し、仕事上の関係を再開する機会を増やすための最良の選択肢かもしれません。
このような経済的な問題が将来クライアントに発生しないようにする方法として、クライアントに一連の貿易信用を提供することを検討できます。 これは、彼らがキャッシュフローを管理するのに役立ちます。 長期的には、これは彼らとの販売量を増やし、双方にとって有利な状況を作り出す可能性があります。
3.法的措置
法的措置は、最終的にあなたのお金が回収されるのを見ることができる最後の手段です。 それが追求する価値があるかどうかは、2つの要因に依存します：訴訟費用（お金とリソースの観点から-時間を含む）と評判のリスク。
結論
督促は、コレクションに関連する開始とプロセスです。 最良の結果は、良好な顧客関係を維持しながら、失われた収益を回復することです。
クライアントへのさまざまなアプローチをカバーしています。少なくとも一部のクライアントはコミュニケーションを困難にする可能性があります。 督促メッセージと戦略を正しく理解することは、この分野での成功を最大化するのに役立ちます。
支払い条件を明確に定義し、適用する可能性のある督促手数料を含めます。 自動督促処理は非常に便利ですが、場合によっては、人間の直感を使用して、ケースバイケースで支払い遅延に対処する必要があります。
督促が失敗した場合、損失の削減、支払い条件の再交渉、さらには法的措置さえも、最後に残っている実際的な選択肢です。 しかし、適切な初期支払条件と督促戦略により、この状況が発生する可能性は大幅に低くなります。